朱獻，林雷

（溫州醫(yī)學院，浙江 溫州 325035，1.網(wǎng)絡與信息中心；2.高教研究所）

·高教研究·

淺析高校辦公自動化

朱獻1，林雷2

（溫州醫(yī)學院，浙江 溫州 325035，1.網(wǎng)絡與信息中心；2.高教研究所）

高校辦公自動化；數(shù)字校園

辦公自動化興起于20世紀50年代的美國等西方國家，70年代獲得快速發(fā)展[1]。在我國，辦公自動化技術在上世紀70年代傳入，80年代起步，90年代以后逐漸發(fā)展成熟。隨著高等教育的快速發(fā)展，辦學規(guī)模的日益擴大，辦公需求的不斷變化，不斷有新情況、新問題出現(xiàn)，如何保障辦公自動化體系的順利運行，如何規(guī)劃辦公自動化信息的發(fā)布與傳遞，已成為高校辦公自動化系統(tǒng)必須解決的問題。一些領導思想觀念過于陳舊，該如何去尋求有效途徑解放思想，推進無紙化辦公；在現(xiàn)行的教學管理模式中，又該如何凝練精華、積累經(jīng)驗，向智能化、綜合化方向發(fā)展；實現(xiàn)無紙化辦公又該如何實施信息化管理等，這些問題都迫切需要我們予以解決。

1 高校辦公自動化的現(xiàn)狀

一份針對全國101所高校辦公整體情況的調(diào)查顯示，基本使用傳統(tǒng)方式占8.5%；使用辦公自動化系統(tǒng)，但以傳統(tǒng)方式為主占45%；主要使用辦公自動化系統(tǒng)占38.8%；基本實現(xiàn)無紙化辦公占7.8%[2]。可以看出90%的高校實施辦公自動化建設，基本實現(xiàn)辦公無紙化的高校不到10%。

另一份重視情況調(diào)查顯示，高校領導對辦公自動化建設非常重視占25.7%，比較重視占36.8%，一般占36.4%，不重視占4.9%，不清楚占6.3%[2]。認為高校辦公自動化系統(tǒng)建設“目前可以實現(xiàn)”的占40.3%，“暫時不能實現(xiàn)”的占57.5%，“不可能實現(xiàn)”的占2.0%，對使用辦公自動化系統(tǒng)前景的看法分歧較大。

這說明無紙化的任務仍相當艱巨，可以看出校領導對辦公自動化系統(tǒng)的建設比較重視，但對于應用推廣重視不夠，導致辦公化系統(tǒng)得不到應用，沒有發(fā)揮應有的效益。

2 高校辦公自動化的優(yōu)勢

建立一套完整的高校辦公自動化系統(tǒng)，可實現(xiàn)各種業(yè)務信息的整合，簡化流程，易于操作，信息數(shù)據(jù)實時同步；可免去辦事過程中奔波、等待之苦，消除公文在辦事過程中“長途旅游”的現(xiàn)象，可提高工作效率、提升管理水平；可使管理人員從繁鎖的事務中解放出來，有更多的時間和精力去研究學校其他方面的規(guī)劃和發(fā)展。

辦公自動化系統(tǒng)的建立為全校師生上網(wǎng)提供便利，特別在信息查詢、資料下載、業(yè)務受理、公告發(fā)布、科研申報及審核等教學、科研與管理方面尤為顯著。實現(xiàn)辦公自動化后，業(yè)務流程還可以再次遞交、審批、通過，增強它的靈活性和機動性，辦事過程快速高效。信息公告一旦發(fā)布，系統(tǒng)會自動監(jiān)督每個環(huán)節(jié)并備案，從而實現(xiàn)“陽光操作”，將辦公流程規(guī)范化、透明化。同時，紙張使用減少，降低了辦公費用，節(jié)約了行政開支。

