□ 文/溫明友 劉華治 帥虹 胡朝暉
近兩年來,中國石油四川銷售公司在總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,運(yùn)用供應(yīng)鏈管理理論,分析成品油公路配送的流程和特質(zhì),樹立“整體優(yōu)化、系統(tǒng)融合、信息集成、閉環(huán)運(yùn)行”的管理思想,創(chuàng)建了一套國內(nèi)領(lǐng)先、系統(tǒng)科學(xué)的成品油公路配送管理模式。
成品油配送是成品油銷售鏈條中十分重要的環(huán)節(jié),也是體現(xiàn)企業(yè)運(yùn)行效率和實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。成品油配送是指油品裝載、運(yùn)輸、接卸的全過程,包括從煉廠到銷售企業(yè)油庫的一次配送以及從油庫到加油站和終端客戶的二次配送。成品油公路配送優(yōu)化管理就是基于二次配送的整體優(yōu)化提出來的(圖1)。
圖1 成品油配送示意圖
成品油公路配送歷來被國際油公司所重視。據(jù)統(tǒng)計(jì),成品油公路配送成本占銷售企業(yè)運(yùn)行成本的6%,噸油配送費(fèi)平均在48元,運(yùn)輸車輛周轉(zhuǎn)次數(shù)一般在3.5次左右,是成本控制的重要環(huán)節(jié),也是提高客戶滿意度的重要手段。但目前我國成品油公路配送大多處在分散管理、手工作業(yè)、環(huán)節(jié)復(fù)雜的低水平階段。四川銷售公司2007年公路配送費(fèi)用達(dá)到16718萬元,占營銷成本的10.8%,噸油配送費(fèi)用達(dá)49.7元,車輛周轉(zhuǎn)次數(shù)1.78次,管理水平明顯低于國外成品油銷售企業(yè)。由于公路配送管理方式落后,國內(nèi)成品油銷售系統(tǒng)普遍存在配送效率低、運(yùn)費(fèi)成本高、管理漏洞多的問題,造成資源浪費(fèi)和企業(yè)競爭力不強(qiáng)。
圖2 成品油公路配送優(yōu)化前后流程對比
為此,四川銷售公司在實(shí)施成品油公路配送優(yōu)化管理中,以供應(yīng)鏈理論為基礎(chǔ),以信息化技術(shù)為平臺,以技術(shù)創(chuàng)新和工藝革新為保障,以流程優(yōu)化和制度完善為手段,以提效降本和優(yōu)化管理為目標(biāo),以實(shí)現(xiàn)大物流、大系統(tǒng)、大成本和大安全為原則,將成品油公路配送由分散管理變?yōu)榧泄芾?,由手工作業(yè)變?yōu)樾畔⒒\(yùn)行,由多個系統(tǒng)共同管理變?yōu)橐粋€系統(tǒng)集成閉環(huán)管理,形成成品油儲、運(yùn)、收、存新的配送一體化管理,部分指標(biāo)已達(dá)到或接近國際油公司先進(jìn)管理水平(圖2)。
四川銷售公司成品油公路配送優(yōu)化管理的目標(biāo),是“提高配送效率,降低配送成本,壓縮管理環(huán)節(jié),堵塞管理漏洞”。大幅縮短配送響應(yīng)時間,將車輛運(yùn)行效率提高到2次/日以上,全年節(jié)約配送費(fèi)用1000萬元以上,精簡配送環(huán)節(jié)和管理崗位,對運(yùn)費(fèi)結(jié)算和商品運(yùn)輸實(shí)時監(jiān)控,減少資金結(jié)算和商品運(yùn)輸過程中的風(fēng)險。
成品油公路配送優(yōu)化管理的構(gòu)架,是“形成一個模式,打造一個平臺,完善六項(xiàng)功能”。即形成信息化管理模式,打造高度集成的成品油公路配送信息化管理系統(tǒng),完善物流優(yōu)化、資金結(jié)算、運(yùn)輸監(jiān)控、集中調(diào)度、系統(tǒng)融合、成本控制等六項(xiàng)功能(圖3)。
