秦立燕 提常艷
(1.杜爾伯特縣財政局泰康鎮(zhèn)財政所;2.杜蒙縣財政局農(nóng)業(yè)開發(fā)辦 黑龍江 大慶 166200)
提高認識 積極探索推進檔案工作規(guī)范化標準化建設
秦立燕1提常艷2
(1.杜爾伯特縣財政局泰康鎮(zhèn)財政所;2.杜蒙縣財政局農(nóng)業(yè)開發(fā)辦 黑龍江 大慶 166200)
當前,舉國上下都在努力建設和諧社會,而和諧社會建設不可或缺的檔案工作,為了適應當前形勢,更好地為建設和諧社會發(fā)揮檔案職能,起到應有作用,就必須把檔案工作規(guī)范化、標準化建設納入當前工作日程,同時檔案工作規(guī)范化、標準化管理也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié),在搞好硬件建設的同時,做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要的基礎性工作。我通過日益豐富的工作實踐,深刻認識到雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務,具有相對的獨立性,但由于文書是檔案的來源,檔案是文書的歸宿,所以,兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此,我們要強化統(tǒng)籌思維意識,樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想,在實際工作中,把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關,做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。
公文是檔案的前身,檔案由公文轉(zhuǎn)化而來??梢哉f公文制發(fā)的怎樣,不僅僅決定公文本身的質(zhì)量,同時,也影響日后檔案的質(zhì)量,決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。因此,我們在公文制發(fā)中首先就必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題,以提高檔案實體質(zhì)量,為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質(zhì)量要好,幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準,符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排,左側(cè)裝訂。其次要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù),是否符合審批權限,公文標題是否準確,主送單位和抄送單位準不準,落款是否與公文一致,有無日期,主題詞是否準確等等。第三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文,繕印公文,還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用。杜絕使用圓珠筆,強調(diào)使用碳素筆和鋼筆、毛筆。四是使用文種要合理,擬制格式要規(guī)范,行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字,以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。實際工作中,我們對文書歸檔提出了明確要求。歸檔的文件材料必須保持齊全性和完整性。歸檔的文件材料必須是準確地反映真實內(nèi)容的歷史過程。凡歸檔的文件材料用紙一律要求紙質(zhì)優(yōu)良,文件要求字跡清楚,簽署完備,書寫符全檔案規(guī)范要求,用炭素墨水或藍黑墨水書寫,禁止使用純藍墨水、鉛筆、彩色筆、圓珠筆或復寫紙書寫,以利于長期保存,按29.7cm×21cm規(guī)格(a4)紙裝訂案卷(特殊情況采用折疊式)。歸檔份數(shù),文件材料歸檔一般一式一份;部分特殊材料或使用頻繁的檔案材料可二至三份,存以備用。歸檔手續(xù),凡歸檔的文件材料必須用word文檔編制歸檔移交清單,歸檔清單一式兩份,交接雙方簽字,由交接雙方各保留一份,以便查考。一些重大活動的歸檔材料由歸檔人或歸檔部門撰寫“歸檔材料說明書”。
體現(xiàn)“為我”性,以我為主。就是說,從一個單位的形成來看出,應該確定永久保存的主要是本機關的檔案,是本機關形成的重要文件,對于外來文件,則應在分析來文機關與本機關的關系以及來文內(nèi)容與本機關的職能關系后,再作決定。上級來文,主要看出是否有專指性,專門針對本單位的文件,永久保存。下級機關來文,主要是本單位予以答復的文件為永久保存。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作?!耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則,即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則,而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化,乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中,在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上,要注意解決好三個問題:
一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現(xiàn)行文件階段任務的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。
二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點,在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,具體問題具體分析,以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。
三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關,使不該歸檔文件不致混入。同時,又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中,要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi),保持同一問題的完整性,反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈,從而在提高檔案利用價值的同時,使立卷歸檔后所形成的檔案既完整,又不龐雜,為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
不斷深化的工作實踐證明,案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素,而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此,在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中,我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題,以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索,另一方面,要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題,以有利于檔案規(guī)范化管理。
我們財政檔案管理,隨著近幾年規(guī)范化、標準化建設,不斷健全會計檔案管理制度,明確會計檔案的范圍、保管期限,細化會計檔案歸檔、查閱、銷毀的程序、手續(xù)和要求,使會計檔案管理工作有章可循。落實會計檔案管理人員,明確了四個方面的工作職責,完善了崗位目標責任制。
財政所建立健全各項制度,為農(nóng)村財務管理規(guī)范化提供制度保障。?建立健全規(guī)章制度,使村級財務管理有章可循,是搞好財務管理規(guī)范化的重要保證。因此,建章立制是村級財務管理的一項重要內(nèi)容,當前要解決村級財務混亂狀況,最迫切的任務是在一定區(qū)域內(nèi)針對財務管理現(xiàn)狀,從財務收支結(jié)算管理、集體資產(chǎn)管理、民主理財與財務公開、會計核算管理、會計檔案管理、財會人員與崗位職責等方面制定一套統(tǒng)一的、切實可行的財務規(guī)章制度。要在兩個新制度的基礎上,從各村的實際出發(fā),建立健全切實可行的村級財務管理、民主管理和財務公開制度,以及現(xiàn)金、銀行存款管理、債權債務管理、集體資產(chǎn)臺帳管理、票據(jù)管理、檔案管理、財務開支審批、財會人員崗位職責、報賬員崗位職責、會計人員管理,村組干部離任審計,一事一議籌資籌勞管理,會計電算化等多項制度,做到以制度管人,以制度規(guī)范工作程序,建立健全約束機制,促進農(nóng)村財務管理工作的規(guī)范化運作。為防止村級組織出現(xiàn)新增債務、招待費開支、截留挪用及不合理開支。財政干部在履行財政監(jiān)管職責的同時,積極配合上級紀檢、監(jiān)察及檢查機關查處村組干部違反財經(jīng)紀律案件,將財政監(jiān)督與財務審計融于服務之中,促使村級組織依法理財,節(jié)約財力,提高效益。同時,村級財務必須堅持收支兩條線,實行先收后支,杜絕以收抵支、差額入賬、坐支現(xiàn)金等現(xiàn)象。建立一支筆審批制度,控制多頭批款,多頭報銷現(xiàn)象。同時,嚴格執(zhí)行村級重大開支由村民商定的原則,使民主理財、民主監(jiān)督真正落實到實處,保證農(nóng)村財務管理的規(guī)范化、制度化。這樣,通過制度建設,推進財政所檔案建設的規(guī)范化和標準化建設。