周 琴
(淮海工學(xué)院東港學(xué)院 江蘇 連云港 222069)
高校教師業(yè)務(wù)檔案既具有全面系統(tǒng)性,又具有豐富多樣性。一方面是教師自身形成的材料,比如教學(xué)教案、教學(xué)任務(wù)書等資料,還有一些由此產(chǎn)生的一系列資料,如教學(xué)評估、研究結(jié)果等;另一方面,教師業(yè)務(wù)活動領(lǐng)域的廣泛涉及,教師的教學(xué)和科研,以及兼顧的行政工作等,形成了豐富多樣的教師業(yè)務(wù)檔案,而這些業(yè)務(wù)檔案需要的搜集、整理、分類、歸檔、標示和管理等等,是一項非常艱巨的系統(tǒng)工程。在這個過程中,我們作為檔案管理者,必須要在分析、掌握情況之后,以創(chuàng)新思維來搞好檔案工作的建設(shè)與管理。
隨著高校人事制度改革的不斷深化,各高校人員流動頻率增高,這給高校教師的業(yè)務(wù)檔案管理增加了一定的難度,其動態(tài)性不斷加大,而且需要反映廣大教師工作的相關(guān)信息增多,手工管理方式已難以滿足要求,給人事、業(yè)務(wù)檔案的收集、管理和使用帶來了許多問題。
高校的教師業(yè)務(wù)檔案作為學(xué)校檔案管理的重要組成部分,應(yīng)由學(xué)校統(tǒng)一管理。然而,一些高校教師業(yè)務(wù)檔案管理還是按照教師業(yè)務(wù)歸屬分屬不同的職能部門代為管理,即人事檔案、教學(xué)檔案、科研檔案以及教師所在院系分存業(yè)務(wù)檔案,均由所在職能部門分別管理,這使教師業(yè)務(wù)檔案資料容易造成零散、不完整、不系統(tǒng),甚至丟失,不便于教師業(yè)務(wù)信息的提取和利用,直接影響工作效率,也造成較大的工作難度,這種分散管理的狀況,造成教師業(yè)務(wù)檔案載體、排列、編目等規(guī)格不規(guī)范、不統(tǒng)一,影響歸檔質(zhì)量。
教師業(yè)務(wù)檔案既是衡量一所高校教學(xué)質(zhì)量和學(xué)術(shù)水平的重要標尺,也是培養(yǎng)師資隊伍建設(shè),考評教師教學(xué)能力和學(xué)術(shù)水平的重要內(nèi)容,同時在教師晉升職稱、年度考核、評優(yōu)選先過程中,作為重要依據(jù)。因當前高校教師檔案管理制度不健全,管理機制不完善,造成廣大教師和部分管理人員檔案意識淡漠,少數(shù)人甚至把檔案材料看成是自己的獨有成果,不愿向?qū)W校移交,給業(yè)務(wù)檔案資料的搜集、管理帶來困難,有的可能造成不可估量的損失。
目前大部分高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理手段尚處在人工操作或半人工操作狀態(tài),使教師業(yè)務(wù)檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等技術(shù)嚴重滯后,從而影響到教師業(yè)務(wù)檔案的利用、編研和開發(fā)。加之,檔案工作人員大部分是兼職,并且是非檔案專業(yè)人員,無論在精力上,還是業(yè)務(wù)熟練程度、責任心、檔案意識等方面都很難勝任檔案基層管理工作。而教師業(yè)務(wù)檔案信息內(nèi)容廣泛、涉及面廣,科研和學(xué)術(shù)含量高,需要建立快速、高效、系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理模式應(yīng)該與之相適應(yīng)。
為了改變教師業(yè)務(wù)檔案的管理現(xiàn)狀,使得我們的教育教學(xué)及管理能夠合理、科學(xué)地發(fā)展,提升教學(xué)建設(shè)改革的速度及質(zhì)量,我們應(yīng)采取有效的對業(yè)務(wù)檔案進行科學(xué)管理措施,建設(shè)規(guī)范科學(xué)的教師業(yè)務(wù)檔案,充分發(fā)揮其在教學(xué)、科研和教師隊伍建設(shè)中的作用。
建立完善的教師業(yè)務(wù)檔案管理制度,提高檔案管理認識,明確檔案負責機構(gòu),做好教師檔案的立檔、整理、保存工作。教師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)由主管教學(xué)的校長分管,由教務(wù)處統(tǒng)一管理,根據(jù)學(xué)校規(guī)模和管理制度,應(yīng)按網(wǎng)絡(luò)輻射狀分工,形成層級負責、循環(huán)管理體制。
建立高校教師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)該進行規(guī)范化管理,對于歸檔內(nèi)容,應(yīng)從教師德、能、勤、績四個方面來考核:德對教師是否違反法律法規(guī)、組織紀律和學(xué)校規(guī)章制度等情況來考核;能是對教師個人簡歷、學(xué)歷學(xué)位、任職資格以及完成工作量等情況進行考核;勤,考核的是教師國內(nèi)外進修、考查、講學(xué)及參加學(xué)術(shù)活動等等涉及一系列情況進行考核;績,考核的是教學(xué)改革、科研成果,以及國內(nèi)外公開發(fā)表的論著、譯著、論文等等一些資料的匯編與綜合。教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容要結(jié)合教學(xué)實際,緊緊圍繞這四個方面來進行。
