譚 朔，王煥清，楊安娜

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410205）

高校教育電子政務(wù)信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)建設(shè)研究*

譚 朔，王煥清，楊安娜

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410205）

高校教育電子政務(wù)信息化的目標(biāo)是多層次、分階段逐步實(shí)施的。高校教育電子政務(wù)信息化建設(shè)的核心是信息的按需分配和信息的利用,而數(shù)據(jù)是信息的基礎(chǔ)。本文對(duì)高校教育電子政務(wù)信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)建設(shè)的若干問(wèn)題進(jìn)行探討。

電子政務(wù)；信息分配；信息利用；數(shù)據(jù)建設(shè)

一、前言

1．?dāng)?shù)據(jù)是生命線

數(shù)據(jù)是信息系統(tǒng)的生命線，是高校教育電子政務(wù)信息化建設(shè)的核心所在。它既關(guān)系到各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作能否正常開(kāi)展，也關(guān)系到廣大師生的利益能否切實(shí)得到保障。必須清醒地認(rèn)識(shí)到，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量是高等教育事業(yè)改革發(fā)展的客觀要求。

提高數(shù)據(jù)質(zhì)量,是提升信息系統(tǒng)應(yīng)用水平的現(xiàn)實(shí)要求。部分高校數(shù)據(jù)情況調(diào)查發(fā)現(xiàn)，隨著高校信息系統(tǒng)的逐步建立和完善，數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)存在的缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、邏輯關(guān)系錯(cuò)誤等問(wèn)題日益突出,直接影響到統(tǒng)計(jì)分析和預(yù)測(cè)的工作質(zhì)量，制約了信息系統(tǒng)決策輔助功能的有效發(fā)揮。提高數(shù)據(jù)質(zhì)量,是進(jìn)行科學(xué)決策的必然要求。隨著高校教育電子政務(wù)信息化建設(shè)工作的不斷深入，高校在教育改革方面面臨著許多新形勢(shì)、新任務(wù)，而數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無(wú)誤,直接關(guān)系到高校領(lǐng)導(dǎo)、決策部門對(duì)形勢(shì)判斷的正確性及決策的科學(xué)性。只有在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上才能做出正確的判斷和宏觀決策,為政策制定加強(qiáng)管理提供科學(xué)依據(jù)才有可能更好地為社會(huì)服務(wù)、為高校服務(wù)、為師生服務(wù)。高校各級(jí)部門的工作人員都要牢固樹(shù)立 “數(shù)據(jù)質(zhì)量無(wú)小事”的觀念，自覺(jué)地把數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤作為追求的工作目標(biāo),作為衡量工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，以高質(zhì)量的數(shù)據(jù)為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為師生服務(wù)。

2.高效的工作來(lái)自數(shù)據(jù)的建立與應(yīng)用

高校教育電子政務(wù)信息化建設(shè)的核心并不是通信網(wǎng)絡(luò)的高速化、管理手段的電子化，而是極大限度地滿足不同群體對(duì)信息的需求。比如學(xué)生群體對(duì)知識(shí)信息等的需求，教師群體對(duì)教學(xué)資源信息、科研信息等的需求，管理群體對(duì)管理信息的需求。學(xué)習(xí)、科研、管理的成敗都直接與所掌握的信息量多少、是否全面、是否正確、是否及時(shí)有關(guān)。管理效率的好壞，取決于數(shù)據(jù)量集結(jié)的多少，數(shù)據(jù)的集中率有多大，數(shù)據(jù)發(fā)布是否及時(shí)準(zhǔn)確。數(shù)據(jù)是為管理和決策服務(wù)的，其實(shí)質(zhì)是以硬件為載體、以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)、以資源為核心、覆蓋無(wú)盲點(diǎn)、服務(wù)無(wú)盲區(qū)、身份標(biāo)識(shí)化為原則的信息資源配送服務(wù)體系，以極大限度地滿足不同群體對(duì)信息的需求。因此在高校教育電子政務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中，不要把主要精力用在硬件設(shè)施上，萬(wàn)兆以太網(wǎng)、千臺(tái)計(jì)算機(jī)絕不意味著已經(jīng)成了高校教育電子政務(wù)體系，必須將主要精力放在數(shù)據(jù)建設(shè)和信息資源建設(shè)以及信息資源的配送上。在管理中數(shù)據(jù)是基礎(chǔ)，人們可以在數(shù)據(jù)中看到問(wèn)題，在數(shù)據(jù)中看到成效，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的歸納和分析，找到問(wèn)題的根本，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有力的支持。數(shù)據(jù)的建立和應(yīng)用將大大提高師生掌握信息的能力，大大提高師生的工作、學(xué)習(xí)效率。

