王 春 生
(西安政治學(xué)院圖書館 西安 710068)
·資源建設(shè)·
國(guó)內(nèi)圖書館采編業(yè)務(wù)外包研究述評(píng)
王 春 生
(西安政治學(xué)院圖書館 西安 710068)
總結(jié)國(guó)內(nèi)圖書館采編業(yè)務(wù)外包研究現(xiàn)狀,分類述評(píng)代表性研究觀點(diǎn),指出已有理論研究的不足和發(fā)展方向。
圖書館 采編業(yè)務(wù)外包 述評(píng)
圖書館采編業(yè)務(wù)外包是將圖書館采編部門的某些業(yè)務(wù)以合約的方式全部或部分外包給外部的專業(yè)公司代理。國(guó)內(nèi)研究圖書館采編業(yè)務(wù)外包問(wèn)題是以介紹、研究美國(guó)圖書館外包情況開(kāi)始的,始于上世紀(jì)末并在近幾年形成研究熱點(diǎn)。目前國(guó)內(nèi)的相關(guān)研究主要以高校圖書館為研究對(duì)象,有少量文章是以公共圖書館為研究對(duì)象的。研究方式既有理論研究,也有案例研究;既有面上的研究(如一個(gè)省的狀況),也有個(gè)體實(shí)踐的分析和探討;既有對(duì)國(guó)外情況的介紹,也有國(guó)內(nèi)經(jīng)驗(yàn)的分析總結(jié)。目前研究的領(lǐng)域主要集中在:采編外包的原因、模式、效果、問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)及防范對(duì)策、如何應(yīng)對(duì)采編外包引起的圖書館變革等幾個(gè)方面。
程煥文,姜瑞其[1]認(rèn)為,圖書館工作重心變化,“圖書館的內(nèi)部業(yè)務(wù)部門和對(duì)外服務(wù)部門都需要更多和更高素質(zhì)的人員,但圖書館里并沒(méi)有那么多理想的高素質(zhì)的人員”,“借助外部力量不失為解決問(wèn)題的有效途徑”。靳隨玲[2]認(rèn)為,任務(wù)繁重是高校圖書館采編外包的原因。鄧巖彬[3]認(rèn)為,高等教育事業(yè)的大發(fā)展、聯(lián)機(jī)編目和編目工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展、圖書流通市場(chǎng)的發(fā)展和書商的成熟、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、外包業(yè)務(wù)工作社會(huì)環(huán)境基礎(chǔ)的奠定是高校圖書館采編外包的原因。雖然還有其他論述,但基本大同小異。
筆者認(rèn)為,圖書館采編業(yè)務(wù)外包實(shí)際上是社會(huì)地位低下的圖書館突遇超常規(guī)發(fā)展機(jī)會(huì)(如為迎接評(píng)估而需大量購(gòu)書、高校新校區(qū)圖書館建設(shè))引發(fā)的人員緊張和國(guó)內(nèi)圖書市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)白熱化(外包大多數(shù)情況下是書商為競(jìng)爭(zhēng)而被迫采取的策略,沒(méi)幾個(gè)書商真想提供此項(xiàng)服務(wù))的結(jié)果。由于這幾年獲得超常規(guī)發(fā)展機(jī)會(huì)的是高校圖書館和部分公共圖書館,所以已有研究文獻(xiàn)也集中在這兩類圖書館,涉及專業(yè)圖書館的似乎不多。外包風(fēng)靡圖書館界的另一重要原因,是在許多圖書館看來(lái)外包是不要白不要的免費(fèi)午餐。
