高玉霞

（大慶市人民醫(yī)院 大慶 163000）

企業(yè)人事檔案管理存在的問題及創(chuàng)新

高玉霞

（大慶市人民醫(yī)院 大慶 163000）

企業(yè)人事檔案管理工作直接影響到企業(yè)的效率和效益，隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的不斷深入，企業(yè)人事工作出現(xiàn)了不少新情況，新問題，新挑戰(zhàn)，文章結(jié)合企業(yè)人事檔案管理的工作實踐，論述了企業(yè)人事檔案管理工作的重點及管理方法，并對如何進(jìn)行更進(jìn)一步的改革進(jìn)行了探討分析。

企業(yè) 人事檔案 管理

企業(yè)人事檔案是對企業(yè)員工個人經(jīng)歷、活動、表現(xiàn)等的記載，準(zhǔn)確、齊全、完整的人事檔案能夠歷史、全面地記錄一個人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和業(yè)績等信息。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的不斷深入，企業(yè)人事檔案管理工作出現(xiàn)了不少新情況、新問題、新挑戰(zhàn)。因此，現(xiàn)有企業(yè)人事檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需求，企業(yè)人事檔案管理工作必須盡快促進(jìn)，形成新的管理模式，適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展需求。

一、目前人事檔案管理模式

檔案管理模式主要有封閉式和開放式兩種。當(dāng)前，黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在崗的國家公務(wù)員、教師、科研人員等人事檔案，大多采用封閉式管理模式，該模式的特點是有利于本單位人事檔案的收集和管理，便于本單位領(lǐng)導(dǎo)及時利用人事檔案，有利于人事檔案的保密。社會化開放模式是社會主義市場經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)不斷進(jìn)步的產(chǎn)物，它具有以下特點：人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強(qiáng)的社會性，人事檔案的來源與內(nèi)容具有廣泛性和復(fù)雜性，利用者對人事檔案的需求具有多樣性，人事檔案管理方式和服務(wù)方式具有開放性。以上兩種管理模式在市場經(jīng)濟(jì)的運作中各有利弊，雖然服務(wù)的主體不同，但服務(wù)的準(zhǔn)則與目的相同，開放式的人事檔案管理是對傳統(tǒng)人事檔案管理的重要補(bǔ)充，一定時期內(nèi)，兩種模式將并存發(fā)展。

二、以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，改進(jìn)人事檔案工作管理

（一）理順檔案管理體制?，F(xiàn)行的企業(yè)人事檔案，主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理，但由于在新的發(fā)展時期，人員流動日益加速，人員的隸屬關(guān)系不斷變化，企業(yè)人事檔案工作出現(xiàn)了一些新情況，新問題，一是關(guān)系較亂，主要表現(xiàn)在企業(yè)部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，管理的主體不清。二是人檔脫節(jié)，在人員流動中，少數(shù)職能單位檔案意識淡漠，造成人檔分離，棄檔、死檔和無檔現(xiàn)象時有發(fā)生。三是管理盲區(qū)。在現(xiàn)行企業(yè)人事制度下，人員流動頻繁，部分單位在招聘人員時，擅自保存所聘人員檔案，私自截留檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生，成為新的管理盲區(qū)，要解決這些問題，就必須理順管理體制。

（二）完善企業(yè)人事檔案管理制度。對現(xiàn)行的企業(yè)人事檔案查借閱制度，材料收集制度，鑒別歸檔制度，檢查核對制度，保管保密制度等進(jìn)行完善，同時，針對人事體制改革，人員流動等新情況，新問題，制定一些新的制度，完善檔案管理內(nèi)容。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。在當(dāng)前的企業(yè)人事檔案工作中，專業(yè)人員少，雜牌人員多，專職人員少，兼職人員多，造成管理意識薄弱，工作方式簡單，這種局面遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，因此，在人事檔案工作領(lǐng)域里，一方面要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，同時適時引進(jìn)和培養(yǎng)一批具有開拓創(chuàng)新意識，政治思想素質(zhì)好，法制觀念強(qiáng)，專業(yè)基礎(chǔ)知識扎實，計算機(jī)技術(shù)和外語水平高，信息處理能力強(qiáng)的高學(xué)歷，多層次的復(fù)合型人才，為人事檔案工作現(xiàn)代化準(zhǔn)備前提條件。