成品油公路配送優(yōu)化管理的實(shí)施原則,是“大物流、大系統(tǒng)、大成本、大安全”。大物流,即將企業(yè)的自有物流(包括加油站、油庫、人員等)與第三方承運(yùn)商實(shí)現(xiàn)配送信息與資源的實(shí)時共享,最大限度的利用社會各方面的資源,減少物流總支出,降低運(yùn)營成本,實(shí)現(xiàn)物流的全局優(yōu)化;大系統(tǒng),即將成品油公路配送信息管理系統(tǒng)和公司現(xiàn)有的營銷業(yè)務(wù)使用的ERP系統(tǒng)、財務(wù)管理使用的FMIS系統(tǒng)和油庫業(yè)務(wù)等系統(tǒng)進(jìn)行融合,實(shí)現(xiàn)六大系統(tǒng)信息采集、處理的聯(lián)合和數(shù)據(jù)的共享;大成本,即將物流成本從傳統(tǒng)的運(yùn)輸費(fèi)用控制向上游的管理費(fèi)、人工費(fèi)和辦公費(fèi)延伸,形成一個擴(kuò)展的、完整的企業(yè)成本管理框架,實(shí)現(xiàn)物流費(fèi)用的降低;大安全,即將過去更加關(guān)注消防安全向關(guān)注交通運(yùn)輸安全、油庫和加油站作業(yè)現(xiàn)場安全、資金安全、商品安全轉(zhuǎn)變,對造成人、社會公共秩序和生產(chǎn)秩序的各種危害或威脅給予全面、系統(tǒng)的監(jiān)控。
圖3 成品油公路配送優(yōu)化管理的整體框架
成品油公路配送優(yōu)化管理信息系統(tǒng)的開發(fā)方法,是“廣征博采、吸收借鑒”。公司對美孚、殼牌、BP等國際油公司采用的RETAIL、CROSS、IMO等配送優(yōu)化模式進(jìn)行綜合的評估分析,吸收其先進(jìn)的理念,制定可行性報告和初設(shè)方案。
成品油公路配送優(yōu)化管理系統(tǒng)的運(yùn)行步驟,是“分步試點(diǎn)、推廣完善”。選擇有代表性的5家地區(qū)公司進(jìn)行試點(diǎn)后,在23個地區(qū)公司全面推廣,并根據(jù)操作中的問題對系統(tǒng)進(jìn)行完善和優(yōu)化。
打破原有的23個行政區(qū)劃,統(tǒng)一各地區(qū)公司使用的票據(jù),依托現(xiàn)有的油庫和運(yùn)輸公司的運(yùn)力,構(gòu)建8個經(jīng)濟(jì)片區(qū)和8個物流中心的整體構(gòu)架,對成品油按經(jīng)濟(jì)流向和運(yùn)距最優(yōu)進(jìn)行配送。
由過去各地區(qū)公司承運(yùn)商自發(fā)無序組織,向全省范圍內(nèi)的車輛統(tǒng)籌安排轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)車輛調(diào)度的快速響應(yīng)和整體聯(lián)動,提高配送車輛的周轉(zhuǎn)次數(shù)。
針對四川地處西南,轄區(qū)范圍大,區(qū)內(nèi)平原少,丘陵、高山和峽谷多,道路坡多、彎急的特點(diǎn),根據(jù)實(shí)際里程數(shù)確定每個加油站的最優(yōu)和次優(yōu)配送油庫,避免過遠(yuǎn)運(yùn)輸、迂回運(yùn)輸、無效運(yùn)輸和重復(fù)運(yùn)輸。
將原各地區(qū)公司的《成品油配送通知》、《成品油配送運(yùn)單》、《內(nèi)(外)部調(diào)撥單》、《油品灌裝單》、《成品油配送交接單》等票據(jù),整合為包含28項(xiàng)內(nèi)容的《油品灌裝及交接單》,作為記錄信息和數(shù)據(jù)的載體。
實(shí)現(xiàn)物流監(jiān)管崗位的標(biāo)準(zhǔn)化管理,減少地區(qū)公司營銷管理部門駐庫開票崗、駐異地油庫提油崗,精簡計(jì)劃調(diào)度崗人員配置。
