李珊娜

（北京交通大學(xué) 信息中心,北京 100044）

財務(wù)經(jīng)費卡及網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的設(shè)計

李珊娜

（北京交通大學(xué) 信息中心,北京 100044）

筆者提出了用財務(wù)經(jīng)費卡代替經(jīng)費本的設(shè)計思路，徹底改變以往的經(jīng)費本的手工管理模式，使用財務(wù)經(jīng)費卡來代替經(jīng)費本能有效地控制經(jīng)費的使用情況，便于及時反饋經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況。根據(jù)財務(wù)處現(xiàn)有的報銷業(yè)務(wù)及流程，設(shè)計一套網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，具有網(wǎng)上填寫、提交報銷內(nèi)容，生成打印報銷單、報銷進(jìn)度查詢及自動生成憑證等功能，大大減少了師生在報銷過程中的排隊等待時間。

財務(wù)經(jīng)費卡；預(yù)約報銷；系統(tǒng)設(shè)計

一、引言

隨著我校教育規(guī)模的不斷發(fā)展，科研經(jīng)費快速增長，財務(wù)核算工作也越來越繁忙。單次報賬金額大、發(fā)票數(shù)量多、報銷經(jīng)費種類多以及財務(wù)核算要求提高等情況，導(dǎo)致師生報銷時排隊等候時間過長。為節(jié)約大家寶貴時間，更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，由我校財務(wù)處和信息中心共同設(shè)計了財務(wù)經(jīng)費卡及網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，希望可以借此改善服務(wù)。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的設(shè)計目標(biāo)是規(guī)范財務(wù)部門的報銷業(yè)務(wù)流程，提高財務(wù)部門的工作效率，節(jié)省報銷人員工作時間，實現(xiàn)教職工報銷網(wǎng)絡(luò)化。系統(tǒng)融合現(xiàn)代財務(wù)管理理念，為高校財務(wù)報銷提供快捷方便的網(wǎng)絡(luò)解決方案。使用本系統(tǒng)后，可以提前對要辦理的業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)約，然后只要按預(yù)約時間攜帶指定的經(jīng)費卡到財務(wù)處辦理即可，避免了師生在財務(wù)處長時間的排隊等候。

二、系統(tǒng)功能

1.財務(wù)經(jīng)費卡系統(tǒng)

使用經(jīng)費卡代替經(jīng)費本。經(jīng)費卡可以根據(jù)實際情況進(jìn)行分類，以滿足經(jīng)費本的功能并完全代替經(jīng)費本。目前使用的每一個經(jīng)費本都用一張經(jīng)費卡替代，不改變經(jīng)費本的持有模式。當(dāng)持卡人報銷、領(lǐng)用支票、校內(nèi)消費時，都需要持經(jīng)費卡。使用經(jīng)費卡可以完成校內(nèi)消費，如直接在紅果園、工會商店等消費網(wǎng)點消費，從而可以部分取代校內(nèi)支票，同時通過對經(jīng)費卡類別的限制，可以限制經(jīng)費卡的消費權(quán)限。

2.網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)

該系統(tǒng)具有網(wǎng)上填寫、提交報銷內(nèi)容、生成打印報銷單、預(yù)約報銷日期、報銷進(jìn)度查詢及自動生成憑證等功能。師生可以通過校園網(wǎng)，提前對要辦理的業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)約，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行電子取號，打印報銷單，然后只要按預(yù)約時間將報銷單據(jù)封裝，將報銷單貼在信封上，到財務(wù)處辦理即可，可以避免在財務(wù)處長時間地排隊等候并可以在網(wǎng)絡(luò)上跟蹤報銷狀態(tài)。

三、財務(wù)經(jīng)費卡系統(tǒng)

財務(wù)經(jīng)費卡系統(tǒng)與財務(wù)處正使用的上海財經(jīng)學(xué)院研發(fā)的財務(wù)系統(tǒng)采取松耦合的方式進(jìn)行銜接。在報銷時可以通過讀卡來獲取經(jīng)費卡號，無需輸入，報銷完成后，完成原系統(tǒng)操作要求后，通過快捷鍵的方式完成寫卡，幾乎不增加操作人員的負(fù)擔(dān)。系統(tǒng)中主要包括兩個數(shù)據(jù)庫：財務(wù)經(jīng)費卡數(shù)據(jù)庫和財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。當(dāng)使用經(jīng)費卡報銷、消費后，系統(tǒng)將更新的卡信息寫入財務(wù)經(jīng)費卡數(shù)據(jù)庫，并同步更新至財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，保證二者數(shù)據(jù)一致。如圖1所示為系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。

