□福建莆田學(xué)院 鄭立新

論秘書寫作的被動(dòng)性與主動(dòng)性

□福建莆田學(xué)院 鄭立新

秘書寫作是遵命寫作，從寫作主體看是被動(dòng)的，寫作行為具有受動(dòng)性，寫作思維具有社會(huì)性，寫作模式具有規(guī)定性。但是，秘書的寫作過(guò)程是主動(dòng)的，秘書能夠就公文主旨的提煉，材料運(yùn)用和語(yǔ)言結(jié)構(gòu)的安排發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性。因此，秘書可掌握一定的方法，化被動(dòng)為主動(dòng)。

秘書；寫作主體；寫作過(guò)程；主動(dòng)性；被動(dòng)性

所謂秘書寫作，是社會(huì)各類組織、各個(gè)機(jī)關(guān)和單位的秘書人員所從事的撰寫公務(wù)文書（廣義公文）的行為與活動(dòng)，屬于寫作行為與寫作活動(dòng)的范疇。在這個(gè)過(guò)程中，秘書人員往往根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)提出的總體原則和要求，并結(jié)合自身的思維模式、寫作能力及對(duì)公文等各類文書進(jìn)行主觀能動(dòng)性創(chuàng)造的過(guò)程。秘書寫作是受命寫作，要受到組織意志、領(lǐng)導(dǎo)意圖、公文格式等制約，它的特珠性決定了秘書人員要在寫作中發(fā)揮才干，化被動(dòng)為主動(dòng)，才能真正發(fā)揮公文應(yīng)有的效用。因而，研究秘書寫作主動(dòng)性與被動(dòng)性內(nèi)部聯(lián)系的基本規(guī)律，有助于正確處理主動(dòng)性與被動(dòng)性的辯證關(guān)系，以便完成一篇符合領(lǐng)導(dǎo)意圖、高質(zhì)量的公文。

一、秘書寫作主體的被動(dòng)性

1.寫作行為的受動(dòng)性

秘書人員撰擬文稿是奉命寫作，代機(jī)關(guān)立言?！皩懽鲗W(xué)科是一門以實(shí)踐體現(xiàn)其價(jià)值的行為科學(xué)，寫作行為是因需要而產(chǎn)生。心理學(xué)研究證明，人的需要一旦被意識(shí)到，并驅(qū)使其去行動(dòng)，就以活動(dòng)動(dòng)機(jī)的形式表現(xiàn)出來(lái)。”［1］從寫作主體看，任何寫作行為的產(chǎn)生都有其動(dòng)因。如文學(xué)創(chuàng)作是因社會(huì)生活中的人、事、物或是某一現(xiàn)象等刺激了寫作者，引起他們的創(chuàng)作靈感和欲望的一種行為，其創(chuàng)作驅(qū)動(dòng)力來(lái)自于內(nèi)部。大多數(shù)科學(xué)文章的寫作亦是如此。而秘書寫作行為的產(chǎn)生不是寫作需要被秘書自身意識(shí)到而產(chǎn)生寫作動(dòng)機(jī)，而是因領(lǐng)導(dǎo)同志在實(shí)際工作中，發(fā)現(xiàn)了某種問(wèn)題，產(chǎn)生了某種想法或是提出了某種要求，并且欲將這些問(wèn)題、想法、要求，通過(guò)文字來(lái)上傳或下達(dá)的時(shí)候，便產(chǎn)生了制發(fā)公文的動(dòng)機(jī)，于是交代起草公文意圖，要求秘書人員寫作，從而催生了秘書寫作行為的產(chǎn)生?？梢姡懊貢鴮懽鲉?dòng)于法定作者的指令或授權(quán)，終止于法定作者意志的準(zhǔn)確傳達(dá)。”［2］秘書的寫作行為是在外部力量驅(qū)動(dòng)下產(chǎn)生的，因此，寫作行為是受動(dòng)的。

遵命性是公文寫作的重要原則，也是公文寫作有別于其他文體寫作的一個(gè)重要特征。公文作為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理的一種手段，其制文意圖必然源于領(lǐng)導(dǎo)，而作為為其服務(wù)的秘書人員處于代擬者地位，也只能是遵命寫作。

2.寫作思維的社會(huì)性

社會(huì)性是生物作為集體活動(dòng)的個(gè)體，或作為社會(huì)的一員在活動(dòng)時(shí)所表現(xiàn)出的有利于集體和社會(huì)發(fā)展的特性。社會(huì)性限制了秘書行文思維目的、方式、內(nèi)容，它要求秘書必須用語(yǔ)言文字來(lái)表達(dá)組織的意志和領(lǐng)導(dǎo)的意圖，而決不是單純的代表自己，站在自己的立場(chǎng)上來(lái)抒發(fā)自身的情感和意志，或表達(dá)自己的見解和主張。

