孫開(kāi)玉,徐輝麗

(海南瓊臺(tái)師范高等專科學(xué)校中文系,海南海口 571127)

淺析現(xiàn)代秘書進(jìn)諫藝術(shù)

孫開(kāi)玉,徐輝麗

(海南瓊臺(tái)師范高等?？茖W(xué)校中文系,海南?？?571127)

進(jìn)諫是古代臣子向帝王提建議或規(guī)勸帝王的一種盡忠的行為,而現(xiàn)代的進(jìn)諫具體來(lái)說(shuō)就是批評(píng)、規(guī)勸領(lǐng)導(dǎo)者,也就是否定領(lǐng)導(dǎo)決策中不恰當(dāng)?shù)牟糠?。這就要秘書在進(jìn)諫時(shí)要掌握一定的方法與技巧,進(jìn)一步提高秘書進(jìn)諫的藝術(shù)。

秘書;進(jìn)諫;公心;時(shí)機(jī)

秘書工作紛繁復(fù)雜,包羅萬(wàn)象,如調(diào)查研究,傳遞信息,協(xié)調(diào)工作,出謀劃策等等。其中出謀劃策是秘書工作中必不可少的一部分。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助者,這一特定的職務(wù)承擔(dān)起對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出進(jìn)諫的責(zé)任。進(jìn)諫,用現(xiàn)在的話來(lái)說(shuō)就是規(guī)勸、批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)者。秘書在進(jìn)諫時(shí)實(shí)際上是對(duì)當(dāng)權(quán)者決策的否定。因此秘書向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫又是一項(xiàng)十分棘手的工作。人們對(duì)于與自己相左的意見(jiàn)往往有一種拒斥心理,所以秘書在向領(lǐng)導(dǎo)提建議的時(shí)候要掌握一定的方法和技巧,以取得良好的效果,否則容易適得其反。

一 高質(zhì)量進(jìn)諫要出于公心,敢于謀略,關(guān)注大局

出于公心是進(jìn)諫的基礎(chǔ),敢于謀略是進(jìn)諫的關(guān)鍵。出于公心是指秘書向領(lǐng)導(dǎo)提建議時(shí)應(yīng)從集體利益出發(fā),以集體的根本利益為重,不計(jì)較個(gè)人得失。敢諫,即敢于針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策不當(dāng)或者可能造成損失的決定提出自己不同的意見(jiàn)。作為一個(gè)合格優(yōu)秀的秘書,要在領(lǐng)導(dǎo)將要犯錯(cuò)誤或者作出錯(cuò)誤決定的時(shí)候,立足于整體利益,敢于向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫,以便能及時(shí)的糾正領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤,避免集體的利益受到損害。

(一)秘書向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫要出于公心領(lǐng)導(dǎo)與秘書不僅是上下級(jí)關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,而且是同志與伙伴的關(guān)系。秘書工作固然要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作,但服從并不是盲從,更不是一味的去迎合、附和領(lǐng)導(dǎo),而是在領(lǐng)導(dǎo)將要犯錯(cuò)誤或者作出錯(cuò)誤決定的時(shí)候提出自己的建議和見(jiàn)解,那么這就要求秘書人員要樹(shù)立一心為公的思想,秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助者,作為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的左膀右臂,這就要求秘書人員在給領(lǐng)導(dǎo)提建議的時(shí)候,必須要認(rèn)真思考,要為大多數(shù)人謀利益,而不能為少數(shù)人謀利益,要從集體的利益出發(fā)。但是在現(xiàn)實(shí)生活中,有的秘書會(huì)利用特別的身份與地位為自己謀私、謀利,有時(shí)更是為了滿足小部分人的利益給領(lǐng)導(dǎo)諫讒言,使領(lǐng)導(dǎo)作出錯(cuò)誤決定,這類情況領(lǐng)導(dǎo)要注意提防。秘書人員只有無(wú)私,才能做到事事處處以黨和人民的利益為重,胸懷大局,自覺(jué)的站在全局利益的高度,真誠(chéng)及時(shí)地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。俗話說(shuō)得好“心底無(wú)私天地寬”,所以秘書人員只有具有大公無(wú)私的精神才會(huì)全心全意為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。

