高琰

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣房地產(chǎn)管理處 黑龍江 大慶 166200）

一、檔案利用法規(guī)健全的意義

檔案事業(yè)的正常秩序是指檔案工作在社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系、技術(shù)關(guān)系三個(gè)方面的有序化。建立、健全檔案法律規(guī)范，確保檔案工作社會(huì)關(guān)系有序化，這是檔案行政管理方面的立法和執(zhí)法。建立、健全檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)推，確保檔案工作業(yè)務(wù)、技術(shù)關(guān)系的有序化。檔案的基本屬性是原始記錄性：檔案是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)刂苯有纬捎诹n單位職能活動(dòng)(社會(huì)實(shí)踐)過程中的歷史產(chǎn)物，而不是事后編造的。其記錄性可從內(nèi)容和形式兩方面來看，內(nèi)容上，檔案所記載的是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)?、?dāng)事人發(fā)生、發(fā)現(xiàn)的事物和行為的過程、結(jié)果；形式上，檔案原件具有不可替代的辦公特征和時(shí)代特色。檔案的價(jià)值性即有用性，作為歷史憑證價(jià)值，檔案是真實(shí)可靠的，具有法律效力，有情報(bào)信息價(jià)值或稱參考價(jià)值。從檔案的信息儲(chǔ)備和所反映的內(nèi)容看，檔案信息可供各項(xiàng)工作借鑒、參考。主要作用：機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)；生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)；科學(xué)研究的可靠資料；宣傳教育、文化建設(shè)的生動(dòng)素材；維護(hù)合法權(quán)益的法律證據(jù)。檔案的作用和利用價(jià)值毫無置疑，那么與時(shí)俱進(jìn)健全檔案利用法規(guī)的建設(shè)顯得尤為重要和必要。

二、健全規(guī)劃房產(chǎn)檔案利用規(guī)定的必要性

通常在檔案查找工作初始，各有關(guān)單位都會(huì)有檔案查詢規(guī)定公布并實(shí)施，規(guī)劃國(guó)土房產(chǎn)檔案查詢有關(guān)規(guī)定也在前幾年公布實(shí)施，然而隨著時(shí)間的推移和各項(xiàng)工作，特別是新的工作的展開和深入，發(fā)現(xiàn)及暴露了一些查詢規(guī)定條款與現(xiàn)實(shí)工作實(shí)際的矛盾和不符情況；開放檔案與非開放檔案界定不夠清晰；工作中還遇到一些實(shí)際問題及情況在規(guī)定條款中沒有涉及、不夠清楚完善。這些問題及情況在現(xiàn)實(shí)工作中根據(jù)具體情況做了適當(dāng)?shù)恼{(diào)整處理，解決了一些實(shí)際問題。但形成規(guī)定條款和相應(yīng)的解釋說明條款還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。針對(duì)這些問題和情況的出現(xiàn)，對(duì)于規(guī)劃國(guó)土綜合檔案及產(chǎn)權(quán)檔案信息數(shù)量和種類如此之多，所涉及的業(yè)務(wù)工作如此復(fù)雜，故檔案查詢利用規(guī)定條款不斷根據(jù)形勢(shì)和業(yè)務(wù)的需要而充實(shí)和修改，以利于在不斷的深化改革開放工作中為各行各業(yè)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)利用服務(wù)顯得尤為重要。

