劉 玫 王 莉

（1.齊齊哈爾市住房公積金管理中心；2.齊齊哈爾市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

一、科研院所檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題

以黑龍江省為例，一些科研院所檔案信息化工作起步較早，目前絕大部分院所已使用了計算機管理檔案目錄，完成或開始了文件級的檔案錄入，變“案卷級管理”為“文件級管理”。有相當(dāng)一批院所建立使用了“OA’系統(tǒng)。各院所檔案館還加強了檔案信息化的制度建設(shè)，有的院所網(wǎng)站也陸續(xù)建立并開通。盡管一些科研院所檔案信息化建設(shè)有了一定的發(fā)展，但檔案信息化建設(shè)總體上遠滯后于全國信息化建設(shè)的整體水平，而省內(nèi)科研院所檔案信息化建設(shè)發(fā)展水平也很不平衡，部屬科研單位、省屬科研單位及各類民辦科研單位之間的檔案信息化水平參差不齊，前二者檔案信息化水平較高，而大部分小規(guī)模、民間科研單位則尚未建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；有的雖然配備了計算機但未配置檔案管理軟件，只能實現(xiàn)單機下的檔案檢索；還有一些院所檔案館（室）甚至連計算機、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施都不配置?？傮w上看，存在以下問題。一是科研單位檔案信息化建設(shè)還處于初級階段，與機關(guān)、銀行等部門的檔案信息化建設(shè)水平相比還存在著很大差距。二是檔案信息化建設(shè)意識淡薄，思想觀念跟不上形勢發(fā)展的需要，缺乏統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。三是信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱，經(jīng)費和技術(shù)保障還不夠有力。四是信息化安全保障體系建設(shè)不完善，檔案信息化人才隊伍建設(shè)需進一步加強。

二、加強科研單位檔案工作檔案信息化建設(shè)的建議

科研檔案信息化建設(shè)是科研單位信息化建設(shè)的組成部分，建設(shè)過程中要把握以下原則：一是全局性原則。檔案信息化建設(shè)必須納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，與學(xué)校信息化同步發(fā)展。二是標(biāo)準(zhǔn)化原則。加強各大標(biāo)準(zhǔn)的制定，以有效實現(xiàn)信息互通資源共享。三是經(jīng)濟性原則。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要與本單位的具體情況相結(jié)合，追求投入最小化，效益最大化。四是安全性原則。采取必要措施，確保信息安全、數(shù)字檔案可靠和內(nèi)存的真實。

(一)加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為科研檔案信息化建設(shè)打牢基礎(chǔ)

檔案信息化建設(shè)必須建立在一整套現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備基礎(chǔ)上。此外，實現(xiàn)信息資源的共享，還需要特定技術(shù)環(huán)境，即高速的數(shù)字通信網(wǎng)絡(luò)。它主要通過二個層次來建設(shè)。一是科研院所檔案館室范圍內(nèi)的檔案局域網(wǎng)式的自動化集成管理，面向檔案館室內(nèi)的整理、編目、利用等主要業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)，使檔案館室業(yè)務(wù)管理在自動化的基礎(chǔ)上形成一個整體并向來館室的利用者提供檢索和查詢等項聯(lián)機服務(wù)。二是通過院所網(wǎng)站面向院所各科研、管理和服務(wù)部門提供服務(wù)，利用者可在各自辦公室甚至住宅內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)工作站上對館藏檔案進行網(wǎng)上利用等服務(wù)。檔案館室還可通過各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子文件的收集、歸檔。三是通過連接互聯(lián)網(wǎng)，開展合作業(yè)務(wù)，實現(xiàn)科研檔案資源共享。對此，科研院所應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費，保障檔案信息化建設(shè)與本單位信息化建設(shè)同步進行。

