梁秀瑜

（湛江師范學(xué)院 綜合檔案室 廣東 湛江 524048）

加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理建設(shè)推動(dòng)高校民生檔案工作

梁秀瑜

（湛江師范學(xué)院 綜合檔案室 廣東 湛江 524048）

在探索民生檔案管理工作中，通過加強(qiáng)整體檔案基礎(chǔ)管理建設(shè)，完善民生檔案管理制度、加快民生檔案信息網(wǎng)絡(luò)全文檢索、創(chuàng)建校園現(xiàn)行文件閱覽中心、提供高效快捷服務(wù)，來推動(dòng)高校民生檔案工作開展，是做好民生檔案管理最有效方式。

檔案管理 高校 民生檔案

高校是教與學(xué)活動(dòng)場所，主要任務(wù)是以國家建設(shè)發(fā)展的需要，保質(zhì)、保量快速地為社會(huì)培養(yǎng)、輸送優(yōu)質(zhì)的實(shí)用性人才，其形成的檔案多為教學(xué)管理、依法治校、師資建設(shè)等辦學(xué)材料。高校民生檔案融于整個(gè)辦學(xué)管理之中，如教師工資、福利、培訓(xùn)、職稱、醫(yī)療、計(jì)劃生育，學(xué)生就業(yè)、學(xué)生學(xué)籍等。“民生檔案不是一個(gè)具體的檔案門類，而是一個(gè)集合概念”[1]。在探索民生檔案管理工作中，以加強(qiáng)整體檔案基礎(chǔ)管理建設(shè)，推動(dòng)高校民生檔案工作的開展，是做好民生檔案管理最有效方式。

1.調(diào)整思路轉(zhuǎn)變觀念，樹立服務(wù)民生意識(shí)

國家檔案局在2008年初印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》中，強(qiáng)調(diào)檔案界要做好民生檔案工作，把民生檔案工作作為新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新理念和新目標(biāo)。要求各級(jí)檔案部門積極探索民生檔案管理和利用的最佳方式及有效途徑開展民生檔案工作。在民生檔案管理探索中，高校檔案工作者應(yīng)積極參與，調(diào)整思路轉(zhuǎn)變觀念，樹立服務(wù)民生意識(shí)，是做好民生檔案工作的前提。人的活動(dòng)規(guī)律，是先有思想觀念意識(shí)，后有行為動(dòng)作，意識(shí)指導(dǎo)言行。正確意識(shí)理念，能帶動(dòng)主體行為規(guī)范，當(dāng)主觀思想根植服務(wù)于民意識(shí)，就能產(chǎn)生與個(gè)體情操相一致的行為效應(yīng)。如能自覺地改變過去以教學(xué)機(jī)關(guān)服務(wù)為主的重物輕人、重事輕人、重單位輕人物、重典型人物輕普通人的傳統(tǒng)檔案管理觀念，重新審視、認(rèn)識(shí)所有與普通百姓、與民生有關(guān)的各種專業(yè)檔案價(jià)值，主動(dòng)地為實(shí)現(xiàn)“全民學(xué)有所教、勞有所得、病有所醫(yī)、老有所養(yǎng)、住有所居”的目標(biāo)，認(rèn)真做好民生檔案工作，準(zhǔn)確、及時(shí)地為民眾提供檔案信息利用服務(wù)。

