王靜君

(湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院 圖書館，湖南 長沙 410100)

高職院校圖書館行政管理是高職院校圖書館整體管理的重要組成部分,是業(yè)務(wù)建設(shè)和讀者工作的調(diào)控中樞,是全館各項工作的重要保證。主要包括管理體制與管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化、管理職能及業(yè)務(wù)工作部門的建立、工作范圍職責(zé)與權(quán)限的確定、各種規(guī)章制度的健全與完善、各項活動的組織與管理以及后勤服務(wù)等內(nèi)容。高職院校圖書館行政管理要遵循圖書館工作的客觀規(guī)律，依據(jù)管理工作的內(nèi)容與程序，在圖書館系統(tǒng)最優(yōu)化的條件下，充分利用基礎(chǔ)資源，有效地實現(xiàn)其社會職能。

一、做好人的管理是圖書館行政管理的核心

鄧小平同志曾指出:“所謂管理得好，主要是做好人的工作?！边@一論斷深刻地揭示了管理要以人為本的客觀規(guī)律。因為人是最活躍，最積極的因素，物質(zhì)資料是由人去掌握使用，只有把人管好了，物質(zhì)資料才能發(fā)揮最佳效益。所謂管理，歸根到底是對人的管理。而人管理的好壞直接影響著工作效益的高低。高職院校圖書館工作將關(guān)系到文獻(xiàn)資源的開發(fā)利用和信息時效，關(guān)系到服務(wù)態(tài)度和服務(wù)質(zhì)量，關(guān)系到圖書的流通以及讀者獲取的信息和知識。因此，作為高職院校圖書館行政管理應(yīng)以人的管理放在首位，以調(diào)動人的積極性、主動性、創(chuàng)造性作為管理的核心。首先要建立健全學(xué)習(xí)制度，堅持不懈地組織職工學(xué)習(xí)政治、時事。結(jié)合本館的性質(zhì)和特點，對職工進(jìn)行職業(yè)道德的教育，使廣大職工真正樹立“讀者至上，服務(wù)第一”的職業(yè)道德風(fēng)范，自覺地弘揚(yáng)職業(yè)道德，樹立正確的人生觀、世界觀、價值觀，并強(qiáng)化服務(wù)意識，使職工懂得恪守職業(yè)道德、認(rèn)真履行崗位職責(zé)。其次，管理者要善于結(jié)合本館的情況深入群眾，注重調(diào)查研究，及時掌握職工的思想情況，解決職工的實際困難。

二、建立健全規(guī)章制度是圖書館行政管理科學(xué)化的重要方法

“沒有規(guī)矩，不成方圓?！苯⒔∪侠淼囊?guī)章制度是圖書館實行科學(xué)管理的重要依據(jù)，也是圖書館改進(jìn)工作作風(fēng)，提高工作效率，加強(qiáng)職工隊伍建設(shè)的一項有效措施。高職院校圖書館是一項學(xué)術(shù)性、業(yè)務(wù)性、服務(wù)性很強(qiáng)的復(fù)雜勞動。圖書館要進(jìn)行科學(xué)管理，必須根據(jù)圖書館自身工作的特點和發(fā)展規(guī)律，依法治館，制定一套行之有效的規(guī)章制度，保證管理沿著科學(xué)化、規(guī)范化方向發(fā)展，使圖書館工作達(dá)到最佳狀態(tài)，保證圖書館總?cè)蝿?wù)和總目標(biāo)的實現(xiàn)。圖書館完整的規(guī)章制度包括：館、部、室的職責(zé)；各級管理者的權(quán)利與義務(wù)；會議制度：行政、業(yè)務(wù)及服務(wù)工作崗位要求；各崗位的工作細(xì)則，標(biāo)準(zhǔn)、條例；流通閱覽、參考咨詢、自動化手段規(guī)范以及規(guī)章制度的行政管理和督促執(zhí)行、考核、考勤獎懲辦法等。就我們湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館來說，一直重視圖書館規(guī)章制度的制訂和完善。廢除了與圖書館科學(xué)發(fā)展不相適應(yīng)的規(guī)章制度。2007年，隨著我館各項工作的深入發(fā)展，尤其是管理體制的改革，增開了電子閱覽室后，我們對規(guī)章制度再一次進(jìn)行增訂，它不僅具有制約作用，同時還具有激勵作用，使職工在工作中有章可循，成為管理的重要依據(jù)，并促使圖書館各項工作順利地向預(yù)定的目標(biāo)正常運(yùn)行?？傊⒔∪黜椧?guī)章制度，對加強(qiáng)本館的管理水平，提高職工隊伍的整體素質(zhì)和工作效率有著不可替代的重要作用。

