廣東外語藝術(shù)職業(yè)學院 曾 妍

淺析高職院校辦公室管理工作

廣東外語藝術(shù)職業(yè)學院 曾 妍

高職院校辦公室是學校領導的智囊和助手，是協(xié)助學校領導辦公的關(guān)鍵部門。辦公室除了承擔公文處理、會務承辦、檔案管理、接待協(xié)調(diào)等繁雜瑣碎且難以量化的日常事務，還需要協(xié)助處理教學、科研、督辦、協(xié)調(diào)上下級關(guān)系等事務。社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，對高等教育提出了更高的要求。而知識經(jīng)濟的產(chǎn)生和發(fā)展也為高等教育提供了新的增長點。建立科學、規(guī)范、高效的辦公室管理體系，打造一支精干高效、一專多能的辦公室管理隊伍，對高職院校迎接時代的挑戰(zhàn)具有十分重要的現(xiàn)實意義。

高職院校；辦公室；管理

高職院校辦公室是學校的綜合管理機構(gòu)，處于學校管理系統(tǒng)的核心地位。一方面，辦公室要開展好基本服務，如公文辦理、綜合協(xié)調(diào)、接待來訪等。另一方面，辦公室也要做好領導的參謀助手及上情下達等工作。隨著當前社會競爭的日趨激烈，教育創(chuàng)新及教育管理體制改革迫在眉睫。破解高職院校辦公室管理工作發(fā)展的難題是高職院校應對社會激烈競爭的有益之舉，意義重大。

一、高職院校辦公室管理工作的作用

（一）輔助決策的參謀作用

輔助決策的參謀作用高職院校辦公室因其群體素質(zhì)和在高校管理中的地位，決定了它應起著輔助決策的“智囊團”作用。作為領導的左右手和決策的執(zhí)行者，辦公室不僅要做好事務性工作，還要站在全局的高度認識、處理問題。尤其是在社會不斷進步和科技飛速發(fā)展的今天，更需要高職院校辦公室敏銳地結(jié)合高等教育改革與發(fā)展的趨勢和學校發(fā)展規(guī)劃，緊緊圍繞學校的中心工作，深入開展調(diào)查研究，廣泛收集相關(guān)信息，為高校綜合改革出點子，為學校的質(zhì)量、規(guī)模、效益、可持續(xù)發(fā)展出主意，創(chuàng)造性地為決策層獻計獻策。針對領導決策，要適時地分析決策的科學性、合理性、風險性以及各種可能發(fā)生的后果，擬制備選方案，供領導參考，充分發(fā)揮參謀助手的作用。

（二）傳遞信息的耳目作用

傳遞信息的耳目作用高職院校辦公室處于領導機關(guān)的中心位置，能夠通過各種渠道和方式了解最新的國內(nèi)外信息及兄弟院校的動態(tài)資料。協(xié)助學校領導做到 “眼觀六路、耳聽八方”。此外，隨著信息的不斷更新，高職院校辦公室也在不斷更新其數(shù)據(jù)庫，并迅速處理最新獲取的信息傳遞給領導，為領導全面掌握學校建設發(fā)展及相關(guān)方面的動態(tài)提供“耳目”，輔助領導做出正確決策。因而在收集信息時，辦公室既要胸懷全局，更要學會換位思考，貼近領導的思路，做到“想領導之所想，謀領導之所慮”[1]，務必幫助領導掌握真實、有效、實用的信息。

（三）溝通聯(lián)結(jié)的樞紐作用

溝通聯(lián)結(jié)是高職院校辦公室的一項重要職責。一方面，辦公室要承上啟下、溝通上下級之間聯(lián)系，尤其是溝通學校領導與師生員工之間的聯(lián)系；另一方面，辦公室還要維系協(xié)調(diào)各職能部門之間的關(guān)系，將學校領導的各項決策及時傳達到位。如上級部門下發(fā)的文件、通知精神，由學校領導批閱后，再由辦公室傳達到各職能部門予以執(zhí)行。此外，督辦也是高職院校辦公室的一項重要職能。督辦不僅包括監(jiān)督?jīng)Q策的實施情況，還包括準確、真實地掌握決策執(zhí)行過程中的反饋情況，及時發(fā)現(xiàn)、及時解決，第一時間化解可能出現(xiàn)的矛盾。辦公室的溝通聯(lián)結(jié)作用發(fā)揮得好，就能使領導機關(guān)的工作通暢、協(xié)調(diào)；反之，如果辦公室的樞紐工作不到位，則必然影響學校各項工作的進度和效果。

