戴志鵬

（婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院 公管系，湖南 婁底417000）

淺談文秘專業(yè)學(xué)生的秘書(shū)職業(yè)性格培養(yǎng)

戴志鵬

（婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院 公管系，湖南 婁底417000）

一個(gè)好的秘書(shū)必須具備從事秘書(shū)工作所特有的職業(yè)性格，包括正直、謙遜、熱情、堅(jiān)毅、敏捷、穩(wěn)健、溫和、自制、縝密、果斷等。秘書(shū)教育在我國(guó)只有二三十年的歷史，在文秘教學(xué)過(guò)程中，主要是傳授知識(shí)和技能，而對(duì)秘書(shū)進(jìn)行職業(yè)性格的系統(tǒng)培養(yǎng)尚未提上秘書(shū)教育的日程。本文就文秘專業(yè)學(xué)生的秘書(shū)職業(yè)性格培養(yǎng)談些粗略看法。

秘書(shū)；性格；職業(yè)；成功

廣博的知識(shí)，過(guò)硬的職業(yè)技能，對(duì)于一個(gè)高級(jí)秘書(shū)來(lái)說(shuō)是必不可少的，但僅此還不能成為高級(jí)秘書(shū)。這就是說(shuō)，一個(gè)好的秘書(shū)還必須具備從事秘書(shū)工作所特有的職業(yè)性格。秘書(shū)教育在我國(guó)只有二三十年的歷史，在文秘教學(xué)過(guò)程中，主要是傳授知識(shí)和技能，而對(duì)秘書(shū)進(jìn)行職業(yè)性格的系統(tǒng)培養(yǎng)尚未提上秘書(shū)教育的日程。本文就文秘專業(yè)學(xué)生的秘書(shū)職業(yè)性格培養(yǎng)談些粗略看法。

一、秘書(shū)職業(yè)性格培養(yǎng)的重要性及可能性

1.充分認(rèn)識(shí)秘書(shū)職業(yè)性格培養(yǎng)的重要性

秘書(shū)是從事辦公室程序性工作，協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員。這是一個(gè) “外向型”的崗位，需要接觸各色人等，處理各種關(guān)系，安排各種活動(dòng)，因此這是與人打交道的職業(yè)，其有效性取決于與他人溝通與協(xié)調(diào)的有效性。心理品質(zhì)影響著秘書(shū)的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)，對(duì)秘書(shū)工作的效能具有重要影響，而性格品質(zhì)是秘書(shū)的主導(dǎo)心理品質(zhì)，它制約著甚至支配著其他一些心理品質(zhì)，是秘書(shū)各項(xiàng)心理品質(zhì)的核心。不同性格類別的秘書(shū)人員當(dāng)他們從事不同的工作時(shí),都會(huì)對(duì)其工作績(jī)效產(chǎn)生影響，故培養(yǎng)秘書(shū)職業(yè)性格非常重要。

2.秘書(shū)從業(yè)者年輕化的特點(diǎn)使秘書(shū)職業(yè)性格培養(yǎng)成為可能

當(dāng)今秘書(shū)人員大多比較年輕，一般為20～35歲之間，平均26歲左右，秘書(shū)專業(yè)學(xué)生20歲左右。塑造性格有個(gè)過(guò)程，年齡越大閱歷越深，性格塑造的難度也就越大。年輕秘書(shū)或秘書(shū)專業(yè)的學(xué)生大多閱歷不深，可塑性強(qiáng)，又具有自我調(diào)節(jié)意識(shí)和自我煅煉的動(dòng)機(jī)，如果他們提高對(duì)職業(yè)性格培養(yǎng)的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立信心，掌握方法，那培養(yǎng)便會(huì)卓有成效。

二、秘書(shū)職業(yè)性格培養(yǎng)要求

針對(duì)秘書(shū)這一特定職業(yè),首先必須為秘書(shū)的職業(yè)性格作一個(gè)準(zhǔn)確的定位,才能根據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量秘書(shū)，知道欠缺什么,如何訓(xùn)練,怎樣改變。令人高興的是,秘書(shū)的職業(yè)性格無(wú)疑是人類為了生存和發(fā)展所設(shè)定的職業(yè)類型中最為優(yōu)秀的性格,擁有這種性格的人不僅能產(chǎn)生引人注目的欣賞與贊嘆,而且能以近乎完美的品質(zhì)在其職業(yè)生涯中保持成功。這是因?yàn)?秘書(shū)的職業(yè)性格集中了人類所有最美好的內(nèi)容,這些職業(yè)性格包括：