(二)秘書人員除了要具有全心全意為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的精神外,還要具有敢于進(jìn)諫的精神領(lǐng)導(dǎo)者也是人,因?yàn)槭艿街R(shí)或各方面因素的影響,有時(shí)候會(huì)作出錯(cuò)誤決定,那么這時(shí)就需要秘書有敢于進(jìn)諫的精神,不能因?yàn)楹ε聶?quán)勢(shì),害怕得罪領(lǐng)導(dǎo)而保持緘默。然而,在現(xiàn)實(shí)生活中,有的秘書人員雖然胸懷大志,滿腹經(jīng)綸,手中也有大量材料與信息,但是由于在現(xiàn)實(shí)生活中存在著“講假話受寵,說(shuō)真話遭殃”的現(xiàn)象,給他們帶來(lái)了心理陰影,因此形成了伴君如伴虎的不良心態(tài)。所以他們?cè)诮o領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫的時(shí)候,深怕不符合領(lǐng)導(dǎo)口味,害怕說(shuō)錯(cuò)話得罪領(lǐng)導(dǎo),惹火上身,因此都是看領(lǐng)導(dǎo)的臉色行事,迎合領(lǐng)導(dǎo)的口吻說(shuō)話。即使發(fā)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)的決策出現(xiàn)錯(cuò)誤,明知道這樣的決策會(huì)給單位造成損失時(shí),也不敢說(shuō)真話,不求有功,只求無(wú)過(guò)。秘書人員的這種心態(tài),是對(duì)事業(yè),對(duì)工作,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的不負(fù)責(zé)任,這樣的秘書人員至少算不上合格的秘書人員。合格的秘書人員必須敢于說(shuō)真話,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的決策正確的時(shí)候,秘書人員的分析論證,會(huì)更堅(jiān)定領(lǐng)導(dǎo)決策實(shí)施的信心和決心;當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的決策出現(xiàn)錯(cuò)誤或者偏差的時(shí)候,秘書人員要能及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫,幫領(lǐng)導(dǎo)糾正決策偏差,從而避免集體利益受損。

二 有效的進(jìn)諫要抓住時(shí)機(jī),實(shí)事求是

能否抓住時(shí)機(jī),這關(guān)系到你的建議是否被領(lǐng)導(dǎo)采納。領(lǐng)導(dǎo)的決策一般是全方位認(rèn)真思考過(guò)的,但是,人無(wú)完人,任何決策都不可能是十全十美的。由于各種因素的存在,領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)也會(huì)作出錯(cuò)誤決策,或是在決策過(guò)程中出現(xiàn)各種新問(wèn)題。作為秘書,不僅要快速、準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策,更要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)行充分調(diào)研和分析,在這樣的基礎(chǔ)上提出自己的意見(jiàn)和建議。因?yàn)樗岬囊庖?jiàn)和建議在一定程度上是對(duì)原有決策的否定,所以秘書在進(jìn)諫時(shí)必須做到邏輯清晰、行事謹(jǐn)慎、態(tài)度謙遜、有禮有節(jié),以此取得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。

(一)提意見(jiàn)的環(huán)境對(duì)意見(jiàn)是否能順利被采納具有至關(guān)重要作用因?yàn)槊貢M(jìn)諫目的雖然是為了讓工作更好的進(jìn)行,但作為下屬,否定領(lǐng)導(dǎo)的某些決策難免會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)難堪和反感,所以秘書在提意見(jiàn)時(shí)必須要選擇恰當(dāng)環(huán)境時(shí)機(jī)。例如大庭廣眾之下是不能給領(lǐng)導(dǎo)提意見(jiàn)的,因?yàn)檫@會(huì)令領(lǐng)導(dǎo)在眾人面前難堪;此外,路上偶遇或是在人聲嘈雜之處也不適合向領(lǐng)導(dǎo)提意見(jiàn),因?yàn)榕加鰰r(shí)間太倉(cāng)促,而人聲嘈雜則使談話質(zhì)量受到影響;因此找一個(gè)安靜的地方坐下來(lái)談效果更好。所以,要想進(jìn)諫得以采納,必須有一個(gè)良好的語(yǔ)言環(huán)境。良好的語(yǔ)言環(huán)境能促使進(jìn)諫雙方談話氣氛濃厚、和諧、融洽,不至于出現(xiàn)尷尬局面,實(shí)現(xiàn)順利而愉快的溝通和交流。在這種情況下進(jìn)諫的好主張、好建議往往會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)以最快速度接受。

