崔 淼 劉麗敏

（1伊春市美溪區(qū)營林處 黑龍江 伊春 153000；2伊春市美溪區(qū)蘭新所 黑龍江 伊春 153000）

隨著企業(yè)生產經營和信息化建設的快速發(fā)展，企業(yè)檔案信息化建設問題也提到了議事日程。企業(yè)檔案信息化建設是指利用現(xiàn)代計算機及網(wǎng)絡技術，對企業(yè)檔案信息資源進行管理和開發(fā)利用，為企業(yè)各項工作提供高效服務的工作過程。筆者結合本單位檔案信息化工作的實踐，談談對企業(yè)檔案信息化建設的幾點認識。

一、統(tǒng)籌規(guī)劃、合理構建，是企業(yè)檔案信息化建設的基礎

統(tǒng)籌規(guī)劃，合理構建，是指根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，找準企業(yè)檔案信息化建設的定位，對檔案信息化建設的整體規(guī)模進行規(guī)劃，合理構建檔案信息系統(tǒng)模式，并結合公司生產經營發(fā)展速度和檔案工作實際進行分步實施。

1、公司檔案管理現(xiàn)狀分析。在檔案管理方面，近年來由于信息技術的不斷進步，一些企業(yè)已將信息技術應用于檔案管理工作。我公司的檔案業(yè)務工作目前還基本處于手工操作階段，檔案的提供利用仍在使用薄冊式檢索。20世紀90年代，公司編制了底圖檔案管理系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)，但隨著公司生產的不斷發(fā)展，有很多地方已遠遠不能適應利用需求：在生產供圖方面，一是曬圖周轉費時費力，各用圖單位資料員需要曬圖時須先將曬圖票送到檔案館，待檔案館曬完后再來取圖，必須來館兩次才能完成曬圖工作。二是不能很好地掌握曬圖的進度和數(shù)量；在檔案信息存儲方面，隨著企業(yè)發(fā)展的多元化，企業(yè)新產品開發(fā)的步伐逐年加大，檔案、圖紙數(shù)量逐年遞增。雖然每年按照保管期限進行鑒定銷毀，但已形成積壓，檔案庫容難以承載。

2、公司檔案信息化建設定位。針對上述狀況，我公司檔案信息化建設的定位立足于建立以下3個信息系統(tǒng)：

（1）建立檔案管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括文書檔案、會計檔案、產品檔案、基建檔案、設備檔案等，并根據(jù)各類檔案的特點建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)以全宗為單位的案卷級目錄管理，也可實現(xiàn)原文（圖形、圖像、文本）管理。尤其是文書檔案應實現(xiàn)辦公自動化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理。也就是說，企業(yè)文書部門的文件確定密級及保管期限，通過公司OA網(wǎng)瀏覽需要的檔案信息。另外，系統(tǒng)還可實現(xiàn)檔案的統(tǒng)計、鑒定、銷毀、借閱、催還、編研等環(huán)節(jié)的自動化管理，真正做到網(wǎng)上辦公、信息共享。

（2）建立企業(yè)生產供圖管理信息系統(tǒng)。檔案館將所管各類底圖檔案信息全部輸入數(shù)據(jù)庫，包括向各部門分發(fā)的份數(shù)、張數(shù)等，新歸檔的底圖檔案信息可以網(wǎng)上直接進行接收后進入數(shù)據(jù)庫，檔案館根據(jù)各單位的職能給予權限，實現(xiàn)曬圖申請并直接進入系統(tǒng)按照圖紙的審批程序進行，系統(tǒng)自動形成曬圖票，檔案館負責生產供圖人員根據(jù)曬圖票的信息將閽圖和曬圖票提供給曬圖組，曬圖組進行曬印。曬圖組將曬印完成后的藍圖送交生產供圖人員，供圖人員給各在前部門發(fā)信息，通知取圖。底圖的更改和作詞以及試改確定等都可通過系統(tǒng)進行。這個系統(tǒng)對公司各部門的技術文件資料起到嚴格的控制作用，有效地避免了在文件控制方面存在的弊端。