1.正直。人的世界觀決定著人的是非觀,善惡忠奸,是非曲直,愛(ài)恨分明,嫉惡如仇。正直,意味著忠誠(chéng),意味著受人之托忠人于事,意味著堅(jiān)持原則。這是秘書(shū)理所應(yīng)當(dāng)?shù)男愿褚蟆?/p>

2.善良。以善心對(duì)待所有的人,以善意處理所有的事。善良之心人皆有之,但善良的表現(xiàn)則見(jiàn)仁見(jiàn)智,尤其是始終如一地表現(xiàn)出善良。區(qū)別在于,為了讓別人感到你的善良而刻意表現(xiàn),始終有些勉強(qiáng),只有發(fā)自肺腑的本能行為,才會(huì)令你自己習(xí)以為常。

3.熱忱。熱忱和熱情有所不同,熱情是表現(xiàn)一種情態(tài),熱忱是坦露一種心態(tài),從效果而言,熱忱更富有職業(yè)感染力。對(duì)人和事務(wù)的熱忱,是秘書(shū)保持工作效率的重要法寶,它能創(chuàng)造出積極的環(huán)境氛圍,感染和影響別人的工作熱情。熱忱本身也能增加你投身工作的樂(lè)趣。

4.溫和。秘書(shū)置身于各種矛盾和各種利益的交匯點(diǎn),一舉一動(dòng)都會(huì)影響結(jié)果的變化,這種特殊性決定職業(yè)的特殊性,而溫和是化解矛盾平衡利益關(guān)系的最直觀也是最有效的態(tài)度。個(gè)性溫和幾乎已成了秘書(shū)最為人認(rèn)可與稱道的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。面對(duì)溫和的人,別人永遠(yuǎn)無(wú)法激怒你,也無(wú)法遷怒于你。

5.豁達(dá)。心胸寬廣的人最容易化有形為無(wú)形,因?yàn)槿松畲蟮臄橙司褪悄阕约?過(guò)于計(jì)較和過(guò)于講究,只會(huì)使你樹(shù)敵過(guò)多和結(jié)冤過(guò)深。如果你不能包容他人,他人的心胸自然也不會(huì)容納得了你。所謂海納百川,就是形容一個(gè)人能容忍和包容別人的所有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn),特別是別人對(duì)你的感覺(jué)。有時(shí)候你覺(jué)得身心疲憊,原因就是你太在乎別人對(duì)你的感覺(jué),當(dāng)你不再為感覺(jué)所累,你就會(huì)發(fā)現(xiàn),原來(lái)豁達(dá)居然如此簡(jiǎn)單。

6.堅(jiān)毅。性格堅(jiān)毅是對(duì)經(jīng)歷的不盡如人意之處保持既定的生活狀態(tài)。磨練也好,坎坷也罷,都是人生必然的歷練。執(zhí)著你的信念,堅(jiān)定你的心態(tài),堅(jiān)忍不拔地做你認(rèn)為是正確的事,你才會(huì)得到理想的結(jié)果。

7.縝密。細(xì)致認(rèn)真幾乎是秘書(shū)的代名詞,性格上的粗放有可能會(huì)造成待人接物處事時(shí)的漫不經(jīng)心或粗枝大葉,于是關(guān)于結(jié)果的細(xì)節(jié)就會(huì)被忽略。秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)是對(duì)所有問(wèn)題所有細(xì)節(jié)的全部掌控與恰當(dāng)處理,任何一點(diǎn)疏忽都會(huì)因?yàn)樾愿裆系拇址哦环糯蟮綗o(wú)法想象的可怕局面,對(duì)此絕對(duì)不能掉以輕心。性格縝密愈味著無(wú)微不至和無(wú)懈可擊,這不僅是秘書(shū)的職業(yè)本能,也是秘書(shū)職業(yè)的最高境界。

8.內(nèi)斂。張揚(yáng)的人總是比較容易招人側(cè)目甚至反感,中國(guó)人受幾千年儒家文化中庸之道的影響,性格普遍比較平和與內(nèi)向,不喜張揚(yáng),而秘書(shū)工作的特點(diǎn)與此也非常吻合,這就能夠解釋為何秘書(shū)特別講究待人接物處事時(shí)的分寸感。內(nèi)斂與內(nèi)秀有著密切關(guān)系,這就好比一個(gè)木桶,裝滿水時(shí)搖晃并沒(méi)有聲音,水裝得越少,晃蕩時(shí)發(fā)出的聲音越響,內(nèi)涵的豐富與否決定著木桶的價(jià)值。作為一種輔助性職業(yè),內(nèi)斂的性格最為符合秘書(shū)的職業(yè)特征。但是性格內(nèi)斂并不是強(qiáng)調(diào)你悶不吭聲,總是以旁觀者的姿態(tài)置身度外,只有恰到好處才是內(nèi)斂的最完美體現(xiàn)。