(二)在良好語(yǔ)言環(huán)境里,通過(guò)進(jìn)諫一方的精心誘導(dǎo),被進(jìn)諫一方會(huì)被不知不覺(jué)的吸引入進(jìn)諫者事先設(shè)計(jì)好的“主題”情景中去,完成雙方的智慧碰撞,思維接軌,心靈共鳴,從而使進(jìn)諫的好主張、好建議被對(duì)方最大限度的接受俗話說(shuō),“話不投機(jī)半句多”,這話從反面也有力說(shuō)明了良好的語(yǔ)言環(huán)境在進(jìn)諫中的巨大作用。常常會(huì)碰到這樣的現(xiàn)象,秘書人員對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中的某些問(wèn)題確實(shí)認(rèn)識(shí)深刻,有自己獨(dú)到的見(jiàn)解,提出的主張、意見(jiàn)切中時(shí)弊,對(duì)促進(jìn)科學(xué)決策和決策的有效執(zhí)行有積極作用,但由于缺乏良好的語(yǔ)言環(huán)境,卻不能被領(lǐng)導(dǎo)所理解、認(rèn)可和采納,甚至?xí)徽`解,遭致不公平待遇。其次,領(lǐng)導(dǎo)心情也是秘書進(jìn)諫成功與否的決定性因素。因?yàn)橄噍^于緊張疲憊時(shí),領(lǐng)導(dǎo)在心情愉悅時(shí)更容易接受別人的意見(jiàn)和建議。亞里士多德就曾說(shuō)過(guò):“人們?cè)谟淇旌陀押脮r(shí)作出的判斷不同于人們?cè)跓篮蛿硨?duì)時(shí)作出的判斷。”秘書在進(jìn)諫前應(yīng)事先觀察領(lǐng)導(dǎo)的心情,在領(lǐng)導(dǎo)心情愉悅時(shí)進(jìn)諫成功率會(huì)很高。因?yàn)槿说臍饬亢湍托氖菚?huì)隨著心情舒暢愉悅程度的增加而增加的,領(lǐng)導(dǎo)也不例外,秘書選擇在此時(shí)提意見(jiàn),領(lǐng)導(dǎo)更容易接受,也不會(huì)計(jì)較提意見(jiàn)時(shí)所用的方法和表現(xiàn)的態(tài)度。所以選擇這種機(jī)會(huì)進(jìn)言,往往事半功倍。反之,秘書若是在領(lǐng)導(dǎo)處于緊張疲憊或是焦頭爛額狀況下提意見(jiàn),成功的機(jī)會(huì)不僅非常小,還可能會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)的反感,甚至有可能遭到冷遇。

