鹿泉忠

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化飛速發(fā)展的今天，計算機技術(shù)在醫(yī)療衛(wèi)生管理中的應(yīng)用不斷得到發(fā)展。面對這一新的變革，醫(yī)療設(shè)備檔案作為醫(yī)院設(shè)備管理工作的重要信息來源，迫切需要加強檔案管理的信息化建設(shè)［1-2］。建立醫(yī)院設(shè)備管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化存儲和使用，探索適合醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展模式，以推動醫(yī)院的整體創(chuàng)新發(fā)展。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案表格在管理信息系統(tǒng)中的作用

以知識現(xiàn)代化為主要特征的管理信息系統(tǒng)，能夠提供系統(tǒng)完整的信息，有效地支持管理、決策過程，從而越來越受到醫(yī)院管理層的重視。建設(shè)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，首先要認(rèn)清現(xiàn)實的工作狀況、明確管理信息系統(tǒng)功能，同時要大力借鑒醫(yī)院其他機構(gòu)，成熟運作的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備管理工作流程的成功經(jīng)驗。例如，在醫(yī)療設(shè)備購置階段，要求管理信息系統(tǒng)能夠提供背景資料和相關(guān)歷史信息，為專家論證提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。在醫(yī)療設(shè)備運行階段，為醫(yī)療技術(shù)人員提供各類醫(yī)療儀器和設(shè)備的相關(guān)手冊和詳盡的說明書［3］。然后在具體的設(shè)計階段中，除去方案的整體必須實用以外，主要表格的設(shè)計必須緊密結(jié)合現(xiàn)實工作的需要。力爭做到簡單易懂，操作方便且經(jīng)濟實用。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息系統(tǒng)中常用表格的設(shè)計及應(yīng)用

2.1 醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容登記表(表格1)此表格是醫(yī)院購置醫(yī)療設(shè)備儀器時的原始資料，此表共分2項:(1)歸檔項目包括:件號、文號、歸檔文件目錄、日期、頁數(shù)、保管期限;(2)送件信息包括:送件日期、送件人姓名。

臨床科室因醫(yī)療新技術(shù)的開展或以舊換新需要更新一臺醫(yī)療設(shè)備，首先需要填寫“醫(yī)療設(shè)備申請表”，呈送醫(yī)療設(shè)備管理部門。相關(guān)部門經(jīng)過醫(yī)療設(shè)備市場調(diào)查、醫(yī)療設(shè)備有關(guān)技術(shù)性指標(biāo)和儀器性能經(jīng)充分考察和論證后，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)研究討論后同意購買，并進行公開招標(biāo)采購。在這個過程中，形成的文件就是原始資料，填寫“內(nèi)容登記表”。在隨后的工作環(huán)節(jié)中，前期資料將不斷得到補充，逐步形成一份完整的醫(yī)療設(shè)備檔案。

2.2 醫(yī)療儀器設(shè)備價值萬元以上檔案一覽表(表格2)此表格可反映醫(yī)院的主要設(shè)備整體情況，在購進同類大型醫(yī)療設(shè)備時可以作為對比醫(yī)療功能，拓寬醫(yī)療技術(shù)手段和開展多項醫(yī)療診治的先進性的重要參考。也為今后劃分醫(yī)療設(shè)備檔案的性質(zhì)，明確醫(yī)療工作重點，做好歸檔工作奠定了基礎(chǔ)［4］。此表共分12個項目:(1)年度號;(2)編制檔號類目;(3)設(shè)備名稱;(4)規(guī)格型號;(5)品牌;(6)數(shù)量單位;(7)招標(biāo)信息:招標(biāo)公告，招標(biāo)評標(biāo)中標(biāo)文件;(8)合同信息:合同價格，簽訂日期，經(jīng)辦人員;(9)供應(yīng)商信息:經(jīng)銷企業(yè)名稱，經(jīng)銷范圍許可資質(zhì)，工商稅務(wù)證明;(10)生產(chǎn)商信息:制造企業(yè)名稱，制造范圍許可證明，生產(chǎn)廠地;(11)驗收信息:驗收日期，參加人員，驗收記錄;(12)使用信息:所在臨床科室名稱，設(shè)備的具體負(fù)責(zé)人。

表1 醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容登記表

表2 醫(yī)療儀器設(shè)備價值萬元以上檔案一覽表

這種表格的用途主要是規(guī)范設(shè)備檔案所包含的內(nèi)容，具體要結(jié)合每臺設(shè)備的實際情況，并且要根據(jù)設(shè)備的性質(zhì)及功能用途，統(tǒng)一設(shè)置檔號類目。其中，檔號類目是由年度號、分類號、案卷(件)號3部分組成。年度號:是由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，用自然年度表示，例如:2010年。分類號:是檔案的主體，分類號由多級類目組成，一般是1、2級類目，少數(shù)擴展到3級類目。1級類目可以采用名稱主詞的漢語拼音的第1個字母縮寫簡稱，如She Bei(設(shè)備)縮寫SB，然后再用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示案卷號(件號)。2、3級類目是對1級類目各問題(課題、項目、種類等)細(xì)分，按醫(yī)院設(shè)備的用途設(shè)置。2級類目暫時可分為4類:①監(jiān)護類(01用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示)包括各種多參數(shù)監(jiān)護儀系統(tǒng)等;②檢查類(02同上)包括CT、MRI、DR、彩超、生化檢驗設(shè)備等;③治療類(03同上)包括血透機、呼吸機、麻醉機、各種手術(shù)窺鏡等;(4)其他類(04同上)包括電梯、鍋爐、水處理流程等。案卷(件)號:是以3級類目為主體的設(shè)備編號，一般是按照單體設(shè)備組織案卷，實行一機一檔，并且根據(jù)設(shè)備啟用日期的順序排列。

