王文海，樊 赟，商照榮

(環(huán)境保護(hù)部核與輻射安全中心，北京 100082)

核與輻射安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)制修訂過(guò)程電子文件管理方法

王文海，樊 赟，商照榮

(環(huán)境保護(hù)部核與輻射安全中心，北京 100082)

針對(duì)核與輻射安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)審查委員會(huì)秘書(shū)組在法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)審查工作中需要處理大量法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)編制修訂的電子文件的情況，提出了一套系統(tǒng)的管理方法，包括電子文件命名方法，文件傳送、存儲(chǔ)和使用的程序以及審查會(huì)會(huì)議資料電子文件的管理。

法規(guī)標(biāo)準(zhǔn);制修訂過(guò)程;電子文件;管理

1 前言

為適應(yīng)我國(guó)核電快速發(fā)展的需要，加強(qiáng)有關(guān)核與輻射安全法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的編制和修訂工作，國(guó)家核安全局根據(jù)《民用核設(shè)施安全監(jiān)督管理?xiàng)l例》第二章第五條的規(guī)定，成立了“核與輻射安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)審查委員會(huì)”。該委員會(huì)下設(shè)核安全、輻射安全、核安全設(shè)備和電磁輻射4個(gè)專業(yè)組，委員會(huì)秘書(shū)組設(shè)在環(huán)境保護(hù)部核與輻射安全中心法規(guī)室。秘書(shū)組配合核安全司綜合處對(duì)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)編制與修訂進(jìn)行歸口管理，并承擔(dān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)編制與修訂的日常工作。

法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)編制與修訂的日常工作中需要處理大量的電子文件，一般情況下一個(gè)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目各階段形成的需要最終存檔的文件數(shù)量約20個(gè)，加上有些文件需要反復(fù)多次修改才能符合要求，一個(gè)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目編制過(guò)程中形成的電子文件總數(shù)多達(dá)30～40個(gè)，另外組織召開(kāi)審查會(huì)過(guò)程中也會(huì)產(chǎn)生很多文件。目前正在制修定的和近幾年計(jì)劃制修訂的核與輻射安全法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)有一百多項(xiàng)，在制修訂過(guò)程中電子文件產(chǎn)生量將非常大，這些文件在項(xiàng)目編制過(guò)程中需要頻繁地使用。

現(xiàn)就探討如何科學(xué)地管理如此大量的核與輻射安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)制修訂過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行探討，以保證法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)制修訂過(guò)程電子文件在項(xiàng)目編制、印刷、審查、報(bào)批乃至發(fā)布、出版過(guò)程中避免耗費(fèi)大量時(shí)間反復(fù)地對(duì)電子文件進(jìn)行整理、鑒別，方便多用戶共同使用(考慮使用人員發(fā)生變化)、存儲(chǔ)、備份，且不會(huì)發(fā)生文件丟失、被覆蓋、被錯(cuò)用，不產(chǎn)生電子垃圾，同時(shí)為建立法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)編制管理數(shù)據(jù)庫(kù)奠定基礎(chǔ)。

2 電子文件命名方法

根據(jù)電子文件的使用需求，結(jié)合我們實(shí)際使用中的經(jīng)驗(yàn)，我們認(rèn)為，電子文件名應(yīng)包含項(xiàng)目信息、文件所處的編制階段信息、文件的內(nèi)容信息、完成日期以及文件處理信息。命名公式為:“項(xiàng)目編號(hào).項(xiàng)目全名#_階段名 ［羅馬數(shù)字序號(hào)］_文件內(nèi)容.日期_文件處理信息”。其中:

(1)“項(xiàng)目編號(hào).項(xiàng)目全名”為項(xiàng)目編號(hào)及項(xiàng)目正式名稱;

(2)“#”:為項(xiàng)目類別，標(biāo)準(zhǔn)為B，導(dǎo)則為D，法規(guī)為F，技術(shù)文件為J，譯文為Y;

(3)“階段名”，根據(jù)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)審查程序，將法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)審查活動(dòng)劃分為8個(gè)階段，各階段名詳見(jiàn)表1。階段名中開(kāi)頭用大寫(xiě)英文字母是為了排定各資料夾及文件在windows操作系統(tǒng)中的排序。

表1 法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)審查活動(dòng)階段

(4)“［羅馬數(shù)字序號(hào)］”，只在“B征求意見(jiàn)稿 (審查前)”、“D送審稿”、“E報(bào)批稿 (審查前)”三個(gè)需要上會(huì)的階段使用。在該階段第1次上會(huì)前，就用“Ⅰ”，如果第一次上會(huì)審查未通過(guò)，第2次上會(huì)前就改成“Ⅱ”，如果第2次上會(huì)還審查還未通過(guò)，第3次上會(huì)前，就改成“Ⅲ”……依此類推;

(5)“文件內(nèi)容”指文件主要內(nèi)容描述;

(6)“日期”指文件完成日期;

(7)“文件處理信息”指對(duì)文件的審查意見(jiàn)、或經(jīng)反復(fù)幾次修改后用于上會(huì)、征求意見(jiàn)或報(bào)批等使用的標(biāo)識(shí)等，必要時(shí)還要加上處理信息完成日期;

