周 琴

（淮海工學院東港學院 江蘇 連云港 222069）

高校教師業(yè)務檔案既具有全面系統(tǒng)性，又具有豐富多樣性。一方面是教師自身形成的材料，比如教學教案、教學任務書等資料，還有一些由此產(chǎn)生的一系列資料，如教學評估、研究結果等；另一方面，教師業(yè)務活動領域的廣泛涉及，教師的教學和科研，以及兼顧的行政工作等，形成了豐富多樣的教師業(yè)務檔案，而這些業(yè)務檔案需要的搜集、整理、分類、歸檔、標示和管理等等，是一項非常艱巨的系統(tǒng)工程。在這個過程中，我們作為檔案管理者，必須要在分析、掌握情況之后，以創(chuàng)新思維來搞好檔案工作的建設與管理。

一、高校教師業(yè)務檔案管理存在的問題

隨著高校人事制度改革的不斷深化，各高校人員流動頻率增高，這給高校教師的業(yè)務檔案管理增加了一定的難度，其動態(tài)性不斷加大，而且需要反映廣大教師工作的相關信息增多，手工管理方式已難以滿足要求，給人事、業(yè)務檔案的收集、管理和使用帶來了許多問題。

1、管理體制不規(guī)范

高校的教師業(yè)務檔案作為學校檔案管理的重要組成部分，應由學校統(tǒng)一管理。然而，一些高校教師業(yè)務檔案管理還是按照教師業(yè)務歸屬分屬不同的職能部門代為管理，即人事檔案、教學檔案、科研檔案以及教師所在院系分存業(yè)務檔案，均由所在職能部門分別管理，這使教師業(yè)務檔案資料容易造成零散、不完整、不系統(tǒng)，甚至丟失，不便于教師業(yè)務信息的提取和利用，直接影響工作效率，也造成較大的工作難度，這種分散管理的狀況，造成教師業(yè)務檔案載體、排列、編目等規(guī)格不規(guī)范、不統(tǒng)一，影響歸檔質(zhì)量。

2、管理制度不完善

教師業(yè)務檔案既是衡量一所高校教學質(zhì)量和學術水平的重要標尺，也是培養(yǎng)師資隊伍建設，考評教師教學能力和學術水平的重要內(nèi)容，同時在教師晉升職稱、年度考核、評優(yōu)選先過程中，作為重要依據(jù)。因當前高校教師檔案管理制度不健全，管理機制不完善，造成廣大教師和部分管理人員檔案意識淡漠，少數(shù)人甚至把檔案材料看成是自己的獨有成果，不愿向學校移交，給業(yè)務檔案資料的搜集、管理帶來困難，有的可能造成不可估量的損失。

3、管理方法較落后

目前大部分高校教師業(yè)務檔案的管理手段尚處在人工操作或半人工操作狀態(tài)，使教師業(yè)務檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等技術嚴重滯后，從而影響到教師業(yè)務檔案的利用、編研和開發(fā)。加之，檔案工作人員大部分是兼職，并且是非檔案專業(yè)人員，無論在精力上，還是業(yè)務熟練程度、責任心、檔案意識等方面都很難勝任檔案基層管理工作。而教師業(yè)務檔案信息內(nèi)容廣泛、涉及面廣，科研和學術含量高，需要建立快速、高效、系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理模式應該與之相適應。

二、加強高校教師業(yè)務檔案建設

為了改變教師業(yè)務檔案的管理現(xiàn)狀，使得我們的教育教學及管理能夠合理、科學地發(fā)展，提升教學建設改革的速度及質(zhì)量，我們應采取有效的對業(yè)務檔案進行科學管理措施，建設規(guī)范科學的教師業(yè)務檔案，充分發(fā)揮其在教學、科研和教師隊伍建設中的作用。

1、提高檔案管理認識，明確檔案負責機構

建立完善的教師業(yè)務檔案管理制度，提高檔案管理認識，明確檔案負責機構，做好教師檔案的立檔、整理、保存工作。教師業(yè)務檔案應由主管教學的校長分管，由教務處統(tǒng)一管理，根據(jù)學校規(guī)模和管理制度，應按網(wǎng)絡輻射狀分工，形成層級負責、循環(huán)管理體制。

2、加強檔案規(guī)范管理，明確檔案歸檔內(nèi)容

建立高校教師業(yè)務檔案應該進行規(guī)范化管理，對于歸檔內(nèi)容，應從教師德、能、勤、績四個方面來考核：德對教師是否違反法律法規(guī)、組織紀律和學校規(guī)章制度等情況來考核；能是對教師個人簡歷、學歷學位、任職資格以及完成工作量等情況進行考核；勤，考核的是教師國內(nèi)外進修、考查、講學及參加學術活動等等涉及一系列情況進行考核；績，考核的是教學改革、科研成果，以及國內(nèi)外公開發(fā)表的論著、譯著、論文等等一些資料的匯編與綜合。教師業(yè)務檔案的內(nèi)容要結合教學實際，緊緊圍繞這四個方面來進行。

