金 科，鄭曉芹

（浙江師范大學(xué) 人文學(xué)院，浙江 金華321004）

高校研究生數(shù)字化管理工作中的問(wèn)題與思考
——以浙江師范大學(xué)研究生信息管理系統(tǒng)為例

金 科，鄭曉芹

（浙江師范大學(xué) 人文學(xué)院，浙江 金華321004）

目前，很多高校都采用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行研究生管理，在實(shí)踐操作中，一些非技術(shù)因素所產(chǎn)生的問(wèn)題仍然影響著信息化管理效果，制約著管理效能的提升。針對(duì)這些問(wèn)題，需要分析和思考數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與不足，揚(yáng)長(zhǎng)避短。

高校；數(shù)字化管理；研究生

隨著研究生招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，在讀研究生數(shù)量逐年遞增。截至2006年，我國(guó)在校研究生規(guī)模已達(dá)100萬(wàn)人，使我國(guó)成為僅次于美國(guó)的研究生教育大國(guó)。前教育部部長(zhǎng)陳至立在國(guó)務(wù)院學(xué)位委員會(huì)第二十二次會(huì)議上的講話中指出：“研究生教育作為整個(gè)國(guó)民教育體系的最高端，代表著國(guó)家的高等教育水平，在增強(qiáng)國(guó)家自主創(chuàng)新能力中具有極為重要的作用?！盵1]可見(jiàn)，研究生的教育和培養(yǎng)，對(duì)提高全民素質(zhì)，增強(qiáng)我國(guó)綜合實(shí)力，推進(jìn)國(guó)家人才戰(zhàn)略的實(shí)施，都有著重要的意義。

研究生培養(yǎng)離不開(kāi)嚴(yán)格周密的管理，大規(guī)模擴(kuò)招研究生，為研究生管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和普及，高校普遍建立了自己的校園網(wǎng)，許多學(xué)校還采用了市場(chǎng)上開(kāi)發(fā)的管理信息軟件和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，用數(shù)字化管理的手段逐漸取代過(guò)去傳統(tǒng)的管理方式。這些軟件和平臺(tái)在很大程度上減少了管理人員的工作量，提高了工作效率，但在使用過(guò)程中，諸多問(wèn)題隨之暴露出來(lái)，不能完全適應(yīng)研究生管理的需求。

1 數(shù)字化管理方式中存在的典型問(wèn)題

1.1 有些功能不實(shí)用

高校數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)離不開(kāi)專業(yè)人員的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和維護(hù)，而這個(gè)過(guò)程常常缺乏教育管理人員的參與，投入使用后才發(fā)現(xiàn)有些功能并不合理。以筆者所在學(xué)校使用的研究生信息管理系統(tǒng)為例，在專業(yè)學(xué)位成績(jī)管理中，可以添加、修改、查詢、打印專業(yè)學(xué)位生的課程成績(jī)，但無(wú)法將該生的課程成績(jī)與相應(yīng)的學(xué)分、學(xué)時(shí)掛鉤，匯總生成一張表單，進(jìn)行打印。專業(yè)學(xué)位生通常是指那些半工半讀的在職人員，利用業(yè)余時(shí)間和節(jié)假日進(jìn)行研究生課程學(xué)習(xí)。在學(xué)習(xí)期間，遇到評(píng)職稱等事情，他們需要所在學(xué)院開(kāi)具學(xué)時(shí)證明單來(lái)證明自己的學(xué)分和所修課程。所以在實(shí)際操作中，管理者不得不既要將大量的分?jǐn)?shù)錄入到信息管理系統(tǒng)中，又必須在電腦上自己設(shè)計(jì)學(xué)時(shí)證明單表格，將每個(gè)學(xué)生的分?jǐn)?shù)、學(xué)分、學(xué)時(shí)再輸入一次，以備這類學(xué)員所用。