三、人事檔案管理工作存在的問題

（一）人們檔案意識淡薄。在市場經(jīng)濟(jì)的推動下，人們逐漸淡化了對人事檔案重要性的認(rèn)識，一些人認(rèn)為人事檔案不那么重要了，可有可無，特別是受一些外資企業(yè)及公司用人不要人事檔案的影響，有些人存在著無人事檔案也能找到自己滿意工作的想法，有的人認(rèn)為，現(xiàn)在選用人才重在現(xiàn)實表現(xiàn)，不注重人才的經(jīng)歷和歷史業(yè)績，人事檔案也就沒有多大作用，還有的人認(rèn)為人事檔案工作是人事檔案管理人員的事情，與已無關(guān)，這些情況表明，人們對人事檔案工作的重要性認(rèn)識不足，對人事檔案不夠重視。

（二）領(lǐng)導(dǎo)及主管檔案部門意識淡薄。有些單位沒有專用庫房，將人事檔案放在其他倉庫中，沒有設(shè)立專門的檔案室，檔案櫥柜，袋裝箱藏，甚至隨意放置，有的單位即使建立了人事檔案，也是粗放管理，造成集中統(tǒng)一管理無法落實的主要原因是普遍存在經(jīng)費不足，設(shè)備簡陋，管理制度不健全等現(xiàn)象。

（三）人事檔案管理機(jī)制滯后。目前的人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的各項制度，計劃色彩濃厚，缺少應(yīng)的有生機(jī)與活力，機(jī)制的滯后已不能適應(yīng)工作發(fā)展的需要。一方面人事材料收集制度過分“行政”W經(jīng)，材料收集是人事檔案工作的重點和難點，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著改革的不斷深入，這項工作的難度越來越大，另一方面，目前人事檔案管理工作中材料收集范圍和如何對進(jìn)檔材料進(jìn)行鑒別等各項制度與現(xiàn)代化企業(yè)對職工考察任用時需提供材料提出新要求不相適應(yīng)。

（四）人事檔案管理方法滯后。目前有的企業(yè)人事檔案管理方法，僅局限于“看堆式”管理，重管理，輕服務(wù)，方法繁瑣，不易操作，反應(yīng)較慢，現(xiàn)代化管理水平不高，職工人事檔案管理方法滯后于現(xiàn)代人力資源制度改革的進(jìn)程，職工考慮聘用對職工個人經(jīng)歷和個人基本情況主要依據(jù)是職工檔案所記載的，這就要求職工檔案在管理上要適應(yīng)工作的要求，不能處于被動應(yīng)付狀態(tài)，檔案方法的繁瑣很大程度上是由于檔案工作本身的繁瑣所造成的，這就要求必須改進(jìn)。

（五）人事檔案內(nèi)部缺乏統(tǒng)一性。人事檔案內(nèi)容比較廣泛，需要填寫的表冊很多，有時產(chǎn)生一表與另一表內(nèi)容不相符現(xiàn)象，有時甚至連重要的出生日期，參加工作時間，入黨團(tuán)時間等內(nèi)容都填寫不一致，再比如“職務(wù)”一欄，有時填寫行政職務(wù)，有時填寫黨務(wù)職務(wù)，使得一些黨務(wù)干部在評定政工系列職稱時，難以計算專業(yè)年限，造成這種情況的原因，一方面是填寫人沒有認(rèn)真對待，個別人處于私利和需要，在填寫檔案材料時，不嚴(yán)肅認(rèn)真，填寫的檔案材料內(nèi)容前后不一致，造成檔案內(nèi)容不詳實。