公文的行文目的是由領(lǐng)導(dǎo)確定的。作為秘書，必須按照領(lǐng)導(dǎo)所設(shè)計(jì)的撰文目的立意謀篇、遵命為文，壓抑自己的個(gè)性。秘書寫作本質(zhì)上是代機(jī)關(guān)立言，為各種組織行使職權(quán)、承擔(dān)義務(wù)而進(jìn)行，功能上是出于工作需要，用來(lái)辦理事務(wù)的，為此，秘書寫作公文時(shí)要滿足公文實(shí)用性的目的，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

公文的內(nèi)容是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體的共同意志，是經(jīng)過(guò)召開會(huì)議討論或者磋商之后達(dá)成的一致意見，秘書必須廣泛聽取各方面意見，不得固執(zhí)己見，以個(gè)人意志代替集體意志，隨心所欲地滲人個(gè)人的主觀思想和情感。

3.寫作模式的規(guī)定性

秘書寫作是一種務(wù)實(shí)寫作，它的制發(fā)就是為了管理政務(wù)、處理事務(wù)，因此，要嚴(yán)格遵循《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定。

秘書寫作時(shí)接受明確的指令，同時(shí)受某種文種規(guī)范的制約，進(jìn)而要求按照某種文種的模式去構(gòu)思，去遣詞造句。秘書在寫作中要求有獨(dú)到見解，但結(jié)構(gòu)、表達(dá)、語(yǔ)言、風(fēng)格等方面都不要求標(biāo)新立異，更多的是要求按照既定模式展開。什么事由采用什么文種，使用什么語(yǔ)言語(yǔ)氣，上行文、下行文、平行文都各有特定文種，各個(gè)文種又有特定格式和語(yǔ)體，寫作者需根據(jù)情況而定。這些寫作規(guī)范、寫作體式、行文制度有的是國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的，有的是長(zhǎng)期寫作實(shí)踐中約定俗成的，如事務(wù)文書中的簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告等，不允許寫作者依照個(gè)人意愿任意違反或是改變。

在結(jié)構(gòu)上，“公文主要由三大部分組成：開頭、主體、結(jié)尾。三大部分的寫法也各有套路：開頭一般都是寫行文的根據(jù)、目的或是意義；主文部分用來(lái)敘述基本事實(shí)、闡明性質(zhì)，或者提出措施、要求，排列法規(guī)條文。結(jié)尾則是執(zhí)行要求或申報(bào)請(qǐng)求?！保?］此外，公文在起始語(yǔ)，銜接語(yǔ)和結(jié)束語(yǔ)方面也都有相對(duì)固定的詞語(yǔ)，例如，起始語(yǔ)“為了…”、“關(guān)于……”、“經(jīng)查……”、“根據(jù)……現(xiàn)……如下”直接引出話題，闡明寫作目的。銜接語(yǔ)“總而言之”、“為此”、“由此可見”，結(jié)束語(yǔ)“特此報(bào)告”、“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”等。在多數(shù)情況下，公文都是按這一模式處理段落，安排結(jié)構(gòu)的，它清晰合理，為實(shí)際寫作提供了不少便利。如果不遵守規(guī)矩，標(biāo)新立異，反而會(huì)給公文的理解和落實(shí)帶來(lái)許多麻煩。

二、秘書寫作過(guò)程中主動(dòng)性和創(chuàng)造性的體現(xiàn)

盡管“秘書寫作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn)，但秘書寫作人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個(gè)體”［3］，但被動(dòng)并不是絕對(duì)的，在被動(dòng)中包含著主動(dòng)因素。秘書人員在接受寫作任務(wù)時(shí)是被動(dòng)的，但在接受任務(wù)后的寫作過(guò)程又是主動(dòng)的。領(lǐng)導(dǎo)布置撰寫一篇稿件，秘書事先沒有料到，也沒有打算去寫，屬意料之外，是被動(dòng)的。但是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)交待了稿件的基本觀點(diǎn)和大體原則要求之后，秘書便在領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的前提下，從搜集采用素材，主旨的提煉到內(nèi)容結(jié)構(gòu)安排、語(yǔ)言表達(dá)形式的運(yùn)用等一系列工作都可以靈活掌握，在這些環(huán)節(jié)中，秘書可以充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性。