3、系統(tǒng)收集資料，進一步完善檔案管理程序

對于教學業(yè)務檔案管理，我們說搜集是基礎，整理是進一步加工。要求檔案管理者按照檔案管理規(guī)范化的要求和工作內(nèi)容，及時、全面地搜集教學的有關資料、數(shù)據(jù)等，然后對這些內(nèi)容進行系統(tǒng)的分析、歸納、總結、整理，最后進行審查和補正，采取按人和按年度分類立卷方法，可較多地以數(shù)據(jù)加表格形式來表現(xiàn)，并及時輸入教師突出的表現(xiàn)信息。

4、提高辦公自動化能力，加強教師業(yè)務檔案管理技術

對于現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)早已引入檔案管理中，必須依托計算機和網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)教師業(yè)務檔案管理的電子化、網(wǎng)絡化要求；建立統(tǒng)一、系統(tǒng)、完整、操作性強的教師業(yè)務檔案信息管理系統(tǒng)，把現(xiàn)代化信息技術應用于教師業(yè)務檔案管理中，實現(xiàn)教師業(yè)務檔案檢索信息反饋、統(tǒng)計、匯編等管理程序的自動化。教師可以依據(jù)權限在校園網(wǎng)上登錄系統(tǒng)、校對資料、補齊信息，通過網(wǎng)上提報，可由教師業(yè)務主管部門對其資料的核查后，充分發(fā)揮檔案作用。檔案管理者在收集紙質(zhì)材料的同時，收集、拷貝與紙質(zhì)文件相對應的電子文件一并歸檔，可以在網(wǎng)上對上傳資料進行審核、整理、編輯、立卷、歸檔，以保證教師業(yè)務檔案的齊全、完整，避免不必要的重復勞動，還能實現(xiàn)檔案之間的內(nèi)容互補，發(fā)揮業(yè)務檔案資料的效用。

5、重視業(yè)務檔案管理者的培養(yǎng)，提高檔案管理人員素質(zhì)

學校要特別重視業(yè)務檔案人才的選拔和培養(yǎng)，建立業(yè)務檔案管理者隊伍是推動學校檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。檔案管理者要加強自身文化素養(yǎng)、專業(yè)知識、現(xiàn)代技術的學習，要掌握計算機信息應用能力，特別是現(xiàn)代化檔案管理能力，全面提高系統(tǒng)、標準、規(guī)范、技術程度高的業(yè)務檔案管理水平。

三、加強高校教師業(yè)務檔案管理的利用

建立好教師個人檔案是基礎，規(guī)范檔案管理是保障其教師業(yè)務檔案被有效利用的關鍵。對于教師業(yè)務檔案的建設與管理，必須在加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的前提下進行，要加強建立教師業(yè)務檔案信息網(wǎng)，從而快速、準確、穩(wěn)妥被開發(fā)和利用。

1、提高檔案標準化、規(guī)范化水平，推進檔案管理自動化

檔案信息自動化，主要取決于檔案業(yè)務的規(guī)范。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化。

2、自動化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點整個系統(tǒng)發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。

3、有重點地抓好檔案數(shù)據(jù)庫的建設

開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體；建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。突出重點，面向應用，建立“活庫”，推動信息化管理，建立全校性教師綜合評價檔案機制，這也是對學校教學情況的綜合評價。

總之，教師的教學、科研成果是學校的一筆財富，建立健全的教師業(yè)務檔案，是我們合理利用人才資源的需要，我們應積極加以開發(fā)和利用，為制定教學、科研計劃提供有效的參考依據(jù)，真正做到為教學科研服務，發(fā)揮其在學校管理工作中的特殊作用。

[1]劉文萍.高校應發(fā)揮教師業(yè)務檔案的作用[J].河北職業(yè)技術學院學報，2008，（03）.

[2]潘素華.淺談高校教師業(yè)務檔案的建立和管理[J].安徽農(nóng)業(yè)技術師范學院學報，2005，（03）.

[3]傅錦彬，周建軍.高校教師業(yè)務檔案網(wǎng)絡化管理初探[J].浙江檔案，2007，（09）.

[4]黃金蓮.高校教師業(yè)務檔案的建立與管理初探[J].甘肅科技，2007，（05）.

[5]王健.關于檔案數(shù)字化優(yōu)化模式的探討[J].檔案學通訊，2007（1）.

[6]薛四新,彭榮,陳永生.檔案信息化應用系統(tǒng)建設[M].機械工業(yè)出版社，2006.