2.完善民生檔案管理制度，促進(jìn)民生檔案工作開展

高校民生檔案來源于校內(nèi)不同的部門，遷涉面較廣、種類較多、內(nèi)容豐富，涉及教師、職工、學(xué)生等。以往在管理工作中無論是在檔案的整理還是檔案的利用上，都是以辦學(xué)與教學(xué)管理為重點(diǎn)，因此在開展民生檔案工作，根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)修訂檔案管理規(guī)章制度：一是要把民生檔案納入檔案部門基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理建設(shè)范疇，納入相關(guān)人員崗位職責(zé)，納入檔案管理工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)；二是確立民生檔案在檔案目標(biāo)管理認(rèn)定、檔案年檢、考核等活動(dòng)中的指標(biāo)，扎實(shí)推進(jìn)民生檔案管理的規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)；三是在館藏（室）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作管理體系上，統(tǒng)籌考慮、統(tǒng)籌部署，并適當(dāng)調(diào)整、傾斜突出民生檔案在檔案資源建設(shè)中的地位，對(duì)進(jìn)館（室）的民生檔案優(yōu)先分類、優(yōu)先整合、優(yōu)先數(shù)字化、優(yōu)先安排對(duì)外開放利用，并形成制度；三是制定相關(guān)的民生檔案個(gè)人信息保護(hù)條例，明確私人信息的可利用類別、范圍、方式和途徑等相關(guān)細(xì)節(jié)。信息管理人員必須嚴(yán)格控制，不允許超越職權(quán)發(fā)布、利用、復(fù)制各類的個(gè)人信息，如學(xué)生成績、錄取名冊(cè)、處分材料、身份證號(hào)等，一般情況下利用者只能查閱本人形成的檔案信息，確因工作的需要，利用他人的信息，或超越個(gè)人信息保護(hù)條例范圍，必須要辦理相關(guān)的審批手續(xù)。

3.加快民生檔案信息網(wǎng)絡(luò)全文檢索，打造便師生民眾服務(wù)平臺(tái)

數(shù)字化檔案管理是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)必然階段，通過開展檔案升級(jí)、達(dá)標(biāo)及目標(biāo)管理認(rèn)定的評(píng)定、評(píng)審、復(fù)查工作后，檔案領(lǐng)域無論是在人力、物力、設(shè)備、檔案實(shí)體及管理上，檔案管理整體建設(shè)都得到提升。高校檔案已基本全面實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化目錄管理，許多高校在單機(jī)版檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，更換了網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件，并實(shí)現(xiàn)了校內(nèi)局域網(wǎng)檔案目錄查詢、檢索服務(wù)。隨著形勢(shì)的發(fā)展，關(guān)注民生、改善民生呼喚著早日開設(shè)民生檔案信息網(wǎng)絡(luò)全文檢索管理。但目前只有少數(shù)條件好的高校能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)全文檢索，大部分高校都是停留在檔案信息網(wǎng)絡(luò)目錄檢索上，其主要原因是數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備滯后。一方面是資金投入不足，搞數(shù)字化信息建設(shè)，發(fā)達(dá)的國家是在完成工業(yè)化、技術(shù)人才充足、資金實(shí)力雄厚的前提下完成的，如美國政府每年投入120億美元，而我國尚處于工業(yè)化中期階段，國家經(jīng)濟(jì)實(shí)力不夠雄厚，政府對(duì)檔案事業(yè)建設(shè)的撥款極其有限。高校的情況也一樣，目前大部分高校都是負(fù)債經(jīng)營，本身資金緊缺，加上檔案領(lǐng)域處于從屬的角色，檔案管理多數(shù)只是停留在一臺(tái)計(jì)算機(jī)、一個(gè)管理軟件的設(shè)備上；另一方面數(shù)字化自身儀器設(shè)備價(jià)格昂貴，如要進(jìn)行資料全文掃描處理，一臺(tái)好的高速掃描儀，就要幾十萬元，加上維護(hù)費(fèi)和使用費(fèi)亦不少于初建；二是人力資源嚴(yán)重不足。檔案室一般只有兩至三人，館也就四至七人的編制。因此以做好民生檔案工作為契機(jī)，向?qū)W校爭取一定的資金投入，盡快建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)全文檢索的便民平臺(tái)。

4.創(chuàng)建校園現(xiàn)行文件閱覽中心，推進(jìn)師生民眾校務(wù)知情權(quán)