1.公文主旨的提煉和深化

領(lǐng)導(dǎo)在交代寫作任務(wù)時(shí)一般局限于原則性的指導(dǎo)，只是粗線條的輪廓，因此，公文主旨往往是秘書進(jìn)一步精心思考，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的精神實(shí)質(zhì)提煉出來(lái)的整體性認(rèn)識(shí)。秘書對(duì)于公文主旨的正確性、深刻性的認(rèn)識(shí)決定了一篇公文的整體質(zhì)量。

主旨的正確性要求必須是對(duì)客觀外界的準(zhǔn)確反映、中肯認(rèn)識(shí)、合理分析，公文提出的意見要實(shí)事求是、合情合理，這就需要秘書在構(gòu)思時(shí)要深思熟慮，著眼全局，用懷疑、審視的眼光對(duì)待主旨，將材料去偽存真。公文主旨的深刻性，是秘書提高自身分析問(wèn)題能力，摒棄表面現(xiàn)象，努力開掘事物內(nèi)在的本質(zhì)，從個(gè)別看一般，同時(shí)，運(yùn)用反向思維對(duì)社會(huì)生活實(shí)際以及各種公務(wù)活動(dòng)留心觀察、分析思考，對(duì)材料進(jìn)行由此及彼、由表及里的加工提煉，完成從感性認(rèn)識(shí)到理性認(rèn)識(shí)飛躍的過(guò)程。因此，提煉主旨的過(guò)程，也就是一個(gè)秘書人員發(fā)揮主動(dòng)性的過(guò)程。

提煉主旨還要求尋找新的角度，不僅要如實(shí)反映客觀事物，還要在更高的基點(diǎn)上對(duì)生活、工作提出合乎規(guī)律，具有可行性的目標(biāo)或規(guī)劃，立足于行，寫出新意。這就需要秘書由實(shí)踐到認(rèn)識(shí)，由認(rèn)識(shí)到實(shí)踐這樣多次反復(fù)思考、提煉?？傊?，提煉主旨一般需要一個(gè)多次反復(fù)的過(guò)程，不能指望一蹴而就。

2.寫作材料的運(yùn)用和提升

材料是構(gòu)成公文的要素之一。凡是在公文寫作中用來(lái)提煉主旨和表現(xiàn)主旨的事實(shí)和觀念，都是材料。

公文材料要求要真實(shí)、確鑿。公文材料由第一手材料和間接材料組成，而第一手材料的獲得是需要通過(guò)秘書親自實(shí)踐，調(diào)查所獲取的信息。間接材料可以通過(guò)閱讀、瀏覽或是由他人提供的信息，可以作為背景知識(shí)和補(bǔ)充，但為了確保材料的真實(shí)性，需要對(duì)間接材料進(jìn)行核實(shí)，不能道聽途說(shuō)，如若采用于公文之中，更是必須經(jīng)過(guò)秘書人員的考證。

公文材料要求要有對(duì)比性、典型性。秘書人員對(duì)材料進(jìn)行分析、比較，有了細(xì)致的了解和把握，就能抓住事物的本質(zhì)規(guī)律，找出具有廣泛代表性和巨大說(shuō)服力的事實(shí)，使材料具有引人入勝的魅力，對(duì)主旨的表現(xiàn)也可以起到以一當(dāng)十的作用，用較少的語(yǔ)言，闡明深刻的道理，發(fā)人深思。

公文材料要新穎。秘書寫作有一定的時(shí)效性和時(shí)代性，因此，要求秘書選材要力求新穎，從與現(xiàn)實(shí)生活密切相關(guān)的新材料，反映當(dāng)下社會(huì)現(xiàn)象的新事實(shí)著手，以便得出新觀點(diǎn)、新方案、新結(jié)論。

秘書寫作的過(guò)程就是一個(gè)材料的組合處理過(guò)程，秘書只有發(fā)揮主動(dòng)性對(duì)材料進(jìn)行提升，明確各類材料的性質(zhì)及其作用，哪些有用，哪些無(wú)用，哪些是重點(diǎn)，哪些是次要的，哪些可用來(lái)說(shuō)明情況，哪些用來(lái)闡明觀點(diǎn)等，并根據(jù)不同行文目的進(jìn)行布局和增刪，才能發(fā)揮材料的價(jià)值，不會(huì)使材料成為文章的累贅。

