劉博郎 丁宇

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CIS是英文Corporate Identity System的縮寫,中文對其有多種翻譯方法,其中最常用的是“企業(yè)識別系統(tǒng)”。CIS由理念識別(Mind Identify,簡稱 MI)、行為識別(Behavior Identify,簡稱BI)和視覺識別(Visual Identify,簡稱VI)三個子系統(tǒng)構成。

理念識別(MI)是指一個組織經營理念的定位,也是CIS的基本精神所在。這是最高決策層次,也是系統(tǒng)運行的原動力和實施基礎,是組織形象最基本且最重要的要素。它涵蓋了組織經營方針、經營宗旨、行為準則和精神口號。理念識別是識別系統(tǒng)的核心,反映組織的經營策略等深層次的文化特征。

行為識別(BI)是動態(tài)的識別形式,其動力源是理念識別,它負責規(guī)劃組織內部的組織、管理、以及對社會的一切活動。行為識別包括組織管理模式、組織經營策略、組織事業(yè)計劃,明確組織經營理念的核心,顯現組織內部的制度、組織、管理、行為等并擴及回饋社會公益事業(yè)、公共關系等動態(tài)識別形式。行為識別是組織非視覺化、動態(tài)的識別形式,是組織理念訴諸計劃的行為方式,在組織制度、管理培訓、行為規(guī)范、公共關系、營銷活動中表現出來。[1]

視覺識別(VI)是靜態(tài)的識別符號。視覺識別是指組織的外表形象,是將組織理念與價值觀通過靜態(tài)的具體化的視覺傳播形式,有組織有計劃地傳達給社會,是組織形象最直接也最直觀的表現。它通過視覺傳達的方式,以組織標志、標準字、標準色和象征圖案、吉祥物為基礎設計,把組織的經營理念與信息組成獨特的視覺識別手段,將信息向外界傳達,可以快速而明確地達成組織的認識與識別的目的[2]。

理念識別(MI)，行為識別(BI)，視覺識別(VI)三者相互關聯、相互作用、逐級制約構成一個統(tǒng)一的有機體,從而塑造組織的良好形象。

CIS組織識別系統(tǒng)理論的發(fā)源地在美國。其正式開端當屬美國IBM公司。IBM公司CIS設計塑造組織形象的成功,激發(fā)了許多先進組織紛紛導入CIS。八十年代CIS理論傳入中國,隨著計劃經濟向市場經濟的轉軌,CIS理論逐漸與組織經營管理相結合,開始為塑造組織形象服務。

檔案館與企業(yè)有其共同的地方:都是以追求自身價值的實現為目標，都有基礎設施，都有工作人員，都有自己的服務方式和手段，也有自己對外對內的處事哲學，有服務對象服務目的，都是建立在一定社會經濟、政治、文化環(huán)境基礎之上；都有形象塑造的要求和實踐的途徑，對于任何一個目標明確，組織嚴密并想擴大自身影響，使自己脫穎而出的組織單位，都可以通過形成其理念、規(guī)范其行為、顯示其標志來塑造機子獨特形象。這些共同的因素決定了他們在形象塑造上可以相互借鑒。檔案館應借鑒組織成功的管理經驗,塑造其完美的公眾形象,以適應市場經濟的發(fā)展。

檔案形象是指公眾對檔案整體的、概括的、抽象的印象和評價,是公眾對檔案及其工作成果的反映,是由其內在氣質所決定的外在表征,這種表征是由一系列要素所形成的完整系統(tǒng)。

檔案館形象主要由硬件形象和軟件形象組成。

一、硬件形象包括:設備形象，人員形象，建筑環(huán)境形象，信息資源形象

設備關系到人們獲取信息的數量和質量,尤其是現代的視聽設備、網絡關聯設備、輸入輸出設備先進可靠就能為讀者提供迅捷準確的信息服務,一流服務、一流信息、一流設施、一流環(huán)境是檔案追求的目標。

人員是檔案館最活躍的形象載體,管理者有高超的領導藝術及員工有高尚的品德、精湛的業(yè)務水平、廣博的文化知識、熱情的服務態(tài)度、嚴謹的敬業(yè)精神、高雅的個人教養(yǎng)是檔案寶貴的戰(zhàn)略資源。

建筑獨特美觀、裝飾素雅別致,標識清晰完整,使人感到清新愉悅無疑會增加公眾的好感[1]?？臻g環(huán)境越富個性、時代氣息和美感就越能吸引公眾注意并強化其記憶。