3.數(shù)據(jù)建設(shè)為領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控、預(yù)警、決策服務(wù)

學(xué)校的規(guī)模逐年擴(kuò)大后，傳統(tǒng)的管理上的判斷手法慢慢失效，例如學(xué)校的招生計(jì)劃、就業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃、學(xué)生的定向?qū)嵙?xí)計(jì)劃、教學(xué)資源配給計(jì)劃等都依據(jù)常規(guī)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作來(lái)制定。而這種常規(guī)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作往往不是科學(xué)合理的，某些具有相關(guān)性的數(shù)據(jù)在各學(xué)院、處室之間并沒(méi)有得到有效流動(dòng)，因而所形成的數(shù)據(jù)不全面、不合理、不規(guī)范，導(dǎo)致相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)最后的決策依據(jù)不科學(xué)。因此，數(shù)據(jù)建設(shè)對(duì)我們的教學(xué)管理具有非常實(shí)際的指導(dǎo)意義，這項(xiàng)工作做的越早就越能提升學(xué)校的整體管理水準(zhǔn)，從而提升學(xué)校在日新月異的發(fā)展格局中的競(jìng)爭(zhēng)力。高校教育電子政務(wù)信息化建設(shè)的關(guān)鍵是完全的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合，全面的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)為整合提供基礎(chǔ)。

二、高校基礎(chǔ)數(shù)據(jù)界定及特點(diǎn)

1.高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的定義

高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)是指高校各種活動(dòng)內(nèi)容的知識(shí)、資料、圖像、數(shù)據(jù)、文件的總稱。高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)是高校發(fā)展規(guī)劃、高校教學(xué)管理、高?？蒲泄芾?、高校學(xué)生管理與實(shí)施的前提。只有依靠準(zhǔn)確的第一手基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，高校的規(guī)劃和管理才能做出正確的決策。采用何種數(shù)據(jù)客體編碼方式與數(shù)據(jù)采集技術(shù)在很大程度上決定了信息數(shù)據(jù)采集的質(zhì)量。

2.高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)種類非常齊全。根據(jù)數(shù)據(jù)的三維分類方法,其分類如圖1所示：

概括起來(lái)高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)有如下特點(diǎn):

（1）類型繁多，來(lái)源復(fù)雜

高校在教學(xué)、科研、學(xué)生工作活動(dòng)的過(guò)程中，各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生類型繁多的信息，不僅本系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)有不同種類的信息，而且由于教學(xué)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)如科研系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)等密切相關(guān)，各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的來(lái)源、發(fā)生處理地點(diǎn)和擴(kuò)散范圍各不相同，使得高校基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的采集、分類、統(tǒng)計(jì)、分析的難度加大。

（2）覆蓋面廣,信息量大

高校數(shù)據(jù)具有多種類、大批量的特點(diǎn),包含了學(xué)校的各個(gè)環(huán)節(jié),使得信息量大增，傳統(tǒng)的信息處理技術(shù)已不能滿足發(fā)展的需要。

（3）更新速度快

在高校的教學(xué)管理活動(dòng)中，有些信息動(dòng)態(tài)性特別強(qiáng),由此產(chǎn)生的大量新信息不斷更新原有的數(shù)據(jù)庫(kù)。因此,信息處理更加強(qiáng)調(diào)信息采集的及時(shí)性和信息加工處理的快速。

3.高校數(shù)據(jù)流程分析

高校的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)千頭萬(wàn)緒，縱橫交錯(cuò)，全面地梳理并非易事。我們可以借用企業(yè)業(yè)務(wù)架構(gòu)的思想，從戰(zhàn)略高度進(jìn)行考慮，勾勒各個(gè)業(yè)務(wù)區(qū)域，理順業(yè)務(wù)關(guān)系。在此之前，首先要做的工作是明確高校業(yè)務(wù)的內(nèi)涵，即弄清楚高校究竟有哪些業(yè)務(wù)。中國(guó)的普通高校，其業(yè)務(wù)范圍基本涵蓋教學(xué)、科研、管理、生活四大方面，各個(gè)學(xué)校的業(yè)務(wù)大體相同，同時(shí)也具備一些個(gè)性。每個(gè)學(xué)校必須根據(jù)自己學(xué)校的實(shí)際情況來(lái)構(gòu)件業(yè)務(wù)架構(gòu)。

