■文/王永全

加強施工合同管理提高項目風險應對能力

■文/王永全

編者按：由于工程建設項目投資大、工期長，從其建造到竣工后投入使用，承包人必然將面臨諸如報價、工期、質量、成本、安全、訴訟、自然氣候以及發(fā)包人行為等影響項目既定目標實現(xiàn)的風險，而上述項目目標的實現(xiàn)都是通過承發(fā)包雙方所簽定的施工合同來約定實現(xiàn)的。因此通過加強建設項目施工合同的管理，能夠提高項目應對風險的能力，從而達到降低風險，減少損失的目的。

對于施工企業(yè)而言，合同管理貫穿于項目投標、施工、竣工、保修及項目后評估整個項目實施階段，而對于承包方面臨的風險問題也已經(jīng)成為研究熱點。雖然現(xiàn)在人們通過全面風險管理，在很大程度上已經(jīng)將過去憑直覺、憑經(jīng)驗的管理，上升到理性的，全過程的管理，但風險管理在很大程度上仍然依賴于管理者的經(jīng)驗及以往工程的經(jīng)歷，對環(huán)境的了解程度和對項目本身的熟悉程度。如何通過加強建設項目施工合同的管理，有準備地、理性地進行項目實施，提高項目的風險應對能力，對施工企業(yè)來說尤為重要。

甄別投標信息，科學制定投標策略

1. 做好招標信息的分析篩選工作，避免盲目投標

《招投標法》的頒布施行為提高建設工程項目發(fā)包的透明度，體現(xiàn)公開、公平、競爭優(yōu)選的原則，以及規(guī)范項目參與各方主體的行為提供了有效保障。但在建筑業(yè)處于買方市場的競爭環(huán)境下，如何解決發(fā)包人與承包人之間一方希望降低投資額度而另一方想獲取利潤的矛盾就成為施工企業(yè)首先要面對的風險因素，因此必須通過建立企業(yè)的市場營銷情報系統(tǒng)，來對這些信息進行收集、整理和分析，及時向決策人員提供外部環(huán)境變化及發(fā)包人基本狀況?？茖W地收集、整理及運用市場信息，是企業(yè)經(jīng)營決策成功的前提。

2.認真研讀招標文件，準確測算投標報價

《招投標法》第三十二條規(guī)定“投標人不得以低于成本的報價競標”，投標報價是一個十分敏感的價格杠桿，若中標它將直接決定著企業(yè)的成本計劃、利潤目標的實現(xiàn)與否。因此對招標文件的理解與把握就成為企業(yè)投標前的一項重要工作。

⑴組織招標文件交底，明確投標分工，責任到人

獲得招標文件后，作為企業(yè)主管招投標的職能部門應在仔細研讀其諸如質量、工期、技術標準、投標要求及合同條款等內容后，立即組織編制標書人員的交底會議，對口分工，明確責任到人。《招投標法》第24.7條規(guī)定“……依法必須進行招標的項目，自招標文件開始發(fā)出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于20日。” 而在實際操作過程中，發(fā)包人為縮短投資周期，減少投資，常常人為壓縮這一周期。因此投標前的交底分工對提高投標工作效率及不同專業(yè)人員協(xié)同工作就顯得非常重要。

⑵做好編制投標書的基礎資料準備工作

這一階段重點針對招標文件、圖紙中模糊不清的問題，進行澄清，并做好施工現(xiàn)場的踏勘及投標報價的基礎采價工作,為優(yōu)化施工組織設計，降低項目成本奠定基礎。目前由于大量施工新技術、新工藝的應用以及工程量清單計價方式的實行，材料采價的準確性已成為影響投標報價準確性的重要因素之一。

⑶測算項目成本，科學決策報價

測算項目成本，決策投標報價必須遵照嚴謹，實事求是的原則，按照企業(yè)內部定額消耗量水平及相應的市場價測算項目成本，在此基礎上分析競爭對手的管理費用及利潤水平，最終確定自己的投標報價。

⑷合同的洽商簽定

由于業(yè)主在招標文件中對合同的主要條款都已作出約定，承包方在中標后實際上就已經(jīng)被動接受了這些條款，不管這些條款是否合理、合法。因此承包人在合同談判伊始就已經(jīng)處于劣勢，這一點亟需引起國家立法機關及政府職能部門的重視。

合同履行階段風險防范的措施

要嚴格執(zhí)行合同分析、交底制度。合同分析是施工企業(yè)合同管理部門對合同的條款、目標、合法性落實到具體執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題，以及如何解決問題進行分析的一種方法。分析內容主要應包括：承包人的主要合同責任、工程范圍和權利；發(fā)包人的主要合同責任和權利；合同價格、調整方法和范圍、計價方式、付款程序、結算辦法；工期、質量以及上述事項在發(fā)生糾紛時應采取的處理程序和方法。通過對這些方面的分析針對分公司或項目經(jīng)理部所有管理人員進行交底。