三、嚴(yán)格經(jīng)費管理是圖書館行政管理的重要內(nèi)容

近年來，加大高職院校圖書館經(jīng)費投入已越來越引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，經(jīng)費投入逐年遞增。投入加大后如果管理不善，就會造成經(jīng)費的浪費和流失。尤其我國目前經(jīng)濟(jì)還不夠發(fā)達(dá)，制約圖書館發(fā)展的物質(zhì)因素不可能在短時間內(nèi)得到解決，圖書館經(jīng)費都十分緊缺，特別是當(dāng)前書刊價呈幾倍甚至幾十倍的增漲，加上電子資源出現(xiàn)的情況下，更要求行政管理工作發(fā)揮主導(dǎo)作用，運(yùn)用管理手段使有限的經(jīng)費最大限度地發(fā)揮作用。因此，行政管理中的經(jīng)費管理應(yīng)本著統(tǒng)籌兼顧、輕重緩急、確保效益等原則，有明確的指導(dǎo)思想，既要保證購書，又要優(yōu)先業(yè)務(wù)建設(shè)，對每年的經(jīng)費都必須合理分配，全面安排，特別是在購書經(jīng)費的使用上。首先必須?？顚Ｓ谩?yán)格按預(yù)算辦事，不能與正常預(yù)算經(jīng)費相互擠占挪用，確保采購計劃的完成。其次必須有效地使用經(jīng)費。要根據(jù)本校的任務(wù)、專業(yè)建設(shè)、藏書結(jié)構(gòu)、讀者對象及辦學(xué)特色來確定收藏及采購原則，嚴(yán)把采購質(zhì)量關(guān)。最后必須合理安排經(jīng)費。每年的書刊訂購，要結(jié)合本校專業(yè)設(shè)置，教師科研狀況與學(xué)生培養(yǎng)方向及本館經(jīng)費狀況確定本館采購方針，以建立適合本校實際的藏書體系。同時要完善采購管理監(jiān)督機(jī)制，重視訂單的復(fù)審與新書的驗收，盡可能地避免錯購、重購和漏溝。對圖書館業(yè)務(wù)經(jīng)費、辦公費等也要進(jìn)行科學(xué)管理和有效的使用，嚴(yán)格控制不必要開支。

四、加強(qiáng)自動化設(shè)備管理是提高圖書館行政管理效果的重要手段

在當(dāng)今信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代，加強(qiáng)對自動化設(shè)備的管理顯得尤為重要，怎樣才能把設(shè)備管理好，管理核心應(yīng)有兩點:一是培養(yǎng)和配置專職設(shè)備管理員，充分調(diào)動管理人員的積極性、主動性。管好用好設(shè)備，關(guān)鍵在人。如電子閱覽室、館網(wǎng)控制室等都須有專職人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)，就我院圖書館而言，設(shè)備管理的規(guī)章制度正在不斷完善之中。因此，培養(yǎng)一支精通計算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員隊伍至關(guān)重要。解決這個問題我們首先是積極選用人才。從外校或本校應(yīng)屆畢業(yè)生中選拔思想素質(zhì)好，基礎(chǔ)知識牢，動手能力強(qiáng)的計算機(jī)專業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生；其次是對在職人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。對在職人員分期分批進(jìn)行培訓(xùn)與學(xué)習(xí)是提高專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)的一個好途徑；最后是在工作中邊干邊學(xué)。二是保證設(shè)備的完好率和提高設(shè)備利用率。首先要對設(shè)備進(jìn)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理。近幾年來圖書館事業(yè)發(fā)展迅速，現(xiàn)代化建設(shè)、設(shè)施建設(shè)成績顯著。一套科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的設(shè)備管理系統(tǒng)是維護(hù)圖書館正常有序工作的必要保障，同時也是圖書館管理軟件中的重要組成部分。圖書館現(xiàn)代化的設(shè)備投入大，價格昂貴、種類繁多、設(shè)備精密，所以建立嚴(yán)格的管理制度，采取科學(xué)的管理方法是非常必要的。