研究者探討的首要問(wèn)題是采訪外包的可行性。馮彩芬[4]指出,圖書館的業(yè)務(wù)重組和書商服務(wù)的提升為圖書館實(shí)行采訪業(yè)務(wù)外包創(chuàng)造了條件。但也有人質(zhì)疑采訪外包,認(rèn)為圖書館專業(yè)采訪人員都深感承擔(dān)高校文獻(xiàn)資源建設(shè)重任的艱巨,完全沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的書商又怎么能夠完成準(zhǔn)確把握對(duì)文獻(xiàn)的選擇和鑒別,不斷優(yōu)化館藏圖書結(jié)構(gòu)這一歷史使命呢[5]。劉曉雁[6]認(rèn)為,圖書館文獻(xiàn)采購(gòu)的“最顯著的特點(diǎn)是要保障圖書館資源建設(shè)的長(zhǎng)期性、連續(xù)性和系統(tǒng)性。而正是基于這個(gè)特點(diǎn),采訪業(yè)務(wù)也只能是部分外包即其中的‘采’不能完全外包”。由于采訪歷來(lái)被認(rèn)為是圖書館的核心業(yè)務(wù),因而從已經(jīng)有文獻(xiàn)資料看,國(guó)內(nèi)除了浙江大學(xué)圖書館、河海大學(xué)圖書館的綱目采購(gòu)和上海外國(guó)語(yǔ)大學(xué)圖書館等單位提供的外文書贈(zèng)書選書服務(wù)等個(gè)別案例,采訪外包開(kāi)展的并不是很普及。
盡管實(shí)踐有限,但研究者還是對(duì)采訪外包的模式進(jìn)行了分析探討。張麗萍[7]認(rèn)為采訪外包的模式主要有圖書采購(gòu)批準(zhǔn)計(jì)劃(綱目采購(gòu))、新書報(bào)道服務(wù)、清單訂購(gòu)。這種分類基本是套用國(guó)外的。史承業(yè)[8]提出的采訪外包模式,一是現(xiàn)購(gòu),在書商的書店中現(xiàn)場(chǎng)選書;二是代購(gòu),主要形式是綱目購(gòu)書。周佳麗[9]認(rèn)為可將采訪工作中的事務(wù)性工作外包出去,比如書目數(shù)據(jù)查重、采訪數(shù)據(jù)輸入等。在采訪外包的實(shí)踐方面,張軍[10]、余清芬[11]分別介紹了浙江大學(xué)、河海大學(xué)的綱目采購(gòu)實(shí)踐。胡惠芳[12]比較了中美“圖書綱目采購(gòu)計(jì)劃”在綱目編制、服務(wù)等方面的差異。
李先業(yè)[13]分析了采訪業(yè)務(wù)外包中的常見(jiàn)問(wèn)題,主要有:一些小型出版社和綱目范圍之外的書摻雜其中;由于電子書目所表達(dá)的書目信息不夠完整,采訪人員很難把握書目的信息,選書質(zhì)量得不到保證;實(shí)際到館的副本和采購(gòu)的副本不相符;采訪的中間環(huán)節(jié)由于各種利益的驅(qū)動(dòng)而失控,質(zhì)量難以保證。
從實(shí)踐看,研究者對(duì)采訪外包的看法基本上是符合實(shí)際的,只是對(duì)采訪外包模式的看法與實(shí)際有一些出入,至少現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)不能被認(rèn)為是一種采訪外包的形式。從研究者對(duì)清單訂購(gòu)的解釋看(“清單訂購(gòu)即圖書館請(qǐng)讀者參與選書活動(dòng),根據(jù)征訂書目進(jìn)行圈選,采訪人員將匯總、查重并審核后的購(gòu)書清單交由書商代購(gòu)”[14]),清單訂購(gòu)也不能算是外包。圖書館提供圖書清單讓書商供書一直都是圖書館采購(gòu)書的最普通方式。現(xiàn)在能真正說(shuō)得上的采訪外包形式大概只有綱目采購(gòu)。
編目(包括標(biāo)引、編目、文獻(xiàn)加工)外包是當(dāng)前采編外包的主要內(nèi)容,許多圖書館都或多或少地在使用,因而研究文章最多。
3.1 編目外包的形式
