潘 娟

[摘要] 高校學(xué)生檔案管理是高校檔案管理的一項重要工作,也是學(xué)校教育教學(xué)工作的重要組成部分。本文從高校學(xué)生檔案管理的內(nèi)容、特點等方面分析,對高校學(xué)生檔案管理工作中遇到的問題,提出了改進(jìn)的意見。

[關(guān)鍵詞] 高校學(xué)生檔案管理

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生學(xué)習(xí)期間各方面信息的重要載體,準(zhǔn)確、齊全、完整的檔案,全面地記載著大學(xué)生的政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映大學(xué)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù),也反映了大學(xué)生成長過程中的一段重要經(jīng)歷。同時,也為未來的用人單位對人才的發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)提供了重要的參考。因此,管理好大學(xué)生人事檔案,對人力資源開發(fā)和人才成長非常重要。

一、 高校學(xué)生檔案的主要內(nèi)容及其特點

(一)主要內(nèi)容

眾所周知,檔案來自于人們的社會活動,是人們在社會實踐中產(chǎn)生的具有保存價值的資料的歷史記錄。學(xué)生檔案是每個人最初的人事檔案,它將隨著學(xué)生步入社會所從事的職業(yè)而改變檔案名稱,并入相應(yīng)的人事檔案門類中。 高校學(xué)生的檔案主要包括以下內(nèi)容:

1.個人簡歷:如高中畢業(yè)生登記表、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表;

2.組織鑒定材料:如高校招生考生報名登記表、學(xué)生的學(xué)年鑒定表、思想品德鑒定表;

3.學(xué)習(xí)材料:學(xué)習(xí)成績單、實習(xí)鑒定表、畢業(yè)論文評定、黨校學(xué)習(xí)鑒定表等;

4.參加黨團(tuán)組織材料:入黨、團(tuán)申請書、志愿書、登記表等;

5.先進(jìn)事跡材料:學(xué)生的獲獎登記、學(xué)年先進(jìn)個人審批表等;

6.處分和撤銷處分材料;

7.身體健康方面材料:高校招生體格檢查表、高校學(xué)生體質(zhì)健康卡片;

8.其它可供參考的材料:如思想總結(jié)、思想?yún)R報、個人總結(jié)等。

(二)學(xué)生檔案的特點

1.動態(tài)性。一份學(xué)生檔案一旦建立之后,是動態(tài)的而不是靜止的。一方面,它需要不斷補充新材料,必須根據(jù)學(xué)生情況的變化而不斷增加新的內(nèi)容,以避免內(nèi)容老化和材料的缺失;另一方面,學(xué)生檔案隨著學(xué)生的走向而不斷流動,邊流動邊形成,最后歸宿到用人單位。而其他類型的檔案一旦歸檔后,就保持相對的穩(wěn)定性。

2.真實性。高校學(xué)生的檔案材料是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)和實踐活動的一般原始記錄,能反映學(xué)生在這一時期的學(xué)習(xí)、思想品德、身體各方面的情況,所有材料都由學(xué)校把關(guān),能真實地反映學(xué)生的情況,所以具有一定的真實性。

3.實用性。學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)校總結(jié)情況的真實記錄,畢業(yè)就業(yè)時用人單位可以根據(jù)材料內(nèi)容全面了解學(xué)生的政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、綜合素質(zhì)、家庭情況等內(nèi)容,具有重要的參考價值。

4.內(nèi)容的單一性。學(xué)生檔案雖形成于不同階段、不同學(xué)校,但內(nèi)容比較單一,一般包括登記表、成績卡、體檢表、鑒定表、獎懲材料、政審表、入黨入團(tuán)材料等。其他類型的檔案在形式上比較多樣化,內(nèi)容上也比較豐富,不是單一固定的。

二、高校學(xué)生檔案管理中存在的主要問題

1.檔案意識薄弱,管理不規(guī)范。相關(guān)部門盡管不斷出臺相應(yīng)的檔案管理條例,對學(xué)生檔案管理工作的各項內(nèi)容作了統(tǒng)一具體的規(guī)定,但在高校一些老師和學(xué)生檔案意識不高,表現(xiàn)在學(xué)生填寫各類需存檔材料時隨意、馬虎、不認(rèn)真。教師方面,在學(xué)生畢業(yè)時填寫的《高校畢業(yè)生登記表》時對表格審核不嚴(yán),學(xué)生只寫?yīng)剟疃粚懱幏謺r,教師對其中的“獎懲內(nèi)容”內(nèi)容沒有核對,有的沒有蓋學(xué)校公章而只是蓋院系的公章,學(xué)生成績單上沒有體現(xiàn)獲得學(xué)士學(xué)位以及畢業(yè)情況等等,甚至個別學(xué)校的檔案材料還存在造假現(xiàn)象,使畢業(yè)生檔案在真實性、全面性、嚴(yán)肅性等方面大打折扣,失去了檔案的真正意義。

2.檔案管理手段陳舊

由于學(xué)生檔案具有歸檔時間統(tǒng)一、存放時間不長、流動快的特點,而學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)、原始、手工操作的實體管理模式中,對學(xué)生檔案不能采用計算機(jī)管理,也沒有建成學(xué)生檔案信息庫,給畢業(yè)生查詢檔案去向以及轉(zhuǎn)遞檔案帶來不便。

3.檔案材料單一

有的學(xué)生檔案材料單調(diào)、千篇一律,有的材料只有成績單、畢業(yè)生登記表、體檢表以及中學(xué)時的簡單材料,從檔案中只能看到,以極其概括性地泛泛而談的評語和專業(yè)學(xué)習(xí)成績的好壞,體現(xiàn)不出學(xué)生的特長和個性,這將不利于學(xué)生檔案轉(zhuǎn)為干部人事檔案的考察材料。

