邵化梅

(中國電力工程顧問集團公司華北電力設(shè)計院工程有限公司，北京 100120)

1 概述

總承包項目運作周期內(nèi)，會產(chǎn)生幾萬、十幾萬的文件、圖紙和資料，這些文件是項目執(zhí)行的依據(jù)，是項目溝通的主要方式，因此，文件的規(guī)范、準確、高效、有序管理是項目管理水平的重要體現(xiàn)，是有效支撐項目運作的前提和基礎(chǔ)。

國外工程公司文控管理已成熟應(yīng)用，而且越來越專業(yè)化，文件信息控制公認為項目六大控制(HSE控制、文件信息控制、合同控制、進度<計劃>控制、投資<成本>控制和質(zhì)量控制)之一。國內(nèi)文控管理剛剛起步，有些較早走出國門的工程公司正逐步向文控管理模式轉(zhuǎn)變，但大家依然對文控管理的概念，管控內(nèi)容，方法眾說不一，如何管控以及管控成效較難看到研究和實踐的成果。

設(shè)計院從事總承包項目時間不長，總承包項目文件管理較設(shè)計文件管理復(fù)雜很多，對過程的管理和控制要求更高，筆者近一年來借助寧夏煤基烯烴動力站項目對總承包文控管理模式進行了初步的研究，并在項目執(zhí)行中進行了實踐嘗試，初步梳理出了現(xiàn)階段設(shè)計院從事總承包項目文控管理的方法，雖然不很成熟，但愿意將初步思考和實踐結(jié)果與各位同仁分享，請大家批評指正。

2 文控概念

⑴ 文件信息控制：簡稱文控，指根據(jù)項目文件控制程序，在項目執(zhí)行過程中采用科學的方法和手段，對項目文件進行規(guī)范、準確、高效控制和管理的過程。

⑵文控管理過程：規(guī)范項目文件控制工作，建立有序、可控、可追溯的文件管理體系和方式，對文件的發(fā)布、流轉(zhuǎn)、審批、版次、分發(fā)、移交、歸檔、利用進行管理，對文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)進行控制，保證文件運行中所有過程均有記錄，均可追溯，項目結(jié)束后可以自動實現(xiàn)移交歸檔，實現(xiàn)文檔一體化管理。

3 文控內(nèi)容及方法

文控到底控制什么？管理什么？是一年來筆者一直在思考的重點問題，我個人理解文控管控的主要內(nèi)容應(yīng)該包括以下六個方面：

3.1 文件形成的管控

文件形成質(zhì)量是文件信息控制的首要環(huán)節(jié)，文件規(guī)范、表述清晰、分類合理、編碼正確是文件進一步流轉(zhuǎn)、保管、利用、統(tǒng)計、歸檔的基礎(chǔ)，也是對外溝通、顯示企業(yè)能力、推廣企業(yè)品牌和形象的方式。

⑴ 文件的形成要使用標準文本與表單樣式(創(chuàng)建新模板需經(jīng)各級審批才能使用)，體現(xiàn)明晰的表述方式，統(tǒng)一的風格和規(guī)范的操作模式，體現(xiàn)企業(yè)品牌戰(zhàn)略。

⑵ 對所有的文本、表單要進行統(tǒng)一的分類和編碼，文件分類合理，編碼簡明，確保唯一性和有效性，便于文件的管控和利用。

⑶ 工程項目文件、資料的書寫應(yīng)保持清晰，數(shù)據(jù)應(yīng)準確可靠。紙介質(zhì)的記錄應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，保證符合檔案存儲要求和憑證作用。

⑷ 紙介質(zhì)簽署必須親筆簽名，不能以蓋章或打印代替簽名；有單位蓋章欄目的必須加蓋單位公章，所有簽名、蓋章必須齊全、真實、清晰。

3.2 文件入口和出口的管控

文件入口和出口的管控是文件信息控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，把控住這一環(huán)節(jié)就能保證文件的完整和齊全，能對文件進行統(tǒng)一管理和查詢，能對文件形成質(zhì)量進行審計，能對文件的快速處理提供方便。