1.保障項目部正確了解合同、統(tǒng)一理解合同

合同是當事人正確履行義務、保護自身合法利益的依據(jù)。因此,項目部全體成員必須首先熟悉合同的全部內容,并對合同條款有一個統(tǒng)一的理解和認識,以避免不了解或對合同理解不一致帶來工作上的失誤。由于項目部成員知識結構和水平的差異,加之合同條款繁多,條款之間的聯(lián)系復雜,因此難于保證每個成員都能吃透整個合同內容和合同關系,這樣勢必影響其在遇到實際問題時處理辦法的有效性和正確性,影響合同的全面順利實施。因此,在合同簽訂后,合同管理人員必須對項目部全體成員進行合同交底,特別是合同工作范圍、合同條款的交叉點和理解的難點。

2.明確項目部全體成員工作職責及工作重點

界定合同雙方當事人(業(yè)主與監(jiān)理、業(yè)主與承包商) 的權利義務界限,規(guī)范各項工程活動,提醒項目部全體成員注意執(zhí)行各項工程活動的依據(jù)和法律后果,以便在工程實施中進行有效的控制和管理,是合同交底的基本內容之一,也是規(guī)范項目部工作所必須的。由于不同的公司對其所屬項目部成員的職責分工要求不盡一致,工作習慣和組織管理方法也不盡相同,但面對特定的項目,其工作都必須符合合同的基本要求和合同的特殊要求,必須用合同規(guī)范自己的工作。要達到這一點,合同交底也是必不可少的，通過交底,可以讓內部成員進一步了解自己權利的界限和義務的范圍、工作的程序和法律后果,擺正自己在合同中的地位,有效防止由于權利、義務的界限不清引起的職責爭議,提高合同管理的效率。

3.及時發(fā)現(xiàn)合同問題，正確預測合同風險

合同交底就是合同管理人員向項目部全體成員介紹合同意圖、合同關系、合同基本內容、業(yè)務工作的合同約定和要求等內容,它包括合同分析、合同交底,讓交底對象提出問題、再分析、再交底的過程,因此它有利于項目部成員領會意圖,集思廣益,思考并發(fā)現(xiàn)合同中的問題,如合同中可能隱藏著的各類風險、合同中的矛盾條款、用詞含糊及界限不清條款等。合同交底可以避免直到工作過程中才發(fā)現(xiàn)問題時帶來的措手不及和失控,同時也有利于提高項目部成員的合同風險防范意識,完善合同風險防范措施。

4.確保合同管理程序、制度、保證體系的落實

合同管理工作包括建立合同管理組織、保證體系、管理工作程序、工作制度等內容。其中比較重要的是建立合同文檔管理、合同跟蹤管理、合同變更管理、合同爭議處理等工作制度,其執(zhí)行過程是一個隨實施情況變化的動態(tài)過程,也是全體項目部成員有序參與實施的過程,每個人的工作都與合同能否按計劃執(zhí)行密切相關。因此,項目部管理人員都必須有較強的合同意識,必須在工作中自覺地執(zhí)行合同管理的程序和制度,并采取積極的措施防止和減少工作失誤和偏差。

動態(tài)跟蹤合同的實施，及時提出解決措施與建議

對合同履行情況及工程項目實體發(fā)生的變化應及時反饋給公司相應職能部門，公司主管部門則應根據(jù)合同條款及時對此提出建議、意見。建立合同履行檢查制度，對工程建設過程中承發(fā)包雙方的行為進行監(jiān)督。有些業(yè)主法律意識淡薄，譬如工程款不及時支付，工程變更簽證不及時認定等等，對此類問題，公司職能部門就需要協(xié)同主管領導作出決策，是繼續(xù)施工還是暫停施工或是停工訴諸法律。

建立健全合同后評估制度

前面提到目前風險管理在很大程度上依賴于管理者的經(jīng)驗及以往的工程經(jīng)歷，因此通過建立健全合同后評估制度，能夠將合同簽定過程，執(zhí)行過程中的利弊得失，經(jīng)驗教訓總結出來，為以后工程合同管理工作提供寶貴的經(jīng)驗與參考。

1.合同簽定過程中的評估重點

⑴合同目標與實際完成情況的對比，例如投標書中所報工期目標是否實現(xiàn)，提前或延遲的原因是什么；

⑵施工圖預算（或工程量清單計價）投標報價與實際工程價款的對比；

⑶測定的成本目標與實際成本的比對；

⑷以后簽定類似合同的重點關注方面。

2.合同執(zhí)行情況評估

⑴合同執(zhí)行中風險應對能力的高低程度;

⑵合同執(zhí)行過程中有沒有出現(xiàn)特殊的，按照合同文件無法解決的事項，今后防止類似問題的措施。

項目風險具有客觀性、偶然性、可變性，同時又具有一定的規(guī)律性。由于工程項目的環(huán)境變化、項目的實施遵循一定的規(guī)律，所以風險的發(fā)生和影響也有一定的規(guī)律性，是可以進行預測的。因此嚴格合同管理的工作環(huán)節(jié)控制及監(jiān)督，是能夠有效提高項目的風險應對能力的。