周愛蓮

(長江大學(xué)圖書館,湖北 荊州 434023)

合并高校圖書館期刊編目現(xiàn)狀及對(duì)策①
——以長江大學(xué)圖書館為例

周愛蓮

(長江大學(xué)圖書館,湖北 荊州 434023)

長江大學(xué)圖書館合并后,對(duì)期刊書目數(shù)據(jù)進(jìn)行了簡單的系統(tǒng)合并。因?yàn)闆]有進(jìn)行嚴(yán)格的人工判重,數(shù)據(jù)重復(fù)現(xiàn)象比較嚴(yán)重,且書目數(shù)據(jù)不夠完善,加之館藏布局發(fā)生變化,過刊由合并前的多校區(qū)多地點(diǎn)收藏改為合并后的集中一個(gè)庫收藏,沒有制定統(tǒng)一的排架標(biāo)準(zhǔn),致使過刊排架沒有依據(jù)。必須組織人工判重合并,刪除重復(fù)記錄,完善書目數(shù)據(jù),確定統(tǒng)一的排架號(hào)。

圖書館合并;期刊編目;現(xiàn)狀;對(duì)策

一、期刊編目現(xiàn)狀

(一)書目數(shù)據(jù)簡單

期刊數(shù)據(jù)經(jīng)過系統(tǒng)自動(dòng)判重,部分重復(fù)記錄實(shí)現(xiàn)了合并,但是無論是已合并還是未得到合并的期刊數(shù)據(jù),仍然保持原貌,基本上屬于簡編記錄,沒有套錄CALIS數(shù)據(jù)進(jìn)行完善,這樣,就大量存在必備字段缺省的情況,有的對(duì)刊名刊號(hào)的變更沒有作詳細(xì)的說明,檢索起來不方便,回溯建庫中,常遇到要連續(xù)用三個(gè)檢索途徑才可能找到要找的記錄的現(xiàn)象,影響工作效率。

(二)記錄重復(fù)

因合并前各館期刊書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量、期刊著錄的詳簡級(jí)次有差異,書目數(shù)據(jù)的側(cè)重點(diǎn)不同,加之期刊本身信息的變動(dòng)較大,經(jīng)常出現(xiàn)改刊名、改刊號(hào)或改變ISSN號(hào)的現(xiàn)象,以及ILAS系統(tǒng)本身的原因,由ILAS系統(tǒng)自動(dòng)判重合并,不可能對(duì)數(shù)據(jù)庫中的重復(fù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)完全合并[1],所以,目前,我館的期刊書目數(shù)據(jù)還存在大量的重復(fù)現(xiàn)象。如,中國病理生理雜志,ISSN1000-4718,合并前有兩館收藏,應(yīng)該說,這條記錄也實(shí)現(xiàn)了合并,因?yàn)樗?05字段是重復(fù)的,反映出前農(nóng)學(xué)院和醫(yī)學(xué)院的館代碼,但是合并的記錄又出現(xiàn)兩條,一條簡單,一條較詳細(xì),兩條記錄上都有館藏。如,編輯學(xué)報(bào),現(xiàn)有兩條記錄,一條有館藏,一條無館藏,反映的書目信息不完全一致,見表1。

表1 目記錄重復(fù)實(shí)例

在回溯建庫中遇到重復(fù)記錄,目前還不能簡單地刪除,還來看上面的例2,2-1只有書目信息,沒有館藏信息,筆者以為是一條多余的數(shù)據(jù),欲實(shí)行刪除,結(jié)果,系統(tǒng)提示:

該書目記錄有連接內(nèi)容

有訂購信息…

有記到信息…

有裝訂信息…

不能刪除!!!

(三)館藏點(diǎn)普遍發(fā)生變化

圖書館合并前,各館的過刊分別存放在各自的過刊庫,每個(gè)過刊庫都是按照本館的過刊排架體系進(jìn)行排架;合并后,所有的過刊歸并到一個(gè)庫,有的期刊,通用性較強(qiáng),可能各館都訂,這種情況下可以以某一個(gè)館的排架為準(zhǔn),但是有些期刊專業(yè)性強(qiáng),可能只有一個(gè)館收藏,這種情況勢必造成一會(huì)兒按此排架體系排架,一會(huì)兒又按彼排架體系排架,可能在同一個(gè)庫房中有多種排架體系并存,無論是工作人員排架還是讀者查找,都會(huì)莫衷一是,無所適從。

(四)過刊排架號(hào)問題

館藏點(diǎn)變化引出排架號(hào)問題。書目數(shù)據(jù)合并,對(duì)于圖書部分,在索取號(hào)的編制上作了明確的詳細(xì)的規(guī)定,而對(duì)于期刊,只是重復(fù)了905字段,即保留合并前各館的期刊排架號(hào),以后增訂了新刊怎么取號(hào),沿用哪個(gè)館的排架號(hào),館藏點(diǎn)變化后以哪個(gè)館的排架號(hào)為準(zhǔn),這些都沒有作規(guī)定。