1.2 難以滿足不同學(xué)員的需求

研究生管理不同于本科生管理，各高校之間的個(gè)體差異較大，管理更加多樣化。除了普通全日制研究生，很多高校還招收專業(yè)學(xué)位研究生，專業(yè)學(xué)位研究生根據(jù)學(xué)位的不同，又包括工程碩士、教育碩士、MPA、MBA等，這類學(xué)員由于通常采用在職兼讀的培養(yǎng)方式，學(xué)校、學(xué)院的通知難以及時(shí)送達(dá)，給管理工作增加了很大的復(fù)雜性。有些高校招收研修班學(xué)員，研修班學(xué)員在培養(yǎng)過(guò)程的很多方面不同于一般研究生；有些高校招收留學(xué)生，留學(xué)生在課程學(xué)習(xí)等方面也不同于非留學(xué)生。研究生管理系統(tǒng)應(yīng)該是一個(gè)富有個(gè)性的軟件，從而滿足學(xué)校自身實(shí)際情況。研究生管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者應(yīng)該熟悉研究生管理工作，或者能與研究生管理人員進(jìn)行良好的溝通，在不斷的交流和反饋中擬出具體的需求分析報(bào)告[2]。系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)不可能一蹴而就，因此設(shè)計(jì)的系統(tǒng)應(yīng)該具有良好的可維護(hù)性和可擴(kuò)展性，能隨著需求的變化而作出相應(yīng)的調(diào)整。

1.3 界面與操作不夠簡(jiǎn)潔明了

研究生管理系統(tǒng)應(yīng)界面友好，簡(jiǎn)潔明了，提供便捷的導(dǎo)航菜單，各種功能操作應(yīng)讓使用者一目了然，并且各種功能之間應(yīng)當(dāng)盡量減少重復(fù)和交叉，過(guò)于繁瑣、復(fù)雜的界面和操作，會(huì)讓使用人員眼花繚亂，為本來(lái)就繁雜的管理工作增添了更多不必要的冗余量。例如，筆者使用的研究生信息管理系統(tǒng)中，專業(yè)學(xué)位成績(jī)管理模塊下就有很多子項(xiàng)，名稱相似、功能相近，但又各自獨(dú)立，在執(zhí)行某些操作時(shí)要逐一試驗(yàn)才能找到需要的功能項(xiàng)，如圖1所示。

圖1 專業(yè)學(xué)位成績(jī)管理下的子菜單

從圖1可以看出，帶有成績(jī)查詢功能的菜單就有四項(xiàng)，有的查詢支持修改，有的不支持，這讓使用者在操作中產(chǎn)生困惑。如果能將所有查詢功能整合到一個(gè)菜單下，只是通過(guò)改變查詢條件來(lái)選擇需要查詢的內(nèi)容，則會(huì)大大提高查詢的效率。

1.4 相關(guān)信息難以做到即時(shí)同步更新

研究生的管理離不開(kāi)學(xué)院與學(xué)校的協(xié)調(diào)和配合。大多數(shù)高校都設(shè)有專門的研究生學(xué)院，用來(lái)對(duì)研究生工作進(jìn)行統(tǒng)一管理。研究生學(xué)院是其他學(xué)院研究生管理部門的上級(jí)單位，由它將最新的規(guī)章制度下發(fā)給各個(gè)學(xué)院，各學(xué)院研究生管理部門也必須將搜集整理好的材料上報(bào)給研究生學(xué)院，進(jìn)行審核保存，統(tǒng)一管理。在信息傳遞過(guò)程中，由于網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)不能發(fā)送即時(shí)消息，出現(xiàn)學(xué)院與學(xué)校難以同步更新的問(wèn)題，導(dǎo)致研究生學(xué)院已經(jīng)修改了規(guī)章，各學(xué)院仍然按照原來(lái)的制度執(zhí)行，最后不得不通過(guò)電話或電子郵件等形式逐一通知修改，為管理工作增添了許多不必要的工作量。近年來(lái)，教育部推出了研究生招生報(bào)名系統(tǒng)和學(xué)歷證書電子注冊(cè)與學(xué)位申報(bào)系統(tǒng)，各高校研究生管理部門在開(kāi)發(fā)自身的管理系統(tǒng)時(shí)，必須與這些系統(tǒng)有良好接口，利用招生報(bào)名系統(tǒng)中的已有信息，直接導(dǎo)入學(xué)歷證書電子注冊(cè)和學(xué)位報(bào)盤系統(tǒng)，從而減少重復(fù)勞動(dòng)，避免數(shù)據(jù)的不一致。

