凌雪懷

項(xiàng)目管理對(duì)于不同的參建角色,其管理方法、控制要素等都是不同的。施工單位的項(xiàng)目管理側(cè)重于施工現(xiàn)場(chǎng),對(duì)項(xiàng)目管理更直接。而業(yè)主的項(xiàng)目管理,則側(cè)重于對(duì)參建各方、項(xiàng)目投資、材料采購(gòu)、成本回收、質(zhì)量進(jìn)度等多方面的管理,相對(duì)施工單位的項(xiàng)目管理,業(yè)主方的項(xiàng)目管理具有一定的間接性。因此對(duì)于業(yè)主方來說,項(xiàng)目管理的核心,從某種程度上講,就是進(jìn)行文檔管理。只有將文檔管理做到系統(tǒng)化、全面化、清晰化,才能控制整個(gè)項(xiàng)目平穩(wěn)運(yùn)行,進(jìn)而對(duì)項(xiàng)目上發(fā)生的一些索賠要求進(jìn)行合理的控制,使項(xiàng)目成本得到有效控制。本文將從業(yè)主方的視角,討論項(xiàng)目文檔管理在項(xiàng)目管理中的重要作用,以及文檔管理與索賠控制的關(guān)系。

1 工程概況及項(xiàng)目背景

本文所舉的例子坐落于上海市金山化工區(qū)目華路、北銀河路,是3M中國(guó)有限公司在上海地區(qū)投資新建的化工廠之一,基地占地面積12萬(wàn)m2,共劃分為5期投資建設(shè),目前一期項(xiàng)目已基本竣工投產(chǎn),二期項(xiàng)目正在建設(shè)之中。二期項(xiàng)目包含車間、辦公樓、動(dòng)力中心三幢單體,總建筑面積27 000 m2。其中,動(dòng)力中心是整個(gè)工廠的消防、配電、冷卻系統(tǒng)、壓縮空氣系統(tǒng)的中央核心部位,為配合設(shè)備安裝,動(dòng)力中心結(jié)構(gòu)主體必須提前完成。

當(dāng)承包商得知進(jìn)度要求時(shí),向我們提出將動(dòng)力中心的結(jié)構(gòu)形式改為預(yù)制工藝,這樣可以提高施工速度,減少拆模和支模的時(shí)間,為我們業(yè)主贏得時(shí)間,但相應(yīng)的施工費(fèi)用也會(huì)增加。經(jīng)與公司管理層研究決定,我們同意了承包商的建議,將現(xiàn)澆結(jié)構(gòu)改為預(yù)制結(jié)構(gòu)。但在整個(gè)施工過程中,由于圖紙變更,設(shè)計(jì)修改,重新審圖等原因,動(dòng)力中心的基礎(chǔ)雖然7月中旬便已完成,但是整個(gè)主體結(jié)構(gòu)的施工直至8月初才開始,而預(yù)制構(gòu)件的養(yǎng)護(hù)時(shí)間都必須達(dá)到28 d強(qiáng)度后方可吊裝,因此整個(gè)動(dòng)力中心結(jié)構(gòu)封頂直至9月底才完成。綜合比較整個(gè)施工過程,實(shí)際的施工進(jìn)度并不比現(xiàn)澆工藝節(jié)省時(shí)間。然而,承包商卻以工程變更為由,向我司提出了一份230萬(wàn)元的變更報(bào)價(jià)。由于工期并未提前,我們拒絕支付這筆工程變更費(fèi)用,但是苦于我們?cè)谧兏拔醋鋈魏芜@方面的書面記錄和條件假設(shè),使得我們?cè)谡勁兄刑幱诜浅１粍?dòng)的地位。

2 文檔管理的重要性

從上面這個(gè)案例可以看到,項(xiàng)目文檔的及時(shí)性、完整性相當(dāng)重要,如果在承包商提出修改動(dòng)力中心的結(jié)構(gòu)形式時(shí),我們做過這樣一份備忘錄,也許現(xiàn)在我們?cè)谂c承包商的談判中就不會(huì)如此被動(dòng),在這份備忘錄中,我覺得必須包括以下內(nèi)容:1)變更發(fā)生的背景(即為什么要進(jìn)行變更);2)該項(xiàng)變更的發(fā)起人是誰(shuí);3)變更后的風(fēng)險(xiǎn)和利益分配;4)變更費(fèi)用估算;5)變更所涉及的權(quán)利和義務(wù);6)變更引起各種可能結(jié)果的處理辦法。

因此,在作任何一個(gè)重大變更之前,我們都要就以上細(xì)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真商議,確認(rèn)并最終形成一份正式的書面?zhèn)渫?發(fā)給雙方保存。這雖然是一件枯燥而又乏味的工作,但當(dāng)真正遇到問題和糾紛時(shí),我們卻可以進(jìn)行追溯,查清事實(shí)的真相,避免雙方就某些模糊的觀點(diǎn)進(jìn)行扯皮。

或許有些人會(huì)認(rèn)為,文檔只是一張紙而已,完全可以在做竣工資料時(shí)后補(bǔ),但有些問題是不能后補(bǔ)的,正如上面案例中缺少的這份備忘錄,只有在變更發(fā)生之前發(fā)給雙方確認(rèn)才是有效的。如果是在變更費(fèi)用的談判過程中再提出這份備忘錄,那么無疑對(duì)于不利的一方是絕對(duì)不會(huì)接受的,這樣這份文檔也就失去了它應(yīng)有的效用。這就是為什么文檔的及時(shí)性是至關(guān)重要的。我們?cè)诠こ添?xiàng)目管理中,必須克服懶惰,勤于記錄,將一些重要的、重大的變化、變更留下客觀公正的記錄,當(dāng)遇到問題時(shí),這份資料將會(huì)變得十分有價(jià)值。

