宋 媛

（黑龍江省農(nóng)業(yè)機械運用研究所 黑龍江 綏化 152054）

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，它能充分反映每個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡，是知人善任、選賢舉能的重要依據(jù)。隨著人事制度改革的不斷深入，聘用制、人事代理等新的用人制度已在各單位實施。干部的提拔、專業(yè)技術(shù)人員的聘任、職稱晉升、進修學習、出國考察等都需要利用干部人事檔案。因此，管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)有著重要作用。

一、人事檔案工作現(xiàn)狀

隨著國家人事檔案法律的出臺和完善，人事檔案工作得到了應(yīng)有的重視和一定程度的發(fā)展，尤其在信息化、規(guī)范化和便民方面有較大的改善，但依然存在不少問題。認真分析并解決存在的問題，才能為國家和單位建設(shè)和發(fā)展提供保障。

（一）制度不健全。有的單位沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏完備的規(guī)章制度。由于制度不健全，管理不規(guī)范，或者沒有專門的檔案室，這些都給檔案的管理和服務(wù)帶來麻煩與不便。

（二）檔案管理人才匱乏。檔案管理人員配備不足，是當前檔案管理工作難做好的最根本原因。檔案管理人員大多數(shù)“身兼數(shù)職”，或半路出家，或內(nèi)部調(diào)劑上崗。對在崗人員又未能及時進行崗位培訓，更沒有給予正規(guī)的進修，或?qū)W習檔案專用知識。

（三）檔案管理工作模式陳舊。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，使得檔案的形式和內(nèi)容多樣化、復雜化，但大多數(shù)單位仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。新形勢下，電子技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已覆蓋各行各業(yè)，但檔案管理技術(shù)沒有跟上時代步伐，大多數(shù)單位未能充分應(yīng)用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案管理服務(wù)，而是沿用傳統(tǒng)的手工操作模式。

（四）檔案內(nèi)容與人事管理要求不適應(yīng)。檔案內(nèi)容設(shè)計樣式陳舊，無法引導填寫人把有經(jīng)驗有意義的個人經(jīng)歷帶入檔案，致使檔案材料缺少新的信息。

（五）人才流動與檔案轉(zhuǎn)遞不同步。隨著市場經(jīng)濟體制的建立和人才流動等外部環(huán)境的逐步寬松，人才流動方式更加靈活。合理的人才流動，本應(yīng)檔隨人走。但由于種種原因人檔分離現(xiàn)象越來越多。人檔分離不僅給人才引進帶來了一定風險，也給組織人事部門的管理工作帶來了混亂。

二、改進干部檔案管理的對策

（一）加強管理，建立新機制。要適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的要求，努力實現(xiàn)人事檔案管理工作的科學化、規(guī)范化和制度化。在管理和利用上，要破除人事檔案過于神秘化的傳統(tǒng)觀念，在不影響安全保密的原則下，將反映職工的生日、學歷、經(jīng)歷、資歷、業(yè)績與能力、考察考核等方面的材料以適當?shù)姆绞胶托问?，在適當范圍內(nèi)公開，以擴大使用范圍，提供使用方便，并接受廣大職工群眾監(jiān)督。要改變一切不適應(yīng)新形勢要求的思想觀念和單一被動的檔案管理方式，建立與本單位工作緊密結(jié)合的人事檔案管理新機制，包括檔案采集更新、索引查詢、分析研究應(yīng)用等，以有效促進崗位調(diào)整，工資調(diào)整，人才開發(fā)引進，業(yè)務(wù)培訓等項工作，加強人力資源現(xiàn)狀和需求分析，使人事檔案管事工作為國家和單位事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

（二）建立健全各項管理制度。人事檔案工作是一項頭緒多，瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定制度的制約，就會無章可循，無所適從。應(yīng)結(jié)合本單位人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，制定和完善人事檔案管理制度，進一步嚴格對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出的管理制度，更好地阻止虛假材料進檔。要完善管理檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的內(nèi)容更加科學、全面、完整，為職工考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

（三）實行檔案管理標準化。檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的一個重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上。檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了科學準則和依據(jù)，保證檔案各項工作能夠有機地結(jié)合起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)量的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，以確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實施。

（四）轉(zhuǎn)變思想觀念，增強服務(wù)意識。人事檔案工作是一項服務(wù)性的工作，為人事工作和其他工作服務(wù)是它賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。多年來，人事檔案工作為人事制度改革和國家經(jīng)濟建設(shè)做出了卓有成效的貢獻，但是，社會檔案意識依然很淡薄，人事檔案的地位、作用并未受到人們的普遍重視，其中一個重要的原因，是思想保守，缺乏人事檔案服務(wù)宣傳教育，不能為社會各行各業(yè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在人事制度改革不斷深化的新形勢下，用人制度靈活性不斷加大，人才流動頻繁，作為人才縮影的人事檔案，社會需求與日俱增，人事檔案工作面臨著新的壓力和機遇。為此，人事檔案工作部門應(yīng)有緊迫感和使命感，順應(yīng)時代發(fā)展的需要，改變傳統(tǒng)保存、保密人事檔案的服務(wù)觀念，樹立為社會服務(wù)，積極探討社會人事檔案需求的規(guī)律，努力實現(xiàn)服務(wù)角色轉(zhuǎn)換，建立以用戶為主體的主動服務(wù)方式。