李 群 周海燕

（吉林農(nóng)業(yè)大學檔案館 吉林 長春 130118）

1.校檔案管理信息化面臨的機遇及挑戰(zhàn)

1.1 機遇

現(xiàn)代社會也被稱作“信息社會”，信息、材料、能源成為現(xiàn)代社會發(fā)展的三大支柱，且信息是三者中最活躍也是最為基礎的因素，信息資源的整合、開發(fā)和利用成為現(xiàn)代社會發(fā)展的重要手段和標志。檔案作為一種歷史記錄，是一種特殊的文化資源，是信息的一種特殊的形式和載體，信息化建設是檔案管理工作的潮流和方向。2001年月12月，國家檔案局和中央檔案館聯(lián)合印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，明確要求：“大力開發(fā)檔案信息資源”“加快檔案信息化建設”“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”，并提出了加強檔案建設信息化建設的5點要求，從而確立了檔案管理工作信息化建設的基本方針和基本途徑。我國高校檔案管理信息化的建設正是在這一社會背景下提出來，這是信息社會發(fā)展的必然結果。從高校自身來看，我國各大高校自20世紀90年代末即開始大規(guī)模的校園網(wǎng)絡建設工程，為學校的教學、管理打造便捷的網(wǎng)絡和數(shù)字平臺，全國高校第一個數(shù)字檔案館在上海交通大學開館，實現(xiàn)了高校檔案信息化建設由理論向?qū)嵺`的跨越，在我國高校檔案館建設過程中具有里程碑的意義。

1.2 挑戰(zhàn)

技術的改變和觀念的更新不僅為高校檔案管理現(xiàn)代化、信息化創(chuàng)造了良好的條件，同時也對現(xiàn)有的管理觀念、方法和體制帶來一種挑戰(zhàn)。首先，信息爆炸加大了高校檔案管理的難度。自高校擴招以來，無論是學生的學籍檔案，還是教師、職員的人事檔案等，都呈現(xiàn)出數(shù)量激增、內(nèi)容更新快、載體形式多樣等趨勢，這無疑加大了信息收集、信息甄別、信息編輯存檔及信息公開、利用的難度。另外，無論是社會還是在校師生員工，對高校檔案信息的需求卻在不斷增加，對高校檔案的利用效率要求在不斷提高。

其次，技術壁壘和體制障礙延緩了信息化的進程，在一定程度上激發(fā)了檔案信息的供需矛盾。在校園網(wǎng)的基礎上，一部分檔案資源實現(xiàn)了共享和個人的自由利用，但是各校的網(wǎng)絡化程度不同，檔案信息的可利用程度差別很大。這種差別一方面是由于技術上的原因，各校所采用的檔案管理軟件及其設置的標準并不統(tǒng)一，大部分的高校通過電子身份分類、實名登錄等方式對本校的網(wǎng)絡信息包括檔案資源的利用者設置了不同等級的門禁。另一方面，在舊的行政管理體制和思路下，檔案資源的開發(fā)和利用意識不強，檔案管理部門的服務意識不強，高科技的檔案管理手段得不到有效應用，數(shù)字化檔案的設置標準建設也跟不上，這在根本上延緩了檔案管理的信息化建設進程。

最后，檔案管理從業(yè)人員的整體素質(zhì)不高成為制約信息化建設的又一瓶頸。許多高校的檔案管理人員都是非專業(yè)的，人職后也沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)教育，專業(yè)技能缺乏、年齡結構不合理等是許多高校檔案管理隊伍中存在的普遍現(xiàn)象。而信息化的檔案管理不僅需要具備一定的文化底蘊和外語知識、專業(yè)的檔案管理知識和技能，還需要熟練運用相關計算機和網(wǎng)絡技術的技能，這些都是傳統(tǒng)的“資料保管員”式的檔案管理人員所缺乏的。

2.高校檔案管理信息化建設的實質(zhì)及意義

2.1 檔案信息化的實質(zhì)

