孟 婷 左偉勇 魏 寧 李巨銀 高月秀

“飛信﹢QQ”辦公模式在教學(xué)管理中的應(yīng)用

孟 婷 左偉勇 魏 寧 李巨銀 高月秀

（江蘇畜牧獸醫(yī)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇 泰州 225300）

高職院校無(wú)紙化辦公可以網(wǎng)絡(luò)為依托，在內(nèi)部進(jìn)行暢通的信息交流。在這種模式下，學(xué)校成為一個(gè)大辦公室，黨務(wù)、行政等部門成為學(xué)校信息交流中的一個(gè)環(huán)節(jié)。依靠這種模式，學(xué)校組織結(jié)構(gòu)得以簡(jiǎn)化，在信息共享的基礎(chǔ)上，各個(gè)部門可以分工協(xié)作，迅速明確每個(gè)部門甚至每個(gè)員工的責(zé)任。這種簡(jiǎn)便的無(wú)紙化辦公模式即“飛信+QQ”辦公模式，可以提高服務(wù)質(zhì)量和辦公效率，加大教學(xué)管理的透明度，更加有效地對(duì)教育教學(xué)進(jìn)行宏觀調(diào)控。

高職；飛信；QQ；教學(xué)管理；無(wú)紙化辦公

相對(duì)于其他單位而言，高職院校只有管理人員是坐班制，占教職員工人數(shù)大半的教師實(shí)行非坐班制管理。教師有課則來(lái)、無(wú)課則去，每星期集中一兩個(gè)小時(shí)學(xué)習(xí)一次，無(wú)法及時(shí)了解學(xué)校的最新動(dòng)態(tài)，教師之間也缺乏必要的交流，難以促進(jìn)科研水平和教學(xué)水平的提高，也難以積極參與學(xué)校的改革和發(fā)展。筆者在此介紹一種“飛信﹢QQ”的辦公模式，并對(duì)其在教學(xué)管理中的應(yīng)用進(jìn)行初步探討，旨在對(duì)高校院校逐步推行全面無(wú)紙化辦公探索可行的基礎(chǔ)途徑。

建立“飛信﹢QQ”辦公模式的必要性與方法

無(wú)紙化辦公可以充分利用網(wǎng)絡(luò)的便捷，減輕教師的工作量，將他們從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來(lái)，增強(qiáng)部門綜合競(jìng)爭(zhēng)能力，實(shí)現(xiàn)辦公效能、效率、效果的提高。從某種意義上講，效率就是生命，無(wú)紙化辦公已經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定學(xué)校生存與發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而，由于真正意義上的無(wú)紙化辦公需要一套操作系統(tǒng)，需有一批專門人員負(fù)責(zé)管理、使用，甚至需要全體教師參與具體操作，執(zhí)行起來(lái)比較困難，以致真正將其應(yīng)用到教學(xué)管理中的學(xué)校較少。因此，建立一種簡(jiǎn)便的無(wú)紙化辦公模式非常必要。具體操作過(guò)程如下。

動(dòng)員大會(huì) 召開(kāi)系部全體教師大會(huì)，講解建立“飛信﹢QQ”辦公模式的目的和意義以及具體操作過(guò)程。

準(zhǔn)備階段 收集每位教師的手機(jī)或小靈通號(hào)碼、E-mail地址、QQ號(hào)碼等，建立全體教師通訊錄，并將通訊錄發(fā)到每位教師信箱；指定1～2名管理人員下載飛信軟件，并申請(qǐng)?zhí)砑尤w教師為移動(dòng)飛信好友（沒(méi)有移動(dòng)手機(jī)號(hào)的教師可以用家人的移動(dòng)手機(jī)號(hào)，以保證每位教師都能及時(shí)收到有關(guān)通知、信息），如果教師手機(jī)號(hào)碼等信息有變動(dòng)，則應(yīng)及時(shí)通知管理人員。

啟用 （1）每周五將下周工作計(jì)劃發(fā)至教師郵箱，使教師及時(shí)了解教學(xué)管理情況。（2）將與教師有關(guān)的通知、文件及時(shí)發(fā)至每位教師的QQ或E-mail信箱，并通過(guò)飛信群發(fā)的形式告知每位教師，使每位教師都能及時(shí)了解學(xué)校、系部最新動(dòng)態(tài)，按時(shí)做好自己的本職工作。（3）教師需要調(diào)用學(xué)校、系部有關(guān)文件或通知時(shí)，也可通過(guò)QQ、E-mail等形式進(jìn)行傳遞。（4）做好各種QQ檔案的整理、歸檔，便于教師在需要時(shí)隨時(shí)查詢、使用。

“飛信﹢QQ”辦公模式的實(shí)施效果

可提高文件、通知的流轉(zhuǎn)速度 自從2008年我院的“飛信﹢QQ”辦公模式實(shí)施以來(lái)，我院的管理信息基本上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送，不同校區(qū)、不同辦公室人員和教師之間可以根據(jù)具體事務(wù)的需要隨時(shí)通過(guò)QQ或飛信進(jìn)行數(shù)據(jù)表格、掃描文件、辦理意見(jiàn)等各種信息的交流。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，文件、通知流轉(zhuǎn)變得快捷有效，辦公效率發(fā)生了質(zhì)的飛躍。