以某高校為例，在信息化建設(shè)一開(kāi)始梳理了學(xué)校的業(yè)務(wù)，把高校業(yè)務(wù)歸納為：

（1）學(xué)生一條線：入學(xué)、在校、離校；

（2）教職工一條線：人事、科研等；

（3）財(cái)物管理一條線：國(guó)資、后勤等；

（4）辦公自動(dòng)化。

以與學(xué)生有關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為例，如圖2所示為學(xué)生有關(guān)信息的交互過(guò)程。當(dāng)信息和流程都梳理清晰后，就可以很容易地開(kāi)發(fā)各類應(yīng)用了。

4.高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)采集的主要方法

高校基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集技術(shù)涉及數(shù)據(jù)客體編碼和數(shù)據(jù)采集兩個(gè)環(huán)節(jié)。目前，主要的高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)采集技術(shù)有以下幾種：

（1）手工輸入

手工輸入法是利用人工輸入物流單證的傳統(tǒng)方法，材質(zhì)采用傳統(tǒng)的紙面形式，此法最大優(yōu)點(diǎn)是靈活，最大缺點(diǎn)是速度慢，錯(cuò)誤率高，可靠性差。

（2）條碼技術(shù)

條碼技術(shù)涉及編碼與識(shí)讀兩個(gè)環(huán)節(jié)。編碼是用“條表示1，空表示0”的方式將既定信息直接轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)語(yǔ)言；識(shí)讀是通過(guò)條空反射率的不同，將光信號(hào)轉(zhuǎn)換為電信號(hào)，實(shí)現(xiàn)信息還原。這種方法可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化識(shí)別，最大優(yōu)點(diǎn)是快捷，錯(cuò)誤率低，可靠性高，性價(jià)比高。但易受到污損，必須光學(xué)可視識(shí)讀、適應(yīng)性差。

（3）磁卡

磁卡是一種磁記錄介質(zhì)卡片，它由高強(qiáng)度、耐高溫的塑料或紙質(zhì)涂覆塑料制成。磁卡上的磁條是一層薄薄的定向排列的鐵性氧化粒子組成的材料，用樹(shù)脂粘合在一起，并粘在非磁性基片上。磁卡數(shù)據(jù)可讀寫(xiě)，但是隨著磁卡應(yīng)用的不斷擴(kuò)大，磁卡技術(shù)特別是其安全技術(shù)已難以滿足越來(lái)越多的對(duì)安全性要求較高的應(yīng)用需求。同時(shí)，磁卡本身結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，磁條暴露在外，存儲(chǔ)容量小，缺乏內(nèi)部安全保密措施，容易被非法破譯。

（4）電子標(biāo)簽/閱讀器

電子標(biāo)簽又稱射頻標(biāo)簽、應(yīng)答器、數(shù)據(jù)載體；閱讀器又稱為讀出裝置、掃描器、讀頭、通信器、讀寫(xiě)器（取決于電子標(biāo)簽是否可以無(wú)線改寫(xiě)數(shù)據(jù)）。電子標(biāo)簽與閱讀器之間通過(guò)耦合元件實(shí)現(xiàn)射頻信號(hào)的空間（無(wú)接觸）耦合；在耦合通道內(nèi)，根據(jù)時(shí)序關(guān)系，實(shí)現(xiàn)能量的傳遞和數(shù)據(jù)交換，從而達(dá)到識(shí)別目的。

三、高校數(shù)據(jù)建設(shè)存在的問(wèn)題

1.總體建設(shè)方面存在的問(wèn)題

高校一直重視數(shù)據(jù)資源建設(shè)，也積累了大量的原始數(shù)據(jù)和成果數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是數(shù)字化校園建設(shè)的寶貴財(cái)富。通過(guò)對(duì)高校數(shù)據(jù)現(xiàn)狀調(diào)研和分析，發(fā)現(xiàn)高校在數(shù)據(jù)完整性、數(shù)據(jù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)共享等方面存在一些問(wèn)題。主要表現(xiàn)為：

