□孟月霞

為了滿足公路建設(shè)和管理的需要，實現(xiàn)公路的科學(xué)管理，發(fā)揮路網(wǎng)的巨大經(jīng)濟效益，我站于2002年引進了現(xiàn)代化的管理模式，采用先進的設(shè)備和軟件，建立了先進、實用的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)了與?。ㄊ校┕沸畔⒕W(wǎng)的互通互聯(lián)及信息共享。通過幾年的努力，目前我站的文件處理已全部通過計算機程序來完成，公文流轉(zhuǎn)也適應(yīng)了信息化的處理程序，基本實現(xiàn)了無紙化辦公的目標(biāo)，并將計算機及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)逐步全面地應(yīng)用于路政、養(yǎng)護、財會等各個方面。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機，但同時也給公路系統(tǒng)的檔案管理工作提出了一系列新課題，向檔案管理工作者提出了新要求。

一、當(dāng)前公路系統(tǒng)電子文件歸檔工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理者傳統(tǒng)的思維管理方法有待轉(zhuǎn)變

由于檔案工作傳統(tǒng)的手工管理手段和固定管理模式由來已久，在檔案管理者頭腦中形成了許多傳統(tǒng)的思維管理方法，這必然阻礙其對電子文檔等新生事物的接受，使電子文件的歸檔工作存在一定的障礙。主要表現(xiàn)在：很多電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀念，認為磁介質(zhì)載體只是形成文件自動化的臨時過渡性載體，不能直接歸檔；因計算機系統(tǒng)的存儲量不夠，而對歷史文檔進行刪除造成無檔可存；由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的檔案管理人員來說，不像從事紙質(zhì)文件歸檔工作那樣駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。

（二）電子文件的原始性、真實性難以保證

檔案的原始性和真實性，是其具有法律意義上的憑證作用的重要前提。電子文件的原始性，對保證其具有憑證作用至關(guān)重要。但是，電子文件在不同的計算機之間傳遞，它可在不同的載體之間相互復(fù)制而信息形態(tài)卻無任何變化，這樣就很難像紙質(zhì)文件那樣界定哪個是“原件”，哪個是“復(fù)制品”，使電子文件的原始性難以保證。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使得電子文件在形成和傳輸過程中容易被改動，從而真實性也難以保證。在現(xiàn)階段，用計算機起草文件，最后通過網(wǎng)絡(luò)傳送的只是最后的正式文件，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審閱和反復(fù)修改的草稿性電子文件往往被忽視，處于“自生自滅”的狀態(tài)。而這些草稿性電子文件中，包含著許多重要修改過程的信息以及領(lǐng)導(dǎo)審閱校正的信息，具有查考價值，應(yīng)列為今后電子文件歸檔的內(nèi)容進行保存，不能任意清除。而事實上這些原始的草稿性電子文件絕大部分未被保留，一部分被新起草的電子文件所覆蓋，一部分被刪除掉，這顯然都不符合檔案管理的基本原則和要求。

（三）電子文件存儲的載體不安全

在本站實行網(wǎng)絡(luò)化管理的情況下，大多數(shù)電子文件存儲于局域網(wǎng)服務(wù)器的硬盤上，也有一部分電子文檔存在于個人所使用的計算機終端上。一般情況下，硬盤存儲器比較可靠，容量大且存取效率高，缺點是不便于脫機保管，易受計算機病毒感染，從而造成數(shù)據(jù)的丟失。目前我站形成和積累的電子文件沒有納入檔案化管理，那些散放于各部門計算機里的電子文件，隨著人員的變動以及計算機的更新?lián)Q代，有些已遭到破壞，而且查閱相當(dāng)不方便，從而影響了其今后的開發(fā)利用。

（四）辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理軟件沒有形成有機的結(jié)合

目前我市公路系統(tǒng)已全面實現(xiàn)了辦公自動化。但是我們公路系統(tǒng)沒有研發(fā)出針對公路部門特點的文檔一體化軟件，而現(xiàn)在使用的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有兼顧到檔案部門，所以就造成了辦公自動化系統(tǒng)與我們檔案部門自行購買使用的檔案管理軟件不兼容的狀況，從而無法對辦公自動化所產(chǎn)生的電子文件進行管理，不能真正地實現(xiàn)文檔一體化管理。加之現(xiàn)在使用的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，沒有設(shè)計物理歸檔功能，把電子文件下載到可脫機保存的載體上，這樣，一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。