3.語(yǔ)言結(jié)構(gòu)的安排和創(chuàng)新

“秘書寫作不是單純的‘為他人做嫁衣裳’，只要按照上司要求精工細(xì)做就可以了，它要求秘書在寫作過(guò)程中進(jìn)行思維創(chuàng)新，融進(jìn)自己的創(chuàng)造性思維成果?！保?］

準(zhǔn)確、莊重、簡(jiǎn)約、平實(shí)和得體是公文語(yǔ)言的基本要求。秘書在寫作過(guò)程中，可以在遵循公文傳統(tǒng)語(yǔ)言風(fēng)格的基礎(chǔ)上，選擇性地運(yùn)用適當(dāng)有度的修辭，來(lái)增加文章的可讀性與生動(dòng)性。“秘書在公文寫作中選用具有鮮明感情色彩的詞語(yǔ)、考究語(yǔ)言色彩的明暗，感觸的軟硬，聲調(diào)的響亮與沉郁，可以讓讀者有身臨其境之感”［5］。漢語(yǔ)中很多詞匯都有近義詞、同義詞，但其使用的場(chǎng)合卻不盡相同，如“有關(guān)部門已經(jīng)準(zhǔn)確預(yù)言臺(tái)風(fēng)經(jīng)過(guò)路徑”，若將預(yù)言改為預(yù)測(cè)可能更合適，這些詞語(yǔ)意義大體相同，但公文嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的格式要求秘書人員發(fā)揮主動(dòng)性對(duì)詞語(yǔ)進(jìn)行選擇和拿捏。

此外，根據(jù)公文思想內(nèi)容表現(xiàn)的需要，在篇章結(jié)構(gòu)上需細(xì)心構(gòu)思，精選角度，設(shè)置線索，安排層次，劃分段落，使段落與段落間，層次與層次間層層遞進(jìn)，環(huán)環(huán)相扣，使文章邏輯嚴(yán)密。上下文間過(guò)度和轉(zhuǎn)折的自然緊湊，開頭與結(jié)尾的遙相呼應(yīng)，更是秘書下功夫發(fā)揮創(chuàng)造性的成果。

三、秘書寫作化被動(dòng)為主動(dòng)的有效途徑

被動(dòng)與主動(dòng)作為矛盾的雙方統(tǒng)一于秘書寫作的全過(guò)程之中。秘書人員只有處理好二者關(guān)系，化被動(dòng)為主動(dòng)，才能把握整個(gè)寫作過(guò)程，做到得心應(yīng)手，寫出高質(zhì)量的文章。

1.正確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖

正確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書寫好公文的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，秘書必須把正確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖作為寫作的首要之點(diǎn)。

（1）要加強(qiáng)交流溝通

秘書在與領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)接觸中，要積極主動(dòng)地嘗試與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行思想交流和溝通。在交流和溝通中了解領(lǐng)導(dǎo)的思維模式，行為習(xí)慣，工作方法以及對(duì)具體問(wèn)題的思路和期望，及時(shí)捕捉一切有價(jià)值的信息。善于按照不同性質(zhì)的問(wèn)題選擇適宜的時(shí)間和場(chǎng)合找到雙方的最佳心理切入點(diǎn)，提高溝通效果。遇到疑難問(wèn)題時(shí)，多向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示及時(shí)溝通，對(duì)于自己不確定的事項(xiàng)，在向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示前，要做好前期的準(zhǔn)備工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的各種信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的選擇更準(zhǔn)確地把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。

（2）要抓準(zhǔn)主要線索

首先，領(lǐng)導(dǎo)交辦制作公文不可能是無(wú)的放矢，因此，應(yīng)結(jié)合本單位現(xiàn)實(shí)的工作重心、任務(wù)要求，更好去領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。其次，領(lǐng)導(dǎo)所處的人際關(guān)系，當(dāng)前的氛圍，領(lǐng)導(dǎo)的價(jià)值觀念、思維方式、個(gè)性特征、主要工作思路等，都對(duì)我們理解領(lǐng)導(dǎo)真實(shí)意圖有著重要的參考作用。在把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖上，要分清主次，從上級(jí)的方針政策入手，從單位的情況和發(fā)展動(dòng)態(tài)入手，從領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題入手，從領(lǐng)導(dǎo)的難點(diǎn)問(wèn)題入手，從領(lǐng)導(dǎo)對(duì)全局的部署入手等，以此作為把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的重要切入點(diǎn)。

