趙 毅

中鐵二局人力資源部，四川成都 610032

淺談信息化在企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用

趙 毅

中鐵二局人力資源部，四川成都 610032

本文從企業(yè)人力資源管理信息化入手，分析了企業(yè)人力資源管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義，指出了信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題，提出了推進(jìn)企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的對(duì)策和建議

人力資源；信息化；應(yīng)用

當(dāng)前，我們正處于一個(gè)以知識(shí)、智力和創(chuàng)新能力為基礎(chǔ)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，由于人是企業(yè)能對(duì)自身進(jìn)行變革以適應(yīng)環(huán)境變化的惟一動(dòng)力，人力資源已經(jīng)成為企業(yè)的“第一資源”，是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，人力資源管理也是企業(yè)管理者最重要的管理活動(dòng)和必備的管理技能之一。

在過(guò)去的幾年里，不少組織的人力資源管理部門(mén)都開(kāi)始了人力資源管理信息化建設(shè)——或全盤(pán)引進(jìn)、或委外開(kāi)發(fā)、或自主開(kāi)發(fā)。然而，在人力資源管理信息化建設(shè)實(shí)踐過(guò)程中，一些人力資源管理信息系統(tǒng)常以失敗告終，或成為企業(yè)的“雞肋”。那么，企業(yè)在人力資源管理工作中應(yīng)該如何有效實(shí)施信息化管理呢？

1 人力資源管理信息化簡(jiǎn)介

人力資源管理信息化，即“eHR”，是新經(jīng)濟(jì)時(shí)代下人力資源管理發(fā)展的趨勢(shì)，是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟與運(yùn)用為基礎(chǔ)，以ERP、ASP(Application Service Provider，應(yīng)用程序服務(wù)提供商)等概念的出現(xiàn)和具體實(shí)施為存在和發(fā)展的環(huán)境，以人力資本開(kāi)發(fā)和增值的迫切性為終極原因，將先進(jìn)的軟件配上高速的硬件運(yùn)用于人力資源管理，為企業(yè)建立的一種基于Internet的人力資源服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。系統(tǒng)通過(guò)集中式的信息庫(kù)、自動(dòng)處理信息、員工自助服務(wù)、外協(xié)以及服務(wù)共享，達(dá)到降低成本、提高效率、改進(jìn)員工服務(wù)模式的目的。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面人力資源管理，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)一種新的人力資源管理模式。人力資源管理信息系統(tǒng)一般是由系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和系統(tǒng)更新幾個(gè)階段組成，主要包括：基于互聯(lián)網(wǎng)的人力資源管理流程化與自動(dòng)化，獲得人力資源管理外部服務(wù)和實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部自助服務(wù)。

2 人力資源管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義

2.1 有助于提高工作效率

信息技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用，將使人力資源管理人員從日常事務(wù)中解脫出來(lái)。

2.2 有助于規(guī)范業(yè)務(wù)流程

當(dāng)人力資源管理者從繁雜的行政事務(wù)中抽身出來(lái)之后，就希望規(guī)范人力資源運(yùn)作體系的業(yè)務(wù)流程。

2.3 有助于降低管理成本

企業(yè)在實(shí)施人力資源管理信息化之后，比如在員工培訓(xùn)方面，員工可以“在線(xiàn)”隨時(shí)隨地接受培訓(xùn)，從而可以節(jié)省時(shí)間，減少差旅費(fèi)用，降低培訓(xùn)成本。在評(píng)估方面，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，各級(jí)主管可以很快看到來(lái)自各地下屬定期遞交的工作述職報(bào)告，并進(jìn)行評(píng)估、指導(dǎo)及監(jiān)督，這樣，評(píng)估的成本也可以大為降低。

2.4 有助于企業(yè)留人、用人

不少企業(yè)在不同程度上存在著人才流失現(xiàn)象，人才流失除了因?yàn)樾劫Y因素之外，還有很多其他因素，如工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公平與否、培訓(xùn)機(jī)會(huì)和個(gè)人前途等。企業(yè)實(shí)施人力資源管理信息化后，利用人力資源管理信息系統(tǒng)對(duì)員工進(jìn)行選拔、任用，可以減少人為的主觀(guān)性，體現(xiàn)公平原則，從而留住人才。同時(shí)，人力資源管理信息化使員工得到充分授權(quán)，它所提供的透明、簡(jiǎn)便易查的信息獲取方式將贏(yíng)得員工對(duì)人力資源管理服務(wù)和企業(yè)管理滿(mǎn)意度的提升，員工滿(mǎn)意度的提升無(wú)疑會(huì)增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力，從而發(fā)揮吸引人才、留住人才的作用。

