趙宏偉

(通河縣圖書館 黑龍江 通河 150900)

1.圖書館辦公室管理的內(nèi)涵、性質(zhì)

從狹義上講圖書館辦公室的管理工作，就是文件的收發(fā)、傳閱、起草；檔案的管理；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定圖書館各項規(guī)章制度和管理條例；負責圖書館的安全保衛(wèi)，環(huán)境衛(wèi)生；圖書館公共設(shè)施及設(shè)備維護和報修；退休人員和臨時工的管理工作；組織全館活動；安排有關(guān)會議；全館人員的發(fā)放領(lǐng)取錢物等。主要是完成日常工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)，做好館長的助手，協(xié)助館長做好圖書館的管理工作所以說它主要特點是事情有大有小，事多事雜，主要是一些輔助性、服務(wù)性工作。從廣義上講圖書館的辦公室管理包括從圖書館的整體利益出發(fā)，同其他職能部門都有或多或少、這樣或那樣的聯(lián)系。如:人員的變動，崗位聘任工作，年度考核，職稱評定等要與人事處打交道；每月工資獎金的考勤報表，平日的各類票據(jù)報銷，領(lǐng)取支票，每月加班費、晚班費的領(lǐng)取，與財務(wù)對賬以及涉及到的財務(wù)的工作等要與財務(wù)處打交道；每半年一次的每月的工會會費上交，平日館里或工會組織的各類職工福利活動或事宜要與工會打交道；平時圖書館設(shè)備設(shè)施維修，臨時工的管理要與總務(wù)處打交道。所以說它與圖書館各方面的工作都有聯(lián)系，圖書館辦公室的日常工作與其他部門有著許多避免不了的聯(lián)系，因此要想出色的完成這些工作，需要其他部門的支持，在同這些部門的協(xié)調(diào)配合中完成工作任務(wù)。從這個意義上講，圖書館的辦公室管理工作具有宏觀綜合性管理的意義。

2.圖書館辦公室管理的四個必要條件

2.1 依靠現(xiàn)代化管理思想的理論和方法

圖書館辦公室管理是建立在管理的基礎(chǔ)上的，其重點關(guān)鍵在于管理的過程，內(nèi)容包括如何計劃組織策劃，如何進行人事管理，如何指揮控制下屬部門。包括管理思想現(xiàn)代化，管理方法科學(xué)化，管理手段的自動化等。圖書館的辦公室管理工作具有管理工作的性質(zhì)，其實它就是管理工作中的一種。所以管理者更多地掌握管理的原理與方法是有益處的，這樣才能充分發(fā)揮人力、財力、物力，才能更好地運用現(xiàn)代化管理理論指導(dǎo)圖書館的辦公室管理。

2.2 工作的程序、原則遵循行政

由于圖書館辦公室管理的工作性質(zhì)，許多工作，如:處理公文，辦理事宜，對外聯(lián)絡(luò)，準備會議等涉及了許多行政管理程序。懂得行政學(xué)知識對于規(guī)范的起草公文、制定合理的規(guī)章制度等工作也是有很大幫助的。

2.3 需要圖書館相關(guān)知識

圖書館的管理工作，利用圖書館特有的信息資源為群眾提供服務(wù)，為科研服務(wù)，不同于一般的辦公室管理工作。它涉及到圖書館學(xué)和情報學(xué)等專業(yè)知識，以及信息管理等知識。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字化革命浪潮的掀起，使圖書館在信息化建設(shè)的過程中的地位和作用得到了提高，隨著信息化建設(shè)的大力開展，圖書館建設(shè)也成為其中重要的工作。在這種形勢下如何利用圖書館專業(yè)知識做好圖書館管理工作，在圖書館自動化、網(wǎng)絡(luò)化的完善深入中，為廣大讀者以及科研人員提供更優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)是擺在我們面前的一個迫切和艱巨的任務(wù)。

3.搞好圖書館管理在其特定的大環(huán)境下所要把握住的原則

3.1 要遵循科學(xué)管理的原則，應(yīng)用先進技術(shù)和手段

圖書館辦公室管理同許多管理工作一樣都要遵循科學(xué)管理的原則，要根據(jù)其秘書工作、行政工作、檔案工作的特點，結(jié)合圖書館工作的規(guī)律，除把現(xiàn)代管理的先進思想運用于管理工作中外，還應(yīng)關(guān)注現(xiàn)代管理的最新方法，把最新研究成果運用到實際工作當中。

隨著社會上信息建設(shè)的開展，網(wǎng)絡(luò)的逐步完善，涌現(xiàn)了許多現(xiàn)代化的技術(shù)和先進手段，我們應(yīng)努力創(chuàng)造條件，學(xué)習(xí)和掌握科學(xué)管理技術(shù)與手段，并把它應(yīng)用于圖書館的管理中去，促進管理工作科學(xué)化，提高辦公效率。

