胡志華

(武漢冶金管理干部學院 管理系,湖北武漢 430081)

工作分解結構(WBS)在培訓項目中的應用

胡志華

(武漢冶金管理干部學院 管理系,湖北武漢 430081)

項目管理思維和工具已被廣泛應用在各種管理領域。文章闡述了WBS的基本理念,并根據(jù)培訓項目的特點將WBS在培訓項目中的應用進行了詳細的分析和說明,以幫助培訓項目管理人員更好地利用WBS做好培訓工作。

WBS;培訓;培訓項目

隨著科學技術的發(fā)展和社會的進步,“事”對人的要求越來越高、越來越新,人與事的結合常常處在動態(tài)的矛盾之中。今天你是很稱職的職工,如不堅持學習,明天就有可能落伍。員工培訓成為企業(yè)提升員工技術、能力水準,達到人與“事”相匹配的有效途徑,也是激勵員工工作積極性的重要措施。企業(yè)對員工培訓的重視程度越來越高,對培訓要求也越來越多。為了提高培訓的有效性,培訓機構對培訓工作的方式方法也越來越豐富,項目化管理成為主要模式之一。

一、WBS的基本理念

1.WBS的基本內(nèi)涵

WBS(Work-Breakdown-Structure,WBS)即工作分解結構。它是以可交付成果為導向?qū)椖恳剡M行的分組,它歸納和定義了項目的整個工作范圍每下降一層代表對項目工作的更詳細定義。WBS是項目管理的核心工具之一,它首先是一種項目管理的基本思想,其次是一種實際操作的技術,同時也是指應用這種技術后得到的一種通過相應圖表表示出來的結構。當面對復雜問題時,人們總是傾向于先將復雜的問題分解為若干簡單的子問題,如果分解的子問題仍很復雜,這一分解過程將繼續(xù)下去,直到人們滿意為止,這種解決問題的模式自古就有。在現(xiàn)代項目管理中,這一思想得以繼承并與一些先進的管理技術相結合,從而成為了項目管理中的一個思想基礎和管理技術——WBS。思想上的WBS——項目逐層分解和簡化;技術上的WBS——如何實現(xiàn)這種分解和簡化(原則和方法),是一個清晰地表示各項目工作之間的相互聯(lián)系的結構設計工具;結果上的WBS——應用WBS方法得到一個項目全部工作的任務分層次有序排列,這種排列可以是“樹”狀的結構圖(如圖1：培訓需求分析內(nèi)容WBS),也可以是有編號的鋸齒圖(如某公司沙盤模擬培訓WBS)。

2.WBS的基本要點

WBS是一個描述思路的規(guī)劃和設計工具,它幫助項目經(jīng)理和項目團隊確定和有效地管理項目的工作。在使用WBS時應該與項目管理的具體要求相適應,如應與管理層的要求相適應,與進度的要求相適應。在分解時不必要考慮任務之間的前后順序,因為,WBS分解的目的是要使復雜問題簡單化,將籠統(tǒng)的、方向性的、不具直接操作性的項目分解為較小的,易于管理的、控制和核算的可操作性任務集合,以便更好的實現(xiàn)項目目標。最后一層的稱為工作包,工作包是可以定義的,即該工作包由誰負責,什么時候開始,什么時候結束,花多少費用,花多少時間來完成,具體要求是什么。

二、培訓項目的基本特點

培訓項目是有明確的教學目的、明確資源要求、具體操作過程的培訓活動組合,如《XX公司第一期優(yōu)秀班組長培訓》、《XX公司9月份新員工培訓》、《XX公司銷售人員登高培訓》等。任何一個培訓項目必須具有明確的培訓對象、培訓目的、培訓組織方式、培訓內(nèi)容和組織者。

不同類型的培訓項目對培訓項目管理、參與人員及職責、培訓資源等的要求都有所不同。培訓項目可以按照培訓對象、培訓目的、培訓組織方式、培訓內(nèi)容、組織者來分類。按照學員對象分：新員工培訓、市場經(jīng)理培訓、財務培訓、儲備人員培訓等;按照培訓目的分：入職培訓、崗前培訓、提升培訓等;按照培訓組織方式分：在職培訓OJT (On the Job Training)、脫產(chǎn)培訓OFF-JT(OFF the Job Training)等。

