□徐亮

檔案具有對事實的考證作用，這種考證作用發(fā)揮了檔案部門作為第三方的鑒證作用，但是對于檔案本體的鑒別證明仍然是一大研究空白。這種鑒證作用的研究一般都局限于對于檔案的鑒定，而檔案的鑒定和鑒證是有很大區(qū)別的。檔案鑒定是指判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程，它指的是一種流程，意味著一個完整的操作過程，具有時間的延續(xù)性；檔案鑒證則是檔案鑒定的結果，即表達第三方判定、確認、證明最終結果的結論性判斷，具有結果判定性的特點。

檔案本體的鑒證一般認為是屬于檔案館的責任。但是事實上，檔案館對于檔案本體的檢查只是形式上的，即材料的齊全完整和是否符合檔案的統(tǒng)一要求，而對于檔案內容及事實的真實性、有效性，主要責任屬于形成部門的檢查還不完備，因此保存立卷人筆跡就顯得尤為重要。在檔案館的規(guī)章制度中，一般都要求“立卷人和檢查人簽字”，以明確立卷部門的責任。

隨著電子時代的到來，大批檔案信息采取了電子化的形式。目前多數檔案館均采取雙套制的做法，理論上雖然是紙質版保存為主，電子版查詢利用為主，但是實際上紙質版仍然是電子版本的打印稿形式，因此在實際上仍然屬于電子版為主，而紙質版為輔的變化。電子打印稿檔案和手寫紙質檔案相比的優(yōu)勢在于具有統(tǒng)一的格式，打印字跡清晰，查詢方便，便于辨認。但是其缺點也是非常明顯的，即失去了筆跡作為檔案的鑒證作用，因而弱化了立卷部門的責任，這一點值得檔案學界的進一步重視和研究。

一、檔案立卷強調檔案形成部門及立卷人對于檔案的責任

檔案本體的鑒證一般沒有嚴格的形式，而是采取事實默認的規(guī)則，即簽字即為確認檔案本體移交者和檢查者的責任在我。2006年頒布的《人民法院執(zhí)行文書立卷歸檔辦法（試行）》第二十六條明確規(guī)定：“卷內備考表，由本卷情況說明、立卷人、檢查人、驗收人、立卷日期等項目組成。‘本卷情況說明’欄內填寫卷內文書缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；‘立卷人’由立卷人簽字；‘檢查人’由承辦執(zhí)行法官或執(zhí)行員簽字；‘驗收人’由檔案部門接收人簽字；‘立卷日期’填寫立卷完成的日期?！雹龠@一規(guī)定明確了“立卷人、檢查人、驗收人”三個行為主體在檔案文件形成過程中的不同作用。

檔案立卷之所以強調立卷單位及立卷人的對于檔案鑒證的責任，根本原因在于檔案學遵循歷史主義的原則。來源原則是檔案學最重要的理論原則，世界各國的手冊都以相當多的篇幅對該項原則及其應用問題展開了論述。可以說幾乎所有的手冊都肯定了來源原則的科學性。加拿大的G·康圖爾和J·魯斯安教授在他們的著作中指出：“尊重來源原則，對檔案文件的證據價值是必要的?！雹谝獯罄腅·洛多里尼教授更在其名著《檔案學：原則和問題》中指出：“總之，檔案整理原則，按我們的意見，就是絕對地恢復原來的順序?！庇终f：“這一點對任何形式、種類的檔案都是適用的，不管是近東神廟中的泥板檔案，中世紀商人的家庭檔案，還是現代國家檔案館中的檔案；也不管是用西方拉丁字母書寫的文件，還是東方文字書寫的文件，都應如此?！雹鄹鶕@一原則，在西方國家的檔案館都采取了尊重來源的整理方法，將檔案管理工作的焦點集中于檢索工具的完善和如何更好地保存，從而不過分地干預檔案立卷的過程。

我國的檔案事業(yè)有著自身的特殊性，一般意義上強調立卷部門的責任，這比西方檔案學的來源原則更加強化了立卷部門作為檔案來源的主體以及他們應對檔案鑒證負有主要責任的特征。如《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令）第十六條規(guī)定：“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。”但是這一規(guī)定顯然沒有觸及檔案材料形成單位對于檔案文件內容的責任問題，而是采取了默認的敘述方式。

檔案立卷主要從以下幾個方面強調立卷單位及立卷人的對于檔案鑒證的責任：

（1）作為檔案材料形成單位，確保檔案形成內容為真。即不“失真”，沒有偽造、編造、夸大、有意隱瞞的內容。

（2）作為檔案材料的形成單位，在確保檔案齊全、完整、有效方面具有第一責任人的特點。檔案館作為檔案質量的把關部門，一般來說都不了解該檔案材料形成單位的具體工作，只能對一些形式上的和明顯內容上的疏漏進行檢查，但是對于隱含在文件材料本身內容的是否齊全、完整、有效，顯然根據來源原則，應具有第一責任部門的特點。

