□許 昉

上海第二工業(yè)大學(xué)成立于1960年，隨著教育事業(yè)蒸蒸日上，由一所業(yè)余工業(yè)大學(xué)發(fā)展演變成全日制大學(xué)，學(xué)校以工科為主，經(jīng)、管、文、理等多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展，是以多層次職業(yè)教育為主的一所新興本科院校。學(xué)校先后經(jīng)歷了“樹全國半工半讀一面旗幟”、“當(dāng)代成人教育戰(zhàn)線的排頭兵”、“發(fā)展高等職業(yè)教育”三次歷史性的跨越，培養(yǎng)了包起帆、李斌等一批高技能勞模，被社會譽(yù)為“勞動模范的搖籃”、“高級技術(shù)人才深造的平臺”，是全國業(yè)余大學(xué)中最早獲得學(xué)士學(xué)位授予單位之一。學(xué)校保存的檔案，對研究我們國家上世紀(jì)六、七十年代走自力更生道路、半工半讀模式、校企合作辦學(xué)培養(yǎng)新知識型實用性人才等活動極具歷史研究價值。由于歷史原因，學(xué)校經(jīng)歷了多次歸并,各個歷史階段檔案全宗的內(nèi)在質(zhì)量參差不齊，造成信息資源開發(fā)利用的不便。尤其是部分檔案由于紙張質(zhì)量先天不足,已嚴(yán)重影響到利用價值。因此加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，運用現(xiàn)代化技術(shù)手段提高檔案管理水平，適應(yīng)學(xué)校各項工作發(fā)展的需要，應(yīng)擺上議事日程。筆者結(jié)合本校室藏檔案數(shù)字化工作實踐，提出幾點看法供探討。

一、室藏檔案數(shù)字化的內(nèi)涵及作用

“室藏檔案數(shù)字化”是指將學(xué)校檔案室保存的傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案，根據(jù)需要進(jìn)行數(shù)字化處理，形成數(shù)字檔案資源的過程。以紙張、錄音帶、錄像帶等為存貯介質(zhì)的檔案材料，用計算機(jī)、掃描設(shè)備、圖像處理等現(xiàn)代化信息技術(shù)轉(zhuǎn)換產(chǎn)生圖片文件或影音文件，并運用數(shù)字存儲管理技術(shù)將圖片和元數(shù)據(jù)索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等大容量的存貯介質(zhì)上，通過全文識別（OCR）等技術(shù)達(dá)到圖片或文件相匹配，使之能夠通過各種方便的查詢途徑,迅速檢索出所需要的檔案材料。數(shù)字化的檔案信息，可以通過辦公局域網(wǎng)、校園網(wǎng)實現(xiàn)高效便捷的提供利用。

室藏檔案數(shù)字化在高校檔案工作中，可以起到多方面的作用。一是挽救歷史檔案。高校檔案室保存了一些價值珍貴的歷史檔案，因年代久遠(yuǎn)，出現(xiàn)老化甚至破損的現(xiàn)象，檔案數(shù)字化后，可以有效地通過信息載體將原始內(nèi)容和原貌保存下來，便于流傳百世。二是可以提高檔案檢索的速度。高校檔案全宗多，門類多，案卷數(shù)量多，查找信息比較費時。檔案數(shù)字化后，查找檔案的檢索時間由原來的每次平均20分鐘縮短到十幾秒，甚至幾秒鐘,速度顯著加快，便捷高效。三是提高檔案查全率、查準(zhǔn)率，解決信息查找困難的問題。檔案數(shù)字化后，可通過計算機(jī)進(jìn)行模糊檢索,避免由于利用者提供的信息不準(zhǔn)，導(dǎo)致漏查、誤查和大量調(diào)卷的現(xiàn)象。四是有效保證了檔案實體的安全。檔案數(shù)字化后，普通的信息查詢可在計算機(jī)上直接查閱，無需調(diào)閱檔案原件，避免翻閱案卷造成的物理磨損和復(fù)印對檔案原件的損害。五是對部分字跡已開始模糊褪變的檔案，能夠在數(shù)字化過程中，對字跡變淡部分進(jìn)行局部加深，起到修復(fù)檔案的作用。

二、室藏檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備

檔案數(shù)字化建設(shè)實際就是檔案資源在數(shù)字狀態(tài)下的重組和再建，磨刀不誤砍柴工，前期對檔案保管、利用情況的調(diào)查研究是做好高校室藏檔案數(shù)字化工作的重要前提。目前高校室藏檔案數(shù)字化存在的主要矛盾不是技術(shù)問題，而是數(shù)字化的成本，既包括資金成本，也包括時間成本。筆者認(rèn)為室藏檔案數(shù)字化，必須結(jié)合高校實際情況，先期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，確定分期分批進(jìn)行數(shù)字化的步驟，急用先“數(shù)”，“數(shù)”用結(jié)合，在滿足今后網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案利用需求的同時，盡可能減少成本投入，最大限度體現(xiàn)檔案數(shù)字化的成效和檔案工作的效益。