編目外包的形式多種多樣,分類的標(biāo)準(zhǔn)也是多種多樣。鄧巖彬[15]將編目外包按加工地點(diǎn)劃分為“到館加工模式”和“圖書外送加工模式”兩種;按圖書外包加工深度分為采編業(yè)務(wù)“完全外包”和“部分外包”兩種。韓愛(ài)萍[16]認(rèn)為,高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的模式有兩種,即網(wǎng)絡(luò)傳輸模式和異地突擊模式。陸寧[17]則根據(jù)本館編目外包的實(shí)踐,提出編目外包具有三種模式:館外深加工、到館深加工、因特網(wǎng)聯(lián)機(jī)深加工,并對(duì)三種模式的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行了分析。
筆者認(rèn)為,編目外包的形式雖然多種多樣,但各個(gè)圖書館的具體情況不同,有關(guān)要求也不完全相同,在具體運(yùn)作中,要充分考慮本館實(shí)際情況,選擇適合本館的外包模式。筆者所在圖書館就僅要求書商提供加裝磁條服務(wù)。
3.2 編目外包的優(yōu)缺點(diǎn)
秦春[18]認(rèn)為,圖書館編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)有,使圖書館能夠迅速獲得編目技術(shù)上的優(yōu)勢(shì);使圖書館的書目數(shù)據(jù)在同等質(zhì)量前提下能夠獲得成本上的優(yōu)勢(shì);使圖書館能夠集中力量提高核心業(yè)務(wù)效益的優(yōu)勢(shì)。潘艷[19]認(rèn)為,編目外包的優(yōu)點(diǎn)顯而易見(jiàn),節(jié)省人力、物力、財(cái)力和提高工作效率,但缺點(diǎn)也是突出的,中間控制不易操作,數(shù)據(jù)質(zhì)量令人擔(dān)憂。曾濱[20]認(rèn)為,編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點(diǎn)是降低成本,節(jié)約資源,彌補(bǔ)人力資源不足,節(jié)省加工時(shí)間,縮短工作時(shí)間,提高工作效率;而缺點(diǎn)是造成編目人員工作能力下降,質(zhì)量難以完全保證,編目人員將失去原來(lái)的工作崗位。
看了上面的論述和其他人的觀點(diǎn),筆者感到編目外包帶來(lái)的某些好處好象是以犧牲工作質(zhì)量為代價(jià)的。這樣做是否值得,在于各館自己體會(huì)。
編目外包是否提高了工作效率,筆者認(rèn)為是一個(gè)值得討論的問(wèn)題。正如張力、孫佾琳[21]指出的,“在絕大多數(shù)情況下,外包人員的工作效率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于圖書館工作人員的工作效率??陀^地說(shuō),這種超越是一種非正?,F(xiàn)象,因?yàn)闊o(wú)論從人員學(xué)歷、信息素質(zhì)、工作經(jīng)驗(yàn)、館藏熟悉度來(lái)講,圖書館員都絕對(duì)優(yōu)于外包人員。但這種優(yōu)勢(shì)并未創(chuàng)造出相同的高效率,這就從很大程度上反映出不同的組織體制、薪酬方式、考核標(biāo)準(zhǔn)、編目理念上各自的利弊”。不過(guò),程煥文、姜瑞其[22]依據(jù)“鴿子籠理論”,提出“簡(jiǎn)單就是美”的觀點(diǎn),進(jìn)而提出“將圖書館的采編業(yè)務(wù)外包,影響一點(diǎn)所謂的編目質(zhì)量并沒(méi)有什么值得惋惜的”。筆者的疑問(wèn)是,如果受過(guò)良好專業(yè)訓(xùn)練的圖書館編目人員放松一點(diǎn)編目質(zhì)量要求,追求“簡(jiǎn)單就是美”的話,效率還會(huì)低嗎?