9.敏銳。對(duì)商業(yè)信息的敏銳嗅覺(jué),對(duì)商業(yè)信息的準(zhǔn)確判斷,這是秘書(shū)有別于其他行政人員的最重要的特征。因?yàn)槊翡J就能把握商機(jī),為企業(yè)謀取利益因?yàn)槊翡J,就能迅速計(jì)算盈虧,以最合算的方式做成生意。

三、秘書(shū)職業(yè)性格培養(yǎng)的途徑與方法

1.了解自己

一是了解自己的氣質(zhì)。常見(jiàn)的氣質(zhì)類型有膽汁質(zhì)，多血質(zhì)，粘液質(zhì)，抑郁質(zhì)四種。每一種氣質(zhì)均有其典型的心理特征?，F(xiàn)實(shí)生活中具有純粹單一氣質(zhì)的人是極少見(jiàn)的，一般人往往有兩種或兩種以上的氣質(zhì)特點(diǎn)，只是其中某一種氣質(zhì)較為突出而已。了解自己的氣質(zhì)特點(diǎn)，對(duì)于培養(yǎng)職業(yè)性格大有幫助，因?yàn)闅赓|(zhì)會(huì)影響性格的表現(xiàn)方式，如同樣是勤勞的人，在工作中多血質(zhì)氣質(zhì)的人往往表現(xiàn)為情緒飽滿，精力充沛，而粘液質(zhì)氣質(zhì)的人則常常表現(xiàn)為踏實(shí)肯干，辦事精細(xì)。氣質(zhì)影響性格形成和發(fā)展的速度，性格也制約氣質(zhì)的表現(xiàn)。氣質(zhì)部分地決定或構(gòu)成人的性格，有的心理特征既可以說(shuō)是氣質(zhì)特征，也可以說(shuō)是性格特征，如性情中的易于激動(dòng)，平淡恬靜等。要了解自己的氣質(zhì)類型，可以用心理學(xué)的測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)照，把它作為分析氣質(zhì)的依據(jù)。

二是了解自己的性格。作為秘書(shū)或者有志于從事秘書(shū)職業(yè)的人，必須從多方面多角度了解自己的性格特征，比如:自己對(duì)人或事是否關(guān)心？對(duì)待工作是否細(xì)致？處理緊急情況是否果斷？是否善于控制自己的情緒？可以通過(guò)自我審視或換位思考了解自己，也可以請(qǐng)他人指出自己的性格特征。此外，還可借助性格測(cè)量法如國(guó)際上流行的自然實(shí)驗(yàn)法、問(wèn)卷法、投射法等進(jìn)行測(cè)試其中問(wèn)卷法較適用于秘書(shū)性格測(cè)試。

2.找出差距，有計(jì)劃有針對(duì)性地進(jìn)行訓(xùn)練

把自己的性格與成為優(yōu)秀秘書(shū)必須具備的性格進(jìn)行對(duì)照，根據(jù)對(duì)比的結(jié)果，制訂出切實(shí)可行，有針對(duì)性和計(jì)劃性的性格訓(xùn)練方法，在日常工作、生活中持之以恒地進(jìn)行自我訓(xùn)練。找差距可用列表格的方法，把秘書(shū)職業(yè)應(yīng)該具備的性格列為第一大項(xiàng)，把自己的原有性格列為第二大項(xiàng)，把兩者差距列為第三大項(xiàng)。同時(shí)把差距依程度分為嚴(yán)重欠缺、一般欠缺、稍微欠缺三個(gè)檔次，把訓(xùn)練方法及時(shí)間安排列為第四、第五項(xiàng)。

3.掌握訓(xùn)練方法，提高效率

（1）反相行事

就是針對(duì)自己氣質(zhì)性格中的弱項(xiàng)，有意識(shí)地尋找與自己的性格氣質(zhì)沖突的工作去做，有目的地改造自己。如膽汁質(zhì)氣質(zhì)類型的秘書(shū)多數(shù)較粗心，可以多做一些謄寫(xiě)文稿、立卷編目等平凡細(xì)致的工作；粘液質(zhì)性格的秘書(shū)一般反應(yīng)較遲緩，可以多做些實(shí)地調(diào)查、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等鍛煉思維敏捷性的工作。