（1）數(shù)據(jù)內(nèi)容不齊全。某些重要數(shù)據(jù)尚未建庫(kù)；已建數(shù)據(jù)庫(kù)存在定義不齊全；大部分非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)尚未電子化入庫(kù)。

（2）數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)老化，大部分?jǐn)?shù)據(jù)以紙介質(zhì)形式存儲(chǔ)；部分?jǐn)?shù)據(jù)記錄不準(zhǔn)確、不一致、不完整；數(shù)據(jù)重復(fù)記錄。

（3）數(shù)據(jù)共享程度不夠高。數(shù)據(jù)資源建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，數(shù)據(jù)分散;數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，存取困難；學(xué)生數(shù)據(jù)、資產(chǎn)數(shù)據(jù)、運(yùn)維數(shù)據(jù)等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)沒(méi)有專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù);數(shù)據(jù)管理和維護(hù)工作量日益增大，難以保證數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和維護(hù)。

2.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集存在的問(wèn)題

（1）高校數(shù)據(jù)客體在高校信息系統(tǒng)中的邏輯位置或狀態(tài)表達(dá)存在二義性，無(wú)法根除。

自然語(yǔ)言天然地具有二義性，極易引發(fā)歧義。不能作為計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，于是人們借助代碼的形式表示高?？腕w在計(jì)算機(jī)中的邏輯位置或?qū)傩誀顟B(tài)。但在高校應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，由于種種原因，不同高校、不同職能部門的各類應(yīng)用信息系統(tǒng)處于分散開(kāi)發(fā)的狀態(tài)，各高?；蚋髀毮懿块T在進(jìn)行信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)，編制代碼的時(shí)候沒(méi)有嚴(yán)格參照公共標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，隨意性強(qiáng)。不同的信息系統(tǒng)對(duì)同一數(shù)據(jù)客體的代碼也不同，差之亳厘，謬之千里。數(shù)據(jù)客體的邏輯位置或?qū)傩誀顟B(tài)一旦不能被精準(zhǔn)、唯一地表達(dá)出來(lái)，自然無(wú)法準(zhǔn)確界定數(shù)據(jù)客體所承載的高?；A(chǔ)信息，更妄談高校信息的共享與交換。二義性不僅在單個(gè)高校的信息系統(tǒng)中存在，而且也在多個(gè)高校的應(yīng)用信息系統(tǒng)中存在，是個(gè)共性的問(wèn)題，嚴(yán)重制約了高校信息化建設(shè)。

（2）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息采集手段落后，尚未實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段的意識(shí)差。

高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)信息采集的技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段差異很大。手工輸入、條碼、磁卡、電子標(biāo)簽技術(shù)等都有不同程度的應(yīng)用。其中，條碼在高校報(bào)到系統(tǒng)等環(huán)節(jié)使用居多，應(yīng)用水平和效果也較高。但總體上，高校絕大多數(shù)的設(shè)備資產(chǎn)管理的入庫(kù)仍然采用手工輸入方式，沒(méi)有使用現(xiàn)有的條碼技術(shù)、電子標(biāo)簽技術(shù)的意識(shí)，嚴(yán)重依賴紙面，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子化和自動(dòng)化。

（3）高校基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，準(zhǔn)確性差。

垃圾數(shù)據(jù)泛濫是應(yīng)用信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，由于隨意性所導(dǎo)致的不良結(jié)果之一。由于沒(méi)有對(duì)處于基礎(chǔ)位置的數(shù)據(jù)環(huán)境建設(shè)給予足夠的重視，忽視數(shù)據(jù)的組織管理技術(shù)，致使物流信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化嚴(yán)重滯后于物流建設(shè)本身，造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，造成垃圾數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)處理過(guò)程中泛濫的問(wèn)題。高校信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)遵循“三分技術(shù)，七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”的原則。數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)質(zhì)量不高往往是信息化不能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的基礎(chǔ)性原因。

（4）在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)中常用的各種數(shù)據(jù)格式和物品編碼不統(tǒng)一。

