徐艷芬

(百色學(xué)院 圖書(shū)館,廣西 百色 )

淺談高校實(shí)物檔案的管理

徐艷芬

(百色學(xué)院 圖書(shū)館,廣西 百色 )

文章闡述了高校實(shí)物檔案具有原始性、直觀性、多樣性的特征及其內(nèi)涵和高校實(shí)物檔案管理的特殊性,提出了目前高校實(shí)物檔案管理需要采取的幾項(xiàng)措施。

高校實(shí)物檔案;特點(diǎn);管理

實(shí)物檔案是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等活動(dòng)中形成的,對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的以各種實(shí)物存在的原始記錄。高校實(shí)物檔案,其可作為高校自身活動(dòng)過(guò)程的歷史見(jiàn)證,利用實(shí)物檔案可以充分發(fā)揮檔案的文化教育作用。實(shí)物作為一種特殊載體檔案,真實(shí)地記載了學(xué)校的教育教學(xué)活動(dòng),反映了學(xué)校的發(fā)展歷史,是對(duì)文字、聲像檔案的有益補(bǔ)充,是學(xué)校檔案不可以分割的重要組成部分。因此,要對(duì)高校實(shí)物檔案進(jìn)行有效的管理和充分的開(kāi)發(fā)利用。

一、高校實(shí)物檔案特征及其內(nèi)涵

高校實(shí)物檔案與其他門(mén)類(lèi)檔案雖然同為高校檔案的重要組成部分,但卻有著不同的特征。其主要特征包括原始性、直觀性和多樣性。

(一)原始性

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中直接形成的原始記錄,是人們辦理完畢保存?zhèn)洳榈囊环N文件載體,它是融原始性與記錄性于一體的特殊事物。實(shí)物檔案具有原始性的特征。實(shí)物檔案是一種載體,它沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何加工,原樣擺設(shè),原汁原味。因此,是否將其收歸為檔案,過(guò)去還有過(guò)爭(zhēng)論。有人認(rèn)為這些載體并非檔案,且不好區(qū)別,因而隨意推放,有的還無(wú)人管理,導(dǎo)致流失。事實(shí)上,多年的辦學(xué)實(shí)踐告訴我們,這類(lèi)實(shí)物檔案,在辦學(xué)過(guò)程中是大量形成和存在的。如果我們不把它很好地歸檔,這些載體會(huì)散失于民間,就不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。當(dāng)然,因?yàn)閷?shí)物檔案載體本身是原始性的,歸檔時(shí)需加以文字說(shuō)明,使其原始性與記錄性融于一體。近年來(lái),各高校已紛紛把這些載體作為實(shí)物檔案加以歸檔,出臺(tái)了許多關(guān)于加強(qiáng)實(shí)物檔案管理的辦法和條例。這說(shuō)明實(shí)物檔案的重要性已經(jīng)逐漸被人們所認(rèn)識(shí),并且已經(jīng)將其歸入了檔案的范疇。

(二)直觀性

實(shí)物檔案是文書(shū)檔案的重要補(bǔ)充,具有直觀性的特點(diǎn)。它直接反映了學(xué)校的發(fā)展和各方面工作取得的業(yè)績(jī),具有較高的保存和利用價(jià)值。由于其以實(shí)物存在,實(shí)物檔案有別于其它類(lèi)型的檔案而具有真實(shí)性、直觀性和生動(dòng)形象等特點(diǎn)[1]。如一些名人名家的題詞、書(shū)畫(huà),以及獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等,都具有極強(qiáng)的直觀性。正因?yàn)槿绱?許多院校為了達(dá)到教育的目的,把這些實(shí)物檔案放在校史展覽室、教學(xué)成果展覽室等場(chǎng)所進(jìn)行展覽,起到了應(yīng)有的教育作用。

(三)多樣性

高校實(shí)物檔案的內(nèi)容是豐富多彩的,其擁有多方面的載體。一是紙質(zhì)類(lèi),如獎(jiǎng)狀,名人名家的留言、簽名、題詞、書(shū)畫(huà),學(xué)校教職工、學(xué)生的創(chuàng)造發(fā)明、文學(xué)藝術(shù)作品的原件(復(fù)制品)及證書(shū)原件(復(fù)印件)等。二是木質(zhì)、金屬物體類(lèi),如印章、徽章、紀(jì)念章、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等;三是布質(zhì)物體類(lèi),如錦旗、隊(duì)旗、重要節(jié)慶的各種橫幅、重大活動(dòng)的簽名布等;四是公務(wù)活動(dòng)的各種紀(jì)念品,如學(xué)生證、借書(shū)證、畢(結(jié))業(yè)證、學(xué)位證的樣本,匾額、碑石(文)拓片以及帶有老校名印記的物品等[2];五是學(xué)校早期購(gòu)買(mǎi)或制作的教具、儀器設(shè)備、工具、模型等,以及學(xué)校認(rèn)為有校史價(jià)值的其他各種資料和實(shí)物。