2 改善數(shù)字化管理方式的思考與建議

研究生培養(yǎng)質(zhì)量是研究生教育的生命線，設(shè)計(jì)一套導(dǎo)航明確，操作便捷，針對(duì)性強(qiáng)，冗余性少的研究生信息管理系統(tǒng)，并建立一套切實(shí)有效的教育教學(xué)管理制度，是保障研究生培養(yǎng)質(zhì)量的重要前提。可從以下幾個(gè)方面著手來(lái)改善研究生數(shù)字化管理。

2.1 將傳統(tǒng)管理方式中的優(yōu)勢(shì)與數(shù)字化管理方式相結(jié)合

傳統(tǒng)管理方式并非一無(wú)是處，要充分與信息技術(shù)相結(jié)合，二者取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高管理工作效率。例如，傳統(tǒng)的通知傳達(dá)方式通常是在專屬的公告欄張貼紙質(zhì)材料，或通過(guò)電話逐一告知。當(dāng)被通知對(duì)象很多的情況時(shí)，電話逐一通知無(wú)疑是一件非常繁瑣耗時(shí)的事情，而張貼公告又無(wú)法具體確認(rèn)哪些人收到了通知，這是傳統(tǒng)管理方式中存在的缺陷。運(yùn)用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)中的短信群發(fā)功能可有效地解決這一問(wèn)題，即通過(guò)短信群發(fā)的方式將通知發(fā)送到被通知人員的手機(jī)上，并要求其回復(fù)確認(rèn)，剩下未回復(fù)的人員，再通過(guò)電話直接告知，這既能大大提高通知效率，也能精確統(tǒng)計(jì)出被通知人員的數(shù)量。

2.2 開(kāi)展研究生管理隊(duì)伍和師生培訓(xùn)，提高其信息技術(shù)技能

研究生管理人員是系統(tǒng)的最終使用者和操作者，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。制定適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)制度和措施，使培訓(xùn)工作真正落實(shí)，讓使用的老師體會(huì)到信息技術(shù)帶來(lái)的便捷。通過(guò)研究生信息管理系統(tǒng)建設(shè)，搞好管理隊(duì)伍建設(shè)，提高研究生管理隊(duì)伍的素質(zhì)，提升研究生教育管理理念。

從信息技術(shù)在教學(xué)中的應(yīng)用看，信息技術(shù)應(yīng)用于課程整合，代表著信息化環(huán)境下現(xiàn)代教育教學(xué)改革的新方向，真正把信息技術(shù)應(yīng)用融入教與學(xué)全過(guò)程中。因此，對(duì)于任課教師、研究生導(dǎo)師和學(xué)生，也應(yīng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，以適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行系統(tǒng)介紹、系統(tǒng)使用講座。管理信息系統(tǒng)中應(yīng)該做好系統(tǒng)使用指南，使得他們通過(guò)使用指南，也能輕松學(xué)會(huì)使用管理信息系統(tǒng)[3]。