（2）尋找榜樣

在工作生活中多留意多觀察人與事，看性格優(yōu)秀的秘書(shū)或其他人員是如何工作、如何待人處事的。榜樣的作用是巨大的，是具體感性的，能在潛移默化中影響人，有時(shí)能產(chǎn)生比理性認(rèn)識(shí)更明顯的效果。

（3）了解“人性”

多學(xué)習(xí)社會(huì)學(xué)、心理學(xué)及人際關(guān)系學(xué)知識(shí)，多了解人與人打交道的基本理論與技巧，把從書(shū)籍中學(xué)到的知識(shí)與實(shí)踐巧妙結(jié)合起來(lái)。此處所說(shuō)的“人性”，既包括自己也包括別人作為一個(gè)“人”的特點(diǎn)。

（4）請(qǐng)人挑毛病，提建議

根據(jù)培養(yǎng)目標(biāo)及自身的弱點(diǎn)，請(qǐng)上司、同事及親朋好友監(jiān)督自己的性格培養(yǎng)過(guò)程，隨時(shí)提出改進(jìn)的意見(jiàn)建議。這種方法很“殘酷”，但卓有成效，訓(xùn)練過(guò)程中應(yīng)該學(xué)會(huì)調(diào)節(jié)自己，以免失去信心。

4.善于克服工作中常見(jiàn)的職業(yè)性格障礙

在走向成功的道路上，有許多性格上的缺陷障礙需要我們?nèi)A心盡力地加以克服，假如不能很好地克服它，它就是橫在成功道路上的一塊絆腳石，不僅難以獲得成功，還會(huì)導(dǎo)致敗筆連連。

（1）自傲與自卑

自傲與自卑的人一般不能正確評(píng)價(jià)自己的消極性格，這是由于不能正確認(rèn)識(shí)自我造成的。剛出校門(mén)的新秘書(shū)，往往因過(guò)高地估計(jì)自己而導(dǎo)致“眼高手低”的毛病。自卑的人往往把自己看得過(guò)低，遇到一點(diǎn)打擊便喪失信心，意志消沉，做事畏首畏尾或自暴自棄。克服自傲情緒必須深入實(shí)際了解社會(huì)對(duì)秘書(shū)職業(yè)從業(yè)者的要求，從中看到自己的缺陷和差距?？朔员埃毰W(xué)習(xí)掌握豐富的知識(shí)及職業(yè)技能，在實(shí)踐中找到成功感。

（2）急躁

急躁是神經(jīng)系統(tǒng)的一種過(guò)度興奮和沖動(dòng)，是秘書(shū)常見(jiàn)的職業(yè)性格障礙，多發(fā)生在青年秘書(shū)身上。他們工作無(wú)恒心，急于求成，缺乏計(jì)劃，對(duì)問(wèn)題不深思熟慮，往往因操之過(guò)急而導(dǎo)致失敗?？朔痹昵榫w，就是要培養(yǎng)自制力。林則徐認(rèn)為，脾氣急躁、遇事易發(fā)怒的人最容易把好事辦壞。他為了克服自己急躁的壞脾氣，書(shū)寫(xiě)了“制怒”二字掛在自己的書(shū)房，以后無(wú)論走到哪里都帶著這塊橫匾。林則徐這種時(shí)時(shí)提醒自己的方法我們可以借鑒。同時(shí)，克服急躁情緒還須從日常小事中的自我克制做起，只要持之以恒，急躁的毛病便會(huì)大大改善。

（3）守舊

秘書(shū)工作中的很多事都有規(guī)范的程序、步驟、操作方法要求，但秘書(shū)不能因此而形成墨守成規(guī)的性格。因?yàn)槊貢?shū)工作具有參謀職能，如果秘書(shū)人員思想守舊、凡事按部就班、沒(méi)有創(chuàng)新精神，便無(wú)法協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)創(chuàng)工作的新局面。創(chuàng)新，須首先培養(yǎng)創(chuàng)造意識(shí)和確立科學(xué)的思維方法。培養(yǎng)創(chuàng)造意識(shí)就是要敢于標(biāo)新立異，敢于提出問(wèn)題和大膽設(shè)想。為此秘書(shū)人員要注重培養(yǎng)自己的相似思維、發(fā)散思維、逆向思維、側(cè)向思維等現(xiàn)代思維方式。職業(yè)性格的缺陷很多，因人而異，以上只是談了幾個(gè)帶有共性的方面。秘書(shū)人員要完善職業(yè)性格，關(guān)鍵是要結(jié)合自身實(shí)際有的放矢地去努力實(shí)踐。

[1]中華人民共和國(guó)勞動(dòng)和社會(huì)保障部國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)·秘書(shū)[S].2003.

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