邱智寧 石曉琦

（1.牡丹江市體育局；2.牡丹江市愛(ài)民區(qū)疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 牡丹江 157000）

如何做好新形勢(shì)下檔案的開(kāi)發(fā)與利用

邱智寧1石曉琦2

（1.牡丹江市體育局；2.牡丹江市愛(ài)民區(qū)疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 牡丹江 157000）

檔案作為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的真實(shí)記錄，是開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)信息和重要依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，人們已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代。檔案作為信息存儲(chǔ)的載體，它的利用工作已經(jīng)逐漸得到人們的重視，特別是伴隨著改革與發(fā)展，檔案工作的重心已經(jīng)從“檔案保管”轉(zhuǎn)移到“檔案的開(kāi)發(fā)利用”上來(lái)，檔案的開(kāi)發(fā)利用作為檔案工作的最終目的，它的重要性正日漸顯現(xiàn)出來(lái)。

檔案的開(kāi)發(fā)利用工作是指檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，就是檔案管理部門(mén)根據(jù)需要，采用專(zhuān)業(yè)的方法和現(xiàn)代的技術(shù)，從所保管的檔案中發(fā)掘有用的信息材料。其中開(kāi)發(fā)是實(shí)現(xiàn)利用的前提和必要條件，而利用檔案信息所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益是衡量開(kāi)發(fā)程度的重要標(biāo)志。如何在新形勢(shì)下做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，使其走出傳統(tǒng)的思維、工作模式，本人認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面來(lái)把握。

一、強(qiáng)化檔案工作的科學(xué)管理，豐富檔案的信息資源結(jié)構(gòu)

做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，首先要求建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)即設(shè)立一個(gè)綜合性的檔案室來(lái)負(fù)責(zé)檔案工作，以便對(duì)歸檔的檔案能進(jìn)行更規(guī)范、更科學(xué)的集中統(tǒng)一管理。其次檔案室室藏量的豐富也起著決定性作用。這就要求檔案室的人員要千方百計(jì)地做好接收工作。平時(shí)應(yīng)注意對(duì)各部門(mén)形成的文件材料，按照檔案管理的要求進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督，幫助他們按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，力爭(zhēng)做到歸檔的檔案數(shù)量充足、齊全完整，內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理，質(zhì)量?jī)?yōu)化。我單位原來(lái)的檔案就是分散管理的，文書(shū)檔案由辦公室負(fù)責(zé)管理，財(cái)會(huì)檔案由財(cái)務(wù)科兼管，業(yè)務(wù)檔案由業(yè)務(wù)科負(fù)責(zé)，這種管理，很不適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理發(fā)展的需要，有的人員調(diào)動(dòng)時(shí)將原始的材料銷(xiāo)毀或者帶走，給后來(lái)的利用者帶來(lái)很多不便。于是我單位領(lǐng)導(dǎo)決定建立專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，并且在各部門(mén)又配備了兼職檔案人員，將原來(lái)分散管理的檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，解決了多年來(lái)文件材料不齊全完整、接收難的問(wèn)題。十幾年來(lái)的實(shí)踐證明，檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理后，極大地方便了利用者的查閱和利用，現(xiàn)在我們不論是編寫(xiě)史志還是編寫(xiě)工作總結(jié)，都有據(jù)可依，有檔可查，保障了檔案的信息資源的提供，便于大家的利用。

二、更新觀念、確立檔案信息開(kāi)發(fā)和利用工作的地位

檔案信息的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的最終目的，是“強(qiáng)化應(yīng)用技術(shù)的開(kāi)發(fā)和推廣，促進(jìn)科技成果向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化”的橋梁。因此，必須認(rèn)識(shí)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作的重要性。首先，從事檔案工作的干部職工，要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創(chuàng)新。要明確檔案信息開(kāi)發(fā)利用，是檔案工作的主導(dǎo)，要破除“重管輕用”的觀點(diǎn)，必須熱愛(ài)自己的工作，積極進(jìn)取，愛(ài)崗敬業(yè)。其次，負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要在人、財(cái)、物等方面向檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作傾斜，使檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作能在高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上發(fā)展，真正起到為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展起到引導(dǎo)和服務(wù)的作用。