例如:經(jīng)濟(jì)研究,ISSN0577-9154,長江大學(xué)合并前,原各校圖書館對(duì)這種刊均有收藏,書目信息中對(duì)應(yīng)的館藏索取號(hào)分別為:

905@aJ PUL@fF/1/S-191 J PUL——江漢石油學(xué)院圖書館

905@aJ ZTC@fF/9 J ZTC——荊州師范學(xué)院圖書館

905@aHN@fF/2-1 HN——湖北農(nóng)學(xué)院圖書館

905@aHY@fF/1 HY——湖北衛(wèi)生職工醫(yī)學(xué)院圖書館

館藏信息中對(duì)應(yīng)的條碼號(hào)分別以各館的原代碼開頭。

圖書館合并后,過刊集中存放在一個(gè)庫里面,那么,到底應(yīng)該以哪一種排架體系為準(zhǔn)呢?這個(gè)問題應(yīng)該是在過刊合庫以前就加以規(guī)定的,但是由于種種原因,至今還懸而未決,因而過刊排架無統(tǒng)一的依據(jù),給讀者查找造成相當(dāng)大的不便。

二、期刊編目對(duì)策

(一)人工合并,刪除重復(fù)數(shù)據(jù)

發(fā)現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)后,宜將所有相關(guān)的信息集中到一條書目記錄上,即對(duì)多余數(shù)據(jù)的訂購信息、記到信息、裝訂信息、館藏信息進(jìn)行剝離,然后刪除。

(二)完善期刊書目數(shù)據(jù)

人工判重合并,刪除重復(fù)數(shù)據(jù)后,對(duì)所有的期刊書目數(shù)據(jù)以CALIS數(shù)據(jù)套錄。這個(gè)過程是由系統(tǒng)自動(dòng)完成還是由人工逐條實(shí)現(xiàn),有待商榷。筆者認(rèn)為,由人工完成比較穩(wěn)妥。還是因?yàn)橥瑯拥脑?期刊著錄不規(guī)則、不完善、不準(zhǔn)確,若自動(dòng)套錄,不可能實(shí)現(xiàn)完全的套錄,需要操作員逐條比對(duì)、反復(fù)確認(rèn)[2]。

(三)設(shè)計(jì)長江大學(xué)圖書館的過刊排架號(hào)

在對(duì)期刊書目數(shù)據(jù)廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上,圖書館領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)組織過刊編目業(yè)務(wù)人員討論原各館各種排架體系的意義,比較其優(yōu)劣,從中汲取有用的部分,以此為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)出適合長江大學(xué)圖書館的過刊排架號(hào),前提是便于檢索、排架、查找。

(四)明確工作責(zé)任劃分

目前,我館的期刊數(shù)據(jù)涉及到三個(gè)部門的業(yè)務(wù)工作,采訪部門訂購用,典藏部門記到用,閱覽部門過刊回溯建庫用,當(dāng)多條記錄存在時(shí),可能出現(xiàn)一個(gè)部門用一條的情況,每一條記錄上都掛有必要的信息,那么,要是哪一個(gè)部門想要?jiǎng)h除重復(fù)記錄都不可能。因此,應(yīng)加強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)與溝通,梳理工作流程,明確崗位分工,責(zé)任落實(shí)到人。按照ILAS系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì),在連續(xù)出版物子系統(tǒng)下,設(shè)有訂購編目、現(xiàn)刊管理、過刊管理等功能,很顯然,期刊編目屬于訂購;現(xiàn)刊管理負(fù)責(zé)對(duì)每一期刊物驗(yàn)收記到,我館歸典藏部管;過刊管理負(fù)責(zé)對(duì)下架裝訂后的期刊合訂本進(jìn)行回溯建庫,主要反映期刊的館藏財(cái)產(chǎn)號(hào)(條碼號(hào))、價(jià)格、卷冊(cè)信息、裝幀形式、館藏點(diǎn)等。

(五)加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高素質(zhì)

明確的分工是必要的,但是在實(shí)際工作中應(yīng)該提倡互相幫助,凡是可接觸到期刊的書目數(shù)據(jù)的職工,都應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),了解連續(xù)出版物編目各字段的含義并能應(yīng)用之,這樣,無論是誰在工作中發(fā)現(xiàn)了問題,都有能力解決,而不至于相互推諉。

[1]周貴族,張學(xué)海.ILAS II系統(tǒng)的期刊數(shù)據(jù)合并缺陷及解決方案[J].情報(bào)雜志,2000(4).

[2]范佩芬.關(guān)于期刊書目數(shù)據(jù)維護(hù)的幾點(diǎn)思考[J].圖書館雜志, 2004(11).

責(zé)任編輯 袁麗華 E-mail:yuanlh@yangtzeu.edu.cn

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G255.2

A

1673-1395(2010)05-0101-02

2010-07-10

周愛蓮(1964—),女,湖北沙市人,副研究館員,主要從事文獻(xiàn)編目研究。

① 本文屬長江大學(xué)圖書館科研基金第二批項(xiàng)目(200903)產(chǎn)出論文。