2.3 增強(qiáng)信息技術(shù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

信息技術(shù)管理要想有進(jìn)一步發(fā)展，關(guān)鍵是要建立統(tǒng)一的操作規(guī)范和衡量標(biāo)準(zhǔn)。就普通高校而言，需要建立規(guī)范的資源庫(kù)，根據(jù)規(guī)范調(diào)整資源庫(kù)已建立的結(jié)構(gòu)，與區(qū)級(jí)資源庫(kù)的銜接、配套，實(shí)現(xiàn)資源的共享與互換以及資源庫(kù)實(shí)現(xiàn)共享和互操作。信息技術(shù)管理水平的衡量指標(biāo)，包括硬件設(shè)施、教育資源軟件、教育教學(xué)應(yīng)用以及教育觀念等。其中在教育教學(xué)應(yīng)用方面，除開(kāi)設(shè)信息技術(shù)必修課以外，高校應(yīng)通過(guò)推進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行演示教學(xué)、交互嘗試、網(wǎng)上實(shí)踐教學(xué)等形式，將信息技術(shù)拓展到課堂教學(xué)中[5]。通過(guò)對(duì)信息技術(shù)管理的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，使得學(xué)校與學(xué)院各級(jí)研究生分管機(jī)構(gòu)的步調(diào)一致，互相之間信息及時(shí)送達(dá)，減少重復(fù)勞動(dòng)帶來(lái)的不便。

2.4 決策者應(yīng)正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理的作用

實(shí)踐證明，決策者正確認(rèn)識(shí)并參加信息化是研究生數(shù)字化管理成功的首要條件。一個(gè)數(shù)字化管理系統(tǒng)在實(shí)踐中運(yùn)用成功可能性大小與之重視程度有著密切的關(guān)系。數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理成功與否的關(guān)鍵，很大程度上取決于決策者對(duì)信息化是否有正確的認(rèn)識(shí)。通過(guò)總結(jié)對(duì)比發(fā)現(xiàn)，決策者對(duì)待信息化不外乎有兩種極端的情況：一是認(rèn)為信息化無(wú)所不能，是個(gè)“萬(wàn)金油”，一旦成功什么都好說(shuō)，什么問(wèn)題都能解決；二是認(rèn)為信息化一無(wú)所能，僅僅是個(gè)擺設(shè)，解決不了實(shí)際的工作問(wèn)題，對(duì)此應(yīng)有正確的認(rèn)識(shí)。

3 結(jié)語(yǔ)

研究生管理是政策性很強(qiáng)的事務(wù)工作，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理方式的引入就是利用電腦將人腦從這些機(jī)械性工作中解放出來(lái)，從而讓人腦有時(shí)間去思考和解決需要?jiǎng)?chuàng)造性的問(wèn)題。在具體的實(shí)踐操作過(guò)程中，只有正確認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理方式的優(yōu)勢(shì)與不足，才能揚(yáng)長(zhǎng)避短，提高管理工作效率。

[1]陳至立．在國(guó)務(wù)院學(xué)位委員會(huì)第二十二次會(huì)議上的講話[J]．學(xué)位與研究生教育,2006(3):1～5．

[2]孫陽(yáng) 余伯陽(yáng)．信息化技術(shù)在研究生管理工作中的應(yīng)用與思考[J]．藥學(xué)教育,2007(3):29～32．

[3]宋厚彬．研究生管理信息化過(guò)程中的非技術(shù)影響因素探討[J]．甘肅科技縱橫,2008(2):132～133．

[4]楊曉蓉 吳文明．淺談小學(xué)信息技術(shù)的管理[J]．上海教育．2004(2):44～45．

Discussion and Thinking on College Graduate Digital Management——Takes Zhejiang Normal University Graduate Student Information Management System as an Example

JIN Ke,ZHENG Xiaoqin
(Zhejiang Normal University,College of Humanities,Jinhua Zhejiang 321004，China)

At present,many universities have adopted digital network management system in post-graduate management,in practical operation,some problems caused by non-technical factors are still affecting the effectiveness of information management,which restricts the improvements of management efficiency,How to correctly understand the strengths and weaknesses of the digital management,and avoid weaknesses,needs analysis and reflection.

college;digital management;Graduate

G72

A

1674－5787（2010）01－0115－03

2009-12-02

金科（1978—），男，重慶市人，碩士，浙江師范大學(xué)人文學(xué)院教師，主要從事網(wǎng)絡(luò)教育、多媒體設(shè)計(jì)、教育游戲研究。

責(zé)任編輯 仇大勇