為此，不少高校紛紛打造“數(shù)字校園”，引進先進的科學技術，把現(xiàn)代化辦公與數(shù)字校園結合起來，構建一個現(xiàn)代化的辦公體系，提高辦事效率和管理水平，推進教育系統(tǒng)的現(xiàn)代化建設。

3 阻礙高校辦公自動化建設的主要因素

3.1 籌備階段，思想觀念認識不足 部分領導的思想觀念與思維方式過于陳舊保守，一種是“為建設而建設”，管理者對建設目的認識不到位，以任務方式完成，盲目上硬件，事后不聞不問也不去管理；另一種是高校辦公自動化停留在本單位、本部門的辦公，僅依靠計算機實現(xiàn)單機版的管理服務和局域網(wǎng)的平臺架設維持，技術過于局限，缺乏互聯(lián)網(wǎng)的全局設想，缺少與業(yè)界的相互溝通交流。

有些管理者習慣傳統(tǒng)的手工辦公方式，不遵守自動化辦公要求，降低了辦事效益，使員工工作量大大增加。有些管理者隨機采取半自動化半手工的管理方式，以自己工作熟悉度為中心來辦公，如某一程序懂就采用辦公自動化，不懂就手工操作，這會給其他辦公使用者帶來極大阻礙，造成文件不配套，數(shù)據(jù)不完整，前后不銜接，備案不規(guī)整，修改更繁瑣等，增加了工作量。甚至還有些管理者缺乏必要的技術知識，對系統(tǒng)操作存有嚴重畏懼感，故出現(xiàn)部分管理者缺乏全局觀念，消極對待該系統(tǒng)的建設。種種落后的思想觀念，拖累了高校辦公自動化系統(tǒng)的建設和發(fā)展，降低了辦事效率。

3.2 建設階段，忽視統(tǒng)籌規(guī)劃 目前，一些高校在各自的部門、機構、系統(tǒng)領域里，已先后安裝使用了各種適合自身發(fā)展需要的辦公軟件，在一定程度上提高了工作效率。但這些辦公軟件只針對該部門單方面的內(nèi)部事務的處理，在面向全校系統(tǒng)或更廣泛教育領域的推廣使用時，出現(xiàn)系統(tǒng)使用標準不一、各自為政、難以集成等眾多問題，導致信息孤立，無法實現(xiàn)協(xié)同工作，尤其是信息傳遞和工作流程上存在阻礙，制約著整體辦公效率的提高和業(yè)務拓展，使高校現(xiàn)代化管理和辦公效率難以上新臺階。

3.3 運營階段，技術缺乏、管理懶散 由于高校辦公自動化理論和相關技術在不斷發(fā)展，新業(yè)務流程需要不斷適應新形勢的發(fā)展。而實際中管理員的技術知識水平往往落后于時代，出現(xiàn)問題，一時得不到解決，遺漏不少關鍵點和細節(jié)，缺乏一整套應急響應機制。當辦公自動化運營時，系統(tǒng)平臺會自動按照流程劃分或指派相應的工作者來處理相關的業(yè)務，然而不少高校因缺乏嚴謹?shù)墓芾眢w制，導致很多公文信息在網(wǎng)絡和服務器間漫游，信息數(shù)據(jù)一直停留在系統(tǒng)中，未能及時處理，導致有關信息在教學、科研領域里滯后或未能公開，阻礙了高校教學、科研和師資隊伍的發(fā)展與建設。例如上級領導出差不在崗，信息處理權限未能轉(zhuǎn)交他人代辦，或上級領導公務繁忙而遺忘，都直接造成公眾普遍認為的辦公自動化不切實際，導致對它的不信任。

4 對策研究

4.1 加強溝通、提高認識 部分領導由于思想觀念認識不足，使管理者對今后高校自動化辦公系統(tǒng)運行及發(fā)展難以把握。因此，要從上級領導的思想抓起，基層的管理者和技術人員要與上級領導多溝通、多交流、多督促，達成共識，才有利于高校辦公自動化的建設。也可與兄弟院校多開展業(yè)務學習，相互借鑒、取長補短、有利于提高認識。