針對配送相關(guān)崗位計(jì)算機(jī)配置低、運(yùn)行速度慢的情況,更新配送計(jì)劃崗、油庫發(fā)油崗和運(yùn)輸公司車隊(duì)計(jì)劃調(diào)度崗的計(jì)算機(jī)、打印機(jī),為系統(tǒng)運(yùn)行提供硬件保障。改造運(yùn)輸公司內(nèi)網(wǎng),將其和四川銷售公司內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行連接,打通信息渠道。對偏遠(yuǎn)加油站增設(shè)語音輔助收油系統(tǒng),解決加油站網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)的問題。選購速度快、性能佳的服務(wù)器,增設(shè)“雙機(jī)熱備”功能,確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。
立足實(shí)際,本著“投入少、功能簡捷、應(yīng)變力強(qiáng)、包容性好、擴(kuò)展性強(qiáng)、易推行”的開發(fā)原則,自主開發(fā)成品油公路配送優(yōu)化管理軟件。開發(fā)采取分步推進(jìn)的方式:第一步,從配送運(yùn)行基本需求入手設(shè)置功能模塊,優(yōu)先滿足配送管理的最基本要求,包括運(yùn)行管理、運(yùn)費(fèi)管理及加油站收油管理,通過可視化信息系統(tǒng)擺脫手工作業(yè),減輕人工勞動,打通配送管理信息傳遞的瓶頸;第二步,進(jìn)行區(qū)域功能設(shè)置,實(shí)現(xiàn)按經(jīng)濟(jì)區(qū)域優(yōu)化配送;第三步,通過各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的共享,完善優(yōu)化配送和主動配送等功能。
在成品油公路配送優(yōu)化管理信息系統(tǒng)上,融合業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)、營銷審批系統(tǒng)、財務(wù)FMIS系統(tǒng)、零售信息系統(tǒng)和油庫業(yè)務(wù)系統(tǒng),物流、信息流和資金流通過該系統(tǒng)融合在一起。由成品油公路配送優(yōu)化管理系統(tǒng)產(chǎn)生的油品調(diào)撥數(shù)能直接導(dǎo)入到ERP系統(tǒng)、FMIS系統(tǒng)和零售信息系統(tǒng)中,克服手工輸入、工作量大和容易出錯的弊端,開發(fā)油庫業(yè)務(wù)系統(tǒng)和營銷審批系統(tǒng)接口,配送計(jì)劃自動從成品油公路配送信息化管理系統(tǒng)傳遞到油庫業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,油庫換票員在油庫業(yè)務(wù)系統(tǒng)中選擇相應(yīng)配送計(jì)劃,僅需錄入發(fā)油貨位一項(xiàng)數(shù)據(jù)就可打印票據(jù)完成換票操作,同時油品發(fā)運(yùn)數(shù)據(jù)自動反饋,保證不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性,減輕了勞動量,提高了工作效率。
地區(qū)公司營銷管理部門將配送計(jì)劃通過系統(tǒng)傳遞到運(yùn)輸公司車隊(duì),車隊(duì)根據(jù)接收到的配送計(jì)劃安排車輛,并通過系統(tǒng)將信息傳遞到油庫,油庫根據(jù)配送計(jì)劃發(fā)運(yùn)油品,同時將發(fā)運(yùn)情況通過系統(tǒng)傳遞到加油站,加油站收油后再通過系統(tǒng)將收油情況返回到地區(qū)公司營銷管理部門,實(shí)現(xiàn)了油品配送的全過程閉環(huán)管理。所有上述流程步驟均能以信息的方式,直觀展現(xiàn)在系統(tǒng)平臺上。