在高校教育電子政務(wù)化建設(shè)過(guò)程中，出現(xiàn)了各地、各行業(yè)甚至各高校自成體系的現(xiàn)象，難以在信息系統(tǒng)中共享。這些問(wèn)題直接影響到了高校教育電子政務(wù)化的基礎(chǔ)。由于數(shù)據(jù)客體編碼、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)格式、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集技術(shù)不統(tǒng)一而導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集困難。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差且不能共享和交換這一現(xiàn)象在高校中普遍存在。即便采用同一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，比如條碼，也會(huì)因?yàn)榇a制不統(tǒng)一，或者系統(tǒng)底層的信息編碼標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)傳輸方式不統(tǒng)一而導(dǎo)致數(shù)據(jù)采集與共享難以進(jìn)行。所有這些，嚴(yán)重阻礙著不同層次的數(shù)據(jù)信息交換和數(shù)據(jù)共享。

究其原因是高校對(duì)數(shù)據(jù)建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致整個(gè)教育電子政務(wù)建設(shè)體系推倒重來(lái)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，因此我們?cè)诮ㄔO(shè)高校教育電子政務(wù)的過(guò)程中必須把數(shù)據(jù)建設(shè)作為重中之重來(lái)抓。

四、解決高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)采集存在的問(wèn)題的步驟

1.第一步：確定工作范圍

根據(jù)數(shù)字化校園建設(shè)的范圍確定哪些數(shù)據(jù)需要準(zhǔn)備，然后確定參與部門和人員配備，進(jìn)而確定工作計(jì)劃，切記不可將所有工作只交給一個(gè)部門甚至一個(gè)人做，必須對(duì)此項(xiàng)工作艱難程度有充分的認(rèn)識(shí)。工作計(jì)劃應(yīng)注意安排定期的會(huì)議，以方便工作人員之間的溝通。

2.第二步：建立必要的編碼原則

應(yīng)用程序的數(shù)據(jù)管理是通過(guò)編碼實(shí)現(xiàn)的，編碼可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識(shí)，并且貫穿以后的查詢和應(yīng)用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個(gè)可以遵循的原則，也為龐雜的數(shù)據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫(kù)可以識(shí)別的唯一標(biāo)識(shí)方法。所謂磨刀不誤砍柴工，切不可急于求成，忽略了這些重要的工作。

另外，編碼原則的制定屬于校級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的建立，應(yīng)該按照 《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》（第一部分：學(xué)校管理信息標(biāo)準(zhǔn)）和教育信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)CELTSC出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)制定和管理，尤其對(duì)于量大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，必須由多個(gè)部門共同確定方案。

3.第三步：建立公用信息

建立的公用信息包括校級(jí)、學(xué)生、教學(xué)、科研、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數(shù)據(jù)會(huì)在其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中被引用，并且數(shù)據(jù)量不大，可以利用較少的時(shí)間和人力完成。如果整理其他數(shù)據(jù)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)缺少公用信息再補(bǔ)的話，整體效率和進(jìn)度會(huì)大打折扣。

4.第四步：收集第一手資料，將原來(lái)的離散數(shù)據(jù)從不同部門集中

在這些離散數(shù)據(jù)中，僅學(xué)生基本信息一項(xiàng)，字段就包括教務(wù)部門、圖書(shū)館、宿舍管理、保衛(wèi)、校醫(yī)院、卡管理結(jié)算中心、學(xué)工部、財(cái)務(wù)等的信息。在這一步中，應(yīng)利用統(tǒng)一格式的表格在各個(gè)部門間交叉流轉(zhuǎn)，讓各部門將與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個(gè)部門，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應(yīng)注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門同時(shí)開(kāi)始，然后交叉?zhèn)鬟f，或者一個(gè)部門完成一小部分后就傳遞給下個(gè)部門。同時(shí)，將每張發(fā)出的表格統(tǒng)一編號(hào)(唯一)，并在部門間交接時(shí)作好記錄，這樣不僅可以控制進(jìn)度，還能避免數(shù)據(jù)丟失。