（四）領導機關(guān)的示范作用

高職院校辦公室地位和作用，決定了高校秘書隊伍在高校管理中承擔著重要的職責。政策性強是辦公室工作的一項重要特征，要求辦公室人員準確理解和把握黨的基本路線、各項方針政策。而業(yè)務專業(yè)性強的特征又要求辦公室人員還需要掌握文書、檔案、信訪、會務等各方面的知識，具備過硬的參謀能力、信息處理能力和辦文辦事能力。這些都要求辦公室必須起到領導機關(guān)的示范作用，在對內(nèi)對外的頻繁交往中，綜合協(xié)調(diào)，從全局的角度觀察、分析問題，既遵循嚴格的工作制度和科學的工作程序，又以飽滿的工作熱情和認真的辦事態(tài)度，通過宏觀思考和統(tǒng)籌謀劃為學校建設發(fā)展提出建議，為廣大師生員工做好服務。

二、高職院校辦公室管理工作亟待解決的問題

（一）相對陳舊的管理理念

管理理念是提高管理有效性的基礎[2]。改革開放30年來，我國高校內(nèi)部管理體制不斷完善，為建立現(xiàn)代大學制度打下了良好的基礎。但隨著高職院校教育規(guī)模擴展、結(jié)構(gòu)調(diào)整優(yōu)化，原有的高職院校管理理念已不適應新形勢的發(fā)展。對國外先進的管理理念尚未良好地消化、吸收。為了建設具有中國特色的高等教育強國，促進高校科學發(fā)展上水平，我國高職院校的內(nèi)部機構(gòu)設置及運行機制還需要進一步改革與完善。

（二）不甚明確的管理職責

雖然我國高職院校的內(nèi)部管理機制自改革開放以來已相對完善，現(xiàn)代大學制度也呈現(xiàn)良好發(fā)展的態(tài)勢，但新形勢下，高等學校的規(guī)模增大，院系增多，內(nèi)外聯(lián)系頻繁，使得學校與系部在各項管理中的權(quán)限、職責劃分不清晰、不明確。長期忽視對辦公室管理者的業(yè)務培訓，大量學者型管理人員擔當行政要職。此外，辦公室負責統(tǒng)籌的事務性責任紛繁復雜，而系部的管理職能不能得到有效體現(xiàn)。這些都嚴重制約了高職院校辦公室管理的有效性。

（三）亟待提高的管理者素質(zhì)

一直以來我國高校普遍存在著“重教學，輕管理”的思想。高校普遍重視教學、科研人員的引進和培養(yǎng)，對高校教學管理工作的重要性認識不足。諸多原因造成目前高職院校管理人員的來源構(gòu)成十分復雜。在錯誤的主導思想下，高職院校的人才培養(yǎng)規(guī)劃也缺乏對管理人員的培養(yǎng)、進修和提高的相關(guān)有力措施，管理人員難以得到進修提高的機會和渠道。這些都導致辦公室管理隊伍整體業(yè)務素質(zhì)長期不能得到提高。

三、創(chuàng)新高職院校辦公室管理工作的探索

（一）加強制度創(chuàng)新，促進高職院校辦公室管理工作規(guī)范化。

要提高高職院校辦公室管理效能，就必須創(chuàng)新工作制度。

一是用經(jīng)科學論證的制度完善落后的不適應時代發(fā)展的工作機制，將繁瑣的工作流程簡化、創(chuàng)新，以“零容忍”的工作理念對待處理公文、承辦會務、管理印信、檢查督辦等日常事務。