（二）完善制度建設(shè)，健全工作體系，為科研檔案信息化建設(shè)提供保障

檔案信息化建設(shè)目前還缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，原有的檔案管理規(guī)章制度已不適應(yīng)檔案信息化需要，各科研院所應(yīng)根據(jù)自身的特點，注意吸收相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗，制定完善的符合實際需要的標(biāo)準(zhǔn)和制度，以保障檔案信息化建設(shè)工作安全有序地開展。此外，檔案的收集、保管、利用等各個工作環(huán)節(jié)都需要進行重新設(shè)置。首先是數(shù)字化檔案的收集。收集手段主要通過計算機網(wǎng)絡(luò)管理來完成。由于一些科研院所的科研網(wǎng)建設(shè)已屬成熟階段，科研各部門均已接通，所以數(shù)字化文件歸檔將是一種很便捷的方式，只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后，通過本單位科研網(wǎng)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案管理部門即可。一般應(yīng)在完成邏輯歸檔（即電了文件的原存儲位置不變）后，把需要歸檔的電子文件集中下載到檔案管理部門可脫機保存的存儲介質(zhì)上，完成物理歸檔。其次是數(shù)字化檔案的保管。由于數(shù)字檔案載體的特殊性，檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲器存儲，保管的重點是保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性，同時防止信息丟失、被非法更改等。最后是數(shù)字化檔案的利用。文件制作與檔案管理采用同一系統(tǒng)軟件，在文件制作的工作平臺上將文件內(nèi)容已包含的檢索字節(jié)加文號、題名密級、作者、時間等用一定的格式固定下來，再加上檔案管理的部分編號如檔號等，做到文件制作與編制檢索工具基本同步。

（三）建設(shè)功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫是科研檔案信息化的關(guān)鍵

檔案信息數(shù)據(jù)庫是一個有組織、系統(tǒng)化的數(shù)字大集合，目前科研院所要建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，其信息一方面來源于現(xiàn)有的館藏檔案，利用數(shù)字化技術(shù)將其他形式存儲的所有館藏檔案數(shù)據(jù)信息，通過手工著錄、掃描等形式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等各類存儲器中，完成現(xiàn)有館藏檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。另一方面，通過對電子文件的收集，按照數(shù)字化管理體系進行歸檔、整理，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。根據(jù)科研工作的特點所建成的檔案信息數(shù)據(jù)庫，至少要包括以下內(nèi)容：一是要建立數(shù)字化館藏檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫。根據(jù)科研工作檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，建立以原始檔案保存狀態(tài)為編目單位的各種檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫，即傳統(tǒng)手工案卷目錄和卷內(nèi)目錄的數(shù)字化，且能通過計算機檢索與編目。二是要建立各類專題數(shù)據(jù)庫。根據(jù)科研工作現(xiàn)代化管理與發(fā)展要求，建立一系列專題數(shù)據(jù)庫，從目錄到檔案全文內(nèi)容齊全。三是要建立檔案全文原貌的數(shù)據(jù)庫。把科研工作館藏珍貴的黨政檔案、聲像檔案、實物檔案以及人事檔案等類原件或?qū)嵨铮ㄟ^掃描或數(shù)碼相機攝錄等方式，把檔案原件以圖形方式存儲在計算機中，并為其編制題名、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等索引，建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案全文原貌的管現(xiàn)封

（四）加強安全措施建設(shè)，確?？蒲袡n案信息化建設(shè)系統(tǒng)安全

檔案實行信息化管理具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點，但也存在安全問題。一方面采用必要的技術(shù)手段加以防范。當(dāng)前各種技術(shù)防范手段不斷推出升級更新，包括加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防寫措施、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和訪問權(quán)限控制技術(shù)等，都是有效的手段，應(yīng)該充分綜合運用，提高安全性。另一方面，通過建立完善的安全管理制度加以防范。檔案工作部門應(yīng)建立一整套科學(xué)合理、嚴(yán)密的管理制度，對每份電子檔案均實行全過程管理，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。