在系統(tǒng)中固化運(yùn)費(fèi)計(jì)算公式和配送站點(diǎn)與配送油庫之間的距離,每筆配送任務(wù)完成后,系統(tǒng)會自動根據(jù)配送量計(jì)算出該趟配送運(yùn)費(fèi),并自動統(tǒng)計(jì)匯總當(dāng)月配送運(yùn)費(fèi),省公司通過信息系統(tǒng)的運(yùn)費(fèi)管理模塊直接查詢每筆配送信息及其發(fā)生的運(yùn)費(fèi),運(yùn)費(fèi)管理完全透明,費(fèi)用發(fā)生清晰可查。
配送計(jì)劃的執(zhí)行情況,包括配送車輛在油庫的換票時間、裝油時間、離庫時間,管理者都能在系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)時監(jiān)查。配送車輛到達(dá)加油站,加油站管理人員在計(jì)量后,將油品實(shí)收數(shù)量錄入系統(tǒng),在與油庫實(shí)際裝油數(shù)量自動對比后,損耗情況一目了然。出現(xiàn)超損,管理者即刻叫停卸油操作,現(xiàn)場對超損耗情況進(jìn)行調(diào)查。
運(yùn)輸公司通過系統(tǒng)的運(yùn)行管理模塊,查詢到車隊(duì)車輛當(dāng)日及次日配送計(jì)劃以及車輛調(diào)度計(jì)劃,了解各車隊(duì)配送任務(wù)量,在車輛調(diào)度模塊中查找各車隊(duì)的空閑車輛,通過系統(tǒng)下達(dá)指令將空閑車輛調(diào)度到相鄰的運(yùn)力緊張的車隊(duì),實(shí)現(xiàn)配送車輛的統(tǒng)籌安排指揮和集中調(diào)度管理,提高配送計(jì)劃的時效性。
建立省公司、運(yùn)輸公司、地區(qū)公司、加油站和油庫5個層面的系統(tǒng)操作管理平臺,打破信息傳遞瓶頸,配送更加高效準(zhǔn)確,區(qū)域優(yōu)化配送得以實(shí)現(xiàn)。針對日常配送和應(yīng)急狀態(tài)專門設(shè)計(jì)配送優(yōu)化模塊。對日常配送,系統(tǒng)按配送站點(diǎn)與配送油庫運(yùn)距長短給出各站的最優(yōu)配送油庫與次優(yōu)配送油庫,區(qū)域計(jì)劃管理員能手動調(diào)整,同時系統(tǒng)通過提取零售信息系統(tǒng)油品調(diào)撥數(shù)據(jù),主動分析加油站需求,自動生成配送需求計(jì)劃,由過去的加油站要貨制變?yōu)橹鲃优渌椭?。對?yīng)急狀態(tài),系統(tǒng)根據(jù)道路等基礎(chǔ)設(shè)施損壞情況,自動生成最優(yōu)替代路線,實(shí)現(xiàn)應(yīng)急情況下的及時配送。
在“庫到站”運(yùn)輸環(huán)節(jié)推行了雙向鉛封,油罐車在油庫裝油后和加油站卸油后均進(jìn)行施封,保證油罐車配送全過程皆在鉛封狀態(tài),進(jìn)一步堵塞了管理漏洞,降低了損耗。
系統(tǒng)將配送計(jì)劃、油品庫發(fā)、加油站收油等信息與GPS系統(tǒng)(衛(wèi)星定位系統(tǒng))的車輛運(yùn)行信息整合在一起,通過GIS系統(tǒng)(地理信息系統(tǒng))直觀的在地圖上反映出來。運(yùn)行管理人員通過GIS系統(tǒng)不僅能了解車輛的配送任務(wù)和運(yùn)行信息,而且在應(yīng)急情況下,能利用GIS系統(tǒng)查找距離應(yīng)急地點(diǎn)最近的在途車輛,實(shí)現(xiàn)對某一地區(qū)或站點(diǎn)進(jìn)行油品的緊急配送供應(yīng)。
在所有油庫和加油站均安裝視頻監(jiān)控裝置,對油庫和加油站的運(yùn)行安全情況進(jìn)行實(shí)時觀測,當(dāng)配送車輛離開油庫和到達(dá)加油站后及時通過視頻監(jiān)控系統(tǒng)對車輛接卸進(jìn)行監(jiān)督(圖4)。
