賈建紅

(太原市城建檔案館,山西太原030002)

近年來,太原市的建設(shè)工程檔案管理,通過開展業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢、指導(dǎo)、執(zhí)法檢查等工作,抓建設(shè)工程與竣工檔案的相互促進(jìn),建設(shè)工程檔案管理的水平總體上較過去有所提高。但用規(guī)范的尺度衡量,建設(shè)工程檔案的現(xiàn)狀仍有許多欠缺,存在著諸多不規(guī)范的地方,不僅影響城市的科學(xué)管理,也在一定程度上制約了城市的發(fā)展速度。如何加強(qiáng)建設(shè)工程檔案的管理,是建設(shè)工程檔案工作者面臨的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。

一、建設(shè)工程檔案管理的現(xiàn)狀與問題分析

(一)檔案意識(shí)薄弱

很多工程在建設(shè)期間都是臨時(shí)組成“工程指揮部”和“項(xiàng)目部”,工程完工,指揮部和項(xiàng)目部解散,有相當(dāng)一部分建設(shè)工程的建設(shè)及參建單位,仍舊沒有將工程檔案的管理納入建設(shè)管理的工作程序,沒有建立健全檔案管理制度,沒有明確工程檔案管理的部門和人員,更沒有對(duì)工程檔案的編制以及聲像檔案的及時(shí)拍攝工作進(jìn)行部署,在工程的建設(shè)過程中,對(duì)工程檔案資料的編制和收集得過且過,對(duì)重要文件材料隨便外借也不辦理任何相應(yīng)手續(xù),造成工程檔案短缺和失真的現(xiàn)象隨處可見。待到工程要竣工驗(yàn)收時(shí),才著急工程檔案的收集和整理,才投入大量的人力、物力,突擊編寫“檔案”,補(bǔ)拍照片和補(bǔ)攝錄像 ,以應(yīng)付竣工驗(yàn)收。這種補(bǔ)寫“回憶錄”的工作方式,導(dǎo)致工程檔案中有效的少,無效的多,殘缺不全,工程檔案所記載的內(nèi)容不能夠真實(shí)、客觀地反映出工程的建設(shè)活動(dòng)和技術(shù)水平。

(二)檔案管理制度不健全

建設(shè)工程檔案管理沒有形成有效的管理體系。一是對(duì)檔案工作缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)。一些建設(shè)單位在籌建工程項(xiàng)目機(jī)構(gòu)時(shí),很少設(shè)立工程檔案管理部門來協(xié)調(diào)管理檔案工作,更談不上制訂一套涉及各相關(guān)部門的管理制度,即使有檔案規(guī)章制度也形同虛設(shè),沒有形成長(zhǎng)效的制約和有效的監(jiān)督機(jī)制來約束工作行為,使建設(shè)工程檔案的收集、歸檔、保管和移交工作不能歸屬某個(gè)部門,導(dǎo)致工程建設(shè)過程中檔案管理工作斷斷續(xù)續(xù)甚至出現(xiàn)空白現(xiàn)象。二是檔案工作職責(zé)不清。建設(shè)單位與總承包單位及各分包單位之間,缺乏相互溝通交流,檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員,使檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié),使檔案材料的齊全完整得不到保證,直接影響了工程檔案的收集歸檔工作。三是檔案人員不穩(wěn)定。在項(xiàng)目建設(shè)中,建設(shè)工程隊(duì)伍流動(dòng)性大,沒有專職的檔案工作人員,一般臨時(shí)抽調(diào)又不固定,且身兼數(shù)職,隨意性兼職現(xiàn)象普遍存在,檔案人員工作變動(dòng)后,檔案管理缺乏連續(xù)性,使得建設(shè)工程檔案資料管理斷檔,無法完善,影響了檔案工作的質(zhì)量。四是沒有專門的檔案工作場(chǎng)所,檔案安全得不到保障。如沒有專門的庫(kù)房,桌上桌下,柜內(nèi)柜外,亂堆亂放,檔案保管達(dá)不到“八防”要求,檔案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理需要。

(三)檔案質(zhì)量缺陷較多

由于建設(shè)工程和檔案工作的專業(yè)性,工程技術(shù)人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序,缺乏應(yīng)有的工程技術(shù)知識(shí)及檔案管理的實(shí)踐能力,使建設(shè)工程檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。有的建設(shè)單位對(duì)工程檔案的形成、積累、編制、審核沒有按照國(guó)家規(guī)定要求去完成,在工程檔案資料編制過程中,各種記錄不齊全、不完整、內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章不完備、字跡不清楚、書寫材料不規(guī)范、復(fù)印件代替原件、竣工圖編制更改不規(guī)范等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,嚴(yán)重影響了工程檔案歸檔質(zhì)量,給日后的利用帶來困難。

(四)檔案整理不規(guī)范

在檔案整理工作中主要存在著:一是不能按照建設(shè)工程文件自然形成規(guī)律進(jìn)行分類整理。比如,建設(shè)工程檔案管理要求同一工作內(nèi)容的材料配套整理在一起,那么,《住宅工程質(zhì)量分戶驗(yàn)收記錄》包括9項(xiàng)內(nèi)容,每戶都要進(jìn)行9項(xiàng)內(nèi)容的檢查和驗(yàn)收,整理時(shí)就要把每戶的9項(xiàng)資料整理一起;同批次的原材料出廠合格證(材料質(zhì)量證明文件)、復(fù)試報(bào)告與工程材料報(bào)審表、見證取樣記錄表應(yīng)當(dāng)配套整理在一起?？墒?有些單位卻把相同內(nèi)容的資料整理在了一起,這樣,割斷了建設(shè)工程文件之間的有機(jī)聯(lián)系。二是卷內(nèi)同類文件沒有按自然形成的時(shí)間和順序排列,而是隨意整理在一起。三是不按規(guī)定填寫卷內(nèi)目錄和備考表的各個(gè)項(xiàng)目,案卷題名擬寫不符合要求。四是責(zé)任者的填寫不規(guī)范。由于檔案整理不規(guī)范,為管理和查閱利用帶來不方便。