我國檔案學者吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出：“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”[2]在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”從檔案的存在形態(tài)來看，檔案是由歷史記錄所形成的一種信息，它是從歷史記錄中抽取出來的，是對原始記錄的整理和匯編。吳寶康教授還概括了檔案的兩大基本價值：憑證價值和情報價值。這兩大基本價值具體體現(xiàn)為5個一般作用：機關工作的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設的參考依據(jù)、政治斗爭的必要手段。這些概括從檔案的功能定位上進一步揭示了檔案的信息屬性，是一種信息服務手段。正是從這個意義上來說，當然，檔案是一種原生的記錄性信息。檔案的信息化是指將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，完成檔案資料的收集、整合、發(fā)布和利用，以實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。也就是說，檔案信息化的核心在于把檔案看作一種服務于人們現(xiàn)實生活和社會的信息資源，而不僅僅是一種歷史記錄，檔案信息化的重點在于構建檔案信息的開放網(wǎng)絡，提高檔案的信息價值，對檔案資源進行充分開發(fā)和利用。這是在信息社會背景下對檔案本質(zhì)定義的深化和拓展，是檔案管理與時俱進的本質(zhì)要求。

2.2 高校檔案信息化的途徑

從現(xiàn)代社會信息的存在形態(tài)來看，高校檔案信息化途徑必須經(jīng)過以下三階段：信息整合、信息數(shù)字化、信息開放。(1)信息整合是信息管理和利用的前提。從數(shù)量上來看，近年來，隨著擴招的發(fā)展，無論是人事檔案還是學術檔案，其絕對數(shù)量都在以驚人的速度逐年增加；從內(nèi)容上來看，高校檔案“記載著高校黨政管理、科學研究、教學計劃、教師任課表、教學進度、教學改革和師資培訓中形成的計劃方案、大綱、考試統(tǒng)計報表、各種質(zhì)量綜合分析、電化教學中形成的錄像帶等方方面面的紙質(zhì)及電子檔案材料[3]能進行有效的整合，這些檔案不僅不能得到利用，造成資源的極大浪費，還有可能造成管理的混亂。因此，在確保檔案信息真實、完整的基礎上，要改變傳統(tǒng)檔案管理的隨意性、分散性，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化。(2)數(shù)字化是檔案管理信息化的有力保障。檔案數(shù)字化在于借助計算機和互聯(lián)網(wǎng)的設施和技術，建設數(shù)字檔案館。首先要建立數(shù)字檔案信息資源庫群，依托校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)形成大容量、可共享的目錄，其次，數(shù)字檔案信息資源網(wǎng)絡利用平臺，完善查詢、瀏覽和下載等功能。當然，檔案的數(shù)字化管理對檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性保障有著更高的要求，這既要加強軟、硬件的不斷更新和升級，也需要出臺相關的規(guī)范文件。（3）檔案管理的開放利用。信息的價值在于可流動性和共享性，因此，建設多形式、多層次的檔案信息共享平臺，促進檔案信息資源的公開、共享和循環(huán)利用，既是檔案的要求，也是檔案信息化的目的所在。當然，高校檔案在開放的同時，也要注意對個人隱私和知識產(chǎn)權的保護。

2.3 意義

高校檔案是高校文化資源的重要組成部分，加快高校檔案的信息化建設，對于高校的發(fā)展具有重要的意義。首先，對高校本身來說，檔案信息化程度是衡量高?，F(xiàn)代化程度的一個重要指標，檔案信息化建設是現(xiàn)代高校組織管理、人事工作、教學和科研等各項工作順利開展的前提和基礎，是促進高校更好地發(fā)揮其教學、研究和服務社會職能的有效途徑之一。其次，對高校的師生員工來說，檔案的信息化建設與他們的切身利益息息相關。如高校的學生檔案管理關系著學生招生就業(yè)工作開展得是否順利；師資檔案是聘用和選拔教師、是他們定崗定資的重要依據(jù)；學術檔案則為他們的教學和科研提供豐富學術資源。最后，對社會大系統(tǒng)來說，高校檔案信息化建設有利于社會資源與高校資源的互動交流。在信息時代，文化和科技資源是社會發(fā)展最有力的助推劑，而高校則是文化和科技資源的集中地，檔案是高校文化學術資源的重要載體，加強這些信息在更廣泛領域的流通，既是社會發(fā)展的要求，也是促進社會發(fā)展的方式。

總之，信息化是高校檔案管理改革的方向。高校檔案的信息化建設不僅關系著高校自身系統(tǒng)內(nèi)部工作的方方面面，是高校組織管理、師資隊伍建設、教學和科研等各項工作順利開展的前提和基礎，而且對整個社會的資源共享、文化交流、文明進步有著重要的推動作用。

[1]全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃：摘要[j].中國檔案，2007（2）14.

[2]吳寶康.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，1999：45-59.

[3]秦建華.基于網(wǎng)絡環(huán)境的高校檔案工作探討[J].職業(yè)時空，2007（18）67.