在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，我們主要考慮以下因素：一是從利用需求出發(fā)，依據(jù)利用率高低安排檔案數(shù)字化的順序,對平時利用比較多的檔案先期安排數(shù)字化。如改革開放以來，學(xué)生走出國門，到世界各國深造的很多，需要提供在校成績單、學(xué)籍證明，教學(xué)和學(xué)籍檔案的利用率因此逐年上升，每年的借閱量占學(xué)校全部檔案借閱量的三分之二，就要優(yōu)先安排數(shù)字化。二是從檔案保護(hù)角度出發(fā)，對珍貴的歷史檔案，已經(jīng)破損嚴(yán)重的檔案，盡早安排數(shù)字化，作為搶救的措施。三是從投入資金出發(fā)，對室藏檔案有所篩選，確定數(shù)字化的范圍，避免對利用價值不大的檔案數(shù)字化，浪費人力、財力。根據(jù)上述考慮因素，上海第二工業(yè)大學(xué)檔案數(shù)字化一期工程先對教學(xué)檔案中新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績總表進(jìn)行全文數(shù)字化，二期工程再重點解決歷年重要文書檔案的數(shù)字化，體現(xiàn)了利用為綱和成本效益的理念。

三、室藏檔案數(shù)字化的方法實踐

1、電子文件格式的選擇。室藏檔案數(shù)字化的主要形式是通過計算機(jī)掃描，將檔案的紙質(zhì)幅面轉(zhuǎn)換為電子圖像文件，其轉(zhuǎn)換格式的選擇是技術(shù)核心問題。

一般情況下,圖形圖像文件的保存格式以JPEG、TIFF為主，兩者各有所長，JPEG格式可用最小的磁盤空間得到較好的圖像質(zhì)量，適合網(wǎng)絡(luò)傳輸，缺點是有損壓縮，容易造成圖像數(shù)據(jù)的輕微損傷；而TIFF格式可以實現(xiàn)非失真的壓縮，圖像質(zhì)量好，但占用磁盤空間比較大。筆者根據(jù)檔案的特性，認(rèn)為PDF(Portable DocumentFormat)格式作為檔案數(shù)字化的文件格式比較理想。主要表現(xiàn)為：（1）通用性強(qiáng)。PDF文件格式不受操作系統(tǒng)平臺的影響，不管是W indows，Unix，還是蘋果公司的Mac OS操作系統(tǒng)，都可以用。（2）集成度高。PDF文件格式可以將文字、字型、格式、顏色及獨立于設(shè)備和分辨率的圖形圖像等封裝在一個文件中，還可以包含超文本鏈接、聲音和動態(tài)影像等信息，同時支持特長文件。（3）安全性好。系統(tǒng)使用WORD、EXCEL等文件時，不同利用者打開文件，偶爾會發(fā)生格式改變，打印的效果與預(yù)期有出入，而PDF文件不存在這個問題，突出了檔案的原始性特點。

高校檔案中的學(xué)籍檔案數(shù)量眾多，考慮到檔案數(shù)字化后，這些檔案要掛在校園網(wǎng)上，會受到校園網(wǎng)的容量限制。實踐中，我們結(jié)合學(xué)校的實際情況，比較了幾種電子文件格式的長處和短處，選擇JPEG為圖形圖像電子文件基礎(chǔ)保存格式，把一個學(xué)生的幾張成績表圖形圖像文件合并后轉(zhuǎn)換成PDF格式，再掛接到檔案管理系統(tǒng)中，既能夠保證文件質(zhì)量，又可以滿足文件上網(wǎng)對容量的要求，取得較好的效果。

2、電子文件的命名。高校檔案一般采用實體分類法，檔號編制方法為“年度-分類號-案卷號.文件序號”，如2008年某教學(xué)檔案檔號為“2008-JX11-20.1”。實踐中我們認(rèn)為，檔案數(shù)字化后的電子文件以相應(yīng)的紙質(zhì)文件“檔號”命名比較合適。上述“2008-JX11-20.1”案卷，其數(shù)字化后的電子文件名稱也對應(yīng)地為“2008-JX11-20.1”,關(guān)聯(lián)參見方便直觀，有利于保管和利用。