圖4 油庫、加油站視頻監(jiān)控
在油庫和加油站推行接卸油看板作業(yè)制度,對接卸油全過程進(jìn)行分解規(guī)范,做到只有規(guī)定動作,沒有自選動作,對接卸油步驟進(jìn)行嚴(yán)格的確認(rèn)和現(xiàn)場監(jiān)控,避免出現(xiàn)油品卸錯、卸冒事故發(fā)生。
管理員通過信息平臺集成的視頻監(jiān)控系統(tǒng)對配送交接現(xiàn)場進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控,足不出戶看到油庫發(fā)油、加油站收油現(xiàn)場安全管理情況,當(dāng)場叫停不符合要求的操作,變事后監(jiān)控為實(shí)時監(jiān)控。同時,省公司和運(yùn)輸公司通過信息系統(tǒng)能對車輛運(yùn)行的線路、狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控,確保在途商品數(shù)質(zhì)量安全。
GIS系統(tǒng)提供每輛車配送道路的安全風(fēng)險信息,包括規(guī)定線路中車輛車速限制信息、道路交通狀況等,車隊(duì)提前對駕駛員進(jìn)行相關(guān)道路安全風(fēng)險提示,并在運(yùn)行中結(jié)合GIS系統(tǒng)車輛車速實(shí)時報警,提升車輛運(yùn)行安全管理,有效防范安全事故。
變以前各地區(qū)公司和運(yùn)輸公司獨(dú)自結(jié)算為省公司直接監(jiān)管,運(yùn)費(fèi)結(jié)算更加透明。并以分項(xiàng)成本控制方法,創(chuàng)新公路運(yùn)輸成本核算模型,針對四川省各地運(yùn)輸管理范圍差異、道路狀況差異和配送站點(diǎn)布局差異等,將影響成品油公路運(yùn)輸成本的因素分為固定費(fèi)用、變動消耗費(fèi)用、人員費(fèi)用、管理費(fèi)用4大項(xiàng),同時兼顧費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與動態(tài)變化情形,對費(fèi)用進(jìn)行測算。
成立項(xiàng)目攻關(guān)小組,建立定期溝通機(jī)制。每周四川銷售公司、第三方運(yùn)輸公司和軟件公司就優(yōu)化管理的內(nèi)容、功能、進(jìn)度等進(jìn)行討論,協(xié)調(diào)解決遇到的困難和問題。以集散庫為核心節(jié)點(diǎn),以經(jīng)濟(jì)流向劃定片區(qū),設(shè)置了區(qū)域配送管理崗位,強(qiáng)化了統(tǒng)籌區(qū)域配送的職責(zé)。
注重員工能力的培養(yǎng),對配送管理人員采取外送和聘請專家授課的形式,拓寬員工視野,充實(shí)企業(yè)現(xiàn)代管理理念。制定《成品油公路配送優(yōu)化管理項(xiàng)目培訓(xùn)方案》,對地區(qū)公司計(jì)劃管理崗、油庫操作崗和加油站操作人員實(shí)施分級培訓(xùn),注重模擬操作,增強(qiáng)員工的實(shí)戰(zhàn)能力。鼓勵員工再造學(xué)習(xí)和考取物流證書。
2008年5月,四川銷售公司挑選了5家管理基礎(chǔ)較好的地區(qū)公司進(jìn)行成品油公路配送優(yōu)化管理項(xiàng)目試點(diǎn),以“試點(diǎn)-調(diào)研-修改-再試點(diǎn)-再調(diào)研-再修改”的工作方式對軟件進(jìn)行完善。共采納基層和運(yùn)輸公司意見150多條,修改細(xì)節(jié)200余處,項(xiàng)目日臻完善。