（3）作為檔案材料形成單位的立卷人和檢查人，對檔案內容真實性具有代表該檔案材料形成部門的權限，具有“證人”式的效力。檔案材料是實際工作實踐的產物，是檔案材料形成部門從事各項實踐活動的真實記錄。如果要想反映出檔案材料形成部門工作活動的全貌，就要把檔案材料形成部門全年各項重要工作中產生的材料收集齊全、完整。立卷時，必須尊重客觀實踐形成的文件材料，決不可憑主觀愿望進行舍取或虛構。本單位受到上級表揚的文件要立卷，受到上級批評的文件也要立卷；單位形成的正確文件要立卷，形成的錯誤文件也要立卷?？傊３治募恼鎸嵭院捅緛砻婷?，是立卷人員必須遵循的原則，切不可隨人的意志把已經成為歷史的文書案卷加以更改。

二、簽字和字跡是檔案立卷單位及立卷人責任的重要體現

在明確了來源原則和誰是檔案內容鑒證的第一責任部門、第一責任人之后，采取某種方式昭示、明確這種責任就顯得尤為重要了。很顯然，多數的檔案館都采取了立卷人和檢查人簽字的方法來明確責任歸屬。在立卷過程中，立卷人或立卷檢查人發(fā)現該案卷的問題及需要說明的情況，都應該寫在備考表上。例如，卷內文件是否完整，是否缺張少頁，立卷后插卷的文件，請示件隔年批復情況等等，立卷人和立卷檢查人都要親自簽名，以示負責。案卷移交檔案部門后，卷內文件有何變動或發(fā)現需要說明的情況，可由檔案管理人員隨時在備考表上注明，填注者也應簽名并注上填寫日期，以示負責。

由于傳統(tǒng)的立卷方法煩瑣、復雜，主觀隨意性較大，很難把握案卷質量，使得每年的立卷歸檔成為文書立卷人員的一項負擔，降低了檔案管理的效率。國家檔案局從1997年開始著手制定《歸檔文件整理規(guī)則》，經過了六個階段和八次易稿，最后于2001年1月1日正式實施了《歸檔文件整理規(guī)則》。其中規(guī)定：“備考表項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期，置于盒內文件之后。盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。日期：歸檔文件整理完畢的日期?！睔w檔文件目錄、備考表、檔案盒封面及盒脊項目要填寫清楚、規(guī)范，字跡材料要符合要求。這都說明書寫字跡不僅起到明確責任者的作用，還起到了字跡確系本人書寫的鑒別性作用。

隨著現代社會向信息化、網絡化快速發(fā)展，檔案材料形成部門基本實現了計算機信息化，電子打印文件已經普及到機關部門，而且正在向真正的電子檔案邁進，這將對檔案管理的現代化、標準化建設起到積極的促進作用。但在相當多的檔案材料形成部門，印章電子化、簽名電子化、打印簽字，甚至缺少簽字，造成手續(xù)不齊全、無效的情況日益增多，嚴重影響了立卷單位、立卷人作為責任部門和責任人的權威性、嚴肅性，損害了檔案文件的鑒證效果。

簽字和字跡是檔案立卷單位及立卷人責任的重要體現，體現在三個方面：

（1）簽字和字跡能夠證明檔案形成材料確系該部門形成，具有認證作用。

（2）簽字和字跡本身即是歷史時代的證明，應該尊重歷史檔案形成的歷史過程，不應追溯電子化，將原有歷史檔案的封皮、封底、簽字一概地更新，從而抹除了立卷人的證人地位。

（3）簽字和字跡具有檢索作用和查考作用。簽字的立卷人和檢查人往往是歷史事件的親歷者，能夠回憶起事件的基本細節(jié)和過程，因此能夠根據簽字尋找到歷史事件的知情者。2009年投入使用的“甘肅省衛(wèi)生廳政務辦公系統(tǒng)”就可以提供根據案卷立卷人實現信息查詢的作用，顯然已經意識到了立卷人的作用。某高校檔案館在查詢五·一六事件處理某學生的意見時陷入信息海洋中，多次檢索、尋找均沒有相關信息，后根據某相關檔案的立卷人，找到了已經退休的原部門立卷人，經過他的回憶，該校檔案部門順利找到了含有對該名學生處理意見的檔案。

三、檔案移交后鑒證責任的部分轉移

檔案形成部門在立卷完成，檔案部門檢查無誤后會將檔案材料移交檔案部門。進入這一階段后，檔案本體的鑒證責任就部分轉移到了檔案部門。

（1）檔案的鑒證責任在檔案形成過程中已經有檔案部門的參與。檔案部門作為檔案法律法規(guī)的監(jiān)督執(zhí)行者，對檔案的形成全過程具有監(jiān)督、檢查、指導的作用。因此，立卷人的工作本身就體現了檔案部門的意志和權限。檔案的鑒證主要體現在檔案的鑒定工作上，涉及立卷、收集整理、保管利用等各個工作環(huán)節(jié)?！按_定文件檔案的質量、價值和去向，這是鑒定工作的直接目標與任務。質量包括質與量，一個全宗的文件檔案是否完整齊全、真?zhèn)?、損毀等情況如何。價值包括對文件檔案保管期限的劃分。去向即歸檔、進館或銷毀等?！雹茏龊描b定工作，不僅從源頭上保證了檔案的質量，把檔案優(yōu)化問題解決在萌芽狀態(tài)，使檔案資源得以優(yōu)化，而且減輕了以后存毀鑒定的負擔，有利于減輕日后檔案的整理、保管、利用等一系列工作的壓力。