（3）建立檔案光盤存儲系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有很強的實用性，其功能設計完全可以依據(jù)檔案工作的實際需要及人們利用檔案的習慣建立。目前，錄入手段應用較多的是光電掃描儀。它可以將檔案原件以圖像方式輸入到光盤中。一般AO幅面的滾筒式掃描儀的掃描分辨率可達500dpi，只要幅度不大于AO，長度不限的任何圖紙均可一次掃描輸入，掃描一張標準AO圖，分辨率為300dpi，約80秒。利用計算機對光盤進行檔案數(shù)據(jù)的檢索，可在幾秒鐘之內對幾萬數(shù)據(jù)進行查詢。建立這個系統(tǒng)主要是為了解決檔案的占用和空間，并為今后遠程傳輸技術文件打下基礎。

二、高素質、多技能的人才資源，是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的關鍵

1、加強檔案人員的信息化意識教育。企業(yè)應加大檔案信息化的宣傳力度，通過各種形式開展檔案管理信息化建設重要性的教育，不斷提高檔案工作者的信息化意識，使他們真正認識到開展檔案信息化建設是檔案工作向前發(fā)展和更好地為企業(yè)服務的需要，從而實現(xiàn)檔案工作者由傳統(tǒng)的的檔案實體保管員向檔案信息管理員的觀念轉變，確保檔案信息化建設的順利進行。

2、加強檔案信息技術培訓。建立檔案管理信息系統(tǒng)，要求檔案人員必須熟悉計算機操作知識和檔案管理信息系統(tǒng)的各種功能，才能確保系統(tǒng)的正常、平穩(wěn)運行。為此，要把掌握和應用檔案信息技術、技能水平作為衡量檔案專業(yè)水平的一個重要指標納入考核范疇。并根據(jù)人員對信息技術的掌握程度，分兩個層面進行培訓：對有一定計算機應用知識的，培訓重點放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、系統(tǒng)的正確運用及網(wǎng)絡知識的運用等方面；對不懂計算機操作的，應從計算機的基礎知識入手，結合系統(tǒng)的功能進行培訓。

3、加強檔案基礎理論和業(yè)務技能培訓。檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識和相關業(yè)務知識。所以，要采取多種方式組織檔案人員認真學習檔案工作的有關法律法規(guī)、規(guī)章制度、管理標準，學習檔案管理學、科技檔案管理學知識，通過培訓把理論與實際工作有機結合，提高檔案人員的業(yè)務技能。

三、規(guī)范的管理標準和制度，是企業(yè)信息化建設的保障

1、電子文件管理方法的研究和制定。電子文件的管理相對于紙質文件管理來說是全新的模式，企業(yè)檔案部門應對電子文件管理的政策、技術、方法、標準以及系統(tǒng)開發(fā)等方面進行系統(tǒng)的研究，以適應企業(yè)檔案管理信息化建設的需求。2002年，國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出了一些檔案信息化建設標準，這些標準的制定為建立電子文件管理系統(tǒng)提供了基礎。我們在制定標準時一定要考慮它與紙質文件管理標準的統(tǒng)一性，保證檔案工作的連續(xù)性。同時，還要充分考慮標準條款的可操作性，便于實際工作。

2、借助企業(yè)信息部門的技術力量，做好相關標準的制定

檔案信息化建設要與企業(yè)信息建設同步進行，僅靠檔案部門自身的力量難以解決有關信息技術問題。與檔案信息化建設和運行密切相關的標準除了電子文件管理標準外，檔案機讀格式、電子文件檔案存儲格式、檔案管理軟件功能要求、檔案信息網(wǎng)絡安全等都要通過信息部門協(xié)助來完成。因此，檔案部門要向信息部門多學習、多交流，從而制定出符合本企業(yè)電子文件管理的規(guī)范制度，做到步步有章可循，件件標準規(guī)范，使企業(yè)檔案信息建設制度更規(guī)范、共享性更強、成功率更高。