3 當(dāng)前企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的主要問(wèn)題

現(xiàn)在，許多企業(yè)已經(jīng)借助不同的人力資源管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了人力資源管理信息化。著名的“康師傅”、萬(wàn)科等企業(yè)都采用了SAP本地化的人力資源管理系統(tǒng)。但就整體而言，目前企業(yè)人力資源管理信息化的現(xiàn)狀是滯后的，目前從整個(gè)行業(yè)來(lái)看，人力資源管理的信息化工作開(kāi)展的并不理想，“思想超前，行動(dòng)落后”是目前人力資源管理信息化的典型特征。

3.1 目光短淺

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在人力資源信息化建設(shè)中缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略眼光，認(rèn)識(shí)不到采用和實(shí)施人力資源管理信息化的重要性。他們或者只顧眼前利益，認(rèn)為人力資源管理信息化是一種“錦上添花”的項(xiàng)目，沒(méi)有緊迫感；或者對(duì)人力資源管理信息化缺乏認(rèn)識(shí)，自以為自己也已采用了人力資源管理系統(tǒng)，殊不知他們實(shí)質(zhì)上只是采用了帶有部分人事數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單薪資處理軟件（這類(lèi)系統(tǒng)大部分甚至還未達(dá)到20世紀(jì)70年代末的水平）；還有些企業(yè)在選取人力資源管理系統(tǒng)時(shí)，只考慮滿(mǎn)足當(dāng)前的需求，而且考慮價(jià)格因素多于系統(tǒng)功能，這樣選取的系統(tǒng)會(huì)后患無(wú)窮，不僅現(xiàn)在缺乏指導(dǎo)價(jià)值，將來(lái)隨著企業(yè)的發(fā)展和管理水平的提高，也會(huì)阻礙企業(yè)的進(jìn)步，屆時(shí)要想改換其它的系統(tǒng)會(huì)比現(xiàn)在還要痛苦。

3.2 認(rèn)識(shí)不夠

由于缺乏對(duì)系統(tǒng)實(shí)施工作的重要性和艱巨性的認(rèn)識(shí)，將人力資源管理信息化系統(tǒng)混同于一個(gè)普通的軟件，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)劃和項(xiàng)目組織，邊用邊開(kāi)發(fā)，使系統(tǒng)的實(shí)施處于一種混亂的狀態(tài)。其結(jié)果不僅會(huì)使整個(gè)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)缺乏堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，造成數(shù)據(jù)的重復(fù)、不相容和不全面；同時(shí)會(huì)造成相關(guān)人員和部門(mén)在數(shù)據(jù)采集和確認(rèn)中進(jìn)行重復(fù)勞動(dòng)，增加了工作量，使他們產(chǎn)生怨言。如果數(shù)據(jù)更新不及時(shí)或不能有效地更新數(shù)據(jù)，還會(huì)使得以前的勞動(dòng)前功盡棄，嚴(yán)重挫傷實(shí)施人員的工作積極性。而數(shù)據(jù)采集得不夠全面，在領(lǐng)導(dǎo)需要某些分析報(bào)告時(shí)不能及時(shí)提供，也會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的成效和實(shí)施人員的工作產(chǎn)生懷疑，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生不利的影響。

3.3 好高騖遠(yuǎn)

很多企業(yè)在人力資源管理信息化建設(shè)過(guò)程中，采取讓各個(gè)部門(mén)提自己的需求的方式匯總軟件需求，然后按照這些需求去尋找軟件或委托開(kāi)發(fā)，這樣做的結(jié)果往往是：每一個(gè)部門(mén)都提出許多個(gè)性化需求，大家都有這樣一種心理：一定要趁這次機(jī)會(huì)把需求提全，把什么工作都計(jì)算機(jī)化，以后自己就輕松了。事實(shí)上，這是不現(xiàn)實(shí)的，如果在現(xiàn)階段就達(dá)到這樣的目標(biāo)的話(huà)，意味著假設(shè)有10個(gè)人的人力資源部門(mén)恐怕就要裁掉8個(gè)人了，因?yàn)槎加?jì)算機(jī)化了嘛。這樣做的結(jié)果往往是失敗的。

3.4 實(shí)力不足

有些企業(yè)出于種種考慮，不顧自己的實(shí)力，組織一些人自己開(kāi)發(fā)所謂的人力資源管理軟件，以期實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化建設(shè)。要想使自己開(kāi)發(fā)的軟件投入實(shí)際運(yùn)行，便于人力資源部門(mén)人員的使用并在以后能根據(jù)實(shí)際需要不斷更新，其用于維護(hù)、文檔編寫(xiě)、調(diào)試和排錯(cuò)等等所花費(fèi)的人力、物力、財(cái)力姑且不論，問(wèn)題是在于，如何將現(xiàn)代人力資源管理的理念和計(jì)算機(jī)技術(shù)有效地集合起來(lái)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)、系統(tǒng)和發(fā)展的眼光來(lái)進(jìn)行全面的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)并不是一件輕而易舉的事。

