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        提高認(rèn)識 積極探索推進(jìn)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

        2010-08-15 00:46:01秦立燕提常艷
        黑龍江史志 2010年5期
        關(guān)鍵詞:村級規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

        秦立燕 提常艷

        (1.杜爾伯特縣財(cái)政局泰康鎮(zhèn)財(cái)政所;2.杜蒙縣財(cái)政局農(nóng)業(yè)開發(fā)辦 黑龍江 大慶 166200)

        提高認(rèn)識 積極探索推進(jìn)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

        秦立燕1提常艷2

        (1.杜爾伯特縣財(cái)政局泰康鎮(zhèn)財(cái)政所;2.杜蒙縣財(cái)政局農(nóng)業(yè)開發(fā)辦 黑龍江 大慶 166200)

        當(dāng)前,舉國上下都在努力建設(shè)和諧社會,而和諧社會建設(shè)不可或缺的檔案工作,為了適應(yīng)當(dāng)前形勢,更好地為建設(shè)和諧社會發(fā)揮檔案職能,起到應(yīng)有作用,就必須把檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)納入當(dāng)前工作日程,同時檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié),在搞好硬件建設(shè)的同時,做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要的基礎(chǔ)性工作。我通過日益豐富的工作實(shí)踐,深刻認(rèn)識到雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù),具有相對的獨(dú)立性,但由于文書是檔案的來源,檔案是文書的歸宿,所以,兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此,我們要強(qiáng)化統(tǒng)籌思維意識,樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想,在實(shí)際工作中,把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān),做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

        一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

        公文是檔案的前身,檔案由公文轉(zhuǎn)化而來??梢哉f公文制發(fā)的怎樣,不僅僅決定公文本身的質(zhì)量,同時,也影響日后檔案的質(zhì)量,決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此,我們在公文制發(fā)中首先就必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題,以提高檔案實(shí)體質(zhì)量,為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好,幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排,左側(cè)裝訂。其次要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù),是否符合審批權(quán)限,公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確,主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn),落款是否與公文一致,有無日期,主題詞是否準(zhǔn)確等等。第三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文,繕印公文,還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等,都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用。杜絕使用圓珠筆,強(qiáng)調(diào)使用碳素筆和鋼筆、毛筆。四是使用文種要合理,擬制格式要規(guī)范,行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字,以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。實(shí)際工作中,我們對文書歸檔提出了明確要求。歸檔的文件材料必須保持齊全性和完整性。歸檔的文件材料必須是準(zhǔn)確地反映真實(shí)內(nèi)容的歷史過程。凡歸檔的文件材料用紙一律要求紙質(zhì)優(yōu)良,文件要求字跡清楚,簽署完備,書寫符全檔案規(guī)范要求,用炭素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,禁止使用純藍(lán)墨水、鉛筆、彩色筆、圓珠筆或復(fù)寫紙書寫,以利于長期保存,按29.7cm×21cm規(guī)格(a4)紙裝訂案卷(特殊情況采用折疊式)。歸檔份數(shù),文件材料歸檔一般一式一份;部分特殊材料或使用頻繁的檔案材料可二至三份,存以備用。歸檔手續(xù),凡歸檔的文件材料必須用word文檔編制歸檔移交清單,歸檔清單一式兩份,交接雙方簽字,由交接雙方各保留一份,以便查考。一些重大活動的歸檔材料由歸檔人或歸檔部門撰寫“歸檔材料說明書”。

        二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

        體現(xiàn)“為我”性,以我為主。就是說,從一個單位的形成來看出,應(yīng)該確定永久保存的主要是本機(jī)關(guān)的檔案,是本機(jī)關(guān)形成的重要文件,對于外來文件,則應(yīng)在分析來文機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)的關(guān)系以及來文內(nèi)容與本機(jī)關(guān)的職能關(guān)系后,再作決定。上級來文,主要看出是否有專指性,專門針對本單位的文件,永久保存。下級機(jī)關(guān)來文,主要是本單位予以答復(fù)的文件為永久保存。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?!耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則,即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則,而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實(shí)際工作中,在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個問題:

