□趙山山 張來武

在軟件開發(fā)中，軟件文件（文檔）常常用來表示對活動、需求、過程或結(jié)果進行描述、定義、規(guī)定、報告或論證的任何書面或圖示的信息，是軟件產(chǎn)品的一部分。伴隨著軟件的開發(fā)與生產(chǎn)，大量的軟件文件產(chǎn)生，這些文件中有保存價值的文件最終將轉(zhuǎn)為軟件檔案被存儲、保管、開發(fā)利用。由于軟件開發(fā)的特性，軟件文檔運作過程中主要以電子文件狀態(tài)出現(xiàn)。因此在軟件檔案的管理中，建立在“大文件”基礎(chǔ)上的文檔一體化的管理理念和加強軟件檔案的前端控制的文檔一體化管理模式被很多軟件企業(yè)廣泛認(rèn)同。

隨著軟件生產(chǎn)的日益復(fù)雜，規(guī)模也越來越大，為了提高軟件產(chǎn)品的質(zhì)量，在軟件工程化中人們的注意力開始集中在軟件生產(chǎn)過程上。為此，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織特別為軟件工業(yè)制定了ISO9000－3標(biāo)準(zhǔn)，美國卡內(nèi)基·梅隆大學(xué)的軟件工程研究所提出的CMM（用于軟件開發(fā)過程和軟件開發(fā)能力的改進與評估的模型）也在一些軟件開發(fā)企業(yè)得到重視和應(yīng)用。在這些軟件工程化管理方法中，都強調(diào)了軟件管理和工程文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化，強調(diào)基于軟件生存周期加強對軟件文件的生成過程的嚴(yán)格控制，以建立規(guī)范的文檔，保證軟件開發(fā)的質(zhì)量。其中文件控制工作主要包括：預(yù)先建立組織級的軟件文件管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)并在具體軟件項目啟動前進行文件管理的事先策劃，以規(guī)范軟件開發(fā)中的文件的生成和處理過程，建立并控制基于文件生成過程的文件審批流程，保證軟件文件的質(zhì)量；加強文件版本控制和變更控制，通過對軟件開發(fā)過程中形成的各類軟件文件的不同版本進行標(biāo)識和跟蹤，保證項目文件的可追溯性及有效性，并通過變更申請、變更評審、變更批準(zhǔn)、變更實施等文件變更控制手段，解決軟件文件出現(xiàn)問題時私自更改的狀況，提高軟件技術(shù)狀態(tài)更改的有效性和嚴(yán)肅性，等等。這些對軟件文件生成過程的動態(tài)管理，雖最初目的是為了通過過程控制，提高軟件文件質(zhì)量，保證其現(xiàn)行效用的高效發(fā)揮，從而提高軟件項目管理水平。但從軟件文檔一體化管理（全程管理）的角度來看，這也可看作是軟件檔案前端控制的一種表現(xiàn)。因為現(xiàn)代電子檔案管理的前端控制思想就是主張在電子文件生成初采取行動，以保證其歸檔質(zhì)量，將傳統(tǒng)理論上對檔案實體保管對象的關(guān)注，轉(zhuǎn)變成對文件形成過程的關(guān)注，重視文件內(nèi)容、文件形成者及其過程的有機聯(lián)系。從這點來看，軟件工程化中對軟件文件的生成過程的嚴(yán)格控制要求與現(xiàn)代檔案管理的前端控制思想有一定的契合。不可否認(rèn)，軟件工程化中加強軟件文件生成過程控制的做法，將在相當(dāng)大的程度上影響著檔案后續(xù)管理的水平，也將會有助于軟件文檔一體化管理的實現(xiàn)。但畢竟二者在出發(fā)點上、控制要求上還是有所區(qū)別的，軟件企業(yè)在軟件檔案管理中有必要在認(rèn)清二者異同的基礎(chǔ)上，抓住契機，使兩者相輔相成，相互促進，發(fā)揮出檔案前端控制的沖擊力，達(dá)到文檔一體化管理的真正目的。

在對一些軟件企業(yè)軟件文檔管理工作進行了解的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為，要想將軟件工程化中軟件文件控制工作與現(xiàn)代檔案管理的前端控制思想有效結(jié)合，推動軟件文檔的一體化管理，有必要加強以下幾個方面的工作。

一、在組織級軟件規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定和具體軟件項目策劃中強調(diào)軟件檔案管理的要求