三、建立健全檔案信息利用制度和服務(wù)體系

為了提高檔案信息的利用，要建立健全檔案信息利用制度。要有計(jì)劃的編研一些適應(yīng)形勢(shì)需要的信息資料，不能只顧資料積累、文化財(cái)富堆積。要建立檔案信息利用預(yù)測(cè)制度，通過(guò)對(duì)檔案信息利用的可行性的分析預(yù)測(cè)，掌握社會(huì)各業(yè)對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向，有針對(duì)性地進(jìn)行收集。建立檔案信息服務(wù)體系。要建立行業(yè)檔案信息資源體系，集中本系統(tǒng)、本行業(yè)的檔案資料，形成信息開(kāi)發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案信息進(jìn)行整體開(kāi)發(fā)，綜合管理。同時(shí)開(kāi)展檔案咨詢(xún)服務(wù)，介紹檔案信息開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)和檔案信息利用的效益，使檔案信息開(kāi)發(fā)利用取得較好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

四、提高自身素質(zhì)，努力造就新型檔案專(zhuān)業(yè)人才

現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)占主導(dǎo)地位的社會(huì)，而信息產(chǎn)業(yè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)，現(xiàn)代高新技術(shù)的蓬勃發(fā)展必將對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用產(chǎn)生巨大的影響。面對(duì)這樣一個(gè)變革的時(shí)代，如果我們檔案工作者不迎頭趕上，努力提高自身的素質(zhì)，就會(huì)使我們?cè)跈n案信息資源的開(kāi)發(fā)利用上準(zhǔn)備不足，就會(huì)處于被動(dòng)的地位，因此檔案工作者要產(chǎn)生一種緊迫感。首先，要加強(qiáng)思想意識(shí)的轉(zhuǎn)變，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮下，只有變化才能求新，只有求新才能發(fā)展。要以豐富的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為后盾。檔案工作是一門(mén)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，從知識(shí)的形態(tài)來(lái)看，檔案是最直接、最原始、最新鮮、最準(zhǔn)確的知識(shí)載體。無(wú)論是人類(lèi)知識(shí)信息，還是系統(tǒng)的理論概括，最初都是以檔案保存、積累起來(lái)的，只要是在有文字的社會(huì)，人類(lèi)的一切活動(dòng)都離不開(kāi)檔案，所以，要求檔案工作者本身的業(yè)務(wù)水平盡快跟得上時(shí)代、跟得上檔案事業(yè)的發(fā)展。其次，盡快掌握現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)，要適應(yīng)形勢(shì)，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，以達(dá)到檔案的深層次開(kāi)發(fā)與利用。

五、改進(jìn)和提高檔案利用的方法與技術(shù)，加速檔案資源的共享

隨著檔案信息資源的急劇增長(zhǎng)和對(duì)檔案的利用越來(lái)越頻繁，傳統(tǒng)的利用方式與利用方法已難以適應(yīng)新形勢(shì)下改革的需要，因?yàn)橐蠹皶r(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地將檔案信息資源進(jìn)行有效的濃縮和有效的存儲(chǔ)，以便于廣泛地提供利用，要大力改進(jìn)檔案利用的方法和技術(shù)，并盡可能使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)。首先，要加強(qiáng)檔案檢索工具體系建設(shè)，改變以往檢索工具單一，功能不全，檢索速度慢，效率低的現(xiàn)象，建立適應(yīng)改革的新的檢索體系，突出檢索工具的有效性，兼容性，存儲(chǔ)性特征。應(yīng)以編制查找性檢索工具為主，以提供高效的開(kāi)發(fā)利用，同時(shí)，還力求編制指導(dǎo)性的檢索工具，以拓寬開(kāi)發(fā)利用的渠道。其次，要積極推進(jìn)檔案部門(mén)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建設(shè)，在目前檔案部門(mén)人員少，而室藏檔案數(shù)量大的情況下，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)代替人工對(duì)室藏檔案信息進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)，必將大大提高工作效率和檔案信息資源開(kāi)發(fā)的效益。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源將實(shí)現(xiàn)區(qū)域性連網(wǎng)，利用者只有通過(guò)計(jì)算機(jī)才能實(shí)現(xiàn)廣泛的資源共享，所以，只有加快檔案部門(mén)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建設(shè)才能真正體現(xiàn)出檔案的信息資源開(kāi)發(fā)功能。而且利用網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和現(xiàn)代的通訊設(shè)備，使人們能從網(wǎng)上方便、快捷地獲取信息和產(chǎn)品資料，從而實(shí)現(xiàn)大范圍的檔案信息資源共享。

由此可見(jiàn)，在新形勢(shì)下，要做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，就要從內(nèi)部職能做起，強(qiáng)化檔案工作的科學(xué)管理，注重接收、征集工作，不斷更新檔案人員的思想觀念，積極迎接新技術(shù)的挑戰(zhàn)。我們檔案工作者要堅(jiān)持不懈地努力學(xué)習(xí)，不斷提高開(kāi)發(fā)檔案信息資源的能力，充分發(fā)揮檔案的作用，為改革與發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。