建立校園現(xiàn)行文件閱覽室，一方面讓師生員工及時(shí)了解上級(jí)的政策和學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r，了解與自己切身利益相關(guān)的利民、惠民政策，最大限度地滿足了師生對(duì)“紅頭文件”的現(xiàn)實(shí)需求。另一方面讓師生員工參與校行政管理與監(jiān)督，為建校、辦學(xué)獻(xiàn)謀、獻(xiàn)策，增加從政的透明度，使領(lǐng)導(dǎo)與師生加深相互間信任關(guān)系。有條件的地方政府早已開設(shè)了現(xiàn)行文件閱覽中心，在高校檔案室（館）設(shè)立現(xiàn)行文件閱覽室還在探索之中，“高校檔案室作為永久保管檔案的專門機(jī)構(gòu)和提供利用檔案信息基地，具有良好的檔案信息管理技術(shù)和規(guī)范的管理措施。檔案管理的各項(xiàng)制度、措施適用于現(xiàn)行文件的管理……同時(shí)，擁有完備的檔案管理措施和對(duì)外開放的服務(wù)體系，對(duì)于現(xiàn)行文件的接收、管理和提供利用，可參照檔案管理的規(guī)章制度執(zhí)行”[2]。另外信息發(fā)展要求現(xiàn)代辦公的系統(tǒng)文書與檔案工作緊密銜接，并實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”，對(duì)文件實(shí)行前端控制。可見在高校檔案館（室）建立現(xiàn)行文件閱覽中心是可行的。

5.提供快捷、高效服務(wù)，推動(dòng)民生檔案利用

（1）利用形式多樣化。為百姓、為民生服務(wù)是檔案工作的宗旨和目標(biāo)。由于民生檔案自身特點(diǎn)以及其面向來自不同層次，不同職業(yè)、不同學(xué)歷、不同區(qū)域，知識(shí)文化、修養(yǎng)參差不齊的特殊群體，對(duì)民生檔案的整理和提供利用的質(zhì)量要求比較高，因此在提供利用上要多方面考慮，盡量以多樣化的利用方式，如開放服務(wù)、咨詢服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等。

（2）編研題材民眾化。檔案編研是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源服務(wù)的重要手段也是檔案管理的中心工作。要擺脫重教學(xué)機(jī)關(guān)，輕師生民眾的舊觀念。在編研選題上要注意大眾性，平民性，多些選擇有關(guān)惠民、利民資料，避免偏、尖、深的題材；二是內(nèi)容通俗化，但也不失時(shí)代性、創(chuàng)新性。盡量短小精悍，短而達(dá)意；三是語言群眾化，要用樸實(shí)、貼切、透徹、易懂的群眾語言敘述，注意準(zhǔn)確鮮明、生動(dòng)活潑、精煉簡潔，做到“文約而事豐”，用最少的文字表達(dá)最豐富的內(nèi)容，切忌生、偏字，使敘述易識(shí)、易讀、易題解。

（3）成果推介網(wǎng)絡(luò)化。在搞好紙質(zhì)編研成果推介的基礎(chǔ)上，充分利用信息多媒體技術(shù)，多角度、多功能地建立編研成果推介平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)利用光盤、數(shù)字影像、視頻編制成各種豐富、多樣成果載體，依托信息網(wǎng)絡(luò)方便、快捷、高效率地將與民生利益相關(guān)的民生檔案信息編研成果第一時(shí)間與師生員工、民眾見面。據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，目前“我國的網(wǎng)民已達(dá)3.83億，居世界之首位，并年底有望突破4億”[3]。由此可見，網(wǎng)絡(luò)推介檔案編研成果有很大的發(fā)展空間。

[1]倪麗娟.民生檔案及管理辨析[J].檔案學(xué)研究,2009,（4）.

[2]徐秀英.試論在高校檔案室設(shè)立現(xiàn)行文件閱覽室[J].甘肅高師學(xué)報(bào),2004,（4）.

[3]岳音.南方宏論“論網(wǎng)絡(luò)民主”[N].南方日?qǐng)?bào),2009-11-24日封二評(píng)論.

梁秀瑜（1957-）,女，廣東高州人，副研究館員，從事檔案管理學(xué)研究。