目前軟件工程化管理水平達(dá)到較高水準(zhǔn)的軟件企業(yè)，為了對本組織內(nèi)的軟件項目進行規(guī)范性管理，組織都會預(yù)先建立起一套完整的軟件規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)（一般由軟件管理標(biāo)準(zhǔn)和軟件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組成），并針對具體軟件項目的特點和研制進度要求在項目初對各項管理工作進行事先的策劃。這些預(yù)先制定的規(guī)范及項目開始前的策劃都包括了軟件文件的管理規(guī)范與要求。如軟件管理標(biāo)準(zhǔn)會明確規(guī)定項目在使用各種軟件生存周期時軟件技術(shù)文檔的剪裁依據(jù)和剪裁指南，同時給出軟件評審和軟件配置管理方面的管理要求。軟件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中軟件文件標(biāo)準(zhǔn)則盡可能給出軟件研制過程中所能產(chǎn)生的軟件各類文件的最大合集，如軟件任務(wù)書、軟件需求規(guī)格說明書、軟件概要設(shè)計文檔、軟件詳細(xì)設(shè)計文檔等等。同時，給出各類軟件文件的編寫規(guī)范和編寫實施指南，有助于軟件技術(shù)人員進行軟件文件的編寫工作。而具體項目策劃工作則會根據(jù)軟件規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和選擇的軟件生存周期模型，對該項目中應(yīng)產(chǎn)生文件種類、數(shù)量、內(nèi)容等進行早期策劃，規(guī)范指導(dǎo)具體項目中將產(chǎn)生文件的編寫與處理。應(yīng)該說這些規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及前期的策劃，在文件形成初即從內(nèi)容與形式、處理程序等方面規(guī)定軟件開發(fā)中產(chǎn)生什么文件，怎樣產(chǎn)生，如何規(guī)范。這種文件產(chǎn)生前的規(guī)范要求將會保證后期軟件項目中產(chǎn)生文件的規(guī)范一致，提高文件質(zhì)量，這也意味著將有效保障歸檔的軟件檔案的質(zhì)量。從這點上來看是符合檔案管理中前端控制的思想的?！扒岸丝刂剖菍φ麄€管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學(xué)融合，把需要和可能在文件生成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實現(xiàn)?！雹僖虼耍瑱n案管理的前端控制表現(xiàn)之一，就是在文件形成初即對文件的生成制定一些規(guī)范或具體的管理要求，以指導(dǎo)并規(guī)范文件的生成過程，從而保證后期歸檔文件的質(zhì)量符合檔案管理要求。

但我們應(yīng)該意識到，在軟件工程化中有關(guān)文件控制的規(guī)范制定與前期策劃工作主要是從軟件開發(fā)業(yè)務(wù)管理的需求出發(fā)的，主要側(cè)重于從軟件文件的種類、內(nèi)容與形式、生成環(huán)節(jié)等方面保證軟件工程中文件的規(guī)范一致，提高文件的質(zhì)量，使其能有效發(fā)揮各類軟件文件的現(xiàn)行作用，推動軟件開發(fā)工作。因此，它與檔案管理前端控制思想中對文件質(zhì)量控制的要求是有一定的區(qū)別的，不能充分體現(xiàn)軟件檔案前端控制的目的。所以，要想在提高軟件項目管理水平的同時，充分發(fā)揮前端控制對檔案管理的作用，更好地推動軟件文檔一體化工作，就應(yīng)該在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制定和具體軟件項目策劃中不僅考慮軟件開發(fā)業(yè)務(wù)管理的需求，同時要從后期軟件檔案管理的需求出發(fā)進行考慮。如，后期檔案管理對歸檔電子文件的質(zhì)量要求除了從內(nèi)容的完整規(guī)范性來保證它的信息參考價值外，還強調(diào)從內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息幾方面來保證它的憑證價值。因此在文件生成前，要對文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的著錄等作出規(guī)范要求，而不僅僅是文件內(nèi)容與形式的規(guī)范要求。也就是說軟件檔案管理的前端控制應(yīng)側(cè)重于圍繞如何保障后期檔案的真實完整性、安全性與長期有效性的要求進行規(guī)范制定與預(yù)先策劃工作。因此，制定《軟件研制過程中的文檔管理規(guī)范》、《軟件定型后的文檔管理規(guī)范》、《軟件技術(shù)文件編制要求》、《軟件技術(shù)文件編制指南》等軟件規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)時以及針對具體軟件項目策劃時，應(yīng)考慮將后期軟件檔案管理要求考慮編寫進去或作為策劃內(nèi)容。如，預(yù)先確定歸檔范圍（歸檔內(nèi)容和歸檔版本）、保存價值、采集時間和采集方式、元數(shù)據(jù)的著錄、要求歸檔文件預(yù)先加上標(biāo)識、建立電子文件登記制度以全面記錄電子文件的文件特征等等。這樣才能充分發(fā)揮規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定及前期策劃工作在軟件檔案前端控制中的作用與優(yōu)勢，從而全方位規(guī)范指導(dǎo)文件生成過程，不僅保證現(xiàn)行文件的質(zhì)量，還可以保障歸檔文件的真實完整與安全有效。同時也避免文件、檔案控制管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及要求的前后不統(tǒng)一，不銜接，導(dǎo)致前后工作的斷層，前者控制成果不能為后者充分利用。