1.財務(wù)經(jīng)費卡設(shè)計

經(jīng)費卡芯片選擇S70非接觸卡，卡面選擇可視信息改寫卡，采用熱敏可改寫技術(shù)，在普通卡面加貼特殊材料后，通過專用的打印設(shè)備，能改動卡上的信息500次左右。這樣可以定期將經(jīng)費卡余額和經(jīng)費卡限額等信息打印在卡上。經(jīng)費卡的分類根據(jù)項目的支出科目分類，不同的卡類型可以設(shè)置在不同的消費部門使用。總共可以設(shè)定消費類型的卡為16類。可以對每個經(jīng)費卡設(shè)置各個類別的報銷額度，當(dāng)超過額度時，無法進(jìn)行報銷。

2.財務(wù)經(jīng)費卡應(yīng)用

（1）制卡

圖1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

財務(wù)處根據(jù)各主管單位經(jīng)費分配方案，按照預(yù)算數(shù)進(jìn)行分類、編號和設(shè)卡，卡里寫入經(jīng)費號、負(fù)責(zé)人、使用單位、發(fā)卡單位、總經(jīng)費額、各部分消費額、停止使用日期。還可以設(shè)置卡類別，從而設(shè)定各個類別卡的權(quán)限。并可以根據(jù)需要，在卡面上打印相應(yīng)的信息。

（2）存款

經(jīng)費卡制作完成后，持卡人需要持經(jīng)費卡去財務(wù)處進(jìn)行初始化，財務(wù)處根據(jù)項目具體情況可以對經(jīng)費卡進(jìn)行分期存款、補充存款、凍結(jié)余額等操作。

（3）報銷

財務(wù)處的報銷窗口將放置讀卡器，報銷時可以通過讀卡來獲取經(jīng)費卡號，通過第三方接口與現(xiàn)有的財務(wù)系統(tǒng)對接，系統(tǒng)會自動根據(jù)本次所要報銷的金額沖減經(jīng)費卡上的余額和數(shù)據(jù)庫中的余額。報銷過程中，系統(tǒng)將自動判斷該經(jīng)費卡的每項支出的額度，如果超出將彈出提醒窗口。

（4）領(lǐng)取支票

目前有兩種方式，持發(fā)票領(lǐng)取支票、持經(jīng)費卡和借款收據(jù)領(lǐng)取支票。第一種處理方式與報銷一樣；第二種方式，經(jīng)費卡將被扣款，金額為借款收據(jù)和支票的總金額，待拿發(fā)票歸還支票根時，經(jīng)費卡將被存入借款收據(jù)的金額。

（5）消費

在現(xiàn)有的可使用校內(nèi)支票的地點放置消費終端，如紅果園、印刷廠等。系統(tǒng)中設(shè)置當(dāng)日消費限額，每日消費不能超過消費限額。為了保證經(jīng)費卡的賬戶安全，每次消費需要輸入消費密碼后方可消費，并采用聯(lián)機消費的模式。

（6）結(jié)算報表

為財務(wù)管理人員設(shè)計的報表。分為日報表、月報表、期報表三種方式。選擇應(yīng)用類型，顯示不同應(yīng)用的相應(yīng)結(jié)算報表。

（7）查詢

用戶可以登錄查詢網(wǎng)站或在觸摸式查詢打印機上按時間、金額、項目等自定義過濾查詢方式，查詢經(jīng)費卡報銷、消費明細(xì)、領(lǐng)取支票情況等等，了解本人或本部門經(jīng)費支出記錄和余額。

四、網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)

1.目前的報銷業(yè)務(wù)

目前，我校財務(wù)處有三種報銷業(yè)務(wù)，即大額POS機報銷（工行卡）、打卡報銷（中國銀行卡）、現(xiàn)金報銷。

（1）大額POS機報銷（工行卡）：可采取現(xiàn)場報銷的方式，1萬元以下不用預(yù)約，1~2萬元之間要電話預(yù)約；也可采用非現(xiàn)場報銷的方式，即填制POS機業(yè)務(wù)報銷單后，把報銷單據(jù)放到報銷審核窗口，審核完畢后，通知用戶前來刷卡。

（2）打卡報銷（中國銀行卡）：為非現(xiàn)場報銷的方式，填制打卡報銷業(yè)務(wù)單后，把報銷單據(jù)放到報銷審核窗口，審核完畢后，直接打入中國銀行卡，同時，把不合格的單據(jù)和打款金額通知用戶。

