王 彥

(吉林人參研究院,吉林 通化 134001)

科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料，是生產管理、技術管理、科研管理的重要組成部分.科技檔案是科學技術成果的載體，是直接記述和反映科技活動的歷史記錄，是一種科技資源或科技儲備類型的知識形態(tài)的生產力.科技檔案種類較多，可以按照設備類、科研類、聲像檔案類等類別進行分類.科技檔案與文書檔案相比，具有不同的特點:一是科技檔案圖紙、圖表多，文字說明作補充；二是技術含量高，關聯(lián)性強.圖紙與圖紙的技術銜接較緊密；三是資料多，歸檔材料鑒定技術質量要求高；四是存貯期限長，歸檔材料一般都是永久卷.五是涉及商業(yè)機密，保密工作要求嚴.從表現(xiàn)行式看:多數(shù)科技檔案是以圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、像片、錄像帶等技術材料收集歸檔.

1 健全科技檔案管理網(wǎng)絡

系統(tǒng)的組織管理網(wǎng)絡的建立健全，是做好檔案收集工作的組織保證.單位領導可以專門組建檔案管理網(wǎng)，督促檢查本部門應歸檔的科技文件材料，從組織管理上來保證科技檔案的齊全、完整和準確.比如檔案員不直接參與各種門類的科技文件、材料的形成過程，檔案管理的各部門相互配合，配備兼職檔案員，負責各部門各類型科技檔案的收集，檔案員對他們的工作要經常給予監(jiān)督、檢查、指導、定期辦兼職檔案員培訓班，提高兼職檔案員的業(yè)務素質和工作能力，使各部門收集的文件材料能夠齊全、完整，立好的案卷整齊、規(guī)范.這樣做不但保證了檔案的數(shù)量與質量，而且使分散的文件材料及時歸攏，年終能很快地立卷歸檔，同時還減輕了檔案人員的工作量.

2 開發(fā)科技檔案保持技術

自然因素和人為因素是造成檔案毀損的主要因素.平時要以防為主，防治結合，一旦發(fā)生檔案毀損，及時采取措施，盡量修復檔案.

(1)人為因素要注意做到：嚴格借閱登記制度，在調閱時，取放檔案要輕拿輕放，閱檔時應愛護檔案，使其不致被茶水、煙頭損壞，不被涂抹，撕破等等.

(2)自然因素要注意做到：檔案制成材料和書寫材料質量低劣導致紙張老化，字跡退色.檔案紙張材料品種繁多，其中纖維含量高、半纖維素和木素含量較少的紙張耐久性較好，如復印紙、文件用紙等；含木素和半纖維較多的紙耐折度差，在光和氧的作用下容易氧化，發(fā)黃變脆，如新聞紙等.因此，檔案用紙要避開新聞紙和劣質紙.在書寫材料方面，要選用含碳黑成份較多的碳素墨水和藍黑墨水，不能用純藍墨水、圓珠筆或鉛筆.

庫房建設與現(xiàn)代化技術相結合是檔案科學管理的要求，檔案種類紛繁復雜，檔案的物質材料在不斷地老化，其壽命是關鍵，檔案保管就是要盡量延長檔案的壽命.檔案室所處的環(huán)境和保管條件，對檔案的壽命也有很大影響，庫房溫度應控制在14℃～24℃之間，濕度保持在45%～60%之間，庫房的朝向最好避免東西向，應具備良好的防光、隔熱、防塵、防水、防火、防盜、防有害氣體、防害蟲的條件.

3 提高檔案人員綜合素質

為了掌握到科技信息的核心部分，科技檔案人員必須進入到科技信息集成系統(tǒng)中去.他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能.所以，科技檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理.檔案人員的素質高低直接影響檔案信息化進程，檔案部門要開展技能培訓，努力培養(yǎng)一批復合型的人才.檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，而且要不斷積累檔案信息化管理的實踐技能.理論知識與實踐相結合的培訓方式已成為提高業(yè)務技能的一個重要手段，要加強信息化技術的培訓，熟練地使用檔案管理系統(tǒng).檔案人員的計算機數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及，但是在運用網(wǎng)絡、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度還有待加強.

4 加快科技檔案信息化建設

當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢是信息化，受網(wǎng)絡信息技術的影響，創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的重要內容是加快檔案信息化建設.檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務.加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程，是以計算機技術為核心的現(xiàn)代信息處理.同時，要建立檔案信息網(wǎng)絡的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全.檔案信息網(wǎng)絡應安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并針對主機內核采取加固防護措施.實行級別控制，對用戶的訪問權限進行級別確認，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，可防止未受權者進行違規(guī)操作.

科研檔案工作是一項重要的基礎工作，檔案收集工作做得好與壞直接關系到檔案的數(shù)量與質量，要把檔案這項基礎工作做好，才能更好地為科技發(fā)展服務.隨著市場經濟體制的建立和科研機制轉換的不斷深化，科技檔案管理工作在科研中的地位和作用越來越引起人們的重視.完善科技檔案管理，切實管好、用好科技檔案，為科研工作提供有價值的科技檔案信息資源和高質有效的服務，對提高科研水平有著十分重要的意義.

檔案管理是一門很深的學問，加強檔案管理應用理論的研究，是做好檔案管理工作的基礎.理論與實踐的結合，是理性認識到實踐的升華.