(8)“.”和“_”(點(diǎn)和下劃線)作為文件名的組成部分，用于分隔文件名的各個(gè)部分，為了清晰、美觀，不能忽略。

(9)典型文件的命名見(jiàn)表2。

用該方法對(duì)資料夾和文件命名，資料夾和文件將在計(jì)算機(jī)中按理想的順序排序，且不會(huì)重名，非常便于查找、整理和備份。

3 文件傳送、存儲(chǔ)和使用的程序

(1)首先建立一個(gè)資料夾，如圖1所示，命名為“法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)編制過(guò)程文件”，在此資料夾下面，按照表1中的階段名建立8個(gè)子資料夾。

圖1 法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)編制過(guò)程文件夾及其子文件夾

(2)當(dāng)某項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，在“A啟動(dòng)”資料夾下創(chuàng)建該項(xiàng)目的“項(xiàng)目資料夾”，如圖2所示，資料夾名稱為“項(xiàng)目編號(hào).項(xiàng)目全名#”。

圖2 法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目資料夾

(3)電子文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理

某項(xiàng)法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)的所有電子文件都將集中存放于它的“項(xiàng)目資料夾”中，并將隨著項(xiàng)目編制的進(jìn)展，與項(xiàng)目資料夾一起整體從“A啟動(dòng)”資料夾依次轉(zhuǎn)移，直至法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布時(shí)移到“H已發(fā)布”資料夾。

(4)圖3以送審稿階段為例詳細(xì)說(shuō)明動(dòng)態(tài)管理程序。

所有保存的文件存入“項(xiàng)目資料夾”時(shí)屬性均改為“只讀”或“存檔”，用于上會(huì)、公開(kāi)征求意見(jiàn)、報(bào)批、待發(fā)布、發(fā)布的還需要有pdf格式電子件。

電子文件存檔要與紙質(zhì)文件同時(shí)存檔。

4 審查會(huì)會(huì)議資料管理

對(duì)于審查會(huì)會(huì)議資料電子文件，也需要用適當(dāng)?shù)姆椒ú拍軌蚬芾砬宄?/p>

(1)首先建立一個(gè)資料夾，命名“審查會(huì)會(huì)議資料”(參見(jiàn)圖4)

表2 典型文件的命名

圖3 送審稿階段電子文件管理流程圖

(2)當(dāng)籌備每次會(huì)議時(shí)，在“審查會(huì)會(huì)議資料”下新建一個(gè)本次會(huì)議的資料夾，會(huì)議資料夾命名為“審查會(huì)編號(hào)_會(huì)議地點(diǎn)_會(huì)議組編號(hào)”(參見(jiàn)圖4)其中:

“審查會(huì)編號(hào)”，為“審查會(huì)+年度+序號(hào)”;“會(huì)議地點(diǎn)”，為“城市名+會(huì)議場(chǎng)所名”;

“會(huì)議組編號(hào)”，有那些組的會(huì)議，就填其代號(hào)。會(huì)議分組見(jiàn)表3。

表3 核與輻射安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)審查專家委員會(huì)會(huì)議分組

(3)在此次“會(huì)議資料件夾”下建兩個(gè)子資料夾:“審查會(huì)編號(hào)_會(huì)務(wù)文件”和“審查會(huì)編號(hào)_上會(huì)項(xiàng)目資料”，(參見(jiàn)圖4)其中:

“審查會(huì)編號(hào)_會(huì)務(wù)文件”內(nèi)收存會(huì)務(wù)資料文件，會(huì)務(wù)資料文件命名方法為:“審查會(huì)編號(hào)_文件全名.日期”(參見(jiàn)圖4)。

“審查會(huì)編號(hào)_上會(huì)項(xiàng)目資料”內(nèi)匯集上會(huì)項(xiàng)目的文件資料。該目錄匯集的所有資料都只能從動(dòng)態(tài)管理資料夾中拷貝過(guò)來(lái)，以免造成文件錯(cuò)失。會(huì)議中形成的會(huì)議紀(jì)要等文件依據(jù)文件電子文件名命名方法命名，并在會(huì)議完成后拷貝一份到“項(xiàng)目資料夾”中去。

(4)整理完會(huì)議中形成的文件后，該審查會(huì)會(huì)議資料就可以整體備份、存檔了。

5 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于電子文件管理的方法，每個(gè)人都有自己的習(xí)慣方式，在其他工作領(lǐng)域中同樣會(huì)遇到電子文件管理的問(wèn)題。當(dāng)文件量很大的情況下僅靠習(xí)慣很容易出問(wèn)題，重要文件丟失、被誤覆蓋、被用錯(cuò)將帶來(lái)嚴(yán)重后果。

按照本文提出的方法建立一套成文的管理規(guī)程，將能夠有效地管理好法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)制修訂過(guò)程中產(chǎn)生的文件。該方法也同樣可以用于其他領(lǐng)域工作中的電子文件管理和資料管理。

圖4 典型的審查會(huì)會(huì)議資料

［1］中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢檢疫總局.GB/T 18894—2002電子文件歸檔與管理規(guī)范.2002

［2］國(guó)家檔案局.電子公文歸檔管理暫行辦法.2003

The Management of Electronic Documents Generated from Com pilation and Revision Processes of Nuc lear and Radiation Sa fety Regulations and Standards

WANG Wenhai，F(xiàn)AN Yun，SHANG Zhaorong
(Nuclear and Radiation Safety Center，MEP，Beijing 100082，China)

As the Secretary Group of Regulations and Standards Review Committee on nuclear and radiation safe needs to dealwith a large number of electronic documents in course of the regulation＆standard review meetings，the article gives a systematicalmethod including electronic document file naming and management as well as procedures of file transfer，storage and usage.

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