二、注意軟件開發(fā)中文件生成過程控制工具與軟件檔案管理工具的有效協(xié)調(diào)與銜接

軟件工程化一大要素是工具，即為工程方法提供自動或半自動的開發(fā)環(huán)境。因此軟件開發(fā)過程中常運用很多開發(fā)管理工具，包括具有文件生成過程控制功能的工具。如，協(xié)助項目開發(fā)的建模工具；具有軟件文件審批流程控制功能的辦公自動化管理工具；協(xié)助文件管理人員進行文檔版本控制與變更控制的軟件配置管理工具（如Rational ClearCase、Synergy、HanSky）等。這些工具生成、存儲、控制軟件項目中不同階段產(chǎn)生的軟件文件，具有不同的控制管理功能，保證文件制作的質(zhì)量、文件的可追溯性及有效性，避免軟件開發(fā)過程的混亂。而對于軟件檔案管理，采用一個高效的電子文件保存系統(tǒng)，保證軟件檔案以電子方式有效保存、利用、檢索與處置也是企業(yè)的最佳選擇。應(yīng)該說，從某些方面來看，軟件開發(fā)中文件控制工具的一些功能與電子文件保存系統(tǒng)強調(diào)對文件整個生命過程進行監(jiān)控和記錄等要求是有一致性的。如，軟件文件的版本控制工具是要對文件生成中不同的版本進行標(biāo)識和跟蹤，以確保軟件技術(shù)狀態(tài)的一致性，避免軟件文件的丟失、修改的丟失和相互覆蓋，保證在需要時可以追溯到以前的版本，追蹤到在軟件開發(fā)的什么階段、該階段的哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了什么問題，該環(huán)節(jié)的技術(shù)復(fù)審負(fù)責(zé)人是誰。而變更控制工具通過變更申請、變更評審、變更批準(zhǔn)、變更實施等程序控制，解決軟件文件出現(xiàn)問題時私自更改的狀況，提高了軟件技術(shù)狀態(tài)更改的有效性和嚴(yán)肅性。而電子文件保存系統(tǒng)為了避免電子文件生成中的易失易變性，保證歸檔文件的真實完整等，也強調(diào)對電子文件生成過程中每一環(huán)節(jié)（如修改變更）進行監(jiān)控，并留存相應(yīng)記錄，以嚴(yán)密追蹤電子文件的現(xiàn)時狀況及來龍去脈，從而確保電子文件歸檔后的真實與完整。因此，二者具有一定的共通之處，所以企業(yè)在選用或開發(fā)相應(yīng)的管理工具時應(yīng)考慮相互功能的協(xié)調(diào)，注意彼此的銜接，避免重復(fù)與斷層。

但當(dāng)前有些軟件企業(yè)存在的問題是，分別開發(fā)或選用不同的軟件文件生成控制工具與軟件檔案管理工具。軟件文件生成控制工具設(shè)計初主要出發(fā)點是為了工程業(yè)務(wù)管理的需要，因而在功能設(shè)計中經(jīng)常只考慮實現(xiàn)軟件業(yè)務(wù)管理需要的文件控制要求，而有意無意會忽略檔案管理業(yè)務(wù)中文件全程控制的要求。加上這些管理工具往往來自不同的開發(fā)公司，因此，工具之間常存在功能重復(fù)，控制記錄的做法相異，彼此信息數(shù)據(jù)不能有效共享的問題，從而造成不同工具系統(tǒng)間不能有效銜接，前一階段的工作成果不能為后一階段有效利用，造成一種浪費，無法有效實現(xiàn)文檔一體化的管理目的。因為文檔一體化管理的要求，或檔案前端控制最大的優(yōu)勢就是在于減少文件與檔案管理各環(huán)節(jié)的重復(fù)，提高管理效率和質(zhì)量。

