岳薇

（黑龍江省人事廳 黑龍江 哈爾濱 150001）

一、社會(huì)轉(zhuǎn)型背景下檔案管理的新特點(diǎn)

（一）電子化信息化的轉(zhuǎn)變

由于辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)等技術(shù)的不斷發(fā)展和普遍應(yīng)用，電子文件正在大量產(chǎn)生，并進(jìn)一步成為新產(chǎn)生文件的主體，加之電子檔案的生動(dòng)、形象、直觀、便捷的優(yōu)勢(shì)，打破了以往傳統(tǒng)的檔案形式，便于被人們接受和傳播，也越來越受到檔案利用者的歡迎。

（二）多樣化的生成

社會(huì)格局的變化，新生事物的不斷涌現(xiàn)，教育、科技、文化事業(yè)的迅速發(fā)展，社會(huì)的多元化發(fā)展，必然導(dǎo)致檔案的來源、內(nèi)容、形式、結(jié)構(gòu)、歸屬、保存、利用等呈多元化和多樣化。如檔案的來源不光局限于組織單位中產(chǎn)生，也可以來源于個(gè)人、信息媒體、網(wǎng)絡(luò)、社會(huì)團(tuán)體等；檔案的形式由紙質(zhì)檔案，發(fā)展為聲像檔案、電子檔案等。

（三）網(wǎng)絡(luò)化的出現(xiàn)

在現(xiàn)代社會(huì)，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，許多信息資源在網(wǎng)絡(luò)上公布出來，其中也包括很多檔案資料。如各類發(fā)布人才招聘網(wǎng)站、求職者的人事檔案及用人單位的信息在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布、大量的檔案信息資料被復(fù)制和傳播。政府部門也通過開通一些政務(wù)網(wǎng)站，發(fā)布部門的政策、制度，開展網(wǎng)絡(luò)調(diào)查，增加政府工作的透明度。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)傳播、共享的過程正是檔案信息資源的傳播過程。

二、新時(shí)期檔案管理的新思路

（一）加強(qiáng)人性化

人本管理是現(xiàn)代管理中新的管理理念和方法。檔案管理工作長(zhǎng)期以來就是見物不見人。只有充分調(diào)動(dòng)檔案管理主體即管理者的積極性，才能合理高效為檔案的利用者服務(wù)，從而達(dá)到檔案服務(wù)的最終目標(biāo)。一是重視檔案管理者的培養(yǎng)。當(dāng)前檔案部門普遍存在管理者為非專業(yè)人員、兼職人員或?qū)W歷低等現(xiàn)狀。對(duì)此，我們應(yīng)將管理者的培養(yǎng)納入管理工作的目標(biāo)之中，把每個(gè)人的個(gè)人價(jià)值和檔案管理發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合，了解他們的個(gè)性特點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，使每個(gè)檔案管理者的個(gè)人價(jià)值實(shí)現(xiàn)融入到檔案工作的發(fā)展規(guī)劃和實(shí)踐活動(dòng)中。二是強(qiáng)調(diào)剛?cè)岵⑴e的人性化管理。過去強(qiáng)調(diào)執(zhí)行各類規(guī)章制度、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等約束手段的剛性管理，忽略“以人為中心”的柔性管理。應(yīng)該在正確應(yīng)用制度賦予的權(quán)力時(shí)，結(jié)合個(gè)人的性格特點(diǎn)、專業(yè)特長(zhǎng)等方面，通過以情動(dòng)人、以理曉人和以誠(chéng)待人來調(diào)動(dòng)管理者的工作熱情。三是建立有效的激勵(lì)機(jī)制。對(duì)鉆研業(yè)務(wù)、成績(jī)突出的檔案管理者要給予相應(yīng)的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，并與職稱晉升、福利待遇等掛鉤。

（二）管理方法要科學(xué)

