孫瑞峰

（南陽市臥龍區(qū)靳莊水庫管理所 河南 南陽 473000）

隨著社會經(jīng)濟和科學技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機的使用已深入到我們工作和生活的方方面面，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，給人類社會帶來了令人震撼的巨大變化。全球信息化時代的全面到來，數(shù)字化科技將為未來社會建立起“數(shù)字世界新秩序”，數(shù)字化信息將成為人類社會的重要支柱之一。在數(shù)字全球化的大環(huán)境下，檔案信息進入數(shù)字化管理成為一種必然的趨勢。為此，國家檔案局明確提出，數(shù)字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。面對這偉大的變革,檔案工作的傳統(tǒng)管理方式面臨嚴峻的挑戰(zhàn)，檔案信息數(shù)字化管理成為我們檔案工作者亟待研究和解決的問題，現(xiàn)試圖就檔案信息數(shù)字化管理分析探討如下：

一、檔案數(shù)字化管理的必然性

1.有利于提高檔案信息管理與利用的效率。通過掃描、攝像、導入等多種方式進行電子化，并集中有序地將其存儲于服務(wù)器中，提高對檔案信息資料的管理水平。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理將大大縮短查詢時間，達到海量數(shù)據(jù)秒級查詢，提高檔案信息的查全率和查準率。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，使檔案信息資源的使用變得更簡便、迅速。

2.有利于檔案原件的保護。傳統(tǒng)的手工查閱方式使檔案原件產(chǎn)生嚴重的磨損。檔案全部數(shù)字化后，通過計算機達到原版顯示，一般不再調(diào)閱檔案原件，從而有效地避免了珍貴檔案的損壞和遺失。

3.有效緩解檔案庫房壓力。將傳統(tǒng)的以紙張、磁帶、磁盤和光盤為存儲介質(zhì)的各種原始檔案資料實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，首先必須對資料掃描，然后壓縮，通過文字識別等技術(shù)得到對應于每張圖片的索引字段，再運用分級存儲管理技術(shù)將文件和索引字段存儲于磁盤陣列和光盤，可大量減少原始檔案資料的附件和副本數(shù)量，有效地節(jié)約了庫房空間，同時也相應減少了裝載、消防、空調(diào)等附屬設(shè)備及管理人員。

4.有利于檔案信息工作整體發(fā)展。檔案數(shù)字化管理的總目標是利用數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息管理的計算機化、檔案信息資源的數(shù)字化、檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化。國家檔案局明確提出，“十五”期間，我國檔案管理將“跑步前進”，數(shù)字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。

二、實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的主要障礙

1.數(shù)字化管理的優(yōu)勢未能充分發(fā)揮。由于我國檔案信息數(shù)字管理工作起步時間較晚，目前仍停留在數(shù)字化管理的初級階段，還是以針對檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理為主，數(shù)字化管理的優(yōu)勢和潛能并未充分發(fā)揮出來。

2.電子文件與紙質(zhì)文件的“雙軌制”保存，造成資源浪費。檔案雙軌制管理，是指把紙質(zhì)文件與電子文件同時進行保存的一種處理方式。檔案雙軌制保存，最初主要是基于檔案的安全和利用方便這兩個基本目的，但是如果全部檔案都實行“雙軌制”歸檔保存，其弊端是顯而易見的：形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面。同時增加了大量的人、財、物的投入，造成了浪費，由此影響和制約了電子文件的推廣應用和檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

3.電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出特點，但其安全方面卻在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中都存在信息失控、信息污染、信息干擾、信息丟失、信息竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素。這些問題都給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大威脅，嚴重影響和阻礙了檔案信息數(shù)字化的進程。

三、對策與建議

1.建立統(tǒng)一的標準化系統(tǒng)管理體系。標準化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學管理的重要組成部分。這關(guān)系到今后檔案資源的共享等問題。因此，確立統(tǒng)一的標準化的系統(tǒng)管理體系顯得尤為重要，它是實現(xiàn)檔案信息化管理的堅實基礎(chǔ)。同時，檔案信息作為國家信息資源的重要組成部分，要實現(xiàn)最大范圍的共享，也必須統(tǒng)籌考慮，建立統(tǒng)一的標準化的系統(tǒng)管理體系。

2.建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫類型主要以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見。檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于提示全宗內(nèi)館藏內(nèi)容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫，主要用于完整地載入檔案文件資料，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，并依賴先進的智能化信息管理技術(shù)，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息主要需要達到以下質(zhì)量標準：一是數(shù)據(jù)的準確性；二是數(shù)據(jù)項目和內(nèi)容的完整性；三是數(shù)據(jù)的規(guī)范性；四是數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。因此建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫是檔案信息數(shù)字化的核心工作。

3.規(guī)范檔案圖像標準格式。檔案數(shù)字化采取什么樣的圖像格式和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，是檔案實現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵問題。應從文件格式的開放性、擴展性、適應性等方面來規(guī)范圖像格式。經(jīng)分析，BMP格式存儲量大；GIF格式和JPG格式，適用于彩色圖像；而TIF格式則適合于廣泛的應用程序，有存儲量小，可以處理黑白和灰度圖形，允許使用者針對一個掃描器和打印機的特殊性能而進行調(diào)整等功能。檔案信息數(shù)字化后掃描文件格式應采用TIF格式保存。

4.檔案信息的安全建設(shè)。檔案信息數(shù)字建設(shè)中必須采取一系列的措施保證檔案信息的保密和安全，采取的措施主要為制度管理和技術(shù)保證兩類，在數(shù)字化建設(shè)過程中對此應形成一套嚴格的管理制度體系，并有相應的技術(shù)措施進行自動控制，才能做到更加嚴密。如，對不同用戶根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息；對機密性的、不開放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上；使用Internet技術(shù)，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)；建立數(shù)據(jù)備份、制作只讀光盤；建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防火墻、進行數(shù)據(jù)加密等。

5.建設(shè)專職隊伍，提高管理水平。隨著當今世界信息且爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作模式。這一方面要求檔案管理者具有很強的分析能力，對一些專業(yè)性強的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任，因此應加大檔案工作者的崗位培訓力度，重點學習與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)字化加工與管理、標準化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運行管理等，同時重視引進相關(guān)的專業(yè)人才，加強管理意識、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)技術(shù)，利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題，以適應檔案信息化數(shù)字化管理建設(shè)的需要。