所以，從有效實現(xiàn)軟件文檔一體化管理需求出發(fā)，也為了節(jié)省資源，避免浪費，企業(yè)有必要考慮軟件開發(fā)中各種實現(xiàn)文件控制功能的工具之間以及和檔案管理工具間實現(xiàn)無縫鏈接的問題?？梢钥紤]結(jié)合自己公司業(yè)務(wù)和文件檔案管理的特點和狀況對工具進行二次開發(fā)和重新定制，實現(xiàn)各種工具間的相互銜接和照應(yīng)，以及適當(dāng)歸并和簡化，避免功能重復(fù)?；驈奈臋n一體化的全程管理需求和軟件項目管理業(yè)務(wù)需求出發(fā)開發(fā)集軟件項目管理與文件控制管理和檔案存儲管理為一體的電子信息系統(tǒng)，在滿足各種軟件開發(fā)業(yè)務(wù)管理的要求的同時，有效地連接檔案管理的前端控制和后續(xù)管理，防止兩者之間斷層的出現(xiàn)，最大限度地優(yōu)化資源，發(fā)揮出前端控制應(yīng)有的作用。

三、加強檔案部門對軟件工程化中文件控制工作的參與

文檔一體化管理與以往檔案工作不同之處在于：檔案部門將從希望與文件形成機構(gòu)合作的“懇求”機構(gòu)，轉(zhuǎn)變成一個監(jiān)督形成者及維護檔案文件活動的審計機構(gòu)。也就是要有效實現(xiàn)文檔一體化管理，檔案工作者需要更多地參與、指導(dǎo)、監(jiān)督文件的形成階段，同時也需要得到文件形成者的更多的幫助與支持。但是在目前一些軟件企業(yè)中，由于軟件開發(fā)過程的專業(yè)性，檔案部門還未能全面參與到軟件工程化中的文件控制工作。文件過程控制工作的開展多以質(zhì)量部門、軟件開發(fā)相關(guān)技術(shù)部門為主負(fù)責(zé)推動完成。一般情況下，文件控制規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定由質(zhì)量部門的人員負(fù)責(zé)，項目初期文件控制工作的策劃由項目責(zé)任人負(fù)責(zé)，軟件電子文件版本和變更等控制工作一般由項目級的軟件配置管理人員負(fù)責(zé)管理，配置管理人員往往由熟悉軟件項目開發(fā)過程的軟件技術(shù)人員兼任。而檔案部門主要還是處于接收軟件檔案，進行后期管理工作。由于，檔案部門不參與軟件文檔控制規(guī)范的制定，不參與前期軟件文件控制工具的設(shè)計和選擇，不參與前期文件控制工作的監(jiān)管，而參與文件相關(guān)控制工作的人又不了解文檔一體化管理的要求，也不明白檔案前端控制思想內(nèi)涵與重要性，也就使得檔案管理前端控制思想無法真正在軟件文件控制工作中得以貫徹。軟件工程化中的文件控制工作也就無法真正實現(xiàn)檔案管理中的前端控制的要求，更無法有效推動軟件文檔一體化的實現(xiàn)。因此，企業(yè)應(yīng)從人員配備、制度保證等多方面支持檔案部門參與軟件工程化中文件的控制工作，強化它對文檔管理的監(jiān)督與監(jiān)查功能，從而使軟件工程中的文件控制工作真正發(fā)揮出檔案前端控制的沖擊力，達(dá)到文檔一體化管理的真正目的。當(dāng)然檔案部門要想發(fā)揮這一作用，一方面要加強檔案工作人員對軟件開發(fā)業(yè)務(wù)的熟悉與了解，另一方面應(yīng)加強對參與文控工作的非檔案人員的檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)。

①特里·庫克：《1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響》，《第十三屆國際檔案大會報告集》，北京：中國檔案出版社，1997年