(三)恰當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)和恰當(dāng)?shù)姆绞揭彩敲貢樌M(jìn)諫的重要因素相較于正式場(chǎng)合而言,非正式場(chǎng)合進(jìn)諫效果會(huì)更佳,因?yàn)榉钦綀?chǎng)合具有一定隨意性,在這樣的場(chǎng)合進(jìn)諫,領(lǐng)導(dǎo)無(wú)需馬上回應(yīng),回旋余地較大,雙方都可以秉著“有則改之,無(wú)則加勉”的態(tài)度進(jìn)行順暢溝通和交流。另外,公開(kāi)提意見(jiàn)就沒(méi)有私下提意見(jiàn)效果更好。在與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行私下交談時(shí)要提出自己的觀點(diǎn)和看法,領(lǐng)導(dǎo)更容易接受,因?yàn)檫@樣的方式可以保全領(lǐng)導(dǎo)的面子,避免有損領(lǐng)導(dǎo)尊嚴(yán)和權(quán)威,領(lǐng)導(dǎo)也能夠平心靜氣地聽(tīng)取意見(jiàn)接受批評(píng)。可通過(guò)閑聊談天,聽(tīng)起來(lái)好像“信天游”,沒(méi)有集中目標(biāo),實(shí)際上暗藏“殺機(jī)”,進(jìn)諫一方正是依靠它來(lái)尋取對(duì)方的“共振點(diǎn)”。領(lǐng)導(dǎo)則感到進(jìn)諫一方是自己的“深交”“心腹”,對(duì)進(jìn)諫者的進(jìn)言聞之若渴。運(yùn)用這種方法,一般要求進(jìn)諫者有較深資歷,在某些方面與領(lǐng)導(dǎo)有相似之處,而且進(jìn)諫者對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)也要盡量裹上“糖衣”,使領(lǐng)導(dǎo)容易接受。人們常說(shuō)“良藥苦口利于病,忠言逆耳利于行”。說(shuō)的不錯(cuò),但主要是針對(duì)批評(píng)一方說(shuō)的,對(duì)被批評(píng)一方來(lái)說(shuō),良藥裹上糖衣使之不苦,忠言講究藝術(shù)使之順耳,效果會(huì)更好。總之,秘書在向領(lǐng)導(dǎo)提意見(jiàn)時(shí),要把握好進(jìn)諫時(shí)機(jī),把握好“度”,要盡量隱藏或抹去進(jìn)諫痕跡,不偽飾矯情,不標(biāo)榜張揚(yáng),要本著恭敬誠(chéng)信之心,以溫和和婉轉(zhuǎn)方法表達(dá)自己的意見(jiàn)和看法,盡可能地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)同情與認(rèn)同,使領(lǐng)導(dǎo)心平氣和的采納建議,以達(dá)到進(jìn)諫目的。

三 成功的進(jìn)諫要注意對(duì)象,因人設(shè)言

進(jìn)諫好比兵戰(zhàn),關(guān)鍵在知己知彼,不打無(wú)準(zhǔn)備之戰(zhàn)。所謂知彼,就是知道對(duì)方的心。韓非子把它列入勸諫第一難:“反說(shuō)之難,在之所說(shuō)之心?！薄爸f(shuō)知心”就是勸諫時(shí),必須掌握并順應(yīng)上司的性情與心思,起碼在大的方面不要違背,在言辭上不要冒犯,特別是不要觸犯上司“逆鱗”,好比對(duì)待威嚴(yán)的龍,必須順著它,把他侍候舒服了,你騎著它玩都沒(méi)有關(guān)系,但是絕對(duì)不能動(dòng)它脖子上的逆鱗,否則他會(huì)發(fā)威殺人。所以秘書在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫時(shí),不僅要把握好時(shí)機(jī),而且要針對(duì)不同領(lǐng)導(dǎo)的不同性格特點(diǎn),選擇不同進(jìn)諫方式,這樣才能收到很好的效果。

(一)給性格比較固執(zhí)的領(lǐng)導(dǎo)提意見(jiàn),應(yīng)該采用請(qǐng)教方式,不能武斷這類領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)剛愎自用,獨(dú)斷專行,觀念陳腐,思想老化,堅(jiān)決抵制外來(lái)意見(jiàn)和建議,不會(huì)輕易采納下屬意見(jiàn),還常常自以為是。個(gè)性較強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)“內(nèi)心深處都有一種對(duì)的要執(zhí)行,錯(cuò)的也要執(zhí)行的偏執(zhí)情緒”。因此,給這類領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫時(shí)要特別注意方式方法,應(yīng)虛心謹(jǐn)慎,把握好分寸,不能在眾人面前議論領(lǐng)導(dǎo)的決策和指示,也不能直截了當(dāng)?shù)貙⒆约旱挠^點(diǎn)和看法提出來(lái),在要害問(wèn)題上點(diǎn)到為止即可。否則不僅不能起到正面作用,反倒容易引起領(lǐng)導(dǎo)反感,甚至是逆反心理而使領(lǐng)導(dǎo)更加固執(zhí)己見(jiàn)。所以,秘書進(jìn)諫時(shí)要盡可能不使用決定性或判斷性語(yǔ)言,而采用請(qǐng)教方式,把意見(jiàn)和建議變成問(wèn)題來(lái)提出,同時(shí)將這些問(wèn)題有可能產(chǎn)生的后果說(shuō)明清楚,特別是在決策不周全之處大作文章,但切不能直接表明自己的觀點(diǎn)和態(tài)度。通過(guò)委婉方式引起領(lǐng)導(dǎo)思考,動(dòng)搖原先的決心,進(jìn)而改變主意。要讓領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得他改變主意是因?yàn)樵诨卮鹉愕膯?wèn)題時(shí)有所領(lǐng)悟才重新作出的決定,而不是受到你的提醒和暗示。

