戴玉金

（龍巖學院 外國語學院，福建 龍巖 364000）

試析使用日語接打電話時的應對技巧

戴玉金

（龍巖學院 外國語學院，福建 龍巖 364000）

從當事人自己接聽電話或當事人不在，替其接聽電話以及撥打電話等方面，分析了在工作中使用日語語言接打電話時的應對技巧，提出了接打聽電話時應注意態(tài)度謙虛和氣、說話簡潔易懂、記錄快速正確、敬語使用得當。

使用日語；接打電話；應對技巧

很多人參加工作后，在工作中，還不能夠擅長地使用日語語言接打電話。的確，使用非母語的日語語言接打電話，不是一件簡單的事。由于看不見對方，只能靠聲音來傳遞信息等內(nèi)容，措辭方面容易引起對方的誤解。在此，筆者就工作中使用日語接打電話時的對應技巧作以下簡單的介紹。

1 .使用日語接聽電話時的對應技巧

1.1 當事人接聽電話

電話一響，要迅速地拿起話筒。同時也要準備好做筆記的紙張，以備記錄對方所交待的事情等。接起電話時，首先要報上公司名及自己的姓名。如“はい、○○會社（課）でございます。”當鈴聲響過好幾聲以上才接時，要略帶歉意的語調(diào)，說：“お待たせいたしました?！被颉按髩浃郡护い郡筏蓼筏??！边@樣，會給對方等待的心理帶去一絲的安慰，對方聽了心情也會好一些。然后，與對方進行簡單的寒暄，如“いつもお世話になっております”。當對方?jīng)]介紹自己時，要心平氣和地確認對方的公司名和姓名，如“失禮ですが、どちらさまでしょうか”。之后，認真地傾聽對方所說的內(nèi)容，重要地方邊做筆記。碰到不明白的地方或聽不清時，可說：“恐れ入りますが、もう一度お話いただけますでしょうか”。如果突然有事或需要查找資料才能給對方答復時，可說：“申し訳ございませんが、○○分後にこちらから折返しご連絡させていただきます”。最后，在電話結(jié)束之際，也應使用結(jié)束應酬語言。如；“今後ともよろしくお願いします?！?、“ありがとうございました?！?、 “失禮いたします?！?/p>

1.2 當事人不在，替人接聽電話

當事人由于各種原因無法或不方便接聽電話時，可根據(jù)場合，使用以下的電話應對語言。

如外出中時可以用：「あににく○○は外出中です或戻りましたらこちらからお電話いたしましょうか」；出差中時可以用：?あいにく○○は出張中ですが、◎日には出社いたします。いかがいたしましょうか?；電話中時可以用：「ただいま○○は他の電話にでております。

終わりましたら、こちらからお電話いたしましょうか」等等。

當向?qū)Ψ絺鬟f了當事人不在或不方便接電話的信息時，針對對方提出的要求應采取以下不同的應對方法。如：對方的要求是“「もう一度こちらからお電話いたします」”的時候，可以用“確認對方的公司名、姓名、打電話時間”來應對；對方的要求是“「戻られたら、お電話をいただきたいのですが」”的時候，可以用“確認對方的公司名、姓名、電話號碼”來應對等等。

當聽完對方所提出的要求后，應立即重述一遍，讓對方確認自己所轉(zhuǎn)告的內(nèi)容是否正確，有無差錯，如“○○會社の○○様でいらっしゃいますね。◎◎が戻りましたら(～の件)必ず申し伝えます?！?/p>

2 .撥打電話時的日語語言對應技巧

2.1 事前準備

撥打?qū)Ψ降碾娫捴埃_認對方的電話號碼、所屬部門或科室、擔當者姓名；還要整理好所需的文件資料、記事本，以及理清好在電話中要說的內(nèi)容。另外，撥打電話時，要注意不能在對方吃飯時間等不方便的場合。

2.2 撥打電話

表1 撥打電話時應對技巧

3 .使用日語接打電話時應注意的方面

接打電話時，首先是心平氣和及認真的態(tài)度。這樣會讓對方有一種親切，彼此并不陌生的感覺，要辦的事情就可以在比較和諧的氣氛中進行；說話要清楚，簡潔易懂，尤其是句尾不能含糊。打電話跟面對面說話有所不同，電話是需要計費的，拖沓冗長的方式只會給對方帶來反感，影響工作效力；要做好筆記，正確而迅速地記錄并復述對方所提出的要求，讓對方放心，獲得對方的信任，促進工作；接打電話時還要盡量正確使用敬語。正確使用敬語在工作中是非常重要的，它體現(xiàn)出自己對對方的尊重程度以及在對方面前表現(xiàn)出自己的謙虛態(tài)度。

4 .結(jié)語

上述僅是筆者個人的一些體會，希望能給日語學習者提供一些啟示和幫助，以便正確地使用日語進行電話交流，在今后的工作中不斷地積累經(jīng)驗，提高接打電話的日語語言應對技巧能力。當然，使用日語語言接打電話時，還有許多方法和技巧，還待和廣泛的日語學者一起探討與研究。

[1] 現(xiàn)代マナー研究會.ビジネスマナーの基本[M].西東社，2002.

[2] 陳曉雷.標準功能場面日語會話2000例[M].大連理工大學出版社，2001.

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2009-09-18

作者系福建龍巖學院外國語學院講師。