□ 王 雷 葉群群

在力推會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化的大環(huán)境下，會計檔案工作中也面臨著一些亟待解決的問題。本文以人民銀行宿遷市中心支行為例，分析轄區(qū)內(nèi)會計檔案管理現(xiàn)狀和存在的不足，提出進一步完善基層人民銀行會計檔案管理的對策建議。

一、會計檔案管理基本情況

目前轄區(qū)市、縣兩級行的會計營業(yè)、國庫、貨幣金銀部門會計核算業(yè)務(wù)，全部由市中心支行事后監(jiān)督中心負責(zé)集中監(jiān)督，完成監(jiān)督后的會計檔案資料主要分為以下幾種管理形式：

(一)會計營業(yè)以及市級國庫會計資料采取集中管理。央行會計集中核算系統(tǒng)產(chǎn)生的所有會計資料(包括中心支行核算中心、專柜和縣支行網(wǎng)點柜產(chǎn)生的資料)和中心支行國庫部門的會計憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，由事后監(jiān)督中心負責(zé)定期裝訂、歸檔，并辦理日常會計檔案查詢和保管期滿后與中心支行綜合檔案管理部門移交等事宜。

(二)發(fā)行會計以及縣級國庫會計資料采取分散管理。一是中心支行貨幣金銀部門有關(guān)會計資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，返回至貨幣金銀部門，由其自行裝訂、歸檔、保管。二是縣支行國庫業(yè)務(wù)的會計憑證 (裝訂后移交)、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，定期返還至縣支行綜合檔案管理部門 (賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料由事后監(jiān)督中心負責(zé)裝訂)，縣支行綜合檔案管理部門負責(zé)歸檔、查詢等后續(xù)管理工作。

(三)會計核算輔助資料實行自行管理。會計業(yè)務(wù)核算部門的各類登記簿作為會計核算的輔助資料，由各業(yè)務(wù)核算部門自行保管或定期移交其本單位綜合檔案部門保管。

(四)監(jiān)督過程中形成的資料自行管理。事后監(jiān)督部門在監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料包括：事后監(jiān)督工作日志；事后監(jiān)督通知書、事后監(jiān)督提示單、會計資料交接清單；檔案移交清單、會計檔案調(diào)(查)閱通知書、會計檔案保管及調(diào)(查)閱登記簿；現(xiàn)場監(jiān)督、主管檢查以及重要會計事項的記錄資料；監(jiān)督情況月報、監(jiān)督情況反映、監(jiān)督分析報告以及中央銀行會計集中事后監(jiān)督系統(tǒng)產(chǎn)生的日志、報表(包括磁介質(zhì))，由其自行裝訂、歸檔、保管，定期移交至中心支行綜合檔案管理部門保管。

二、會計檔案管理工作中存在的不足

(一)涉及職能部門較多，責(zé)任界定不明確。在目前運作的會計檔案管理模式中，全轄市、縣兩級行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門，工作職責(zé)的側(cè)重點不同，管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同。有時因職責(zé)落實不到位，管理會出現(xiàn)真空和時緊時松現(xiàn)象；有時因?qū)φ呃斫獾钠?，加大了協(xié)調(diào)難度。因此，分散保存、多頭管理，在一定程度上難以保證會計檔案管理質(zhì)量。

(二)執(zhí)行制度不嚴格，檔案管理存在局部風(fēng)險。通過實地檢查發(fā)現(xiàn)，由于人手不足、職責(zé)不明確、硬件不配套以及會計檔案管理知識缺乏等原因，基層人民銀行會計檔案管理還存在諸多隱患。如有的會計檔案管理未實行專人保管，立卷、歸檔不及時，移交手續(xù)不全；有的缺少會計檔案檢查記錄，會計檔案調(diào)閱時無部門負責(zé)人審批記錄；有的會計檔案保管地點不具備規(guī)定的條件，沒有防潮設(shè)施等。

(三)制度制定不完善，執(zhí)行依據(jù)不夠充分。一是監(jiān)督形成資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監(jiān)督部門的會計監(jiān)督職能，其在實施監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料是會計管理不可或缺的重要依據(jù)，是會計活動的延伸部分，而在《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》中，涉及監(jiān)督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。二是檔案保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中，涉及會計財務(wù)、國庫會計、貨幣發(fā)行會計等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會計資料的規(guī)定較為明確，但未提及事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定：“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料，由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管。”由于上述制度、規(guī)程對事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒有明確、具體的規(guī)定，因此，事后監(jiān)督部門在事后監(jiān)督過程產(chǎn)生的所有監(jiān)督資料，歸并于《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中各年限類別下“其他需要保管的檔案和有關(guān)資料”，并依據(jù)各種資料的重要程度人為確定其保管期限。

三、改進會計檔案管理的對策建議

(一)嚴格管理，明確責(zé)任劃分。會計檔案管理能否取得成效，相關(guān)部門重視是關(guān)鍵，執(zhí)行制度是前提，落實職責(zé)是保證。檔案管理涉及到的各部門要高度重視會計檔案管理工作，加強制度學(xué)習(xí)，掌握規(guī)定要求，嚴格按照規(guī)章制度操作，杜絕工作中的主觀性和隨意性。要及時修訂內(nèi)控制度，明確職責(zé)，落實到人，防范檔案管理風(fēng)險。規(guī)范會計檔案交接、歸檔操作，嚴格會計檔案查閱手續(xù)，庫房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強指導(dǎo)和檢查，促進會計檔案管理工作步入科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的軌道。

(二)實施檔案集中管理模式，開設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢功能。為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問題，建議逐步實施“集中監(jiān)督，集中管理”的會計檔案管理模式。由事后監(jiān)督部門對監(jiān)督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統(tǒng)一整理歸檔，不再將監(jiān)督完畢的會計資料進行返還。這樣不僅可以減少檔案管理流通環(huán)節(jié)，還有利于立卷、歸檔、復(fù)制、查閱、移交等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一和規(guī)范。針對會計檔案異地保管給會計檔案查詢工作帶來的一定困難，建議實施會計檔案網(wǎng)絡(luò)查詢功能，開通會計檔案網(wǎng)絡(luò)查詢通道，同時出臺相關(guān)制度，制定操作規(guī)程，落實任務(wù)，明確責(zé)任。

(三)完善制度建設(shè)，明確監(jiān)督資料相關(guān)規(guī)定?！吨袊嗣胥y行關(guān)于改進和加強事后監(jiān)督工作意見》強調(diào)了事后監(jiān)督職能定位，事后監(jiān)督屬于會計核算監(jiān)督的范疇，是會計核算過程的延續(xù)，是會計核算業(yè)務(wù)的后臺。建議《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》將事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料歸屬于會計資料的范圍，并對監(jiān)督過程中產(chǎn)生的主要監(jiān)督資料的保管期限予以明確。