4.2 加強科學的統(tǒng)籌規(guī)劃 自動化辦公系統(tǒng)各有不同，有的系統(tǒng)內(nèi)容豐富但操作不方便，所以要科學的統(tǒng)籌規(guī)劃，構建適用于學校工作需要的辦公體系，堅持“以人為本”的原則，總結各自的工作內(nèi)容和方法，舍去多余的步驟，按照辦公流程，編成機器系統(tǒng)能接收的程序系統(tǒng)，使自動化辦公科學化。

4.3 加強規(guī)范化機制 高校的辦公軟件主要圍繞公文管理、事務處理、信息發(fā)布、決策服務、會議管理等業(yè)務開展活動，要想提高工作效率和管理水平，必須在數(shù)字校園的基礎上實現(xiàn)辦事業(yè)務與信息化管理相接軌，將辦公業(yè)務規(guī)范化，促進辦公軟件的開發(fā)和利用。

4.4 加強標準化應用 在高校辦公自動化應用領域里，軟件的信息處理標準化也不可忽視，否則將直接導致數(shù)據(jù)信息在交換過程中產(chǎn)生差異，破壞信息數(shù)據(jù)的完整性與安全性，降低系統(tǒng)工作效率，特別在信息資源共享的平臺上，個別信息無法分享。因此，必須在文檔格式、文檔管理編碼、信息交換格式、名詞術語等方面加以規(guī)范和整合；只有統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準格式，才能形成標準化的應用機制，有利于工作的開展。

4.5 加強技能培訓，加強管理 高校辦公自動化技術與業(yè)務在不斷推陳出新、與時俱進，要求管理人員不斷加強理論與技能學習。同時要不斷加強業(yè)務學術交流和兄弟院校的互訪，鼓勵員工定期針對自己的業(yè)務和系統(tǒng)更新參加技能培訓；積極接納公眾的建議和負面反饋信息，并及時處理，時刻關注信息技術的發(fā)展動向，理論聯(lián)系實際，將先進技術引入到辦公自動化系統(tǒng)中，使它更好的為高校教學、科研、管理等工作服務。

管理上缺乏嚴謹?shù)姆阵w制，會導致辦公自動化不切實際，和人們對它的不信任。解決的辦法也很多。其一是下屬工作人員本著對上級負責的態(tài)度，多提醒、多督促領導，共同監(jiān)管系統(tǒng)；其二是領導可以把管理的權限歸類下放，轉(zhuǎn)交或委托他人代理；其三是辦公自動化系統(tǒng)中也可設置限時提醒功能，通過短信形式提醒領導。

綜上所述，高校辦公自動化是信息化社會在校園中的體現(xiàn)；它能夠快速傳遞校領導的最新決策，形成新的教學管理機制；它實現(xiàn)了人與人、人與部門、部門與部門間的桌面數(shù)據(jù)分享、資源劃分、信息的交換、交流、組織、傳遞、處理及發(fā)布等，協(xié)調(diào)相互間的活動，給高校的管理工作帶來極大的影響和幫助。為此應大力推進高校辦公自動化建設，推進高校管理現(xiàn)代化進程，促進高?？茖W發(fā)展，從而更好地適應經(jīng)濟社會和科技的發(fā)展需要。

[1] 許文智.OA系統(tǒng)的發(fā)展歷程與新一代OA系統(tǒng)開發(fā)方案[J].中國金融電腦,2008(1):57-64

[2] 陶艷紅.我國高校辦公自動化現(xiàn)狀分析及對策研究[D].華中農(nóng)業(yè)大學,2004.

（本文編輯：胡苗苗）

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1000-2138（2010）04-0424-02

2009-11-18

朱獻（1979-），男，浙江溫州人，實習研究員。