由于編目質(zhì)量問(wèn)題是編目外包的主要問(wèn)題,或者說(shuō)主要缺點(diǎn),就有許多研究者專門對(duì)外包后的編目質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行了分析,如趙穎[23]認(rèn)為編目質(zhì)量存在的問(wèn)題主要是對(duì)編目規(guī)則的理解與執(zhí)行不同,不能按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)源數(shù)據(jù)進(jìn)行修改著錄;編目數(shù)據(jù)描述不正確、不全面;數(shù)據(jù)標(biāo)引不規(guī)范、不一致、不正確,館藏信息的著錄不過(guò)關(guān);圖書加工方面,如防盜磁條不合格或漏貼,漏蓋館藏章,有時(shí)甚至出現(xiàn)書標(biāo)與書不相符的現(xiàn)象。
分析外包編目質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)生的原因,趙穎[24]認(rèn)為,承包商的最終追求目的只有一個(gè),即利潤(rùn)最大化。當(dāng)書商的利益和圖書館的利益發(fā)生沖突的時(shí)候,書商必然會(huì)想盡各種方法以追求更多的商業(yè)利潤(rùn)。曹秋霞[25]認(rèn)為,外包商提供的數(shù)據(jù)來(lái)源不同,造成了數(shù)據(jù)質(zhì)量差別很大;外包編目人員流動(dòng)過(guò)于頻繁;外包編目人員專業(yè)水平不高;外包編目人員的集體主義觀念不強(qiáng);編目工作的特性決定。
筆者同意這些看法,但筆者同時(shí)認(rèn)為,圖書館編目人員受過(guò)良好專業(yè)訓(xùn)練,只需要熟悉本館的編目規(guī)則,工作中還難免出錯(cuò),而外包商的編目人員,一般沒(méi)有受過(guò)多少專業(yè)訓(xùn)練,又要不斷適應(yīng)不同館各自差異的編目規(guī)則,還要追求編目速度,不出錯(cuò)才是怪事兒。
對(duì)于如何提高編目外包質(zhì)量,李先業(yè)[26]提出的措施有:在確定合作關(guān)系前對(duì)書商的實(shí)力要嚴(yán)格審查、對(duì)書商編目人員進(jìn)行必要的短期培訓(xùn)和全程跟蹤指導(dǎo)、與其業(yè)務(wù)員進(jìn)行良好溝通、盡可能固定分編人員、實(shí)行分編業(yè)務(wù)外包的靈活化,即嘗試由采編部與書商進(jìn)行聯(lián)合承包,采編部負(fù)責(zé)聘任若干名固定人員進(jìn)行圖書的分編,書商根據(jù)其訂購(gòu)圖書的冊(cè)數(shù)給出相應(yīng)的分編經(jīng)費(fèi),提供給采編部所聘的分編人員。齊荃[27]提出:加強(qiáng)對(duì)承包商的資信調(diào)查,選擇適合的承包商;制定周密的外包合同;確定編目業(yè)務(wù)外包的范圍及方式,從影響最小的部分入手,邊實(shí)踐邊摸索,待條件成熟后再逐步加大外包力度;建立健全圖書館編目工作的各項(xiàng)細(xì)則,實(shí)施全程質(zhì)量控制;建立業(yè)務(wù)外包績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制。綜合這兩位研究者的觀點(diǎn),基本可以全面了解目前理論界對(duì)解決編目外包中存在的質(zhì)量問(wèn)題的思路。筆者認(rèn)為,除了上述對(duì)策外,發(fā)展中國(guó)的像OCLC那樣的聯(lián)合編目中心恐怕才是提高編目外包質(zhì)量的根本解決之道。
吉宇寬[28]認(rèn)為,圖書館采編業(yè)務(wù)外包存在外包商選擇風(fēng)險(xiǎn)、沖擊圖書館人力資源建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)和削弱圖書館核心競(jìng)爭(zhēng)力的風(fēng)險(xiǎn)。之所以存在外包商選擇風(fēng)險(xiǎn),他認(rèn)為是因?yàn)閳D書館選擇的承包商基本上是圖書供應(yīng)商,而“圖書館在選擇承包商時(shí),更多考慮的是其供貨能力”,“而不考慮他們的采編業(yè)務(wù)能力。承包商為了追求最大利益,不排除采取一些欺詐行為”,“從而破壞其服務(wù)承諾,帶來(lái)降低圖書館服務(wù)質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)。”