簡而言之，醫(yī)療設(shè)備檔案的號碼編制由5個部分組成，編號從左到右排列，不同級位之間、不同類目號與案卷順序號之間可用下劃線“_____”分開，如圖所示:

表3 醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容匯總表

2.3 醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容匯總表(表格3)此表共分5個項目:①合同:招標(biāo)(中標(biāo))合同、采購(銷售)合同等;②申請論證表:各科室、部門等單位的申請書，論證報告及各級部門的批復(fù)及簽字等;③證件:在購買過程中，經(jīng)銷商及生產(chǎn)廠家的各種有效證件;④設(shè)備材料:醫(yī)療設(shè)備購進時技術(shù)人員及有關(guān)部門對設(shè)備的安裝驗收、技術(shù)資料、使用說明的基本情況資料;⑤其他:以上幾項都不能放入，但認(rèn)為較重要有保存價值的資料，例如:合格者、保修卡等。

此表是根據(jù)“表格1”里所收集的各種歸檔文件材料，進行整理匯總。也就是說，將龐雜的檔案登記的文件分門別類，使之有條理、有重點、有先后。所謂“類”是一個嚴(yán)格的科學(xué)概念，人們常說:“物以類聚”，指出了同一類事務(wù)具有共同的屬性，因而能夠聚合在一起。檔案也是如此，有著某個共同屬性的檔案可聚合為一類。故這一表格就以重點和共同性來劃分。

2.4 醫(yī)療設(shè)備檔案借閱歸還登記表(表格4)此表共分3個項目:①借閱者包括:借閱人的日期、設(shè)備名稱、檔號、查找內(nèi)容、件數(shù)、科室、簽字;②歸還者包括:歸還人的日期、簽字;③核對者包括:核對人的日期、簽字。使用此表主要是對醫(yī)療設(shè)備檔案的一種保護，也是搞活開放檔案信息資源為社會實踐服務(wù)的一種有效的信息交流。為了能使檔案更有效的發(fā)揮作用，而又能在不同時期都能保證提供完整資料，所以有必要建此表格。

2.5 醫(yī)療設(shè)備報廢銷毀登記表(表格5)此表分6項:①設(shè)備名稱;②規(guī)格型號;③金額;④合同時間;⑤報廢銷毀時間;⑥原因。醫(yī)療設(shè)備報廢銷毀工作，是醫(yī)院設(shè)備管理的最后一個環(huán)節(jié)。不進行醫(yī)療設(shè)備報廢銷賬，不利于搞清醫(yī)院固定資產(chǎn)的情況。必然會影響整個醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的管理，因此必須重視設(shè)備的報廢工作。凡符合設(shè)備報廢條件的，由科室負(fù)責(zé)人提出報廢申請。再由工程技術(shù)人員及設(shè)備報廢鑒定小組鑒定后，報請上級主管部門批準(zhǔn)，方可按報廢處理。所以此表是一個永久性的表格，也是非常重要的表格。

表4 醫(yī)療設(shè)備檔案借閱、歸還登記表

表5 醫(yī)療設(shè)備檔案報廢、銷毀一覽表

3 小結(jié)

我院的實行設(shè)備儀器檔案系統(tǒng)管理中，充分利用統(tǒng)計表格，使得管理條理化，系統(tǒng)化，規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，極大的提高了工作效率，完善了醫(yī)療設(shè)備儀器檔案管理。以上5種表格，不僅涵蓋了醫(yī)療設(shè)備儀器從購置開始到報廢終止的全過程，而且明確了各階段對檔案文件的形成過程［5-6］。包括收集范圍、分類原則、組卷存檔和編目方式及信息檢索、鑒定保管、保存期限、報廢銷毀、使用程序等。建立嚴(yán)格的管理制度，相關(guān)人員就能夠在各階段管理中做到制度完備，責(zé)任到人。實現(xiàn)設(shè)備儀器檔案科學(xué)管理，必將推進醫(yī)院檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

［1］白香梅，夏慧琳.談醫(yī)院設(shè)備檔案的建立和管理.醫(yī)療設(shè)備信息，2003，18(10):59-61.

［2］蔣紅兵，王黎明.醫(yī)療設(shè)備全段管理技術(shù)(五)-醫(yī)療設(shè)備檔案管理.醫(yī)療設(shè)備信息，2004，19(8):54-56.

［3］陳愛戀.高等職業(yè)學(xué)院檔案管理工作的改革探索.廣東檔案，2009，3:14-16.

［4］王愛玫，呂輝.醫(yī)療設(shè)備檔案與醫(yī)療設(shè)備管理.醫(yī)療設(shè)備檔案管理，2003，18(1):59-60.

［5］張旭.淺談醫(yī)療設(shè)備的管理.廣東省醫(yī)院協(xié)會醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)用耗材管理研討會資料匯編，2006，12:18-20.

［6］楊友秀.檔案工作基本理論與方法.北京:檔案出版社，2004:203.