不同的事情會(huì)有不同的演變過程,有時(shí)我們也許并不知道怎樣的做法才是完全正確的,怎樣的結(jié)果才是我們要的正確答案,因此,并沒有一份標(biāo)準(zhǔn)答案說這樣做是完整的,而另外一種做法是不完整的,所以,這個(gè)完整性就很難界定。我在這里又提出了一個(gè)預(yù)見性。我認(rèn)為,在做項(xiàng)目文檔時(shí),必須要有一定的預(yù)見性,我們要能預(yù)見到這件事情會(huì)往哪個(gè)方向發(fā)展,其最終的結(jié)果會(huì)對(duì)我有利還是不利,如果有利該怎么寫,如果不利該注意些什么。哪些因素是必要因素,哪些因素是關(guān)鍵問題,都要有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)。從預(yù)見性出發(fā),使項(xiàng)目的文檔盡量的完整、可靠。

文檔管理不僅僅對(duì)項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)管理十分重要,同樣在工程質(zhì)量控制上也是非常重要的,我想這個(gè)問題是顯而易見的,我們的規(guī)范也是這樣規(guī)定的,但是真正要做到這一點(diǎn)卻也不是一件容易的事情。例如,單位工程質(zhì)量控制資料是反映建筑工程施工過程中各個(gè)環(huán)節(jié)工程質(zhì)量狀況的基本數(shù)據(jù)和原始記錄,反映完工項(xiàng)目測(cè)試結(jié)果的記錄。這些資料是反映工程質(zhì)量的客觀見證,是評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的主要依據(jù),是單位工程綜合評(píng)定質(zhì)量等級(jí)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。做好質(zhì)量控制資料管理工作,對(duì)于確保結(jié)構(gòu)安全和使用功能,提高工程質(zhì)量有著十分重要的意義。因此,在工程實(shí)際施工過程中,施工資料的真實(shí)、及時(shí)也是十分關(guān)鍵的。

3 文檔管理具體實(shí)施

3.1 文檔模板的管理

面對(duì)各類紛繁復(fù)雜的文檔,如果各式各樣,每人一個(gè)風(fēng)格,不論從美觀性還是可讀性上都會(huì)有影響,所以在文檔管理的過程中需要建立一套文檔的模板。在建立文檔模板時(shí),需要對(duì)一些格式進(jìn)行要求,需要將一些基本的要素固化到文檔模板中,確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)。

3.2 文檔目錄管理

為了能夠在紛繁復(fù)雜的文檔中找到需要的文檔,需要在進(jìn)行文檔管理時(shí)建立一套完整的文檔目錄體系,主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。在進(jìn)行文檔管理前,需要對(duì)不同的文檔建立一個(gè)分類,建立不同的分類可以便于文檔的查找,也可以針對(duì)不同的分類制定不同的管理要求。

3.3 文檔的命名規(guī)范

各種文檔,如果名稱多樣,或者名稱含義模糊將會(huì)造成使用和交流上的不便,需要建立一套有效的命名規(guī)范體系。在文檔的使用過程中,可以規(guī)定在文檔的某些部位必須放置文檔的類型或者某些其他關(guān)鍵字,例如要求將文檔的類別放在文件名的頭部,對(duì)于月度性的文檔,規(guī)定頭部必須放某年某月等等。

3.4 文檔的變更管理

文檔在使用過程中發(fā)生變更是很常見的現(xiàn)象,對(duì)于發(fā)生變更的文檔,需要通過手段加以約束,最常用的方法就是版本的管理,對(duì)于形成的文檔及時(shí)進(jìn)行歸檔保存。文檔發(fā)生變更時(shí),需要能夠做到兩點(diǎn):1)文檔有清晰的變更記錄,主要是針對(duì)變化的部分,不能讓每個(gè)使用者在文檔發(fā)生變化后都需要把文件通篇讀一遍;2)文檔的最終版本要能方便的閱覽,如果出現(xiàn)只能看變更歷史才知道最終版本的話將大大提高使用成本。在文檔發(fā)生變更時(shí),需要能夠通過必要的途徑通知相關(guān)人,例如通過郵件通知或者公告通知的方式,避免新的文檔產(chǎn)生后還有大量的使用者使用舊的文檔,在實(shí)際操作環(huán)境中,ISO 9000管理使用的簽字回收重要文檔的方式很值得借鑒,當(dāng)然對(duì)一些電子文檔需要采用一些其他變通的方式來處理。

4 結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目文檔管理在某些項(xiàng)目管理中往往不被重視,當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時(shí),通常為時(shí)已晚。我們必須重視文檔管理在項(xiàng)目管理中所起的作用。完整而及時(shí)的文檔就是項(xiàng)目順利進(jìn)行的保障,它不但是追溯質(zhì)量、安全問題的依據(jù),更是有效控制不合理索賠要求,解決爭(zhēng)議問題的有效手段。我們必須時(shí)刻清醒的認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目管理的核心,從某種程度上講,就是進(jìn)行文檔管理。

[1] 劉錦淼,陳 敏.項(xiàng)目文檔管理不容忽視的環(huán)節(jié)[J].金融電子化,2007(4):66-68.

[2] 志 偉.項(xiàng)目文檔若干問題研究[J].項(xiàng)目管理者聯(lián)盟,2007(5):32-33.

[3] 吉洪林.淺談工程施工索賠控制[J].建筑市場(chǎng),2004(11):17-18.