他認(rèn)為,外包引起的圖書館人力資源建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)主要有人力資源配置的風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)能力削弱的風(fēng)險(xiǎn)、圖書館采編人員學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力被削減的風(fēng)險(xiǎn)。吳海霞[29]認(rèn)為,圖書館采編外包對(duì)圖書館員的心理帶來(lái)一定的沖擊,將導(dǎo)致圖書館整個(gè)業(yè)務(wù)流程處于低效率運(yùn)轉(zhuǎn),極大地影響圖書館事業(yè)的健康發(fā)展;館外遠(yuǎn)程加工方式的外包增加了由于使用互聯(lián)網(wǎng)而帶來(lái)的圖書館系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn);過(guò)分依賴外包隱藏著成本增長(zhǎng)的潛在危機(jī)。
如何應(yīng)對(duì)采編外包中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)呢?吉宇寬[30]提出:在我國(guó)當(dāng)前情況下,要通過(guò)建立圖書館與承包商之間的互信機(jī)制、根據(jù)不同情況采用不同的合作方式、簽訂書面合同等措施來(lái)實(shí)現(xiàn)控制選擇承包商的失誤的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)外包引起的圖書館人力資源建設(shè)風(fēng)險(xiǎn),要通過(guò)合理選擇采編業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目,防止采編業(yè)務(wù)外包極端化,合理地重新配置人力資源,有計(jì)劃地開(kāi)展采編人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)來(lái)實(shí)現(xiàn)。鄧巖彬、劉瑋[31]提出了在圖書館采編業(yè)務(wù)外包過(guò)程中,建立外包書商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的設(shè)想。他們提出的評(píng)價(jià)指標(biāo)包括公司信譽(yù)、資質(zhì)和業(yè)績(jī),公司實(shí)力與服務(wù),價(jià)格優(yōu)惠,到書率及數(shù)據(jù)、加工的合格率等,并希望利用這些指標(biāo)對(duì)外包書商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià),以指導(dǎo)圖書館選擇適合的外包服務(wù)商,推進(jìn)我國(guó)采編業(yè)務(wù)外包健康發(fā)展。
圖書館應(yīng)對(duì)采編業(yè)務(wù)外包,既涉及圖書館實(shí)施采編業(yè)務(wù)外包的策略,也牽涉到外包后采編人員的角色轉(zhuǎn)換、圖書館核心業(yè)務(wù)調(diào)整等問(wèn)題。
5.1 關(guān)于采編業(yè)務(wù)外包的實(shí)施策略
謝耘[32]把高校館采編業(yè)務(wù)外包實(shí)施分為四個(gè)階段,并提出了每個(gè)階段的實(shí)施策略。他認(rèn)為,在業(yè)務(wù)外包方案分析階段,要充分考慮本部門的人才結(jié)構(gòu)、人員比例、館內(nèi)經(jīng)費(fèi)等相關(guān)問(wèn)題,對(duì)相對(duì)于本館核心業(yè)務(wù)的次要工作及技術(shù)含量不高的業(yè)務(wù)予以外包。在業(yè)務(wù)外包方案制定階段,要多借鑒其他圖書館,甚至是參考國(guó)外圖書館以及部分企事業(yè)單位的外包方案,要對(duì)外包的內(nèi)容進(jìn)行充分了解,對(duì)其中的每一個(gè)細(xì)節(jié),以及任何有可能出現(xiàn)的問(wèn)題都要準(zhǔn)確說(shuō)明。在選擇承包商時(shí)應(yīng)首先從承包商的技術(shù)實(shí)力、信譽(yù)、資金、工作效率、服務(wù)態(tài)度、社會(huì)影響、以往的業(yè)績(jī)等多方面進(jìn)行考察與調(diào)研,再結(jié)合本館的人才比例與經(jīng)濟(jì)承受能力等多方面綜合分析后實(shí)施業(yè)務(wù)外包。