⑴ 建立公文、信函、E-mail、傳真、文本、圖紙、電話記錄等各類文件接收、分發(fā)的“一口”管理模式，保證文控中心是文件收發(fā)的唯一有效通道。

⑵ 接收時需要檢查文件的格式、編碼、內(nèi)容、簽署、蓋章等內(nèi)容是否齊全、準確、真實，把好入口關(guān)。

⑶ 檢查合格后，文件應(yīng)及時分類造冊登記，需要編碼的及時編碼處理。

⑷ 接收到的正式E-mail電子郵件需要附電子郵件單首頁，注明電子郵件編碼、時間、主題、內(nèi)容、附件數(shù)、發(fā)件人等信息，重要的電子郵件需要發(fā)件方補發(fā)簽字確認的硬拷貝文件。重要的電話記錄需要謄寫在電話記錄表單上，經(jīng)雙方簽字確認后方為有效。重要的傳真件需要復(fù)印備存，復(fù)印件在前，傳真件在后合成一件。

⑸ 文控人員接收到文件后要及時傳遞給文件簽批人，由簽批人確定簽署意見，確定文件的傳閱人和傳閱順序。

3.3 文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)的管控

文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)的掌控可使文件隨時處于受控狀態(tài)、文件傳遞過程可隨時追溯。

⑴ 文件的每一次傳遞均通過文控人員，文件在流傳過程中始終處于受控狀態(tài)，文控人員需要按照文件簽批人確定的傳閱順序依次遞交各傳閱人，并每次接收均應(yīng)審核文件是否符合質(zhì)量要求。

⑵ 文控人員要負責文件流轉(zhuǎn)的及時性，各級辦理人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)處理完畢，傳遞到下一環(huán)節(jié)，需要回復(fù)的文件要求對方在規(guī)定的時間內(nèi)回復(fù)，未按時回復(fù)的，文控中心要及時催促，必要時請項目經(jīng)理協(xié)調(diào)催促回復(fù)。

⑶ 已經(jīng)回復(fù)處理完畢的和不需要回復(fù)的文件，及時閉環(huán)歸檔。

⑷ 通過文控平臺流程流轉(zhuǎn)的文件應(yīng)具有可追溯性。應(yīng)在流轉(zhuǎn)中設(shè)定流轉(zhuǎn)時間，超出時間則消息提醒，文控人員經(jīng)過文控經(jīng)理批準后可更換審批人，從新確定流程。

3.4 文件版次的管控

文件版次管理是文件管理的重要內(nèi)容，文控中心應(yīng)提供各方最新版本文件，剔除作廢版本，防止誤用。

⑴ 對項目文件資料的局部修改或換版修改應(yīng)按相關(guān)規(guī)定標識、審批，文控人員有監(jiān)督檢查的義務(wù)。

⑵ 文控人員接到新版文件、修改圖、升版圖時，應(yīng)按照原發(fā)放單位發(fā)放，同時發(fā)出修改通知單，請各單位替換原文件或原版圖；內(nèi)部各部門由文控人員統(tǒng)一替換原文件或原版圖，并在原版上蓋上作廢章統(tǒng)一收回，單獨存放。

⑶由 文控平臺管理的電子文件要隨升版文件隨時替換或標識，應(yīng)嚴格保持升版文件的名稱與原版名稱一致，保證紙介質(zhì)和電子文件的一致性。

⑷ 收到新版規(guī)程規(guī)范類文件后，隨時將老版本替換，并加蓋作廢標識，統(tǒng)一收回，單獨存放。遇合訂本規(guī)程規(guī)范時，將其中作廢版本加蓋作廢章，合訂本封面加蓋參考標識。

3.5 文件計劃的管控

文件計劃控制和管理是文控管理中難度最大的部分，要求文控人員要參與文件計劃的制定，監(jiān)督計劃的實施，催促相關(guān)各方按照計劃完成文件的制定和流轉(zhuǎn)。文件計劃包括：合同中文件移交方案、圖紙交出進度、提資計劃、供貨商設(shè)備和文件移交計劃等。

