謝 鵬

(重慶交通大學 檔案科 重慶 400074)

高等學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志。信息技術的飛速發(fā)展和廣泛深入的應用，對我國政治、經(jīng)濟和社會文化等許多方面產(chǎn)生了巨大的影響，也帶來了諸如知識經(jīng)濟、信息社會化、科學發(fā)展觀等許多管理理念的創(chuàng)新。在這種大環(huán)境下，高校檔案事業(yè)的地位和作用愈來愈突出，檔案工作涉及的范圍越來越廣泛，檔案工作在檔案數(shù)字化、檔案法制建設、檔案職業(yè)道德與素質等方面出現(xiàn)了許多新事物和新問題，檔案管理、檔案利用以及檔案管理體制和工作方式等都在經(jīng)歷重大的變革。地方院校在人力和財力上與部委所屬的重點高校有一定差距，按照踐行科學發(fā)展觀的要求，檔案數(shù)字化建設應當統(tǒng)籌兼顧，資源共享，有所為有所不為。

一、設計方案

高校檔案數(shù)字化建設不可能一蹴而就，需要有組織有計劃地進行。上級部門要總結部委所屬重點高校檔案數(shù)字化建設的經(jīng)驗和教訓，制定高校檔案數(shù)字化建設工作規(guī)范，用來指導地方院校高校檔案數(shù)字化建設。各學校要明確一名領導負責，確定具體部門和人員來實施這項工作。根據(jù)自身情況制定科學的建設計劃,計劃既要有長期計劃，也要有短期計劃；既要有整體規(guī)劃，又要有項目實施方案。逐步使學校館藏檔案資源數(shù)字化，檔案工作自動化，檔案信息傳輸網(wǎng)絡化。把學校檔案建設成為信息資源中心，

二、建立制度

地方院校要根據(jù)自身特點制定:檔案管理辦法、檔案實體分類實施辦法、歸檔范圍和保管期限表、不歸檔范圍及處理辦法、立卷歸檔流程、電子文檔管理制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案管理考核辦法、文檔一體化工作制度、文件保密制度、網(wǎng)絡安全管理制度這些制度必須要科學化、標準化、系統(tǒng)化。制度建設必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數(shù)據(jù)加工、立卷、檢索、交換和傳播流通、保密和安全等各個方面。只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速、高效地推進檔案數(shù)字化建設。

三、目錄體系建設

數(shù)據(jù)庫目錄體系是檢索和整合信息資源的平臺，在目錄體系建設中，按照學校隸屬建制關系和電子校務相互關系，整體構建目錄體系，對二級目錄要與時俱進地不斷完善，通過科學合理的目錄體系推進檔案信息資源整合，提高檔案信息服務水平。

四、數(shù)據(jù)庫建設

檔案數(shù)據(jù)庫建設是檔案數(shù)字化建設的一個重要的組成部分，要求軟硬件的配置要標準化和通用性，在數(shù)字化的不同階段要保持一致，保證數(shù)字化技術、軟硬件配置的可繼承性，達到數(shù)據(jù)標準、設備兼容、數(shù)據(jù)庫共享、文檔一體化“無縫連接”等要求。

有了數(shù)字化的檔案信息資源還不夠，還必須建立與之相匹配的檔案資源數(shù)據(jù)庫，使數(shù)字化的檔案信息有序化地存入數(shù)據(jù)庫中。主要包括目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。為方便利用，要建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，如:科研成果數(shù)據(jù)庫、精品課程和教學團隊數(shù)據(jù)庫、學生學籍和成績數(shù)據(jù)庫、專家人才數(shù)據(jù)庫、論文數(shù)據(jù)庫、表彰獎勵數(shù)據(jù)庫、校友數(shù)據(jù)庫等，地方院?？筛鶕?jù)自身實際情況選擇性的建立專題數(shù)據(jù)庫。

五、注重安全性和保密性

檔案數(shù)字化建設要注重檔案信息的安全和保密。檔案由封閉走向開放，在開放性服務過程中存在不安全因素和保密問題，面臨各種各樣的安全威脅與攻擊，主要包括竊取機密攻擊、非法訪問、惡意攻擊、計算機病毒等。

數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館相比，不僅起步晚，而且其內(nèi)容也受到很大的限制。圖書是公開出版物，而檔案則不同，它涉及到安全性和保密性等諸多問題。確定數(shù)字化檔案信息開放的范圍，應該著重考慮它的保密性和實用性因素，認真審定開放范圍，建立對外開放與內(nèi)部控制兩個完全斷開的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。將檔案中未解密的檔案材料單獨建庫，作為內(nèi)部控制系統(tǒng)嚴格控制利用。所以檔案信息要按公開、限制、保密等不同等級來區(qū)別對待，采用加密技術、簽署技術、防寫措施、網(wǎng)絡監(jiān)控技術和訪問權限控制技術，為不同用戶、不同數(shù)據(jù)和信息設置不同的使用權限。架設軟件或硬件防火墻、對于常見的病毒、木馬等進行自動更新和自動攔截，建立攻擊者黑名單、日志記錄等機制。對于所有采用數(shù)字化的信息采用雙機熱備機制，以確保所存儲的數(shù)據(jù)不被丟失，并定期做備份，都是有效的手段。

