黑龍江 范志偉

建立計算機信息網絡系統(tǒng) 提高檔案管理效率

黑龍江 范志偉

21世紀是飛速發(fā)展的網絡信息時代，各行各業(yè)的信息化工作正在迅速展開。檔案管理現(xiàn)代化作為信息化工作的一個重要組成部分，越來越引起社會的關注和重視?？茖W、有序、高效的檔案管理模式要求改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求結合電子檔案的全新管理理念，利用信息技術構建新型的檔案管理信息系統(tǒng)，全面實現(xiàn)檔案管理的信息化。

一、建立檔案信息網絡系統(tǒng)的必要性

第一，是實現(xiàn)國家信息化和新時期檔案管理工作的需要。當今社會已步入了信息時代，信息技術的發(fā)展突飛猛進，知識經濟已成為新世紀的主導產業(yè)。伴隨計算機的深入推廣和使用，計算機已經成為科研、教學、生產、生活、服務等許多方面提高效率的主要途徑，用現(xiàn)代化、科學化的手段做好新時期的檔案管理工作，更好地為以經濟建設為中心的社會主義現(xiàn)代化建設服務，這既是新時期檔案工作的需要，也是國家信息化工作的必然要求。

第二，是檔案管理信息規(guī)范化的需要。在日常的檔案管理工作中，形成了大量的個人信息，比如：工作業(yè)績考核、人員工資計算、人事數據統(tǒng)計、人事檔案填寫，保管貯存等等，這些工作繁瑣、耗時費力，由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規(guī)范，信息流程不科學，檔案工作信息滯后，檔案管理數據加工不及時，沿用手工操作已不適應新形勢的發(fā)展要求，難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理個人信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。

第三，是合理使用提高現(xiàn)代化辦公設備效率的需要。目前許多單位都購置了計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，管理軟件應用水平較低，現(xiàn)有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網絡系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進組織工作的科學化和現(xiàn)代化。

第四，檔案信息化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程大部分在計算機和網絡中進行，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有文檔損失的擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不顯示出獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。

二、檔案管理信息網絡系統(tǒng)的作用

1.為領導和相關部門提供全方位的人員信息。人員信息數據庫及檔案信息網絡系統(tǒng)建立以后，我們可以快速準確地獲取人員的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息。還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和相關部門提供全方位的人員信息。

2.使信息充分得到共享，提高工作效率。檔案管理信息網絡系統(tǒng)提供了人員管理過程中所需要的全方位的個人信息。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復工作。而且在人員管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業(yè)務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解一個人，在信息共享的基礎上提高對該人員認識的深度和廣度。并可以實現(xiàn)部門之間文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率。

三、建立和使用檔案管理信息網絡系統(tǒng)應注意的幾個問題

1.要用先進的電子信息技術來構建整個信息系統(tǒng)。計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理；用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備計算機，提高計算機的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用，加強檔案目錄數據庫建設，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)。

2.應該有計劃、分步驟、分階段建設計算機網絡信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發(fā)、網絡系統(tǒng)的建立維護等。三個環(huán)節(jié)可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，檔案信息的采集與報送工作應當規(guī)范化、制度化，把其當成檔案日常管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統(tǒng)，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統(tǒng)臻于完善，最終滿足檔案工作的全面需要。

3.要全員參與，以檔案實際應用為主線，提高檔案整體使用水平。檔案信息系統(tǒng)的應用，涉及到很多工作領域，也涉及到檔案管理的多個部門。檔案信息系統(tǒng)提供準確、完整、規(guī)范的信息資源是整個系統(tǒng)的生命，在系統(tǒng)的建設和應用過程當中，要重視信息資源的采集、開發(fā)與利用，不能只購置先進的硬件設備而忽略檔案信息資源及系統(tǒng)的應用。要以檔案實際應用為主線，開發(fā)選用一些實用的應用程序，充分利用現(xiàn)有檔案信息資源。拓寬檔案應用范圍，提供更深層次的信息服務，使檔案信息系統(tǒng)真正成為檔案工作中必不可少的重要組成部分。

4.進一步加強檔案信息化人才的培養(yǎng)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員應用現(xiàn)代技術水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上實現(xiàn)檔案信息化了，因此，檔案信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學、更先進的檔案管理方法，通過各種途徑加強檔案業(yè)務人員培訓工作，提高檔案業(yè)務人員的管理水平。

（作者單位：黑龍江省衛(wèi)生學校）