培訓項目管理工作主要包含四個階段。(1)項目計劃階段。在此階段培訓活動包括需求分析、確定主題、確定培訓目標和評估標準、設計和實施行動計劃等。此階段完成的標志是《培訓項目計劃書》的完成,一般有培訓主管負責完成。(2)項目實施階段。在此階段培訓活動包括資源(講師、課程、地點、費用)準備、確保學員做好受訓準備、營造積極的學習環(huán)境等,關鍵教學實施。此階段以《培訓通知書》的下發(fā)為開始,到《培訓項目總結》撰寫前結束。一般可由培訓主管把握、由培訓助理主要擔負即可。(3)項目監(jiān)督階段。在此階段培訓活動主要指資源使用控制、教學質(zhì)量保證等。一般是通過既定的制度、辦法、指引、規(guī)定來保證質(zhì)量,控制對象有學員、講師、組織者及費用等。(4)項目評估階段。在此階段培訓活動主要包括跟蹤計劃實施與評價、項目效果評估(如反應評估、學習成果、行為改進、業(yè)務結果等)、培訓項目改進等。一般來講,被評估對象包括學員、講師、組織者。學員評估可以是講師、直接領導、同事?lián)?在反應評估、學習成果、行為改進、業(yè)務結果這四個層面進行評估。講師評估以學員評估和課程評估加權處理;組織者可以由學員、講師共同評估,以培訓項目改進、講師評估、學員評估加權處理所構成。

三、WBS在培訓項目中的具體應用

隨著員工培訓的重要性日益凸顯,培訓工作也需要不斷創(chuàng)新以滿足送培單位的要求,提高培訓質(zhì)量保證培訓目標的實現(xiàn),項目化管理成為主要的管理模式之一,項目管理的工具在培訓項目中的使用日益廣泛,WBS作為項目管理的核心工具之一,在培訓項目管理中也應該發(fā)揮其重要的價值。

1.WBS在培訓項目的培訓需求分析中的應用

培訓需求分析項目計劃階段的核心工作,是在培訓需求調(diào)查的基礎上,結合績效差距,對企業(yè)員工在知識、技能和目標等方面進行整體分析,從而確定培訓的必要性及培訓的內(nèi)容。培訓需求分析是培訓項目計劃階段的主要工作之一,也是確定培訓目標、制定培訓計劃、具體實施培訓的前提條件和進行培訓評估的基礎,是培訓工作及時、有效的重要保證。為了使培訓需求分析符合實際能系統(tǒng)地反映員工真正的情況,WBS能夠提供一目了然的結構圖。如圖1：

圖1 培訓需求分析內(nèi)容WBS

2.WBS在培訓項目的整體應用(以某公司沙盤模擬培訓項目為例)