（2）檔案移交后，鑒證責任部分轉移到了檔案部門，檔案部門始終對檔案的完整、齊全、有效性進行保護，確保信息載體不退化，信息內容不損耗。如《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定：“高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。”如果出現類似的情況，不僅會損害檔案本體的權威性，還使檔案失去可靠性。1989年，吉林省檔案局和長春市檔案局在檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現，某市檔案館從1979年至1989年的10年間共丟失檔案46卷。為了應付聯合調查組的檢查，該館領導居然采取將館藏檔案一卷拆成兩卷、到立卷單位尋找與原卷內容并不相關的材料湊卷、涂改原來的案卷目錄等所謂的補救辦法，制作了9個內容失真的案卷來頂替丟失的案卷，在已丟失檔案的基礎上，擴大了損失范圍。以上違法行為均已觸犯了《檔案法》。

但是檔案部門的責任畢竟是有限的。一般而言，檔案形成部門移交檔案以后，檔案管理部門會將該檔案作為真實可靠的憑據而加以采信，基本上不再對檔案材料本身的內容進行質疑。只有當多個檔案材料提供的信息發(fā)生沖突時才會進一步尋找當事人，尤其是立卷人、檢查人進行情況的核實。

根據以上的分析，我們可以得出幾點重要的啟示：

第一，應建立健全立卷人、檢查人的責任制度，保障檔案本身可靠性、可信性。在目前的簽字默認機制的基礎上，應該進一步明確立卷人、檢查人的責任、權限，從而使檔案信息更加可靠，更加具有權威性。

第二，盡量采取檔案形成部門和立卷人相一致的原則，謹慎采取檔案部門協(xié)助形成部門歸檔。一些檔案部門為了省去指導檢查的麻煩，采取了將文件材料統(tǒng)一到檔案部門，由檔案部門的檔案員進行統(tǒng)一整理的辦法。這種方法雖然減少了兼職檔案員頻繁變動，指導收集困難的問題，卻模糊了立卷責任，使檔案形成部門逃脫了應負的責任，是不當之舉。

第三，盡量保存原始檔案封皮、封底、卷內備考表上的原始筆跡，盡量不要因為形式上的美觀或是應付檢查，任意拆卷、補卷，造成立卷人轉移、立卷人簽字丟失的現象發(fā)生。檔案管理中允許出現拆卷的情況，但一般只有在確有必要的情況下才需要進行。拆卷使立卷人和檢查人發(fā)生變化，使原有的立卷人逃脫責任，是不尊重歷史的做法。

第四，檔案的立卷人、檢查人務必本人親自書寫，書寫要提出“工整、利于辨認”的要求。在這個基礎上，應該對檔案的封皮、封底的書寫都盡量采用手工書寫的方式，以增加、提升筆跡對檔案本體的鑒證效果。

第五，在信息管理系統(tǒng)中開發(fā)和增加以立卷人進行檢索的模塊，從而按照立卷人進行歷史資料的整理和研究，拓寬研究的視野。

總之，檔案實質上是一種歷史的憑證，能夠為檔案形成部門的行政管理、人事變動、機構設置、職稱評定、個人信用認定等方面提供法律上的證明。但是如果檔案本體無法得到有效的鑒證，那么將影響到檔案的權威性和可靠性，充分重視立卷人的筆跡保存，分清責任，值得學界的重視和思考。

注釋：

①最高人民法院印發(fā)《關于執(zhí)行案件督辦工作的規(guī)定》等三項執(zhí)行工作制度的通知。附：關于執(zhí)行案件督辦工作的規(guī)定（試行）、關于執(zhí)行款物管理工作的規(guī)定（試行）、人民法院執(zhí)行文書立卷歸檔辦法（試行），法發(fā)[2006]11號。

②Canl Couture and Jcan-yvcs Roussean：《Los Archrios enelSiglo ZZ》,Primeledieionenespanol,1988，Archrivo Generaldela Nacion，Secre tariade golernacion,MercicO,p.190.

③Elio Lodolini：《 Arehivistiea,Principrisy Problemas》，Edicion espanla de 1a Aseiaeion Espan01a dc Archriesos,BU—liotecarios museolo gosyDocumcntalistas,1993,p.204.

④劉國能：《檔案鑒定工作內容、原則、標準與方法》，《中國檔案》，2005年第9期：第32頁。