4 企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的對(duì)策和建議

4.1 信息化建設(shè)的過(guò)程要貫穿人力資本觀(guān)念

在人力資源管理信息化的過(guò)程中，通過(guò)建設(shè)管理信息系統(tǒng)，使得職能部門(mén)能充分共享信息資源，加快溝通過(guò)程，改善決策效果。信息化環(huán)境使員工擁有更充分的信息資源，有機(jī)會(huì)參與企業(yè)的發(fā)展與管理。隨時(shí)獲取有關(guān)人力資源開(kāi)發(fā)的信息。

4.2 信息化建設(shè)要注意立足現(xiàn)實(shí)，結(jié)合實(shí)際

要實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化，企業(yè)必須根據(jù)自身的發(fā)展現(xiàn)狀和實(shí)際需求制定切實(shí)可行的目標(biāo)，切忌追求一步到位，貪大求全。一步到位的信息化脫離了人力資源管理的現(xiàn)實(shí)需求，既加大了現(xiàn)實(shí)的投資成本、延長(zhǎng)了實(shí)施周期，也增加了未來(lái)升級(jí)換代的代價(jià)。所以，企業(yè)人力資源開(kāi)發(fā)與管理的信息化過(guò)程是一個(gè)循序漸進(jìn)、分步實(shí)施的系統(tǒng)工程。

4.3 信息化建設(shè)要重視軟件研發(fā)和技術(shù)支撐

現(xiàn)有的人力資源信息化管理系統(tǒng)給企業(yè)帶來(lái)的最大困擾是軟件的功能模塊、權(quán)限管理和安全管理的維護(hù)工作量巨大，系統(tǒng)跟不上管理現(xiàn)實(shí)的變化等。針對(duì)企業(yè)高層次人才造成的組織結(jié)構(gòu)相對(duì)不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)流程變化頻繁的特點(diǎn)，人力資源信息化軟件要實(shí)現(xiàn)不斷調(diào)整的功能，進(jìn)行快速配置，處理好“靈活性”和“操作的簡(jiǎn)便”之間的關(guān)系，開(kāi)發(fā)出具有靈活結(jié)構(gòu)的軟件，適應(yīng)不斷變化的人力資源管理模式?？焖倥渲玫娜肆Y源軟件系統(tǒng)要支持系統(tǒng)與其它系統(tǒng)環(huán)境的動(dòng)態(tài)集成,比如薪酬管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成。

4.4 信息化建設(shè)要重視人才培養(yǎng),獲取智力支持

信息化不是一個(gè)單純的技術(shù)問(wèn)題,更重要的是一個(gè)管理問(wèn)題。因此，信息化的建立、運(yùn)行是一項(xiàng)艱巨而且長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，需要系統(tǒng)技術(shù)人員和全體員工的大力配合，才能保證信息化建設(shè)始終與企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)相互配合，這是企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)成功的保障。

4.5 信息化建設(shè)要有效調(diào)整組織結(jié)構(gòu)和規(guī)范業(yè)務(wù)流程

人力資源管理信息化項(xiàng)目的實(shí)施不可避免地會(huì)使原有業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化，同時(shí)也會(huì)影響到人員崗位和職責(zé)的變化，甚至引起部分組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。一方面，必須根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略對(duì)組織架構(gòu)和部門(mén)職責(zé)進(jìn)行調(diào)整。在調(diào)整過(guò)程中，可能會(huì)涉及部門(mén)職能的重新劃分、崗位職責(zé)的調(diào)整、業(yè)務(wù)流程的改變，權(quán)力利益的重新分配等因素；另一方面，要對(duì)人力資源管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。由于實(shí)施人力資源管理信息化后，人員的層次結(jié)構(gòu)有了很大變化，原來(lái)主要從事重復(fù)勞動(dòng)的管理人員，現(xiàn)在可以把主要精力放到更具創(chuàng)造性的工作上。因此，企業(yè)要進(jìn)行新的工作分析，調(diào)整人力資源管理目標(biāo)和提拔、培訓(xùn)等計(jì)劃。

[1]秦志華.人力資源管理.中國(guó)人民大學(xué)出版社，2000.

[2]張建輝.互聯(lián)網(wǎng)與企業(yè)人力資源管理[J].中國(guó)軟科學(xué)， 2002（4）.

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1674-6708（2010）23-0209-02