針對流程中的相應(yīng)步驟、風(fēng)險、控制措施制定和修訂相關(guān)文件,編制《系統(tǒng)用戶手冊》、《系統(tǒng)管理手冊》和雙向鉛封、看板作業(yè)等工藝技術(shù)的操作手冊和使用說明,增加制作了RCD文檔(風(fēng)險控制文檔),通過內(nèi)控的形式下發(fā)。對地區(qū)公司按照管理基礎(chǔ)、人員配備等進(jìn)行加權(quán)測評分類,分為三批推行上線,對基礎(chǔ)薄弱的公司派人實(shí)地指導(dǎo)。2008年9月,成品油公路配送優(yōu)化管理信息系統(tǒng)在全省正式上線運(yùn)行。
下一步將繼續(xù)向縱向和橫向延伸成品油配送優(yōu)化管理??v向上,將成品油配送優(yōu)化延伸到一次配送環(huán)節(jié),總部能從信息管理系統(tǒng)查詢銷售企業(yè)油品庫存情況,主動向庫存不足的油庫發(fā)油;橫向上,完善液位儀、加油站管理系統(tǒng)、運(yùn)輸公司ERP系統(tǒng)等信息化技術(shù)運(yùn)用的融合,使信息傳遞更加方便和準(zhǔn)確,配送效率更加迅捷和高效。
四川銷售公司實(shí)現(xiàn)了6個轉(zhuǎn)變:配送方式由原來的按行政區(qū)劃配送轉(zhuǎn)變?yōu)榘唇?jīng)濟(jì)流向和運(yùn)距最優(yōu)進(jìn)行配送;物流管理由各地區(qū)分公司和第三方承運(yùn)商分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿〖泄芾?;車輛調(diào)度由過去各地區(qū)公司承運(yùn)商自發(fā)無序組織轉(zhuǎn)變?yōu)槿≤囕v統(tǒng)籌安排;資源配置由過去加油站自行要貨轉(zhuǎn)變?yōu)楦鶕?jù)銷售情況主動補(bǔ)貨;運(yùn)輸監(jiān)控由傳統(tǒng)的事前指令事后檢查轉(zhuǎn)變?yōu)樯唐?、車輛的全過程監(jiān)控;管理手段由傳統(tǒng)手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?。新的管理方式堵塞了管理漏洞,降低了配送成本,保障了物流安全,特別是增強(qiáng)了企業(yè)在市場緊張或者特殊情況下油品保供能力。在2008年5·12汶川特大地震和2009年泥石流、洪水災(zāi)害期間,有效保障了災(zāi)區(qū)救災(zāi)和生產(chǎn)生活用油。
四川銷售公司實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部商品、資金、配送、信息的集中管理,重塑配送制度流程使物流管理環(huán)節(jié)得到優(yōu)化,崗位人員有效精減,勞動生產(chǎn)率進(jìn)一步提高。數(shù)據(jù)傳遞更加迅速及時,響應(yīng)時間明顯縮短,配送時效進(jìn)一步提高,客戶對企業(yè)滿意程度也明顯上升。實(shí)行區(qū)域配送打破了行政區(qū)劃限制,總體運(yùn)距有效減少,車輛使用效率明顯提高。對運(yùn)輸車輛運(yùn)行過程全程監(jiān)控,對危險運(yùn)輸路段進(jìn)行優(yōu)化選擇,有效保障了車輛行車安全。減少了商品在運(yùn)輸環(huán)節(jié)跑、冒、滴、漏等非正常損耗。車輛集中管理、統(tǒng)籌調(diào)度(表1)。
表1 成品油公路配送優(yōu)化管理指標(biāo)對比表
本項(xiàng)目開發(fā)和推廣過程共計(jì)投入362萬元,項(xiàng)目實(shí)施后,據(jù)測算僅四川銷售公司和運(yùn)輸公司一年產(chǎn)生的效益達(dá)4980萬元。
成品油公路配送優(yōu)化管理項(xiàng)目在四川銷售公司推廣應(yīng)用后,得到了上級部門的充分肯定和基層單位的普遍認(rèn)同。將對國內(nèi)成品油銷售和物流行業(yè)的信息化、現(xiàn)代化產(chǎn)生帶動作用。