（3）要學(xué)會(huì)換位思考

秘書要在日常工作中根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性，逐漸摸索并加以把握。從領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)和任務(wù)出發(fā)，運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)和思路，觀察、分析和處理問(wèn)題，反客為主，變被動(dòng)為主動(dòng)，將領(lǐng)導(dǎo)的思想轉(zhuǎn)變?yōu)樽约旱乃枷?，分享領(lǐng)導(dǎo)的思想成果，并以此為起點(diǎn)推己及人，觸類旁通，這樣去把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，會(huì)使許多問(wèn)題豁然開朗。

（4）要注意察言觀色

領(lǐng)導(dǎo)交代寫作任務(wù)時(shí)主要是借用口頭、文字等方式將自己的意圖告訴秘書，但表達(dá)方式是多渠道的，有正式非正式，有明確的，有隱含的，有直接的，有間接的。由于受特定的主觀心理和客觀環(huán)境的影響，領(lǐng)導(dǎo)意圖具有隱蔽性和不確定性，這就要求我們必須運(yùn)用全面的辯證的方法來(lái)把握和理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，而不是機(jī)械地、死板地接受領(lǐng)導(dǎo)的寫作任務(wù)。秘書平時(shí)應(yīng)該多注意、多留心領(lǐng)導(dǎo)的言談，包括閑談、即席發(fā)言等，從中發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)問(wèn)題的基本態(tài)度及其思考問(wèn)題的方法和處理方式。

2.積累材料，主動(dòng)服務(wù)

（1）要注意積累寫作材料

秘書寫作的過(guò)程實(shí)質(zhì)上就是對(duì)信息進(jìn)行加工的過(guò)程。而信息的加工離不開材料的積累。

秘書要不斷提高感性認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化理性思考，切實(shí)掌握工作涉及的方方面面，清楚領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，時(shí)刻了解領(lǐng)導(dǎo)正在思考的問(wèn)題，并據(jù)此進(jìn)行相關(guān)信息的收集，捕捉帶有趨向性的情況，可能影響全局的關(guān)鍵性因素，以及領(lǐng)導(dǎo)最迫切需要、最關(guān)心的一切信息資料并進(jìn)行理性加工，及時(shí)傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，為其思考提供參考，為隨時(shí)進(jìn)行寫作做好素材準(zhǔn)備。

在日常工作中，秘書必須是個(gè)有心人，無(wú)論是讀書看報(bào)，還是閱覽文件、聽報(bào)告，一旦發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息，就要隨時(shí)記錄，同時(shí)可采用摘要、心得、剪報(bào)、卡片等方式對(duì)收集到的龐大的信息加以系統(tǒng)化的整理、歸檔、妥善保管，以便隨時(shí)為寫作提供全面的信息參考，還可以作為背景材料對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行具體化和深刻化，創(chuàng)造性地做好秘書工作。

（2）要有主動(dòng)超前的服務(wù)意識(shí)

秘書要不斷提高工作的預(yù)見性、主動(dòng)性和超前性，充分發(fā)揮積極性，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和指示精神主動(dòng)寫作，注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索寫作規(guī)律，了解和掌握領(lǐng)導(dǎo)工作和決策中屬于例行性和程序性的事件，依據(jù)例行程序做好服務(wù)工作。根據(jù)寫作內(nèi)在的規(guī)律性，例如年度總結(jié)、規(guī)劃、報(bào)告等，都有一定的周期，可在平時(shí)做好積累，加強(qiáng)和其他部門的聯(lián)系，做好材料的準(zhǔn)備，其他無(wú)規(guī)律性的，則可根據(jù)當(dāng)前工作的進(jìn)展情況具體問(wèn)題具體分析。

秘書寫作具有從屬性和被動(dòng)性，但不能否定秘書的主動(dòng)性，相反，秘書適時(shí)適度地發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，有利于更好地配合領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作，而不能像提線木偶拉下線，才動(dòng)一下，領(lǐng)導(dǎo)交代后才著手做。秘書人員在平時(shí)就要勤于練筆，自覺提高寫作能力，從而更好地完成領(lǐng)導(dǎo)交代的起草任務(wù)。

總之，筆者從秘書寫作主動(dòng)性與被動(dòng)性的關(guān)系入手，探尋了秘書寫作過(guò)程中化被動(dòng)為主動(dòng)的有效途徑，著重對(duì)寫作主體，寫作過(guò)程中的結(jié)構(gòu)安排，公文主題形成，材料運(yùn)用以及如何正確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)等方面進(jìn)行了分析，以期對(duì)秘書寫作中主動(dòng)性與被動(dòng)性這對(duì)矛盾的主體有更加到位的了解，進(jìn)而在寫作的過(guò)程中，靈活地把握好秘書寫作者的角色。

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