社會(huì)的發(fā)展、新領(lǐng)域檔案的涌現(xiàn)以及檔案信息化社會(huì)需求的變化，拓展了檔案工作發(fā)展的“廣闊前景”。這就要求檔案管理者要與時(shí)俱進(jìn)，樹立新的科學(xué)發(fā)展觀和工作態(tài)度，掌握和應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)的理論、方法與技術(shù)，按照一定的原則和要求對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，增強(qiáng)檔案工作在新時(shí)期的應(yīng)變能力、競(jìng)爭(zhēng)能力與宏觀調(diào)控能力，真正為社會(huì)的發(fā)展和改革事業(yè)提供有力的支持和保障。一是檔案工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。這幾年，從國(guó)家到各部委先后出臺(tái)或修改了多部檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)，如：《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《檔案工作基本術(shù)語》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等，使得基層單位在工作上有了統(tǒng)一的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。作為基層檔案管理者要認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握這些標(biāo)準(zhǔn)，不僅如此，還要結(jié)合自己?jiǎn)挝缓筒块T的特點(diǎn)，制定出符合本單位情況的規(guī)章制度，這樣才能使工作有依附點(diǎn)。二是科學(xué)的收集和歸類檔案體系。檔案是指過去和現(xiàn)在的各類機(jī)構(gòu)、組織及個(gè)人等的各類活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。按其歸屬權(quán)可分為公務(wù)檔案和私人檔案，按形成時(shí)間可分為歷史檔案和現(xiàn)代檔案，按功能性質(zhì)可分為人事檔案、科技檔案、文書檔案等。針對(duì)不同特點(diǎn)的檔案資源，要制定出合理的收集、保管、流向（寄存、捐贈(zèng)、出售、出境等）的監(jiān)管制度，使檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，確保檔案資料是真實(shí)的、可靠的、全面的。三是科學(xué)的檔案檢索網(wǎng)絡(luò)體系。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，把握利用者的需求特點(diǎn)，成為開展檔案服務(wù)的依據(jù)。借助網(wǎng)絡(luò)化、信息化和計(jì)算機(jī)技術(shù)，拓展檔案的服務(wù)領(lǐng)域。采取靈活多樣的人性化服務(wù)形式，如：復(fù)印服務(wù)、檢索服務(wù)等，讓更多的群眾走進(jìn)檔案，認(rèn)識(shí)檔案，利用檔案。四是提供良好的檔案服務(wù)環(huán)境。對(duì)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施要遵循適用、經(jīng)濟(jì)、美觀、靈活、安全的原則，體現(xiàn)“為民服務(wù)”的宗旨，為利用者創(chuàng)造舒適的服務(wù)環(huán)境。如提供一些老花鏡、休閑室、停車場(chǎng)、殘疾人專用衛(wèi)生間等。除此外，檔案工作者要有良好的職業(yè)修養(yǎng)，做到舉止文明、用語禮貌、微笑服務(wù)。五是提升檔案管理者的綜合素質(zhì)。目前在許多檔案部門的檔案管理者都存在自身學(xué)歷低、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理的狀況，甚至是以兼職的身份從事檔案管理工作。這就更要求檔案管理者要提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還要掌握信息技術(shù)和專業(yè)技術(shù)，懂得經(jīng)濟(jì)、法律、歷史、外語等，樹立終身學(xué)習(xí)理念，不斷探究檔案工作中的新思想、新思路。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，包括思想道德建設(shè)、組織建設(shè)、專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)、管理制度建設(shè)諸多方面。在確定人事檔案管理人員時(shí)，要選擇責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好、熱愛檔案工作的同志擔(dān)任。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要從感情上、待遇上從優(yōu)照顧檔案管理人員。工作上既要放手，又要監(jiān)督檢查；既要注重實(shí)踐，又要加強(qiáng)培訓(xùn)，以提高人事檔案管理工作者的政策理論水平和業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)構(gòu)建和諧社會(huì)環(huán)境下人事管理工作發(fā)展的新要求。針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理方面出現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，必須進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理行為，結(jié)合人事檔案管理的實(shí)際，建立健全一整套較為系統(tǒng)的人事檔案收集制度、整理制度、保管制度，使人事檔案歸檔齊全、保管安全、利用方便，讓各項(xiàng)工作的開展有章可循。

[1]王增康，宋明遠(yuǎn).人事檔案管理與利用工作指導(dǎo)[M].武漢：湖北人民出版社，1995.

[2]李晨生.檔案管理現(xiàn)代化[M].北京：中國(guó)檔案出版社，1994.

[3]楊解非，張永捷.檔案計(jì)算機(jī)管理[M].北京：高等教育出版社，1995.

[4]吳啟瑞.對(duì)當(dāng)前人事檔案管理的思考[J].山西檔案，2004，（4）：38.