房地產(chǎn)權(quán)涉及千千萬萬的單位和公眾及其他們的經(jīng)濟(jì)利益。應(yīng)該看到，隨著國(guó)家法制化建設(shè)的推進(jìn)和發(fā)展，公民的維權(quán)意識(shí)有了進(jìn)一步提高，相應(yīng)地也對(duì)檔案利用法規(guī)建設(shè)提出了新的任務(wù)及挑戰(zhàn)，另一方面在公民對(duì)法律、法規(guī)的了解、理解還不夠全面、成熟的情況下，維權(quán)爭(zhēng)議問題也會(huì)隨著增加。檔案查詢利用服務(wù)機(jī)關(guān)也是體現(xiàn)政府依法辦事、執(zhí)政為民的一個(gè)窗口單位。房地產(chǎn)權(quán)檔案查詢是根據(jù)房地產(chǎn)權(quán)登記信息和資料的性質(zhì)和記錄內(nèi)容來進(jìn)行，涉及的法規(guī)有公民身份證有關(guān)規(guī)定、保密有關(guān)規(guī)定、房地產(chǎn)登記等等有關(guān)法規(guī)。與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行檔案法律法規(guī)建設(shè)應(yīng)是工作重點(diǎn)，并且能體現(xiàn)我們的各項(xiàng)工作有依據(jù)、有標(biāo)淮及規(guī)范，更能取得社會(huì)公眾對(duì)我們工作的理解和支持，在遇到爭(zhēng)議時(shí)能有依據(jù)性的說服力，依據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定有說服力地做好解釋工作。

規(guī)劃國(guó)土房地產(chǎn)權(quán)檔案的數(shù)量多，每年還在以二十多萬卷的速度增長(zhǎng)，產(chǎn)權(quán)信息所包括的地區(qū)范圍大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，并且隨著政府單位機(jī)構(gòu)變化、場(chǎng)地改變、政策改變、人員變動(dòng)而不同程度地有所變動(dòng)。房地產(chǎn)權(quán)檔案目前的主要作用是產(chǎn)權(quán)確權(quán)公證、安居房上市資料誰備、涉及的房地產(chǎn)權(quán)的有關(guān)法律案件憑據(jù)及與房地產(chǎn)權(quán)檔案有關(guān)的社會(huì)活動(dòng)需查詢的資料等等。在房地產(chǎn)權(quán)檔案查詢中，還可以間接幫助發(fā)現(xiàn)并提供有關(guān)部門糾正在使用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)辦公自動(dòng)化過程中誤錄、漏錄的信息，起到協(xié)助糾錯(cuò)補(bǔ)救有關(guān)信息的作用。限制錯(cuò)誤的房地產(chǎn)檔案信息，與國(guó)家和單位及千家萬戶有著密切的關(guān)系。房地產(chǎn)權(quán)檔案一方面是產(chǎn)生于政府對(duì)房地產(chǎn)登記的記錄，而又是政府房地產(chǎn)登記的依據(jù)。而對(duì)于廣大公眾的置業(yè)者有兩重意義，一個(gè)是可以作為憑證的意義，另一方面可以作為證實(shí)的意義。對(duì)于減少和杜絕一房?jī)少u等情況，購買人可以經(jīng)查檔確定是否已在登記機(jī)關(guān)作過登記，然后決定是否可購買。健全檔案利用法規(guī)可以解決在檔案利用中商榷的問題及工作難點(diǎn)。

鑒于規(guī)劃國(guó)土房產(chǎn)檔案種類的繁多及信息內(nèi)容層次的密級(jí)程度，有關(guān)法規(guī)規(guī)定或解釋條款應(yīng)需有明確的權(quán)限層次約定開放檔案與非開放檔案；非開放檔案查詢應(yīng)提交出示的有效證件、有效委托書的種類及范圍。檔案情息內(nèi)容及范圍的權(quán)限問題，如公、檢、法執(zhí)行公務(wù)出示有效介紹信與證件可以檢索人名或單位名查詢，而非權(quán)利人不可查詢權(quán)利人名，只可證實(shí)此信息真實(shí)否等等。盡可能明確詳細(xì)地說明開放檔案與非開放檔案的界限。