二是建立健全與上級部門及校內(nèi)各職能部門之間的溝通協(xié)作機制，高職院校辦公室承擔著溝通聯(lián)結(jié)的樞紐作用，與外界相關(guān)部門公務往來頻繁，與校內(nèi)部門既相對獨立又緊密聯(lián)系，只有在各項溝通協(xié)作中創(chuàng)新工作思路，才能推進工作高效運轉(zhuǎn)，取得管理效能最大化的共贏。

（二）創(chuàng)新工作模式，打造高職院校辦公室管理工作新格局。

高職院校辦公室作為學校的綜合管理機構(gòu)，處于學校管理系統(tǒng)的核心地位。首先要打破相對狹窄的舊的工作框架，構(gòu)建立體型的管理工作格局。高職院校辦公室不僅要完成領導交辦的工作，為領導做好參謀協(xié)助工作，還需要重視為教學、行政及基層師生等提供優(yōu)質(zhì)的輔助性服務。只有做到既圍繞黨群領導和師生員工工作，又緊密結(jié)合學校發(fā)展，從學校發(fā)展的大局出發(fā)，以科學發(fā)展觀打造立體的服務體系，才能為學校的發(fā)展提供全方位的服務。

此外，時效性是信息的第一生命,也是信息的活力所在[3]。作為學校信息收集和發(fā)布的前沿陣地，高職院校要逐步形成以辦公室為核心，覆蓋全校各部門的數(shù)字化工作格局。只有借助日新月異的現(xiàn)代化科技手段，高職院校辦公室才能更高效地搜集、處理信息，其各項工作才能更加規(guī)范、更加標準、更加科學，最終建立科學、規(guī)范、高效的運作機制。

（三）提高人員素質(zhì)，實現(xiàn)高職院校辦公室管理工作可持續(xù)性發(fā)展。

高職院校辦公室人員直接或間接參與各項管理活動，其素質(zhì)高低直接影響辦公室的工作效率和質(zhì)量。要實現(xiàn)高職院校辦公室管理工作可持續(xù)性發(fā)展，就必須建設一支高素質(zhì)的辦公室隊伍，就必須培養(yǎng)具備高度政治責任感及良好的綜合素質(zhì)的辦公室工作人員。

1.辦公室人員的服務和參與意識亟需強化。辦公室人員要充分認識和理解服務的必要性，在有效執(zhí)行決策的前提下，提升分析、解決問題的能力，為學校的發(fā)展建言獻策，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務，為領導決策提供參考。

2.辦公室人員的綜合能力需要全面提升。高職院校辦公室工作政策理論性強，對辦公室人員的綜合素質(zhì)要求高。辦公室人員要在管理工作中取得更高的管理效能，就必須更廣泛的獲取學習內(nèi)容，更靈活地運用學習方法，并以嚴謹?shù)膶W習態(tài)度，將理論知識運用于實踐，在理論學習和工作實踐中提升業(yè)務能力。

總之，高職院校辦公室的主要職能包括管理事務、搞好服務，參與決策的執(zhí)行與督辦。要提高高職院校辦公室管理效能，就必須深入了解辦公室管理工作的內(nèi)容和特點，明確亟待解決的問題，適時創(chuàng)新優(yōu)化辦公室管理機制，強化服務意識，增強服務功能，使辦公室工作更加高效、優(yōu)質(zhì)，更好地發(fā)揮其輔助參謀、管理樞紐的作用，為高職院校提高人才培養(yǎng)質(zhì)量、加快和諧校園建設提供有力保障。

[1] 余嘉強.做好新時期高校辦公室工作之我見[J].《廈門廣播電視大學學報》，2006年6月第1期.

[2] 段敏娜.張輝.關(guān)于高校管理有效性的幾點思考[J].《當代文化與教育研究》，2008年第1期.

[3] 黃昆.高校校長辦公室信息工作淺析[J].《文教資料》，2007年4月號下旬刊.

曾 妍（1982— ），女，廣東外語藝術(shù)職業(yè)學院教師， 文學碩士，助教，主要研究方向：新聞傳播、文秘寫作。