（六）人事檔案內(nèi)容缺乏時效性和連續(xù)性。打開職工人事檔案，有的人事檔案常常出現(xiàn)早期內(nèi)容有，而近期卻沒有，只能在單獨存儲柜中零散地翻到，這就說明檔案跟蹤太慢，時效必不強(qiáng)，該裝袋的不裝袋，該整理的不整理，特別是一些重要檔案資料，因搜集和傳遞手續(xù)不完備，而不能及時裝入人事檔案。如有的干部受到表彰和獎勵，文件發(fā)到職工人一事檔案管理部門后，由于檔案管理人員疏忽沒有及時把材料進(jìn)行歸檔，致使一些優(yōu)秀人才異地調(diào)轉(zhuǎn)時，查不到工作業(yè)績的檔案記載，對人才的成長和發(fā)揮自己的聰明才智及其不利，還存在人事檔案中工資升級表，職工職務(wù)任免表銜接不上，出現(xiàn)工資斷檔，職務(wù)晉升斷檔等現(xiàn)象，給個人調(diào)轉(zhuǎn)帶來麻煩。

（七）人事檔案內(nèi)容偏重政治性。由于歷史原因，過去相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，人事檔案內(nèi)容突出反映的是職工的政治表現(xiàn)，家庭歷史及社會關(guān)系等方面的內(nèi)容，在人事檔案中基本是職工履歷、家庭和社會關(guān)系、本人政治面貌、入黨入團(tuán)志愿書、個人組織鑒定、獎勵情況、專業(yè)技術(shù)職務(wù)和學(xué)歷、工資變動表等內(nèi)容，所有這些資料，卻是能夠粗線行地反映職工成長的歷程。但反映更多的是職工政治歷史、家庭出身、政治態(tài)度等，而體現(xiàn)職工個性，如業(yè)務(wù)專長、學(xué)識水平、工作能力、興趣愛好等方面內(nèi)容就不多見，造成職工檔案“千人一面”，缺乏立體感。這種檔案忽視個人能力、業(yè)績、成就方面的情況，同時對于能夠反映職工道德品質(zhì)和才能業(yè)績等方面的材料不完整、不全面，這樣片面的檔案內(nèi)容不僅不能為考察，了解和選擇實用人才提供真實可靠依據(jù)，而且也使人事檔案失去真正的價值。

四、改進(jìn)人事檔案管理工作的措施

針對人事檔案管理工作中存在的問題，使人事檔案更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用，應(yīng)注重從以下幾個方面開展工作。

（一）加強(qiáng)宣傳，營造氛圍，增強(qiáng)人事檔案意識。針對目前人事檔案意識普遍不強(qiáng)這一現(xiàn)狀，要加強(qiáng)人事檔案意識宣傳，通過各種形式宣傳《檔案法》，特別是要通過具體實例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識到人事檔案背后是重要的人事管理關(guān)系，使全社會真正認(rèn)識到人事檔案的重要性，認(rèn)識到人事檔案的價值和作用，營造出有利于檔案事業(yè)發(fā)展的社會氛圍，有力促進(jìn)人事檔案資源的開發(fā)利用。