3.2 要明確其所處的大環(huán)境

要明確圖書館的管理所處的大環(huán)境以及在大環(huán)境中所處地位、作用、任務(wù)。不論圖書館管理采取何種方式、方法、手段，圖書館管理都要明確圍繞公共圖書館的為廣大群眾服務(wù)為中心任務(wù)的原則，同時建立自己的管理目標，既要考慮到圖書館內(nèi)部系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，又要自覺地服務(wù)于社會這個大環(huán)境的管理工作，這樣才能發(fā)揮最大作用，為社會經(jīng)濟建設(shè)做出最大貢獻。

4.搞好圖書館辦公室管理、圖書館管理的幾點設(shè)想

4.1 提高人才的素質(zhì)

要想搞好圖書館辦公室工作，圖書館管理人才不僅要掌握一定的圖書館學(xué)、情報學(xué)專業(yè)知識；還要廣泛涉獵其他學(xué)科知識，盡可能多地掌握管理學(xué)、行政學(xué)、秘書工作的知識；具有組織協(xié)調(diào)能力；為適應(yīng)當今信息化現(xiàn)代化社會的發(fā)展，還應(yīng)掌握一定的計算機知識；要有強烈的信息意識；培養(yǎng)敏銳的觀察能力。這樣才能適應(yīng)現(xiàn)今社會發(fā)展，適應(yīng)圖書館管理工作的不斷發(fā)展的要求。

4.2 要想使圖書館管理工作再上一個臺階

需要辦公室多向圖書館工作人員提供信息專業(yè)知識培訓(xùn)的機會，建立一套規(guī)范的培養(yǎng)人才的體制，應(yīng)把訓(xùn)練一支信息專門人才，具有較強專業(yè)性的高素質(zhì)的隊伍作為搞好圖書館工作的一個長期目標。建立一套科學(xué)有效的管理制度。

根據(jù)圖書館辦公室工作特點，制定一套規(guī)章制度。從崗位聘任責任制，業(yè)績考核制度到每天日常行政辦公需遵循的規(guī)章制度。比如崗位聘任制可兩年一聘，采取公開招聘、競爭上崗的方式，符合上崗條件的都可參加競聘，競聘的過程公開，本著公正的原則?？己酥贫纫矐?yīng)嚴格按制定的制度執(zhí)行，按照制定的考核標準自評、互評，成績記錄在冊，作為獎勵晉級，評先進的依據(jù)。平日行政工作嚴格執(zhí)行一些規(guī)章制度，如:大到檔案管理規(guī)章制度、財務(wù)管理制度，小到例行會議記錄、福利發(fā)放制度。夜班費、加班費、考勤費每月按日期發(fā)放并記錄，遵循一定規(guī)律，不能條理不清、混亂一團。公共財產(chǎn)、公共設(shè)施管理也要遵守一定的管理制度，損壞的公共設(shè)施及時報修，報廢的機器和新進的設(shè)備要編號、填卡，上報設(shè)備科，每年與設(shè)備科對財產(chǎn)賬，圖書館部門內(nèi)部也需重新對賬簽字。總之，圖書館辦公室日常行政工作應(yīng)嚴格按各項規(guī)章制度進行，做到有章可循、有法可依。通過制定合理有效的規(guī)章制度使之有條不紊地進行，決不能條理不清、混亂不堪。

結(jié)語

用哲學(xué)的觀點來看，一切事物都處于不斷發(fā)展變化中，圖書館辦公室管理也是在不斷發(fā)展變化的，總是在不斷提出新的要求。必須與圖書館的工作發(fā)展相適應(yīng)，與現(xiàn)代社會圖書館的發(fā)展相適應(yīng)。探索圖書館管理的科學(xué)理論和方法，提高辦公室的管理水平和工作效率，可以減少工作中的失誤；實現(xiàn)管理現(xiàn)代化；提高工作效率；達到高效地利用圖書館的人力、財力、物力，高效地利用圖書館資源的目的；對于更好地利用館藏為公眾服務(wù)，建設(shè)現(xiàn)代化的數(shù)字化圖書館也具有重要意義。不斷提高辦公室人員管理水平還可以建立一支高素質(zhì)的圖書館管理隊伍；對于科學(xué)地管理圖書館，實現(xiàn)圖書館的工作現(xiàn)代化具有重要意義；可以推動圖書館管理工作的改革與發(fā)展，為建設(shè)和諧社會貢獻力量。因此在實際工作中，我們要不斷總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進管理方法，不斷研究新情況、新問題，把圖書館辦公室管理工作推上一個新的高度。為圖書館的發(fā)展貢獻一份力量，為廣大群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。為把公共圖書館建設(shè)成為一個重要文獻信息中心，為科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的學(xué)術(shù)性機構(gòu)，我們還需不斷努力，提高管理水平，提高管理素質(zhì)，使之成為一個適應(yīng)現(xiàn)代社會的網(wǎng)絡(luò)化、自動化的數(shù)字化圖書館。

[1]王志華.我國現(xiàn)行圖書館管理體制與內(nèi)部運行機制的改革初探[J].圖書館論壇,2006,(5).