5.第五步：數(shù)據(jù)檢查

（1）完整性檢查：完整性即記錄數(shù)量是否完整?？梢哉?qǐng)學(xué)校中有經(jīng)驗(yàn)的人員復(fù)查或計(jì)算一下總數(shù)，將其和歷史數(shù)據(jù)比較。同時(shí)還要檢查字段的完整性，所有的應(yīng)用軟件都有必須輸入的字段，如果缺少這些字段就會(huì)造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定。另外還有一些非軟件要求的必須輸入的字段，對(duì)學(xué)校今后的業(yè)務(wù)和統(tǒng)計(jì)分析有用的字段也要列入檢查范圍，例如學(xué)生分類和所屬地區(qū)等。

（2）正確性檢查：正確性的范圍很廣，這里不做一一說(shuō)明，可以由學(xué)校自己根據(jù)需要制定檢查原則。有些錯(cuò)誤如會(huì)計(jì)科目是資產(chǎn)類型的，但是因?yàn)槿藶殄e(cuò)誤輸入成負(fù)債類型的，再比如有分類為800元以上的設(shè)備，但是錄入成低值易耗品，這樣的錯(cuò)誤在系統(tǒng)上線前必須發(fā)現(xiàn)并改正。

（3）唯一性檢查：數(shù)據(jù)的唯一性應(yīng)該從兩個(gè)角度檢查，常見(jiàn)錯(cuò)誤有多個(gè)實(shí)物編成同一個(gè)編碼，如果以后錄入系統(tǒng)，成熟的應(yīng)用軟件會(huì)有提示編碼已經(jīng)存在的提示功能，并拒絕接受。同時(shí)一個(gè)實(shí)物對(duì)應(yīng)多個(gè)編碼的現(xiàn)象也必須杜絕，這種錯(cuò)誤應(yīng)用軟件是發(fā)現(xiàn)不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會(huì)發(fā)生多個(gè)賬務(wù)錯(cuò)誤。

6.第六步：將數(shù)據(jù)錄入軟件系統(tǒng)

錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔，對(duì)于以電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份好，并注明整理人員、完成時(shí)間和最后版本。如果是打印的紙介質(zhì)，應(yīng)該將其保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。

7.第七步：系統(tǒng)檢核

完成錄入工作后仍然不能徹底放松，必須再次檢查，此時(shí)最好的方法是利用軟件程序測(cè)試數(shù)據(jù)，例如將數(shù)據(jù)庫(kù)備份一個(gè)新的數(shù)據(jù)庫(kù)，將學(xué)校常用的流程在新數(shù)據(jù)庫(kù)中做一遍，通過(guò)檢查結(jié)果的正確性來(lái)驗(yàn)證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性。

五、結(jié)論

高校數(shù)字化校園建設(shè)項(xiàng)目——基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，它的建設(shè)涉及高校的方方面面，協(xié)調(diào)溝通較為復(fù)雜，執(zhí)行較為被動(dòng)，技術(shù)職能部門往往是處在被動(dòng)服務(wù)而不是主動(dòng)服務(wù)的尷尬地位上，亟需一個(gè)強(qiáng)力部門加以領(lǐng)導(dǎo)。因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)工程是“一把手”工程。在學(xué)校項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，需要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)施“一票否決”，以免造成新的信息孤島的出現(xiàn)。在數(shù)據(jù)中心的建設(shè)上，宜采用“聯(lián)邦制”的松耦合形式，通過(guò)中間件，運(yùn)用數(shù)據(jù)字典進(jìn)行轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，杜絕數(shù)據(jù)聯(lián)系上的緊耦合形式。

另外制度的保障也要及時(shí)跟上，高?？梢栽谧鰯?shù)據(jù)整理工作前，建立獎(jiǎng)懲制度，提高錄入人員的積極性，督促錄入人員在錄入的同時(shí)進(jìn)行認(rèn)真的檢查以保證數(shù)據(jù)錄入的正確性。

總之，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)這項(xiàng)工作的重點(diǎn)不是在數(shù)據(jù)本身，嚴(yán)密的計(jì)劃和合理的組織才是完成這項(xiàng)艱巨工作的最好手段。

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[2]張曉華.大學(xué)異構(gòu)數(shù)據(jù)集成與應(yīng)用平臺(tái)的研究與開(kāi)發(fā)[C].華北電力大學(xué),2006.

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（編輯：隗爽）

TP309.2

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1673-8454（2010）23-0023-04

湖南省科技廳自然科技基金項(xiàng)目（2008JT3027）。