二、高校實(shí)物檔案管理的特殊性

高校實(shí)物檔案管理與文書(shū)、聲像、圖片檔案有著相同的地方,而因其具有的與一般檔案不一樣的地方,也使其在管理中具有一定的特殊性。這些特殊性主要體現(xiàn)為分散性、不穩(wěn)定性、不規(guī)則性等方面。

(一)分散性

與其他門(mén)類(lèi)檔案不同,過(guò)去有的高校對(duì)實(shí)物檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足,體會(huì)不深,導(dǎo)致實(shí)物檔案缺乏集中管理,甚至造成不該有的損失。而實(shí)物檔案往往散存于單位和個(gè)人之中的狀態(tài),正是實(shí)物檔案分散性的主要體現(xiàn)。有的高校將實(shí)物檔案長(zhǎng)期交由部門(mén)使用而不移交到學(xué)校檔案館(室),形成多頭管理。如錦旗掛在單位墻壁上,獎(jiǎng)品獎(jiǎng)狀放在展覽室里,名人的書(shū)畫(huà)作品懸掛于領(lǐng)導(dǎo)辦公室,早期購(gòu)買(mǎi)或制作的教具、儀器設(shè)備、工具、模型堆放在倉(cāng)庫(kù),等等。因此,各高校要根據(jù)實(shí)物檔案分散性的特點(diǎn),將這些分散在各部門(mén)的實(shí)物檔案進(jìn)行有效的管理,該歸檔必須歸檔,以保持實(shí)物檔案的完整性。

(二)不穩(wěn)定性

實(shí)物檔案因其規(guī)格形式的不統(tǒng)一,造成了歸檔的不穩(wěn)定性。其中有幾個(gè)方面比較突出:一是實(shí)物檔案散存的范圍廣。由于高校是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的實(shí)體,集多個(gè)部門(mén)于一身,校內(nèi)又有眾多的單位,因此,在工作中新形成的實(shí)物檔案往往涉及到某一部門(mén)、某一項(xiàng)專(zhuān)業(yè),甚至某一個(gè)人。二是實(shí)物檔案散存的形式多,各行其事。三是實(shí)物檔案內(nèi)容比較全面,無(wú)法固定。如各類(lèi)獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書(shū)、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)品、匾幅、已作廢的印章等等,它們記載著學(xué)院的辦學(xué)歷史。

(三)不規(guī)則性

實(shí)物檔案有著與紙質(zhì)檔案、聲像檔案、圖片檔案不一樣的特點(diǎn)。如:載體的形態(tài)不一,有紙質(zhì)、布質(zhì)、木質(zhì)、金屬材料等;與紙質(zhì)檔案的卷盒不一致,與音像檔案樣式也不相同;歸檔中造冊(cè)不統(tǒng)一,歸檔時(shí)間不固定;檔案部門(mén)和使用單位所管理的實(shí)物檔案名稱(chēng)不一致,等等。因自身的獨(dú)特特征,實(shí)物檔案容易出現(xiàn)管理的不規(guī)則性。

三、高校實(shí)物檔案管理的措施

為有效利用實(shí)物檔案,我們必須正視其特征及管理的特殊性,從而更好地總結(jié)實(shí)物檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),分析所存在的問(wèn)題,提出解決的辦法。根據(jù)這些特點(diǎn),我們看到,要搞好高校實(shí)物檔案管理,實(shí)現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的進(jìn)程,必須采取以下幾項(xiàng)措施。

(一)統(tǒng)一保管,集中歸檔

實(shí)物檔案與紙質(zhì)檔案、聲像檔案、圖片檔案一樣,同樣有參考、憑證、利用、編研的價(jià)值,對(duì)促進(jìn)高校的建設(shè)和發(fā)展有著十分重要的意義。實(shí)物檔案具有較高的保存、利用價(jià)值及良好的社會(huì)教育功能,按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定,必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。作為高校自身活動(dòng)過(guò)程的歷史見(jiàn)證,實(shí)物檔案是高校檔案的一個(gè)重要組成部分,應(yīng)與原國(guó)家教委頒布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》、《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》中高校檔案的十大類(lèi)并列作為第十一大類(lèi)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,更好地實(shí)現(xiàn)“讓過(guò)去告訴現(xiàn)在,讓現(xiàn)在告訴未來(lái)”的保存檔案的目的[3]。為加強(qiáng)實(shí)物檔案的管理,更有效地保護(hù)和利用檔案資源,實(shí)物檔案的形成、積累、整理、歸檔工作應(yīng)納入各部門(mén)、院系的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任,各單位和個(gè)人應(yīng)將實(shí)物檔案及時(shí)歸檔。把因?qū)W校各項(xiàng)活動(dòng)而形成的實(shí)物檔案及檔案信息收集齊全、完整,檔案實(shí)體要存入檔案庫(kù)房;任何單位和個(gè)人不應(yīng)私自保存甚至損毀實(shí)物檔案。對(duì)個(gè)人送交的實(shí)物檔案及各單位送交的以往保留的實(shí)物檔案,檔案館(室)要隨時(shí)接收,并視情況給予獎(jiǎng)勵(lì),以激勵(lì)人們對(duì)實(shí)物檔案的重視。因?yàn)閷?shí)物檔案的特殊性,在移交實(shí)物檔案時(shí),一般應(yīng)有相應(yīng)的文字說(shuō)明或提供相應(yīng)的文件材料,以保持實(shí)物檔案的完整性。檔案館(室)人員要以高度的責(zé)任感和使命感,采取定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合的方法,注重對(duì)實(shí)物檔案的收集。對(duì)實(shí)物檔案要采取追蹤的辦法,積極主動(dòng)地參與學(xué)校的重大慶典、重大接待和展覽等活動(dòng),及時(shí)跟蹤收集具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案,以免活動(dòng)結(jié)束后實(shí)物檔案隨之流散和遺失。