（二）擴(kuò)大人事檔案收集范圍，充實人事檔案內(nèi)容?，F(xiàn)有人事檔案收集的材料呈現(xiàn)相對靜態(tài)，側(cè)重于個人的歷史記錄，不利于反映個人的發(fā)展現(xiàn)狀，個性特點，無法滿足用人單位的實際需要，因此應(yīng)擴(kuò)大人事檔案收集范圍，政治歷史材料要歸檔，現(xiàn)實工作成績材料更要歸檔，要加強(qiáng)有關(guān)個人職業(yè)能力，職業(yè)道德和專業(yè)水平等各方面表現(xiàn)的材料的重點收集，既要收集個人成績，優(yōu)點等方面的材料，也要收集個人缺點，失誤乃至違法亂紀(jì)方面的材料，既要收集上級領(lǐng)導(dǎo)對某個人的違法亂紀(jì)方面的材料，也要收集專家的評價和群眾的反映，切實為用人單位提供參考，另外隨著人事制度改革的深入推進(jìn)，人員流動日趨活躍，還應(yīng)將個人誠信情況納入人事檔案收集范圍，增強(qiáng)個人的誠信意識，促進(jìn)社會誠信體系的建設(shè)，為用人單位全面了解個人提供有力的依據(jù)。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案管理信息化的特點主要是快速，準(zhǔn)確，全面，極大提高了人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，目前，各部門，各單位辦公自動化已基本普及，這為實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化提供了物質(zhì)保證，我們可以利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)，進(jìn)行人事檔案動態(tài)管理，采用將人事檔案資料輸入電腦的方法，使檔案數(shù)據(jù)化，信息化，同時，實現(xiàn)檔案的借閱，查閱，歸檔，統(tǒng)計等工作的微機(jī)操作，在此基礎(chǔ)上，建立權(quán)威性的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，全面記錄和反映干部的情況，便于動態(tài)管理，確保人事檔案信息的實效性、真實性和準(zhǔn)確性，防止弄虛作假。

（四）創(chuàng)新服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。人事檔案要充分發(fā)揮作用，在社會上尋求自己的一席之地，必須不斷創(chuàng)新服務(wù)方式。在服務(wù)對象上，不僅為用人單位服務(wù)，也為各行各業(yè)、為個人提供服務(wù)。在服務(wù)手段上，變?nèi)斯げ僮鳛橛嬎銠C(jī)現(xiàn)代化管理。在服務(wù)觀念上，從重保密、重保管，輕開發(fā)、輕效益轉(zhuǎn)變?yōu)榧哟髾n案信息資源服務(wù)于社會的宣傳力度，讓社會廣泛利用，充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

（五）提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)。在人事檔案管理過程中，人始終是最重要的，必須加強(qiáng)人事檔案人員隊伍的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)，要挑選作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，有奉獻(xiàn)精神的人員從事人事檔案管理工作，人事檔案工作紛繁復(fù)雜，要做大量艱苦細(xì)致的工作，好我工作是不為人知的，這就要求人事檔案工作管理人員要淡泊名利，忠于職守，踏實肯干，有責(zé)任心和吃苦耐勞的精神，同時，人事檔案管理人員要有較高的政治素質(zhì)，有嚴(yán)格的組織紀(jì)律性和良好的職業(yè)道德，而且還要根據(jù)需要熟練的掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，要通過在職學(xué)習(xí)，短期培訓(xùn)等多種渠道有目的地對人事檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)教育，拓寬檔案管理人員的知識領(lǐng)域，提高自身整體素質(zhì)和工作能力，為人事檔案管理打下扎實的基礎(chǔ)。

結(jié)束語

提高人事檔案管理的水平，受諸多因素的影響，是一項艱巨，復(fù)雜的系統(tǒng)工程，新時期的人事檔案管理人員，必須與時俱進(jìn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀，不斷解放思想，刻苦鉆研業(yè)務(wù)適應(yīng)，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，采用現(xiàn)代化管理理念，手段和方式，大膽嘗試，不迷信任何權(quán)威和模式，做好檔案信息的開發(fā)利用，以適應(yīng)人事檔案管理現(xiàn)代的發(fā)展需要，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

[1]馮虹.現(xiàn)代人力資源管理[M].北京：經(jīng)濟(jì)管理出版社，2006.

[2]鄔錦雯.人力資源管理信息化[M].北京：清華大學(xué)出版社，2005.

[3]黃坤坊.檔案材料的保護(hù)與修復(fù)[M].北京：中國檔案出版社，1985.

[4]薛四新.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2006.

[5]王燕萍.新時期干部人事檔案管理工作的思考[J].湖北檔案，2006，（12）：21-22.