⑴ 文控經(jīng)理或文控主管應(yīng)參與項目策劃和各項文件交出計劃制定工作，隨時掌握和了解計劃內(nèi)容等相關(guān)信息。

⑵ 文控人員按照計劃催促相關(guān)計劃的落實，掌握計劃未按期完成的原因，并將計劃執(zhí)行情況定期報告項目經(jīng)理。

3.6 文件歸檔的管控

在工程項目結(jié)束后，應(yīng)按照項目和公司有關(guān)立卷歸檔的規(guī)定，及時將文件材料整理、立卷，向業(yè)主和本單位歸檔。

⑴ 歸檔應(yīng)編制歸檔移交清單，并有完備的交接手續(xù)。

⑵ 對于不要求歸檔但有暫時查考價值的文件材料應(yīng)繼續(xù)保存至工程決算后，統(tǒng)一銷毀處理。

⑶ 沒有保存價值的和作廢的文件在工程結(jié)束后由文控中心統(tǒng)一造冊登記銷毀。

⑷ 圖書、規(guī)程規(guī)范等仍有利用價值的資料，造冊登記后移交下一工程使用或移交公司檔案部門。

4 文控工作模式

4.1 文控中心的設(shè)置

項目文控中心是項目文控工作的歸口管理機構(gòu)，設(shè)置文控經(jīng)理、文控主管、文控工程師、文控員等崗位。

文控中心可支持單項目也可以支持多項目，單項目運作時，由項目部設(shè)置文控中心，多項目運作時，則由設(shè)計院本部設(shè)立文控中心，變分散為集約式的管理模式，中心內(nèi)分若干組分工合作。

項目策劃和談判階段，文控人員要參與策劃和合同起草、談判，制定文件控制程序，確定文控的方案，參與各類文件計劃的編制，包括：文件的傳遞方式方案，文件格式方案，文件分類編碼方案，文件分配方案、文件移交歸檔方案等。項目實施中，文控人員需與各方協(xié)調(diào)，按照文件控制程序進行文件的接收、傳遞、管理、移交等工作。文控中心主要作業(yè)內(nèi)容及方式見圖1。

表1 文控中心主要作業(yè)內(nèi)容及方式

項目階段 角 色 工 作 內(nèi) 容項目執(zhí)行中文控中心(可單項目也可多項目)①對文件形成、入口出口、流轉(zhuǎn)狀態(tài)、版次、文件計劃、歸檔進行控制管理②負責溝通、檢查、驗收分包方文件、檔案等③負責與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)方溝通、協(xié)調(diào)等④文控工作可分組進行(更適合多項目運作)收發(fā)組(收發(fā)、分類、編號、著錄、對外溝通等)秘書組(文件協(xié)助起草、傳遞、催辦、跟蹤、網(wǎng)站信息維護)電子文件管理組(平臺文件分類、編碼、整理、掛接、利用、移交、刻錄等)紙質(zhì)(聲像)文件管理組(實物分類、編碼、管理、利用、組卷、歸檔等)掃描組(紙介質(zhì)文件電子化)圖書資料、借閱管理組(收資、電子或紙介質(zhì)圖書資料采買、管理等)翻譯組(翻譯等)達標驗收后 文控主管文控工程師①向業(yè)主移交檔案②向公司歸檔項目檔案③鑒定銷毀沒有利用價值的文件

4.2 文控人員的崗位職責

⑴ 文控經(jīng)理崗位職責

負責參與合同(包括總承包合同、各分包合同、主要設(shè)備合同)中有關(guān)文控內(nèi)容的編制和談判；負責在項目啟動階段制訂《項目文件控制程序》；負責按照《項目文件控制程序》組織制定項目文控相關(guān)規(guī)定；負責項目運行期間審批和確定所有收、發(fā)文件的流轉(zhuǎn)方向等。

⑵ 文控主管崗位職責

在文控經(jīng)理的指導下，按照《項目文件控制程序》起草本項目文控相關(guān)規(guī)定；負責在項目啟動階段做好項目現(xiàn)場文控定制工作；負責項目部內(nèi)部和外部文控管理工作的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和溝通；負責項目建設(shè)中文控日常管理工作；負責對項目部人員及分包方文控人員進行文控知識和相關(guān)規(guī)定的培訓；負責協(xié)同各專工對分包方文控工作進行中間檢查；負責審核、移交、歸檔各分包單位和項目部整理的項目檔案等。

⑶ 文控工程師崗位職責

負責在文控主管的指導下進行文控管理工作；負責文控管理平臺結(jié)構(gòu)、屬性、分類以及編碼和模板的確定與搭建工作；負責對各分包商、設(shè)備供應(yīng)商等提供的文件進行驗收和管理；負責對項目部和分包方項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督、指導；負責校核、移交、歸檔各分包單位和項目部整理的項目檔案資料；負責收集項目建設(shè)管理過程中所使用的規(guī)范、標準，并確認其有效性等。