（3）現(xiàn)金報銷：5000元以上提前一天電話預(yù)約，現(xiàn)場拿號排隊報銷。

2.預(yù)約后的報銷業(yè)務(wù)

登錄網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，錄入報銷所需信息，獲取預(yù)約號，打印報銷清單，然后將紙質(zhì)的單據(jù)粘貼整理，按預(yù)約時間攜帶經(jīng)費卡和報銷單據(jù)到財務(wù)處辦理，財務(wù)人員接收后審核，如果審核通過則根據(jù)用戶選擇的方式處理報銷款并通知用戶，如果未通過，將未通過的原因以短信或郵件的方式通知用戶。

辦理大額POS機報銷、打卡報銷業(yè)務(wù)的用戶可以查詢銀行卡到賬情況；辦理現(xiàn)金報銷業(yè)務(wù)的用戶需要到領(lǐng)款窗口領(lǐng)款。

3.預(yù)約流程

第一步：登錄網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，選擇要預(yù)約業(yè)務(wù)，錄入報銷所需信息，確定預(yù)約時間，并打印報銷清單；選擇業(yè)務(wù)后，系統(tǒng)自動分配流水號，并鎖定一個預(yù)約號。

（1）填寫預(yù)約業(yè)務(wù)審核表

主要分為三種：大額POS機報銷審核表、打卡報銷審核表、現(xiàn)金報銷審核表。

（2）預(yù)覽業(yè)務(wù)審核表

將上面填寫的審核表給用戶預(yù)覽，樣例如表1所示。

表1 預(yù)約業(yè)務(wù)審核表

（3）填寫報銷單據(jù)詳單

預(yù)覽業(yè)務(wù)審核表無誤后，將打開填寫報銷單據(jù)詳單的頁面，按要求填寫好經(jīng)費開支項目，系統(tǒng)將根據(jù)經(jīng)費項目的支出限制，檢查是否有該項經(jīng)費，該項經(jīng)費是否已經(jīng)超支，系統(tǒng)自動提醒每一項的額度，若無此經(jīng)費或者本次支出后經(jīng)費將會超支，將不予報銷。

（4）分配預(yù)約號，生成打印報銷清單

待成功提交以上信息后，系統(tǒng)根據(jù)報銷單據(jù)總數(shù)和金額會自動估算耗時，并顯示預(yù)約的具體時間，如果用戶選擇確定，則系統(tǒng)將開始鎖定的預(yù)約號最終分配給該報銷申請人，并自動生成報銷清單，可以打印。樣式如下：

成功創(chuàng)建預(yù)約，請準(zhǔn)時辦理，記住您的預(yù)約號***，屆時務(wù)必攜帶您預(yù)約時填寫的項目經(jīng)費對應(yīng)的經(jīng)費卡。您要預(yù)約的信息如表2所示。

表2 預(yù)約信息

第二步：打印摘要信息，經(jīng)辦人攜帶簽字齊全的報銷憑證及財務(wù)經(jīng)費卡到報銷審核窗口，財務(wù)人員審核是否有該項經(jīng)費，該項經(jīng)費是否已經(jīng)超支。若有經(jīng)費項目且本次支出后未超支，則登記經(jīng)費卡，減少指標(biāo)；若無此經(jīng)費或者本次支出后經(jīng)費將會超支，則原則上不允許繼續(xù)開支，財務(wù)人員停止辦理借款報賬手續(xù)，將經(jīng)費卡和相應(yīng)單據(jù)退回給經(jīng)辦人。

第三步：當(dāng)財務(wù)人員報銷完成后，以短信或郵件的方式通知報銷人。

第四步：選擇現(xiàn)金方式的報銷人到領(lǐng)款窗口領(lǐng)款，選擇打卡方式的報銷人查詢銀行卡。

圖2為網(wǎng)上預(yù)約報銷流程。

圖2 網(wǎng)上預(yù)約報銷流程

五、結(jié)束語

我校根據(jù)現(xiàn)有的報銷業(yè)務(wù)流程，設(shè)計一套網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，配合財務(wù)經(jīng)費卡的運用，能及時、準(zhǔn)確、科學(xué)地反映預(yù)算資金使用的詳細(xì)情況，減少師生報銷過程中的等候時間，有效提高學(xué)校信息化的服務(wù)質(zhì)量。本文提供的設(shè)計方案即將在校財務(wù)處投入使用。

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（編輯：隗爽）

TP393

A

1673-8454（2010）19-0049-03