4.檔案轉(zhuǎn)遞工作不及時不規(guī)范

當(dāng)前,畢業(yè)生檔案傳遞方式五花八門,學(xué)校的檔案投遞方式有通過機(jī)要傳遞的,有派專人投送的,也有的讓畢業(yè)生自己攜帶,甚至出現(xiàn)亂投遞現(xiàn)象,造成檔案“滿天飛”。還有個別院校不重視畢業(yè)生檔案傳遞的時效性,延誤檔案的傳遞,造成“人檔分離”現(xiàn)象,直接影響畢業(yè)生就業(yè)和人事代理工作,給畢業(yè)生和用人單位帶來不便,也降低了畢業(yè)生檔案的使用效率。

三、高校學(xué)生檔案管理的改進(jìn)措施

1.制定相應(yīng)的法規(guī)和制度

做任何事情都必須有法可依、有章可循,特別是管理學(xué)生檔案這項專業(yè)性很強的工作。對此,要制定相應(yīng)的管理條例,以檔案學(xué)的理論為指導(dǎo),參照《檔案法》、《干部人事檔案工作條例》等,根據(jù)學(xué)生檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點,對學(xué)生檔案管理工作的各項內(nèi)容作統(tǒng)一具體的規(guī)定,以此提高人們的對大學(xué)生檔案管理的認(rèn)識,重視大學(xué)生檔案在人力資源開發(fā)和管理中的價值,從而加強檔案管理的嚴(yán)肅性,從而提高干部人事檔案的質(zhì)量,使學(xué)生檔案管理工作走向規(guī)范發(fā)展的軌道。

2.全面提高檔案意識

首先要加強教育,對高校學(xué)生、教師、班主任加大宣傳學(xué)生檔案重要性的力度,從抓思想教育入手,逐步引導(dǎo)他們對檔案形成正確認(rèn)識,消除思想上的模糊認(rèn)識,逐步宣傳應(yīng)歸檔材料的各種要求及規(guī)范歸檔材料的實際意義,使他們認(rèn)識到搞好高校學(xué)生檔案管理工作是關(guān)系到高校教育改革的大事,是關(guān)系到客觀公正地反映一個學(xué)生實際情況,使他們能夠順利地畢業(yè)、就業(yè)的大事,只有各方面提高了思想認(rèn)識,才能真正形成高校學(xué)生檔案管理的良好局面。

3.利用計算機(jī)輔助管理學(xué)生檔案

目前,社會已進(jìn)入信息化時代。面對先進(jìn)、系統(tǒng)的計算機(jī)管理,檔案管理實行計算機(jī)管理是時代的呼喚和形勢發(fā)展的必然要求。目前越來越多的人已經(jīng)認(rèn)識到了在檔案管理中采用計算機(jī)進(jìn)行輔助管理的重要性和必要性。隨著各高校在學(xué)生人數(shù)的逐年增加,學(xué)生檔案管理也要采用計算機(jī)輔助管理,建立學(xué)生的檔案信息數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)化、科學(xué)化。這樣既減少人力損耗,也使檔案管理更準(zhǔn)確、快捷、全面、方便,更適應(yīng)時代發(fā)展的需要。學(xué)生畢業(yè)后,其人事檔案及時向有關(guān)單位轉(zhuǎn)遞,利用計算機(jī)管理檔案轉(zhuǎn)遞的憑證如存根、回執(zhí)單等,以便學(xué)生查詢檔案的去向,從而使檔案管理工作躍上一個新的臺階。

4.規(guī)范檔案材料的收集整理工作

作為高校學(xué)生檔案管理的工作人員,要經(jīng)常主動地與形成學(xué)生檔案材料的部門及各系主管學(xué)生檔案的負(fù)責(zé)人聯(lián)系、協(xié)商、溝通,及時收集各部門形成的檔案材料。高校學(xué)生檔案的特別是歸檔時間較為集中,在學(xué)生畢業(yè)離校前將有大量材料歸檔,管理人員對各類材料要做到邊收集、邊整理、邊歸檔,還要及時鑒定其完整性,有缺漏地及時采取各種補救措施,從源頭上解決檔案材料質(zhì)量差的問題,做好提高歸檔材料的質(zhì)量工作,進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

5.提升學(xué)生檔案管理人員的自身素質(zhì)

大多數(shù)高校學(xué)生檔案管理人員都是兼職檔案員,他們沒有受過專業(yè)的學(xué)習(xí),主要通過平時工作積累經(jīng)驗,因此檔案管理人員必須要加強檔案業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí),充分利用各種機(jī)會進(jìn)修,系統(tǒng)掌握檔案管理的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識,大力提高專業(yè)知識水平和管理能力,掌握檔案工作的思維方法和工作方法,應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技巧,提高檔案處理的現(xiàn)代化水平,以此增強自身的素質(zhì),處理好檔案各個環(huán)節(jié)如檔案材料的收集、審核、傳遞、立卷歸檔方法等。

總之,高校學(xué)生檔案管理工作是一個系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化的過程,我們要充分認(rèn)識做好高校學(xué)生檔案管理工作的重要性與緊迫性,不斷地探討與研究高校學(xué)生檔案工作的規(guī)律,使這項工作開展得更扎實,更有成效,使高校學(xué)生檔案工作在實施科教興國的戰(zhàn)略中發(fā)揮更大的作用。

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