六、館藏檔案按需要進行數(shù)字化處理

館(室)藏檔案數(shù)字化是一項龐大的系統(tǒng)工程，在工作中應避免不必要的資金浪費以及增加管理和維護的負擔，以科學性和實用性原則進行館(室)藏檔案數(shù)字化。地方院校館(室)藏檔案數(shù)字化工作必須從實際出發(fā)，對館(室)藏檔案有重點、有選擇性地進行篩選，確定范圍，分清輕重緩急，分層次、分階段、分步驟進行。比如說:珍貴檔案、具有長遠使用價值的檔案、具有特色的檔案、利用率高的檔案、對外開放的檔案，可先進行數(shù)字化處理。

七、實現(xiàn)人員轉型

地方院校檔案工作者須實現(xiàn)思想上的轉變與工作方式的更新，由原先的“檔案實體管理”模式擴展為“檔案信息處理”模式。檔案信息資源的形成、收集、傳輸、整理、存儲、檢索、保管、保護、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等全過程都在發(fā)生巨大變化，檔案工作人員所擔當?shù)慕巧矔S之發(fā)生重大變化，他們不再是單純意義上的檔案保管者，他們應當成為:信息資源的管理者；信息資源的分析與組織者；信息提供與傳播者；信息利用的導航者。檔案管理技術的發(fā)展和檔案管理者角色的轉變，必然要求檔案工作人員不斷調(diào)整知識結構，拓寬知識面，學習和掌握檔案數(shù)字化工作崗位應該具備的專業(yè)知識和業(yè)務技能，成為檔案工作的復合型人才。[1]

八、做好檔案的利用、編研工作，服務于師生和社會

檔案信息數(shù)字化建設為實現(xiàn)檔案信息發(fā)布、全社會共享，提高檔案利用率的目標提供了有效的途徑。檔案信息的數(shù)字化建設真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化，傳輸網(wǎng)絡化，館藏超時空化，服務有線化，利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文”。[2]大宗的檔案信息由“藏”變“用”，更好地滿足了檔案利用者的需求，體現(xiàn)了檔案的服務特色，改變了檔案工作的“神秘”色彩，實現(xiàn)檔案公開化、大眾化，由封閉式管理逐步走向開放。

主動提供利用，將檔案部門建設為豐富、完備的信息資源庫。定期公布數(shù)字檔案目錄。由于檔案存放在學校檔案館，學校大多數(shù)人對于檔案的內(nèi)容都不是很了解，檔案館人員應通過各種途徑、方式，定期公布最新的檔案目錄，讓全校師生了解檔案的內(nèi)容，最大限度的發(fā)揮檔案的作用。從主要提供檔案原件服務轉到提供經(jīng)過摘錄或綜合的檔案信息服務上來；從主要提供原始信息服務轉到提供經(jīng)驗成果上來；從主要為研究歷史服務轉到更多地為領導決策、為教學科研服務上來；從單純提供信息服務保障轉到開發(fā)檔案信息產(chǎn)品、發(fā)展文化功能作用上來。同時，要充分發(fā)揮檔案館自身特色優(yōu)勢，開展檔案咨詢、展覽、縮微、掃描、寄存、修裱和多媒體制作等多樣化服務，增強建館、養(yǎng)館的造血功能。[3]

健全的檔案數(shù)字化工作體系一是學校范圍內(nèi)的局域網(wǎng)式的自動化集成管理，面向檔案館(室)的收集、整理、存儲、利用等主要業(yè)務工作環(huán)節(jié)，使檔案業(yè)務管理在自動化的基礎上形成一個整體；二是通過校園網(wǎng)面向學校各教學、科研、管理和服務部門，提供用戶在各自辦公室甚至住宅、宿舍內(nèi)的網(wǎng)絡工作站上對館藏檔案進行網(wǎng)上利用等服務。三是通過校園網(wǎng)連接教育網(wǎng)，開展合作業(yè)務。實現(xiàn)教育網(wǎng)內(nèi)全國高校檔案資源共享，并通過國家教育網(wǎng)絡接通國家信息網(wǎng)絡，參與全國性資源共享。建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)，將為社會經(jīng)濟、文化的發(fā)展發(fā)揮出不可估量的作用。

[1]袁琳.試論高校檔案數(shù)字化建設[J].黃岡師范學院學報，第24卷第1期,2004年2月.

[2]羅伯特·B·丹哈特，珍妮特·v·丹哈特．新公共服務:服務而非掌舵[J].中國行政管理,2O02，(1O):66-69.

[3]饒永.簡論高校檔案數(shù)字化建設[J].電子科技大學學報社科版,2004年(第6卷)第2期.