(二)給性格溫和比較大度的領(lǐng)導(dǎo)提意見(jiàn),可采用建議式因?yàn)檫@類領(lǐng)導(dǎo)心胸曠達(dá),不拘小節(jié),有著敏捷的思維和豐富的知識(shí),較容易接受別人的意見(jiàn)和建議,但這并不意味著可以毫無(wú)顧忌,隨心所欲地向領(lǐng)導(dǎo)提意見(jiàn),因?yàn)榧怃J的言辭難免會(huì)傷害到領(lǐng)導(dǎo)的自尊和權(quán)威。所以,秘書在給這類領(lǐng)導(dǎo)提意見(jiàn)時(shí)應(yīng)該做好充分調(diào)研,從不同角度間接地提出自己的意見(jiàn)和建議,盡可能有條有理地將每一個(gè)決策的優(yōu)劣,以及決策進(jìn)行過(guò)程中有可能出現(xiàn)的情況和問(wèn)題提出,將利害關(guān)系說(shuō)明清楚,讓領(lǐng)導(dǎo)權(quán)衡利弊,完善或者改變?cè)袥Q策,使決策更加周全。

(三)秘書要以報(bào)請(qǐng)方式客觀委婉地給思維細(xì)膩、沉默寡言,辦事穩(wěn)重的領(lǐng)導(dǎo)提意見(jiàn)因?yàn)檫@類領(lǐng)導(dǎo)往往非常善于思考和分析問(wèn)題,遇事沉著冷靜,行事謹(jǐn)慎小心,做事認(rèn)真負(fù)責(zé),非常重視自己決策的落實(shí)情況,所以秘書在向這類領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫前要掌握豐富的材料,整理好思路,確保進(jìn)諫時(shí)邏輯清晰、有理有據(jù),同時(shí)還要盡可能快速、準(zhǔn)確地將決策落實(shí)過(guò)程中存在和出現(xiàn)的問(wèn)題與情況反饋給領(lǐng)導(dǎo),進(jìn)而促使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己的決策進(jìn)行重新思考和認(rèn)識(shí)。當(dāng)然,在向領(lǐng)導(dǎo)反饋決策中存在和出現(xiàn)的問(wèn)題與情況時(shí)切不可信口開(kāi)河、大發(fā)感慨、胡說(shuō)一通,而是將自己所掌握的材料進(jìn)行匯總整理,在把情況實(shí)事求是地告知領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí),提供具有說(shuō)明性的材料,確保你所反映的情況的客觀性和可信性。對(duì)此,領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)更為容易接受。當(dāng)然領(lǐng)導(dǎo)的類型不止以上幾種,還有許多,在此不一一贅述。

總之,秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助者,領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂,只有具有一心為公的思想,一切從實(shí)際出發(fā),實(shí)事求是;力求在思想、行為、思維方式上與領(lǐng)導(dǎo)“合拍”,與領(lǐng)導(dǎo)建立一種相互信任關(guān)系,這樣才能更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。

[1]丁峰.秘書要有敢于進(jìn)諫的精神[J].秘書之友,1998(11).

[2]郎一輪.要兼有參謀之志和淡薄之心[J].秘書之友,2001(4).

[3]公元.秘書如何向領(lǐng)導(dǎo)提建議[J].當(dāng)代秘書,2001(11).

(責(zé)任編輯:張玉秀)

C 931.46

A

1009-9743(2010)04-0149-03

2010-10-11

孫開(kāi)玉(1980-),女,漢族,海南?？谌?。海南瓊臺(tái)師范高等?？茖W(xué)校中文系助教。主要研究方向:應(yīng)用文寫作、社交禮儀;徐輝麗(1982-),女,黎族,海南?？谌?。海南瓊臺(tái)師范高等?？茖W(xué)校中文系助教。主要研究方向:修辭學(xué)、語(yǔ)體學(xué)。