(五)檔案資料移交不及時(shí)

隨著《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《山西省城鄉(xiāng)規(guī)劃條例》等法律法規(guī)的頒布實(shí)施,我市城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門采取有效措施,加大了建設(shè)工程檔案歸檔、移交管理的力度,建設(shè)工程檔案形成單位的歸檔、移交意識(shí)普遍有所提高。但是,各級(jí)移交工作,特別是地下管線工程檔案移交情況仍不樂觀。根據(jù)有關(guān)規(guī)定,參建單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)將本單位形成的有關(guān)建設(shè)工程資料整理后,在工程竣工驗(yàn)收前移交建設(shè)單位;建設(shè)單位在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后6個(gè)月(管線工程15日)內(nèi)移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。2007—2008年,太原市政府投資400余萬元,由市城鄉(xiāng)規(guī)劃局主持建立了“太原市城市綜合管線信息管理系統(tǒng)”,進(jìn)行了建成區(qū)地下管線試驗(yàn)區(qū)的普查,試驗(yàn)區(qū)普查成果的數(shù)據(jù)經(jīng)專家驗(yàn)收并導(dǎo)入動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)。非常遺憾的是,到目前為止,太原市城市地下管線信息數(shù)據(jù)的控制仍未納入城市規(guī)劃建設(shè)管理程序,地下管線數(shù)據(jù)仍不能及時(shí)移交,“綜合管線信息管理系統(tǒng)”只能閑置。地下管線是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程,新建、改建和擴(kuò)建工程隨時(shí)發(fā)生,只有及時(shí)移交,才能保證它的動(dòng)態(tài)現(xiàn)勢(shì)性,確保地下管線數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。究其原因,主要是由于我市地下管線管理部門眾多,各專業(yè)管線的建設(shè)是誰(shuí)投資誰(shuí)建設(shè),誰(shuí)建設(shè)誰(shuí)管理,自建自管自用,部門之間、行業(yè)之間各自為政,地下管線的管理一直處于無序狀態(tài)。再就是地下管線管理法規(guī)建設(shè)薄弱,缺乏強(qiáng)有力的手段,動(dòng)態(tài)管理的格局無法真正實(shí)現(xiàn)。使得施工中挖斷地下管線、停水停電、煤氣泄露甚至爆炸、交通阻斷等事故頻頻發(fā)生,一來造成了驚人的浪費(fèi),增加了建設(shè)成本;二來給市民生活帶來極大的不便,增添了市民對(duì)政府的不滿情緒。

二、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理應(yīng)采取的主要措施

1.加大宣傳力度,增強(qiáng)檔案意識(shí)。為了推動(dòng)我市建設(shè)工程檔案管理工作的健康發(fā)展,城建檔案管理部門應(yīng)加大宣傳力度,宣傳城建檔案管理的法律、法規(guī)和重要意義。

2.建立健全建設(shè)工程檔案管理責(zé)任制,做好統(tǒng)籌工作。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定,及時(shí)收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料。

3.將編制竣工檔案的要求納入合同條款,以提高工程檔案的編制質(zhì)量。合同是約束參建各方的法律依據(jù)。建設(shè)單位在工程招標(biāo)和與參建各方簽訂合同時(shí),應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家、行業(yè)有關(guān)文件、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本項(xiàng)目的實(shí)際,專款明確參建各方在檔案管理方面的職責(zé)與義務(wù)、各方檔案應(yīng)包括哪些內(nèi)容、編制竣工檔案的質(zhì)量、數(shù)量和歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求以及違約處罰辦法。

4.委托工程監(jiān)理單位實(shí)行全過程、全方位監(jiān)督管理。監(jiān)理工程師參與每道工序、每個(gè)環(huán)節(jié)的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督,委托工程監(jiān)理單位對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)理發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)返回形成單位進(jìn)行修改,使工程檔案質(zhì)量得到全程控制。

5.城建檔案管理部門要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在建設(shè)工程檔案管理工作中,城建檔案管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé),是對(duì)建設(shè)工程檔案的編制、整理、歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。

6.積極爭(zhēng)取有關(guān)職能部門的有力配合,共同做好建設(shè)工程檔案管理工作。建設(shè)工程檔案是伴隨項(xiàng)目立項(xiàng)、批準(zhǔn)直至竣工驗(yàn)收、交付使用的各個(gè)環(huán)節(jié)工作的開展而形成的。涉及到規(guī)劃、建管、招投標(biāo)、質(zhì)量監(jiān)督等多家部門。只有相關(guān)職能部門的通力協(xié)作,密切配合,形成齊抓共管的良好環(huán)境,才能確保建設(shè)工程檔案的質(zhì)量和及時(shí)移交。

7.加大建設(shè)工程檔案管理的執(zhí)法和監(jiān)督力度。城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持有法必依,違法必究的原則,要根據(jù)國(guó)家、省、市有關(guān)城建檔案管理的法律、法規(guī),認(rèn)真監(jiān)督,嚴(yán)格執(zhí)法。