在業(yè)務(wù)外包實(shí)施階段,要保持對(duì)業(yè)務(wù)外包實(shí)施的隨時(shí)監(jiān)控和評(píng)估。王勝華[33]認(rèn)為,要實(shí)施好采編外包就要制訂合適的外包策略,全面實(shí)施全程質(zhì)量監(jiān)控管理,健全監(jiān)測(cè)評(píng)估機(jī)制,規(guī)范完善市場(chǎng)秩序。高錦霞[34]認(rèn)為采編外包的有效策略是,正確認(rèn)識(shí)高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包的利弊,分析采編業(yè)務(wù)外包的需求并制定正確的實(shí)施策略,實(shí)行公開(kāi)招標(biāo)的方式,確定合適的外包商,制定詳細(xì)周密的外包合約,建立圖書業(yè)務(wù)外包的評(píng)估制度。
5.2 關(guān)于采編人員角色轉(zhuǎn)換及相關(guān)的問(wèn)題
謝耘[35]認(rèn)為,采編外包后,高校圖書館“采編人員應(yīng)利用更多的時(shí)間從事本校專業(yè)文獻(xiàn)深層次的開(kāi)發(fā),以及建立適合自己讀者群的特色化館藏”,“對(duì)業(yè)務(wù)外包進(jìn)行有效的監(jiān)控和指導(dǎo),以及開(kāi)展對(duì)非外包館藏特色化資源或?qū)W術(shù)性強(qiáng)的資源編目工作,還可以讓其中的一些資深館員對(duì)已有的文獻(xiàn)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)以及開(kāi)展專題文獻(xiàn)服務(wù),甚至可將其中的一些人分流到館內(nèi)其他部門崗位工作中”。林玲[36]指出,采編人員應(yīng)以平和的心態(tài)對(duì)待角色的轉(zhuǎn)換,樹立市場(chǎng)意識(shí)并增強(qiáng)法律觀念,保持較高的采訪、驗(yàn)收與編目能力,培養(yǎng)組織管理與溝通能力,提高自身素質(zhì)以適應(yīng)職能轉(zhuǎn)變。徐詠梅[37]認(rèn)為,編目人員在外包中承擔(dān)著制定規(guī)則、管理協(xié)調(diào)、審校數(shù)據(jù)、原始編目、核心業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)等職責(zé),因而要具有刻苦鉆研業(yè)務(wù)的精神、高度的責(zé)任心、良好的管理協(xié)調(diào)能力、超前的意識(shí),不斷提高自己的綜合素質(zhì),以良好的心態(tài)和較強(qiáng)的適應(yīng)能力迎接新的工作內(nèi)容和環(huán)境的變化。
當(dāng)前國(guó)內(nèi)關(guān)于國(guó)內(nèi)圖書館采編業(yè)務(wù)外包的研究還存在一些不足,主要有抄襲現(xiàn)象、個(gè)別研究者對(duì)研究采編工作不熟悉(如《上海新書目》已??瘞啄辏?009年還有人把它作為采訪書目)、對(duì)招標(biāo)采購(gòu)的短期行為引起的采編外包短期化及其影響研究不足。這些都需要圖書館界做出共同的努力予以克服。
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AReviewoftheResearchonOutsourcingofAcquisitionandCatalogueinChina’sLibraries
Wang Chunsheng
Xi’an Political Academy of PLA, Xi’an 710068, China
This paper makes a review of the research on the outsourcing of acquisition and catalogue in China’s libraries, analyses its defects, and explores the direction of its future development.
Library;Outsourcing of acquisition and catalogue; Review
G254
王春生,男,1966年生,副研究館員,發(fā)表論文30余篇,參與完成國(guó)家社科基金課題1項(xiàng)。