冉君宜

抓好“五個必須”構建檔案安全保障體系

冉君宜

檔案安全工作是檔案建設工作的生命線，是檔案管理部門的基本任務和第一要務。國家檔案局在2002年發(fā)布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中，明確提出了加強檔案信息安全保障體系建設的具體要求。“5·12”汶川大地震、“4·14”玉樹地震和前不久的“8·7”甘肅舟曲特大泥石流災害，更是為檔案全方位安全建設敲響了警鐘。大災之后，檔案搶救工作的艱辛和修復工作的困擾，尤其是部分珍貴檔案資源無法恢復的無助與遺憾，都時刻警醒著我們：檔案安全，至關重要！

在日常管理工作中，我們要研究建立檔案安全保障體系，使得檔案實體安全和信息安全得到同步保護，就應當抓好“五個必須”：

一、必須樹立“安全第一”的思想認識，為檔案安全提供健全的制度保障

各級檔案管理機構、檔案管理部門應當首先加強對檔案安全保護工作的領導和重視，建立健全檔案安全保護工作領導責任制，將檔案安全管理工作納入日常工作議事日程，通過完善責任追究制度，按照科學化、標準化、規(guī)范化的要求，抓好檔案的制度建設與執(zhí)行環(huán)節(jié)，使之與其他各項工作同步發(fā)展。其次，應當按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《檔案管理條例》等法律法規(guī)的要求，并借鑒國家檔案局發(fā)布的《檔案館防治災害工作指南》，以自身實際為出發(fā)點，制定切實可行的檔案保護、電子文件保存、檔案保密等方面的檔案安全業(yè)務制度，建立完善的檔案安全制度管理體系。同時，加強內部管理，通過層層落實檔案安全責任制，分級簽訂檔案安全保密承諾書等措施，健全檔案安全保護防控網絡體系。明確對違反檔案安全制度的具體處罰措施，在檔案安全問題上實行“一票否決制”，促進檔案安全管理制度真正起到作用、發(fā)揮實效，奠定檔案事業(yè)安全、協(xié)調、可持續(xù)發(fā)展的堅實基礎。

二、必須按照“以防為主、防治結合”的基本原則，為檔案安全提供完善的基礎設施保障

1.加強各類檔案館和檔案庫房建設。嚴格遵循《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規(guī)范》，按照“因地制宜”的原則，合理確定館舍的建設規(guī)模和水平，做到功能齊全、設施完善、經濟實用，充分滿足檔案收集、整理、保管、利用等工作需要。在建設過程中，要全面考慮防震、防火、防水、防山體滑坡、防污染等因素，選擇工程地質條件和水文地質條件較好、交通便利、城市公用設施比較完備、地勢較高、排水通暢、空氣流通和環(huán)境安靜的地段，遠離易燃、易爆場所，并盡量采用防火、防水的高品質建筑材料。在設計上盡量減少強光、塵土、高溫高濕、有害氣體等對檔案的危害，建好保障檔案安全的外圍屏障。

2.加強館內檔案安全設施建設。

所有檔案庫房都應當逐步安裝自動報警、自動滅火設施和溫濕度調控設施。存放音像檔案、電子檔案等特殊載體檔案的庫房，應當按規(guī)定安裝防磁設施。涉密計算機房等還應建設信息屏蔽設施。涉密檔案的掃描、存儲、復印、傳真、縮微等設備，要經過安全檢測，防止檔案信息在傳遞過程中被竊取。

三、必須將檔案信息安全與檔案實體安全放在同等重要位置，通過各種有效措施保證檔案信息安全

1.加強檔案原件安全管理，加速開展紙質檔案數(shù)字化管理工作。檔案數(shù)字化管理不僅方便了檔案資源的開發(fā)與利用，還可以對檔案原件起到保護作用。數(shù)字化管理工作應以全宗為單位普遍進行，而不宜在一個全宗內只挑選部分進行，否則起不到替代原件利用的作用。對于利用率高的檔案資料要優(yōu)先進行數(shù)字化處理。有條件的檔案管理部門在縮微、復印、數(shù)字化掃描后，應將檔案原件封裝保存，除核對原件、抽查蟲霉等特殊情況外，不再開封，以最大限度地延長檔案壽命。對配有復制件的檔案，無論是館內利用還是館外利用，可以一律以復制件代替原件利用。封存原件時，最好用無酸、阻燃的紙箱，或用檔案多節(jié)柜，加以密封保存。密封保存，對檔案而言可以起到防盜、防塵、防潮、防光、防鼠的作用，遇到緊急情況時又便于轉移；即使遇到地震等自然災害，密封箱柜也能起到保護檔案原件的作用。