(二)規(guī)范歸類(lèi),科學(xué)管理

高校檔案館(室)要認(rèn)真做好實(shí)物檔案的歸檔、整理、歸類(lèi)、保管等工作。實(shí)物檔案歸檔時(shí),要編制實(shí)物檔案相關(guān)目錄。需要長(zhǎng)期保管的實(shí)物檔案要注明物品存放的框架或擺放地點(diǎn)。對(duì)所有實(shí)物檔案均逐件編制檔號(hào),需長(zhǎng)期保存的要將檔號(hào)標(biāo)志附在相應(yīng)實(shí)物檔案上。要注明每件物品的名稱(chēng)、授予或贈(zèng)與單位或姓名、接受時(shí)間、歸檔時(shí)間等。檔案是一種信息產(chǎn)品,實(shí)物檔案信息要及時(shí)錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著時(shí)代的發(fā)展,實(shí)物檔案管理也越來(lái)越借助數(shù)字化、信息化的功能而發(fā)揮其作用。要努力實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化,把學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)形成的重要的實(shí)物檔案及其信息收集齊全、完整,檔案實(shí)體要存入檔案庫(kù)房,變分散為集中。如相關(guān)單位需要使用實(shí)物檔案進(jìn)行展覽,則需進(jìn)行借出登記,并給予管理上的有效指導(dǎo)。通過(guò)加強(qiáng)實(shí)物檔案的管理,可積極推進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化的進(jìn)程。

(三)綜合編研,開(kāi)發(fā)利用

檔案管理的目的就是為了更好地利用,從而滿足學(xué)校各項(xiàng)工作的需要。在高校檔案管理工作中,人們往往重視文字、聲像、圖片檔案,而相對(duì)忽視了實(shí)物檔案的收集整理與開(kāi)發(fā)利用。要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享,實(shí)物檔案信息當(dāng)然不能例外。其實(shí),實(shí)物檔案在學(xué)校教育活動(dòng)中是大有可為的。我們要充分認(rèn)識(shí)實(shí)物檔案管理的特點(diǎn),按照存史、資、政、教化的編研原則,利用實(shí)物檔案資源,即校史文博的物品,強(qiáng)化校史展覽室、教學(xué)成果展覽室的功能,發(fā)揮它的教育功能。要重視學(xué)校各個(gè)歷史階段實(shí)物檔案的鑒別、留存和保護(hù),以求完整、生動(dòng)、全面地反映和展示學(xué)校的輝煌歷史,并以此加強(qiáng)對(duì)青年一代的愛(ài)國(guó)、愛(ài)校教育,弘揚(yáng)中華民族文化、民族精神和時(shí)代精神。實(shí)物檔案與文書(shū)、聲像、圖片檔案一樣,能夠真實(shí)地記載和反映學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng),同時(shí)也為撰寫(xiě)校史校志、大事記、年鑒等提供依據(jù)和憑證。通過(guò)編研和展覽,可以展現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)傳統(tǒng)、文化氛圍、名師風(fēng)采、校友事跡,展示著學(xué)校教育教學(xué)的全貌。對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行編研和展覽,可以更加便于總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn),歸納教育規(guī)律,使實(shí)物檔案管理和校史教育得到有機(jī)結(jié)合,在促進(jìn)學(xué)校融合、和諧、發(fā)展,尤其是管理融合和文化融合中將起到重要的推動(dòng)作用。

[1]李淑華.高校實(shí)物檔案管理初探[J].機(jī)電兵船檔案,2006(1).

[2]廣西壯族自治區(qū)實(shí)物檔案整理規(guī)則(試行)[EB/OL].http://bhda.gxi.gov.cn/news-info.asp?id=1161.2009-12-08.

[3]李 濤.高校實(shí)物檔案管理和利用淺議[J].科技檔案,2010(1).

Discussion on the Characteristics of the Management of the Material Object Archives in Colleges and Universities

Xu Yanfen
(Teaching Affairs Division,Baise University,Baise Guangxi 533000)

This paper expounds the characteristics that are original,intuitional and diverse and the connotation in the material object archives in colleges and universities,and then discusses the particularity in the management of the material object archives in colleges and universities.Finally,several measures needed to be taken at present are proposed in the management of the material object archives in colleges and universities.

material object archives in colleges and universities;characteristic;management

G27

A

1673-8861(2010)03-0127-03

2010-06-28

徐艷芬(1956-),女,廣西北海市人,百色學(xué)院館員。主要研究方向:檔案學(xué)和教育管理。