WBS是項目管理的核心工具,通過該工具可以明確培訓項目的工作范圍,一目了然地了解項目應該包含的工作任務。以下以編號形式來反映WBS在培訓項目管理的整體應用效果。

某公司沙盤模擬培訓WBS

1 成立培訓項目組

1.1 培訓項目參與成員

1.1.1 主講老師

1.1.2 輔講老師

1.1.3 服務人員

1.2 項目目標

1.2.1 項目總體目標

1.2.2 項目時間目標

1.2.3 項目成本目標

1.2.4 項目質(zhì)量目標

2 培訓前期準備

2.1 教案準備

2.1.1 培訓需求調(diào)查

2.1.1.1 培訓對象

2.1.1.2 送培單位

2.1.1.3 培訓時間要求

2.1.2 課件內(nèi)容

2.1.3 案例分析梳理

2.1.4 小組集體研討

2.2 時間準備

2.2.1 老師授課時間說明

2.2.2 教務處調(diào)課

2.3 場地準備

2.3.1 軟件安裝、調(diào)試

2.3.2 培訓用音樂拷貝

2.3.3 場地布置

2.3.4 音響設備、投影設備調(diào)試

2.4 教學用品準備

2.4.1 學員手冊

2.4.2 廣告投入單

2.4.3 大白紙、小白紙、粘貼紙

2.4.4 黑水性筆、紅水性筆、鉛筆

2.4.5 座位牌

2.5 獎品準備

2.5.1 個人獎品

2.5.2 集體獎品

2.5.3 頒獎老師

2.6 學員安排

2.6.1 收集學員名單

2.6.1 學員調(diào)查

2.6.2 學員分組

2.7 學員餐飲

2.7.1 開水供應

2.7.2 水杯、茶葉

2.7.3 課間點心、午餐

3 教學實施

3.1 培訓通知

3.1.1 編制培訓通知單

3.1.2 寄送培訓通知單

3.1.3 電話確認

3.2 教學內(nèi)容講解

3.2.1 規(guī)則講解、初始年講解

3.2.2 第一、二年講解

3.2.3 第三、四、五年講解

3.2.4 第六、七年講解

3.2.5 階段評析與總評

3.3 輔助工作

3.3.1 發(fā)放籌碼、訂單

3.3.2 照相

3.3.3 登記訂單

3.3.4 各組咨詢服務

3.4 小組成員發(fā)言

3.4.1 發(fā)言人的角色

3.4.2 隨機發(fā)言人

3.5 獎品評定

3.5.1 教學過程學員參與度反饋

3.5.2 各組指標計算

3.5.3 頒獎儀式

4 培訓評估

4.1 評估表設計

4.1.1 教學評估

4.1.2 服務評估

4.2 評估表復印

4.3 評估表發(fā)放

4.4 評估表分析

4.5 撰寫評估報告

通過WBS工作分解,我們可以把握一個具體培訓項目的全部工作在具體操作過程中將分解出來的工作以任務清單的模式進行跟蹤管理。由于分解出來的最后一個層次為包含具體任務的工作包,為了確保任務能夠有效的落實,我們應該在實施項目之前定義好任務。下面以“2.3.1軟件安裝、調(diào)試”為例說明,責任人：江老師;軟件包含：廣告投入排名軟件和支持軟件;時間：授課前一天下午五點之前安裝、調(diào)試完畢;地點：學術報告廳;質(zhì)量要求：輸入數(shù)字可以自動排名。

根據(jù)分解之后的WBS可以起到以下作用。(1)我們可以進行合理的安排任務。由于分解時不考慮時間的因素,因此在安排任務是應根據(jù)任務與任務之間的邏輯關系確定先做什么后做什么,也有些工作可以同時進行,如“2培訓前期準備工作”應先于“3教學設施的所有工作”;“3.2.1規(guī)則講解、初始年講解”應先于“3.2.2第一、二年講解”;“3.31發(fā)放籌碼、訂單”和“3.3.2照相”可以同時進行。(2)明確項目成員分工。在定義每個工作包時就確定了每個項目成員的工作。(3)明確項目成本。根據(jù)分解出來的各項任務的費用預算可以確定整個培訓項目的費用,做好成本控制工作。(4)確保培訓質(zhì)量。把要做的都想到,把想到的都做到,做好過程控制培訓質(zhì)量得以確保。

WBS是項目管理的重要工具,在很多領域得以廣泛使用,受管理環(huán)境、項目自身特點和項目管理者的能力素質(zhì)不同,對項目的分解程度也會有所差異。不同培訓項目有其自身的特點和要求,在實踐過程中,我們可以根據(jù)不同培訓項目的特點獲得一個完成的、系統(tǒng)的WBS圖,以確保培訓項目能按計劃有效的進行,以提高培訓效果實現(xiàn)培訓的目標。

[1]陸海,許保山編著,項目管理全攻略[M],世界圖書出版社,2002.

[2]孫宗虎,姚小風編著,員工培訓管理實務手冊[M],人民郵電出版社,2009.

責任編輯：張振家

F241.33

A

1009-1890(2010)02-0034-04

2010-04-20

胡志華(1977-),女,江西蓮花人,武漢冶金管理干部學院管理系主任,講師。