信息資源是檔案賴以展開活動的基礎,是為公眾服務的前提和吸引公眾接受服務的根本。它直接影響公眾對檔案的情感,還會引起支持、合作或反對等行為。資源形式多樣、內容新穎前衛(wèi)、質量可靠、具有個性是檔案形象的源泉。

二、軟件形象包括:服務形象，公益形象，組織文化形象，媒介形象，教育中心形象

服務是檔案的宗旨,只有提供優(yōu)質的服務才能拉近與讀者的距離,迎得讀者的青睞因而要在增加服務種類、擴大服務范圍、延長服務時間、挖掘服務深度、改善服務態(tài)度、提高服務效率上下工夫,使讀者對檔案有認同感和依賴感。

現代檔案是保證人人平等獲得信息的公益機構。要以不收或少收費用,讓即使是處于貧困狀況的人也有獲取信息的可能,體現其為公眾服務的公益性,這是檔案最大的價值。

組織文化是檔案的靈魂,包括檔案的價值觀、管理理念、歷史與傳統(tǒng)、榜樣人物和標志性事件、職業(yè)意識和職業(yè)道德及口號、訓誡、館歌、館旗、館服及各種宣傳品均要鮮明體現檔案形象的內涵。

現代社會對組織的認知和評價很大程度上受媒介的宣傳和引導,因而檔案要重視自己的媒介形象。在宣傳的內容、方式、時間上合理選擇,精心設計,使自己更貼近公眾,樹立良好的媒介形象。

檔案的公益性和信息資源的廣泛性及讀者對象的無限性是開展社會教育的最佳場所。在這里讀者不受年齡、學歷、財富、信仰的限制,都可找到自己所需的文獻資料,得到相應的信息支持,因此可以開展廣泛的社會教育。

檔案的形象是上述各形象的集合,具有多維性、動態(tài)性、相對穩(wěn)定性和主客觀二重性。要使形象突出就要統(tǒng)籌兼顧合理安排,適時進行CIS導入。

CIS是結合企業(yè)的內在品質與外在包裝,全面塑造企業(yè)形象,增強企業(yè)識別的有效方法。CIS自20世紀80年代引入中國以來,已被眾多企業(yè)采用,并獲得了巨大的成功,如娃哈哈、太陽神等著名企業(yè)都采用CIS獲得了巨大成功，通過對比CIS的諸要素,企業(yè)與檔案館有許多共同之處:1、都是將追求自身價值和效益的實現作為目標(企業(yè)側重于經濟效益,檔案館側重于社會效益)。2、都是為社會公眾服務的(企業(yè)側重于服務公眾物質利益，檔案館側重于服務經濟利益)。3、都有產品產出(企業(yè)是物質產品,檔案館是為讀者開發(fā)的精神產品)由此可見,將CIS導入檔案館管理和實踐中是可行的。4、都可以作為一個整體系統(tǒng)來分析，都有自己的主題思想(檔案館和企業(yè)都有明確的服務目標和主體思想)。

究所合并之機,導入CIS系統(tǒng),進行新館所的形象塑造，也取得了巨大的收益。

事實上,圖書館檔案館界近幾年已嘗試導入CIS,如上海檔案館借與上?？萍记閳笱邪拇罄麃啓n案館早在十幾年前就曾經成功地將工商管理技術導入檔案館管理當中。通過短短三年時間的努力,館內各項工作都取得了顯著的成效。澳大利亞檔案館成功地引進工商管理技術,并且取得了出人意料的好成績。如果我國檔案館也能夠仿效澳大利亞檔案館,正確運用CIS戰(zhàn)略,無疑將會推動檔案館的發(fā)展。

21世紀是競爭和機遇并存的世紀。如果檔案館再不設法改變自身形象,日子將會越過越艱難。筆者個人認為,率先在檔案館中導入CIS,必將對檔案館組織的調整、競爭力的增強、社會效益的提高帶來意想不到的效果。

[1]湯道鑾，嚴建南.檔案與科教興國戰(zhàn)略實施研究[M].南京:河海大學出版社,2006.

[2]劉萌.檔案工作與CIS論[M].北京:中國人民大學出版社,2001，1:53-56.

[3]張恩慶.檔案宣傳的另一個層面[M].檔案學通訊,2004,(3):15-19.