五、優(yōu)化讀書環(huán)境是圖書館行政管理的重要特點

良好的環(huán)境，可以使一個人精神振奮，可以使一個群體士氣高昂，可以使一個單位蒸蒸日上。優(yōu)化館內(nèi)讀書環(huán)境，不僅可以樹立起圖書館良好的整體形象，而且可以在兩個文明建設(shè)中發(fā)揮重要作用。[1]高職院校圖書館作為學(xué)校對外開放的重要窗口，一個政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等綜合水平的重要標(biāo)志，環(huán)境的好壞直接影響著讀者的心態(tài)，同時也影響著讀者的數(shù)量。怎樣為讀者創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，讓成千上萬的求知者在舒適的環(huán)境中認(rèn)真學(xué)習(xí)，吸取精神的營養(yǎng)，受到文明的熏陶，收到更好的學(xué)習(xí)效果，是行政后勤工作的一項重要工作內(nèi)容，也是圖書館工作的宗旨。因此，要舍得對圖書館行政管理工作的投入，逐步改善和優(yōu)化環(huán)境。除此之外，首先，圖書館要營造一個健康向上的政治環(huán)境。運(yùn)用櫥窗、黑板報、演講會、報告會、圖書館網(wǎng)站等形式，大力宣傳圖書館，重點推薦新書、好書、電子資源，同時及時宣傳社會上和本單位的好人好事及先進(jìn)典型，以弘揚(yáng)正氣。其次，努力營造寬松和諧的人際環(huán)境。良好的人際關(guān)系環(huán)境，能促進(jìn)各項工作的順利開展。圖書館的人際關(guān)系處理不好，必將影響工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提高。

六、進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)是加強(qiáng)圖書館行政管理的重要方法

圖書館辦公室是行政管理的中樞，是綜合性的管理機(jī)構(gòu)，是落實領(lǐng)導(dǎo)決策，溝通上下，聯(lián)絡(luò)左右，協(xié)調(diào)內(nèi)外，完成上級組織交辦事項，保障全館工作正常運(yùn)行的重要部門，也是圖書館的一個“窗口”、“門面”。 只有充分認(rèn)識到它的重要地位性和作用，才能確保全館行政管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作概括起來應(yīng)做好三件事情：第一，參與政務(wù)。對于圖書管重要工作，首先在領(lǐng)導(dǎo)決策前提供必要的信息、數(shù)據(jù)，提出可行性方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇，主動地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。其次，當(dāng)貫徹落實領(lǐng)導(dǎo)決策后，搞好組織協(xié)調(diào)和保障工作。辦公室就要抓緊落實和搜集，了解在決策落實過程中的情況和意見，溝通各部門之間的密切聯(lián)系，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋實施過程中的各種情況和意見。最后應(yīng)把決策落實情況作綜合性總結(jié)，及時向上級部門匯報，有的政務(wù)還應(yīng)向全館人員通報。第二，管好事務(wù)。館長的日常工作很多，要及時處理的事情也較多。這要求館辦公室的人員必須主動積極地幫助館長除了處理眾多的例行日常事務(wù)外，而且還要處理各種臨時性、突發(fā)性的事務(wù)，如公務(wù)接待、安全保衛(wèi)檢查等。第三，搞好服務(wù)。服務(wù)是貫穿辦公室各項工作的主線，也是新時期工作的重心。當(dāng)前，辦公室工作人員要積極適應(yīng)單位職能的轉(zhuǎn)變，不斷轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，把工作的重心與重點轉(zhuǎn)移到為全局、為基層、為群眾的服務(wù)上來。這里服務(wù)包括兩方面的內(nèi)容，一是館內(nèi)的服務(wù)工作，二是館外的服務(wù)工作。而這些服務(wù)看起來是很一般的，甚至是“不起眼”的，但如做不好，就會影響職工的情緒，影響全館工作的順利進(jìn)行，有的甚至?xí)绊懙綀D書館隊伍的穩(wěn)定、團(tuán)結(jié)，對外則影響高職院校的窗口形象。[2]就我院圖書館來說，沒有設(shè)立圖書館辦公室，而是根據(jù)自身特點和發(fā)展需要設(shè)立了綜合部，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好圖書館的行政管理工作。

(責(zé)任編輯 遠(yuǎn) 揚(yáng))

[參考文獻(xiàn)]

[1] 蘇斌. 高職院校圖書館行政管理之我見[J]. 圖書館界，2003(3): 51-53.

[2] 白國應(yīng). 我與圖書館[J]. 圖書館界，2003(3): 60.