對于教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理,我們說搜集是基礎(chǔ),整理是進一步加工。要求檔案管理者按照檔案管理規(guī)范化的要求和工作內(nèi)容,及時、全面地搜集教學(xué)的有關(guān)資料、數(shù)據(jù)等,然后對這些內(nèi)容進行系統(tǒng)的分析、歸納、總結(jié)、整理,最后進行審查和補正,采取按人和按年度分類立卷方法,可較多地以數(shù)據(jù)加表格形式來表現(xiàn),并及時輸入教師突出的表現(xiàn)信息。
對于現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)早已引入檔案管理中,必須依托計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化要求;建立統(tǒng)一、系統(tǒng)、完整、操作性強的教師業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng),把現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用于教師業(yè)務(wù)檔案管理中,實現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案檢索信息反饋、統(tǒng)計、匯編等管理程序的自動化。教師可以依據(jù)權(quán)限在校園網(wǎng)上登錄系統(tǒng)、校對資料、補齊信息,通過網(wǎng)上提報,可由教師業(yè)務(wù)主管部門對其資料的核查后,充分發(fā)揮檔案作用。檔案管理者在收集紙質(zhì)材料的同時,收集、拷貝與紙質(zhì)文件相對應(yīng)的電子文件一并歸檔,可以在網(wǎng)上對上傳資料進行審核、整理、編輯、立卷、歸檔,以保證教師業(yè)務(wù)檔案的齊全、完整,避免不必要的重復(fù)勞動,還能實現(xiàn)檔案之間的內(nèi)容互補,發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案資料的效用。
學(xué)校要特別重視業(yè)務(wù)檔案人才的選拔和培養(yǎng),建立業(yè)務(wù)檔案管理者隊伍是推動學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理者要加強自身文化素養(yǎng)、專業(yè)知識、現(xiàn)代技術(shù)的學(xué)習(xí),要掌握計算機信息應(yīng)用能力,特別是現(xiàn)代化檔案管理能力,全面提高系統(tǒng)、標準、規(guī)范、技術(shù)程度高的業(yè)務(wù)檔案管理水平。
建立好教師個人檔案是基礎(chǔ),規(guī)范檔案管理是保障其教師業(yè)務(wù)檔案被有效利用的關(guān)鍵。對于教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)與管理,必須在加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的前提下進行,要加強建立教師業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng),從而快速、準確、穩(wěn)妥被開發(fā)和利用。
檔案信息自動化,主要取決于檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程,要推進檔案自動化建設(shè),必須抓好檔案標準化、規(guī)范化。
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求,檔案信息自動化建設(shè)的著眼點整個系統(tǒng)發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。
開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ),是工程的主體;建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。突出重點,面向應(yīng)用,建立“活庫”,推動信息化管理,建立全校性教師綜合評價檔案機制,這也是對學(xué)校教學(xué)情況的綜合評價。
總之,教師的教學(xué)、科研成果是學(xué)校的一筆財富,建立健全的教師業(yè)務(wù)檔案,是我們合理利用人才資源的需要,我們應(yīng)積極加以開發(fā)和利用,為制定教學(xué)、科研計劃提供有效的參考依據(jù),真正做到為教學(xué)科研服務(wù),發(fā)揮其在學(xué)校管理工作中的特殊作用。
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