⑷ 文控員崗位職責

負責協(xié)助文控工程師對各分包方的項目文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督、指導；負責協(xié)助文控工程師對項目部在項目建設(shè)中形成的項目文件材料進行收集、整理、立卷和歸檔；負責協(xié)助文控工程師在項目結(jié)束后向業(yè)主方及項目方檔案部門移交工程檔案等。

4.3 文控制度

各項目初期，應(yīng)根據(jù)本項目特點，在公司項目文控管理制度的基礎(chǔ)上篩選、擴展和細化，制定出能夠滿足本項目需要的文控管理辦法，編制切實可行的文控工作計劃。項目工程文控管理制度參考如下：

《項目文件控制程序》

《項目建檔及檔案資料管理使用規(guī)定》

《項目文檔分類與編碼規(guī)定》

《項目文件收發(fā)管理規(guī)定》

《項目聲像文件管理規(guī)定》

《施工文件整理與歸檔規(guī)定》

《供貨商交付文件管理規(guī)定》

《移交檔案立卷歸檔規(guī)定》

4.4 文控平臺

文控平臺對文控管理至關(guān)重要，建立適宜的文控管理平臺，可有效地提高文檔的控制能力，便于文件查找和利用，便于統(tǒng)計和分析，建立文控平臺的關(guān)鍵步驟：

⑴ 分類體系：分類明晰、簡潔，便于查找、利用是分類的基本原則，考慮項目的建設(shè)過程和管理模式，可以按照文檔問題、來源、組卷等多種方式分類，以不超過10個類，3個目為宜。

⑵ 編碼體系：分類確定后，給文檔編碼是管理文檔的有效方法，文檔編碼要考慮WBS、ABS、OBS等內(nèi)容，編碼要簡潔、唯一，便于操作。

⑶ 文檔屬性：文檔屬性既不可以過多，也不可以過于簡潔，屬性信息過多，錄入工作量大，影響效率；屬性過于簡潔，不便于查找利用和統(tǒng)計，削弱了平臺的作用。

⑷ 文控流程：文控平臺分為有流程和無流程兩類，通過流程控制的文控管理參與人多，定制復(fù)雜，需要解決電子簽名和電子印章等問題，較難操作和控制；無流程的文控平臺相對簡單，文件狀態(tài)和流轉(zhuǎn)過程不受平臺限制，只有文控人員具有讀寫文檔的權(quán)限，文檔及信息的分類、編碼等準確性容易保證，平臺可快速發(fā)揮效力。因此，文控管理初期，建議以無流程的管理模式為宜。

⑸ 統(tǒng)計查詢：文控平臺應(yīng)有強大的統(tǒng)計查詢和報表功能，能及時為各級領(lǐng)導提供真實、準確的信息。目錄及屬性信息也應(yīng)能靈活導出，可以為后續(xù)項目快速復(fù)制積累知識和能力。

5 結(jié)語

文控管理不只是總承包項目管理的要求，而且是所有項目運作必不可少的重要內(nèi)容。筆者認為設(shè)計院多年來形成的工作模式偏重于管理項目的模式，而非項目管理的模式，因此按管理要求形成了通過個人的文件管理、半組織的信息管理和組織的檔案管理分散分層管理文檔的模式，管理環(huán)節(jié)多而復(fù)雜，項目過程難于受控?？偝邪I(lǐng)域的介入使設(shè)計院開始深刻思考運用項目管理的模式進行管理，總承包項目執(zhí)行周期長，文檔種類繁多、數(shù)量龐大，傳遞頻繁、項目對文檔質(zhì)量要求更高、追溯必需快速及時，因此，分散分層管理的模式已經(jīng)不能滿足項目管理的需要，文檔需要受控和集中統(tǒng)一管理，尤其打開國門從事國際間項目合作過程中，文檔的嚴謹性、交換的憑證性、內(nèi)容的依據(jù)性等使我們發(fā)現(xiàn)我們對于文件的質(zhì)量和管控的能力還存在很大差距。

檔案部門是設(shè)計院對設(shè)計產(chǎn)品管理的最主要部門，檔案部門介入文控管理有得天獨厚的優(yōu)勢，檔案人員應(yīng)該積極投身文控管理研究，從以往只對文檔結(jié)果的管理延伸到對過程的管理，對紙質(zhì)文件的管理延伸到對電子文件的管理，對文件檔案屬性的研究延伸到對文件、信息屬性的研究，應(yīng)不斷拓寬思路，努力學習，積極接納新生事物，主動投身到企業(yè)的變革中，與企業(yè)同步成長，同步發(fā)展。