二、推行公路系統(tǒng)電子文件歸檔工作的舉措

（一）提高公路系統(tǒng)工作人員的電子文件管理意識

電子文件與紙質(zhì)文件一樣，同樣涉及到歸檔、利用、保密、安全等問題，與紙質(zhì)文件具有同等作用，要貫徹以人為本的策略，把對電子文件的管理擺上議事日程，提高主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作者對電子文件的管理意識，探索規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗，并利用一切可以利用的手段，宣傳電子文件的重要性，從而推動電子文件的歸檔工作。

（二）加強電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融，促進電子文件歸檔工作

電子文件歸檔與紙質(zhì)文件相比，所涉及的的問題更加廣泛，僅僅依靠檔案部門很難完成。電子文件形成部門了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，在鑒定文件價值時最有發(fā)言權(quán)，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化工作中處于重要地位；檔案部門了解全局情況，掌握歸檔的原則、方法，可以發(fā)揮統(tǒng)籌和把關(guān)作用。因此，應(yīng)加強電子文件歸檔工作的組織管理，采取檔案部門、電子文件形成部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法，使這三個部門的職能相互滲透，并且揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢。

（三）明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求

電子文件的歸檔工作只有按照歸檔工作程序進行，才能較好地執(zhí)行有關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，有效地保證歸檔電子文件的真實性和完整性，實現(xiàn)歸檔工作的全過程管理。電子文件的歸檔工作程序應(yīng)包括：電子文件形成簽署、審批；收集積累、編制目錄；整理需歸檔的電子文件；鑒定歸檔的電子文件；檢測歸檔的電子文件；編制歸檔說明；存入磁、光介質(zhì)；復(fù)制備份；確定載體標(biāo)識。電子文件的形成者或承辦者要了解電子文件歸檔的具體工作內(nèi)容和要求，制定電子文件歸檔制度、歸檔計劃和歸檔工作步驟，明確電子文件形成、收集、積累的質(zhì)量要求，在電子文件形成階段就做好收集積累工作，隨時做好電子文件的登記。由電子文件的形成者對電子文件進行整理并編制歸檔說明，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后向檔案部門移交。歸檔前，由檔案部門協(xié)助電子文件形成者或承辦者進行整理并對歸檔的電子文件進行檢查和驗收。

（四）開發(fā)適應(yīng)公路系統(tǒng)工作特點的文檔一體化管理系統(tǒng)

要早日建成適應(yīng)公路系統(tǒng)工作特點和實際情況的文檔一體化計算機管理系統(tǒng)，并將其納入局域網(wǎng)系統(tǒng)。使機關(guān)的檔案工作提前介入到文件的生成過程中，并使文件的產(chǎn)生到運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，從而實現(xiàn)文書與檔案工作的信息共享和規(guī)范銜接。文檔一體化系統(tǒng)的應(yīng)用，還可以使計算機在公文按規(guī)范化要求處理后，歸檔的檔案保持了文件本身所具有的必然聯(lián)系，保留了文件之間完整、清晰的相互關(guān)系，這樣有助于提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。但有的單位在文檔一體化的開發(fā)過程中，由于開發(fā)人員對檔案管理的認識不足，僅憑自己的理解和設(shè)想構(gòu)制軟件，從而不能開發(fā)出高質(zhì)量的文檔一體化系統(tǒng)。因此，筆者認為，公路系統(tǒng)在開發(fā)文檔一體化系統(tǒng)時，應(yīng)要求檔案人員參與其中，在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計時就考慮到最終歸檔所需，從而使新開發(fā)的系統(tǒng)有較強的兼容性和實用性。

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的進步和發(fā)展，面對洶涌而至的電子文檔浪潮，我們公路系統(tǒng)的檔案管理工作人員要逐步增強電子文檔意識，重視各項規(guī)章制度的建立完善，注重自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，加強電子文檔的管理和利用，從而保護好電子信息時代公路管理工作的真實歷史記錄。