2.加強電子檔案安全管理，積極推行檔案“異質備份”工作。積極推進區(qū)域性電子文件中心建設，對歸檔范圍內的各類電子文件進行集中保存、集中備份。積極推行“異質備份”制度，即除了要將本單位所有電子文件在異地備份一套外，劃入永久保存的電子文檔，還要轉換成紙質或縮微膠卷形式，以確保電子文件的安全保存。同時，要加強各類行政機關、檔案管理機關內部系統(tǒng)、內部使用的涉密計算機及涉密載體的安全保密措施，嚴防文件在內部傳輸過程中被竊取。對于電子文件的存儲介質也應當定期進行檢驗和認證，以確保存儲介質長期可用。

3.正確處理公共檔案開放利用與檔案信息安全管理矛盾，充分發(fā)揮檔案資料的社會價值功能。隨著我國政治體制改革的深化、社會主義民主政治的發(fā)展以及公民知情權意識的不斷增強,政府信息公開已經逐步成為社會各界的普遍共識。檔案館是政府文件的歸口管理單位和主要聚集地，2008年5月1日起正式實施的《政府信息公開條例》，賦予其一種新的身份，即政府現(xiàn)行文件的法定公開場所。新身份的確立既為檔案工作帶來了機遇，也帶來了安全管理等方面的新挑戰(zhàn)。檔案保存的根本目的在于利用，在做好信息開放、最大限度利用檔案資源為社會服務的同時，各級檔案管理部門應當嚴格執(zhí)行保密管理規(guī)定，對涉及政治、經濟、國防、外事、科研等內容的檔案開放工作嚴格審批流程，建立必要的檔案開放聯(lián)審制度，會同各類專業(yè)技術信息管理部門，對敏感資料的信息安全進行等級鑒定，在充分發(fā)揮檔案潛在價值的同時，保證國家利益、集體利益和個人合法權益不受侵害。同時，還要加大檔案執(zhí)法監(jiān)督力度，建立完善的、立體的檔案行政執(zhí)法監(jiān)察體系，避免失密、泄密的現(xiàn)象發(fā)生。

四、必須進一步提高規(guī)范化管理水平，積極開展檔案異地備份工作

面對自然災害和各類突發(fā)社會事件對檔案安全的威脅，我們必須強化風險防范意識，提高災害應對能力，抓好重要檔案異地備份制度，在不同的地方存放重要檔案的副本或縮微品、光盤等復制品。

檔案安全備份的目的既是要防止火災、蟲災、盜竊、溫濕度損害等較小范圍破壞對檔案的損害，還要防止地震、洪水、戰(zhàn)爭、群體性事件等較大范圍破壞對檔案的損害。因此，最好將檔案進行遠距離、跨區(qū)域的異地存放。2008年以來，按照國家檔案局的要求，全國副省級市以上國家檔案館異地備份結對工作已全面完成，47家檔案館互相結對，互為對方提供檔案異地備份庫。

同時，各省級檔案管理部門也還應當抓緊制定本行政區(qū)內地市級檔案館異地備份的具體方案，并督促推進實施。備份館雙方應就權利與義務、備份復制件交接、保管條件、安全管理等事宜充分溝通協(xié)商，簽訂協(xié)議；制定完善的備份策略，對備份范圍、備份技術、備份介質、備份方式等做出明確規(guī)定；抓緊進行檔案備份復制件制作，無論采取何種備份介質和備份方式，都要在備份過程中嚴格執(zhí)行安全管理，確保檔案原件及復制件安全。要認真做好檔案備份交接工作，確保檔案實體及檔案信息的安全。

五、必須堅持以科技創(chuàng)新為先導，為檔案安全提供堅實的技術保障

先進的安全防范技術可以彌補檔案館庫建設、基礎設施建設等方面的先天不足，彌補人們在安全保密方面的懈怠疏失，可以為檔案安全加一道“技術保險”。在檔案管理過程中，我們可以積極探索采用各種先進的安全防范技術手段，如指紋識別、虹膜識別、臉部識別、紅外報警、磁條防盜、條碼管理、水印防偽、電子文件封裝、信息防火墻等，以確保檔案信息的安全保密。同時，積極開展電子文件的安全保護技術研究工作。努力在電子文件保真技術、保密技術、長期可讀技術這三個重點領域內取得突破性進展，為國內外檔案事業(yè)發(fā)展做出積極貢獻。

（作者單位：山東省青島市排水管理處）