三、法規(guī)建設(shè)促進(jìn)完整性、原始性、正確性

在這過程中經(jīng)歷了信息化系統(tǒng)的不同平臺(tái)和版本，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的辦公業(yè)務(wù)工作中的收錄人也難免有誤；在辦公信息化系統(tǒng)升級(jí)平臺(tái)轉(zhuǎn)換時(shí)在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換中符號(hào)出現(xiàn)不兼容等情況時(shí)難免數(shù)據(jù)出錯(cuò)；投入大量人力、物力清理數(shù)據(jù)顯得很有必要，因?yàn)閿?shù)據(jù)的正確性與否直接關(guān)系到經(jīng)查詢檔案所開具于外界的一個(gè)證明材料文件的真?zhèn)螁栴}。

對(duì)于經(jīng)過投入大量的人力物力進(jìn)行原始檔案掃描，現(xiàn)在掃描文件的信息已經(jīng)形成，對(duì)于有產(chǎn)權(quán)登記沒有進(jìn)行掃描處理的文件也需有個(gè)實(shí)際的規(guī)范和約束。有針對(duì)性的新規(guī)定就應(yīng)該根據(jù)新的情況制定，以保證完整性、原始性、正確性。原始檔案掃描數(shù)字化，已在各級(jí)檔案部門作為實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理原始檔案的基礎(chǔ)工作，而辦公信息化系統(tǒng)早已在各個(gè)檔案產(chǎn)生單位中應(yīng)用，并產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)檔案，兩種檔案結(jié)合應(yīng)用于檔案查詢利用系統(tǒng)，是—項(xiàng)非常有益及有利的工作，可不受空間和地點(diǎn)的限制，而對(duì)于這項(xiàng)工作則會(huì)對(duì)檔案利用法規(guī)提出了更高的要求，它涉及信息系統(tǒng)保密與安全及原始檔案保密級(jí)別問題。

在掃描檔案工作已經(jīng)基本完成的情況下，開發(fā)檔案信息系統(tǒng)很有必要，可以解決公開信息的查詢，不需要打印單及證明章的情況，證實(shí)房產(chǎn)證的真假，利用辦公信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享很有必要。檔案DIY查詢比人工查詢節(jié)省人力物力，根據(jù)用戶密級(jí)不同查詢，可使查詢信息更準(zhǔn)確、更合理、更快捷并且隨著互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)算系統(tǒng)的完善，打印出的結(jié)果證明蓋章問題可以解決。有關(guān)這方面的規(guī)定應(yīng)特別注意檔案的保密權(quán)限問題和開放程度。

四、有利開展檔案利用服務(wù)空間

檔案工作的根本目的是充分發(fā)揮檔案的作用。檔案信息服務(wù)正是發(fā)揮檔案作用的主要途徑。檔案是有價(jià)值的，但它的價(jià)值是潛在的，不可能自己發(fā)揮出來，必須靠有效的工作去挖掘，在利用中得到發(fā)揮。檔案信息服務(wù)工作開展得如何，能否及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地滿足本單位及社會(huì)各界的利用要求，往往是考核檔案部門成績(jī)的主要標(biāo)準(zhǔn)。檔案利用法規(guī)建設(shè)能夠檢驗(yàn)和推動(dòng)檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管基礎(chǔ)工作。

調(diào)查和了解社會(huì)對(duì)檔案利用的需求，拓展服務(wù)空間，進(jìn)一步提升服務(wù)。對(duì)于檔案所涉及的業(yè)務(wù)，應(yīng)該是了解和研究的越清楚越好開展工作，依法拓展檔案利用服務(wù)空間是十分必要的。設(shè)身處地的為社會(huì)各界民眾著想，制度及規(guī)定的滯后。不與時(shí)俱進(jìn)健全檔案利用法規(guī)建設(shè)，將不利于提高服務(wù)質(zhì)量。與時(shí)俱進(jìn)健全檔案利用法規(guī)，對(duì)檔案利用查詢?nèi)藛T的素質(zhì)及法律意識(shí)的要求非常重要。

[1]尹青云淺談房產(chǎn)檔案公開查詢的必要性及應(yīng)注意的問題【J】山東經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略研究2007（11）