3、關(guān)注數(shù)字化工作的安全。維護(hù)檔案的安全是檔案工作的重要原則，也是高校檔案數(shù)字化工作應(yīng)時刻注意的問題。一是保證檔案原件的安全。在檔案數(shù)字化過程中，要對案卷拆卷掃描、重新裝訂，要防止人為因素造成的原件污損、失竊等。二是要保證信息內(nèi)容的真實性。數(shù)字化僅僅是改變檔案存在的形式，不能改變其內(nèi)容，必須保持電子文件與原件內(nèi)容的高度一致。三是信息利用的安全。必須采取密級設(shè)定、用戶利用權(quán)限控制、防毒殺毒、網(wǎng)絡(luò)防火墻等措施加強(qiáng)管理。實踐中我們采用的檔案管理系統(tǒng)，通過對用戶賬號加密、數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)仁侄蝸肀ＷC檔案信息的安全。

四、室藏檔案數(shù)字化帶來的思考

1、轉(zhuǎn)變觀念，增加數(shù)字化意識?，F(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展改變了人們對檔案利用的需求，利用檔案，需要的不僅只限于“紙質(zhì)文獻(xiàn)”，而且還有更加利于檢索和貯存的數(shù)字化檔案信息資源。數(shù)字化的檔案信息能夠為利用者提供更加方便、快捷的服務(wù)，在進(jìn)入數(shù)字時代的今天，不能再用抄抄寫寫、裝裝訂訂的老眼光來看檔案工作，各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，要用科學(xué)發(fā)展的眼光審視檔案在學(xué)校發(fā)展中的地位和作用，充分認(rèn)識檔案數(shù)字化的深遠(yuǎn)意義，從與時俱進(jìn)的角度和事業(yè)發(fā)展的高度，積極支持檔案信息化建設(shè)，在人、財、物等方面保障檔案數(shù)字化工作正常開展，并不斷加快步伐。

2、夯實基礎(chǔ)，提升人員素質(zhì)。規(guī)范化是科學(xué)管理的基礎(chǔ),開展檔案數(shù)字化工作的重要前提是室藏檔案管理有序，案卷整理規(guī)范。因此，必須強(qiáng)化學(xué)校檔案室的各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，只有夯實基礎(chǔ)，才能插上現(xiàn)代化翅膀騰飛。檔案數(shù)字化工作專業(yè)性強(qiáng)，需要提高檔案人員自身的數(shù)字化知識和工作能力?，F(xiàn)代信息技術(shù)在給檔案數(shù)字化建設(shè)提供技術(shù)支持的同時，也向管理手段提出挑戰(zhàn)，檔案人員要勇于面對挑戰(zhàn)，主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)，探索信息技術(shù)與檔案學(xué)的融合與應(yīng)用。要針對不同層次的人員開展系統(tǒng)的檔案數(shù)字化工作的培訓(xùn)和指導(dǎo)，不斷提升檔案人員的綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3、調(diào)整方法，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)管理。檔案工作長期處于傳統(tǒng)的半封閉管理模式，“重藏輕用”傾向比較嚴(yán)重，在很大程度上限制了檔案信息的開發(fā)和利用。隨著辦公自動化和信息技術(shù)的普及，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和文檔管理軟件進(jìn)行文件收發(fā)、鑒定、歸檔、提供利用已成為現(xiàn)實，室藏檔案數(shù)字化后，要與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)融為一體，依靠網(wǎng)絡(luò)平臺更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案信息的作用。檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作向計算機(jī)管理轉(zhuǎn)變，整個過程快捷、準(zhǔn)確，可以節(jié)省大量的人力物力，提高工作效率。要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理，傳統(tǒng)的工作流程要作相應(yīng)調(diào)整，使收集、整理、保管、鑒定、利用的每個環(huán)節(jié)都能適應(yīng)計算機(jī)管理的操作，借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使檔案信息有更加開放的利用環(huán)境和更加方便的利用途徑。

4、理順職責(zé)，形成長效機(jī)制。高校檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及面廣，工作量大。隨著高校校園網(wǎng)和各種數(shù)據(jù)平臺的建立，檔案數(shù)字化的需求日益迫切，要充分考慮檔案數(shù)字化工作與相關(guān)校務(wù)管理工作的有機(jī)銜接，理順相關(guān)工作部門的職責(zé)，才能更好地為高校中心工作服務(wù)。

高校檔案數(shù)量眾多，檔案數(shù)字化是一項長期的任務(wù)，需要檔案工作者長期不懈的努力。要兼顧檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)與檔案信息的實用性，遠(yuǎn)近結(jié)合，制定檔案數(shù)字化工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃和具體實施計劃，只有建立循序漸進(jìn)，持之以恒的長效機(jī)制，將檔案數(shù)字化工作放上正確的位置，抓住機(jī)遇，勇于創(chuàng)新，才能把這項利在當(dāng)代，功在千秋的任務(wù)做實、做好。