        一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。

        二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn),在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,具體問題具體分析,以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。

        三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn),分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入。同時,又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中,要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi),保持同一問題的完整性,反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈,從而在提高檔案利用價值的同時,使立卷歸檔后所形成的檔案既完整,又不龐雜,為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

        三、健全制度,提高案卷質(zhì)量,推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

        不斷深化的工作實(shí)踐證明,案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素,而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此,在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中,我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題,以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索,另一方面,要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題,以有利于檔案規(guī)范化管理。

        我們財(cái)政檔案管理,隨著近幾年規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),不斷健全會計(jì)檔案管理制度,明確會計(jì)檔案的范圍、保管期限,細(xì)化會計(jì)檔案歸檔、查閱、銷毀的程序、手續(xù)和要求,使會計(jì)檔案管理工作有章可循。落實(shí)會計(jì)檔案管理人員,明確了四個方面的工作職責(zé),完善了崗位目標(biāo)責(zé)任制。

        財(cái)政所建立健全各項(xiàng)制度,為農(nóng)村財(cái)務(wù)管理規(guī)范化提供制度保障。?建立健全規(guī)章制度,使村級財(cái)務(wù)管理有章可循,是搞好財(cái)務(wù)管理規(guī)范化的重要保證。因此,建章立制是村級財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,當(dāng)前要解決村級財(cái)務(wù)混亂狀況,最迫切的任務(wù)是在一定區(qū)域內(nèi)針對財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀,從財(cái)務(wù)收支結(jié)算管理、集體資產(chǎn)管理、民主理財(cái)與財(cái)務(wù)公開、會計(jì)核算管理、會計(jì)檔案管理、財(cái)會人員與崗位職責(zé)等方面制定一套統(tǒng)一的、切實(shí)可行的財(cái)務(wù)規(guī)章制度。要在兩個新制度的基礎(chǔ)上,從各村的實(shí)際出發(fā),建立健全切實(shí)可行的村級財(cái)務(wù)管理、民主管理和財(cái)務(wù)公開制度,以及現(xiàn)金、銀行存款管理、債權(quán)債務(wù)管理、集體資產(chǎn)臺帳管理、票據(jù)管理、檔案管理、財(cái)務(wù)開支審批、財(cái)會人員崗位職責(zé)、報(bào)賬員崗位職責(zé)、會計(jì)人員管理,村組干部離任審計(jì),一事一議籌資籌勞管理,會計(jì)電算化等多項(xiàng)制度,做到以制度管人,以制度規(guī)范工作程序,建立健全約束機(jī)制,促進(jìn)農(nóng)村財(cái)務(wù)管理工作的規(guī)范化運(yùn)作。為防止村級組織出現(xiàn)新增債務(wù)、招待費(fèi)開支、截留挪用及不合理開支。財(cái)政干部在履行財(cái)政監(jiān)管職責(zé)的同時,積極配合上級紀(jì)檢、監(jiān)察及檢查機(jī)關(guān)查處村組干部違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律案件,將財(cái)政監(jiān)督與財(cái)務(wù)審計(jì)融于服務(wù)之中,促使村級組織依法理財(cái),節(jié)約財(cái)力,提高效益。同時,村級財(cái)務(wù)必須堅(jiān)持收支兩條線,實(shí)行先收后支,杜絕以收抵支、差額入賬、坐支現(xiàn)金等現(xiàn)象。建立一支筆審批制度,控制多頭批款,多頭報(bào)銷現(xiàn)象。同時,嚴(yán)格執(zhí)行村級重大開支由村民商定的原則,使民主理財(cái)、民主監(jiān)督真正落實(shí)到實(shí)處,保證農(nóng)村財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化、制度化。這樣,通過制度建設(shè),推進(jìn)財(cái)政所檔案建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

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