秦立燕 提常艷

（1.杜爾伯特縣財政局泰康鎮(zhèn)財政所；2.杜蒙縣財政局農(nóng)業(yè)開發(fā)辦 黑龍江 大慶 166200）

提高認識 積極探索推進檔案工作規(guī)范化標準化建設

秦立燕1提常艷2

（1.杜爾伯特縣財政局泰康鎮(zhèn)財政所；2.杜蒙縣財政局農(nóng)業(yè)開發(fā)辦 黑龍江 大慶 166200）

當前，舉國上下都在努力建設和諧社會，而和諧社會建設不可或缺的檔案工作，為了適應當前形勢，更好地為建設和諧社會發(fā)揮檔案職能，起到應有作用，就必須把檔案工作規(guī)范化、標準化建設納入當前工作日程，同時檔案工作規(guī)范化、標準化管理也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要的基礎性工作。我通過日益豐富的工作實踐，深刻認識到雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化統(tǒng)籌思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。

一、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中首先就必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。其次要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期，主題詞是否準確等等。第三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。杜絕使用圓珠筆，強調(diào)使用碳素筆和鋼筆、毛筆。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。實際工作中，我們對文書歸檔提出了明確要求。歸檔的文件材料必須保持齊全性和完整性。歸檔的文件材料必須是準確地反映真實內(nèi)容的歷史過程。凡歸檔的文件材料用紙一律要求紙質(zhì)優(yōu)良，文件要求字跡清楚，簽署完備，書寫符全檔案規(guī)范要求，用炭素墨水或藍黑墨水書寫，禁止使用純藍墨水、鉛筆、彩色筆、圓珠筆或復寫紙書寫，以利于長期保存，按29.7cm×21cm規(guī)格（a4）紙裝訂案卷（特殊情況采用折疊式）。歸檔份數(shù)，文件材料歸檔一般一式一份；部分特殊材料或使用頻繁的檔案材料可二至三份，存以備用。歸檔手續(xù)，凡歸檔的文件材料必須用word文檔編制歸檔移交清單，歸檔清單一式兩份，交接雙方簽字，由交接雙方各保留一份，以便查考。一些重大活動的歸檔材料由歸檔人或歸檔部門撰寫“歸檔材料說明書”。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié)

體現(xiàn)“為我”性，以我為主。就是說，從一個單位的形成來看出，應該確定永久保存的主要是本機關的檔案，是本機關形成的重要文件，對于外來文件，則應在分析來文機關與本機關的關系以及來文內(nèi)容與本機關的職能關系后，再作決定。上級來文，主要看出是否有專指性，專門針對本單位的文件，永久保存。下級機關來文，主要是本單位予以答復的文件為永久保存。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：

一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。

二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入。同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

三、健全制度，提高案卷質(zhì)量，推進檔案工作規(guī)范化、標準化建設

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

我們財政檔案管理，隨著近幾年規(guī)范化、標準化建設，不斷健全會計檔案管理制度，明確會計檔案的范圍、保管期限，細化會計檔案歸檔、查閱、銷毀的程序、手續(xù)和要求，使會計檔案管理工作有章可循。落實會計檔案管理人員，明確了四個方面的工作職責，完善了崗位目標責任制。

財政所建立健全各項制度，為農(nóng)村財務管理規(guī)范化提供制度保障。?建立健全規(guī)章制度，使村級財務管理有章可循，是搞好財務管理規(guī)范化的重要保證。因此，建章立制是村級財務管理的一項重要內(nèi)容，當前要解決村級財務混亂狀況，最迫切的任務是在一定區(qū)域內(nèi)針對財務管理現(xiàn)狀，從財務收支結(jié)算管理、集體資產(chǎn)管理、民主理財與財務公開、會計核算管理、會計檔案管理、財會人員與崗位職責等方面制定一套統(tǒng)一的、切實可行的財務規(guī)章制度。要在兩個新制度的基礎上，從各村的實際出發(fā)，建立健全切實可行的村級財務管理、民主管理和財務公開制度，以及現(xiàn)金、銀行存款管理、債權債務管理、集體資產(chǎn)臺帳管理、票據(jù)管理、檔案管理、財務開支審批、財會人員崗位職責、報賬員崗位職責、會計人員管理，村組干部離任審計，一事一議籌資籌勞管理，會計電算化等多項制度，做到以制度管人，以制度規(guī)范工作程序，建立健全約束機制，促進農(nóng)村財務管理工作的規(guī)范化運作。為防止村級組織出現(xiàn)新增債務、招待費開支、截留挪用及不合理開支。財政干部在履行財政監(jiān)管職責的同時，積極配合上級紀檢、監(jiān)察及檢查機關查處村組干部違反財經(jīng)紀律案件，將財政監(jiān)督與財務審計融于服務之中，促使村級組織依法理財，節(jié)約財力，提高效益。同時，村級財務必須堅持收支兩條線，實行先收后支，杜絕以收抵支、差額入賬、坐支現(xiàn)金等現(xiàn)象。建立一支筆審批制度，控制多頭批款，多頭報銷現(xiàn)象。同時，嚴格執(zhí)行村級重大開支由村民商定的原則，使民主理財、民主監(jiān)督真正落實到實處，保證農(nóng)村財務管理的規(guī)范化、制度化。這樣，通過制度建設，推進財政所檔案建設的規(guī)范化和標準化建設。