可為教師提供交流平臺(tái) 大部分教師實(shí)行非坐班制管理，普通教師以前要想及時(shí)了解學(xué)校最新動(dòng)態(tài)較為困難，也難以積極參與學(xué)校的改革和發(fā)展。建立“飛信﹢QQ”辦公模式后，教師和管理人員之間可以通過(guò)QQ、飛信、E-mail或MSN等，坐在家中、賓館、辦公室內(nèi)進(jìn)行交流。

可增強(qiáng)教師對(duì)管理人員的滿意程度

以前學(xué)校、系部的有關(guān)通知和文件多數(shù)是通過(guò)網(wǎng)上公布 （部分教師沒(méi)有每天上網(wǎng)的習(xí)慣）、開(kāi)會(huì)（部分教師因事不能參加會(huì)議）或打電話（有時(shí)電話關(guān)機(jī)）告知個(gè)人，這些方式都不能確實(shí)保證通知到每一位教師，因此，經(jīng)常會(huì)聽(tīng)到部分教師抱怨未能及時(shí)接到通知，給管理人員帶來(lái)一定的心理壓力。通過(guò)“飛信﹢QQ”的辦公模式，幾乎所有的通知都能及時(shí)“送”到每位教師手上，大大提高了教師對(duì)管理工作的滿意程度。

可大大減少管理人員的工作量 由于近年來(lái)高職院校不斷擴(kuò)招，師生比逐年下降，教師教學(xué)任務(wù)較重。因此，大部分教學(xué)管理人員均屬雙肩挑人員，除了完成教學(xué)管理任務(wù)外，還要承擔(dān)一定的教學(xué)任務(wù)，有的還要擔(dān)任班主任工作，而且部分系部過(guò)于龐大，分布于不同的校區(qū)，每次通知或文件下達(dá)到系部，再通過(guò)逐一打電話告知每一位教師，有時(shí)還要開(kāi)會(huì)討論，要有一個(gè)過(guò)程，再組織實(shí)施往往需要1周甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，很有可能導(dǎo)致事務(wù)延誤。建立“飛信﹢QQ”辦公模式后，管理人員只要將通知或文件發(fā)到每位教師信箱中，再以飛信群發(fā)的形式通知教師本人處理即可，處于手機(jī)關(guān)機(jī)狀態(tài)的教師只要一開(kāi)機(jī)就能收到信息，無(wú)須擔(dān)心通知不到本人。除此之外，還可以設(shè)置飛信回執(zhí)，對(duì)沒(méi)有收到飛信又很急的事務(wù)還可以采取其他方法加以解決。

可建立隨時(shí)更新的 “教師手冊(cè)”或“管理制度匯編” 目前，高職院校教師手冊(cè)和管理制度匯編，是收集有關(guān)文件匯總、裝訂成冊(cè)后發(fā)到每位教師手中。然而，由于學(xué)校在不斷發(fā)展，教師手冊(cè)和管理制度不可避免地需要隨時(shí)更新，導(dǎo)致每過(guò)一段時(shí)間就得重新匯總、裝訂、分發(fā)，造成很大的資源浪費(fèi)。建立“飛信﹢QQ”辦公模式后，管理人員只需將更新、增加的文件發(fā)到每位教師信箱即可，教師接收保存后，可根據(jù)自己的需要隨時(shí)調(diào)出使用。

可為教研活動(dòng)開(kāi)辟?gòu)V闊的空間 由于許多高職院校剛剛升格不久，又處于快速發(fā)展期，需要改革的地方較多，目前各系部教研活動(dòng)大多被文件、通知所占據(jù)，多數(shù)教研活動(dòng)變成了開(kāi)會(huì)的別稱。建立“飛信﹢QQ”辦公模式后，不再需要通過(guò)會(huì)議傳達(dá)文件、發(fā)放通知、布置相關(guān)事務(wù)，教研室將有更多的時(shí)間進(jìn)行真正意義上的教研活動(dòng)，比如集體備課、課題研討、經(jīng)驗(yàn)交流、技能培訓(xùn)、開(kāi)設(shè)公開(kāi)課、專題報(bào)告等，有利于進(jìn)一步提高教師的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)。

[1]王娟.辦公自動(dòng)化在校園辦公室工作中的作用[J].濟(jì)南教育學(xué)校學(xué)報(bào)，2002，（6）：64-65.

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（本文責(zé)任編輯：王恒）

*本文系中國(guó)教育學(xué)會(huì)“十一五”科研規(guī)劃課題《政府、學(xué)校和企業(yè)對(duì)職業(yè)院校發(fā)展的責(zé)任制度研究》（課題編號(hào)：教機(jī)職字【2009】232號(hào)）；浙江建設(shè)學(xué)院基金資助項(xiàng)目《高職“土建類”教育質(zhì)量管理體系研究》（項(xiàng)目編號(hào)：JYG200710）的階段性成果

G712

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1672-5727（2010）08-0142-02

孟婷（1975—），女，貴州畢節(jié)人，碩士，江蘇畜牧獸醫(yī)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，獸醫(yī)師，基礎(chǔ)獸醫(yī)教研室主任，主要從事動(dòng)物解剖生理教學(xué)和生物活性物質(zhì)的研究。