■ 馬 華

（中國(guó)核電工程有限公司，北京 100840）

論國(guó)土資源圖書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)

■ 馬 華

（中國(guó)核電工程有限公司，北京 100840）

圖書(shū)檔案管理在圖書(shū)館的發(fā)展和建設(shè)中有著舉足輕重的作用，現(xiàn)代信息化時(shí)代的來(lái)臨向國(guó)土資源圖書(shū)檔案管理提出了信息化建設(shè)的新要求。信息化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，這要求國(guó)土資源圖書(shū)檔案管理建立起相應(yīng)的圖書(shū)自動(dòng)化管理系統(tǒng)、電子閱覽系統(tǒng)和電子服務(wù)系統(tǒng)。這種信息系統(tǒng)的建設(shè)是一個(gè)持續(xù)性的系統(tǒng)工程，需要思維、技術(shù)、人才等各方面的調(diào)整。

國(guó)土資源；圖書(shū)檔案； 信息化； 網(wǎng)絡(luò)化

“書(shū)籍是人類(lèi)進(jìn)步的階梯”，是人類(lèi)社會(huì)傳承知識(shí)和文化的主要媒介。為了更好地發(fā)揮書(shū)籍的這種文化傳承作用，人類(lèi)很早就發(fā)明了圖書(shū)館，以圖書(shū)館為載體來(lái)收藏和傳播書(shū)籍。在現(xiàn)代社會(huì)中，國(guó)土資源作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)物質(zhì)載體，既是人類(lèi)生產(chǎn)、生活的基礎(chǔ)平臺(tái)，也是人類(lèi)關(guān)于自然探索和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展探索的知識(shí)結(jié)合體和發(fā)展體，是人類(lèi)既有知識(shí)和發(fā)展知識(shí)的核心部分。國(guó)土資源圖書(shū)館是社會(huì)知識(shí)庫(kù)的一部分，是社會(huì)公眾學(xué)習(xí)、了解、掌握、研究國(guó)土資源的重要場(chǎng)域、空間，也是構(gòu)成涉及國(guó)土資源教育、培訓(xùn)和研究的各級(jí)學(xué)校、教育機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)，以及全社會(huì)中最為重要的服務(wù)性機(jī)構(gòu)，在人們的學(xué)習(xí)生活中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

正是由于這種重要性，國(guó)土資源圖書(shū)館自身的管理和建設(shè)必須引起足夠的重視。在國(guó)土資源圖書(shū)館的管理工作中，核心是國(guó)土資源圖書(shū)檔案的管理，這也是國(guó)土資源圖書(shū)館提供服務(wù)的基礎(chǔ)。在信息時(shí)代，提高國(guó)土資源圖書(shū)館服務(wù)水平和應(yīng)用能力的最佳途徑是建設(shè)國(guó)土資源圖書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)。

1 國(guó)土資源圖書(shū)檔案管理是國(guó)土資源圖書(shū)館建設(shè)的核心

國(guó)土資源檔案文獻(xiàn)是國(guó)土資源歷史記錄、現(xiàn)實(shí)研究發(fā)展的重要信息記載，具有多重的承載功能，是圖書(shū)館的重要信息組成部分，也是國(guó)土資源圖書(shū)館系統(tǒng)最為寶貴的財(cái)富。從檔案管理的角度而言，國(guó)土資源圖書(shū)館中的檔案有狹義和廣義，即日常圖書(shū)（業(yè)務(wù)）管理檔案和國(guó)土資源圖書(shū)館檔案之分。

廣義的國(guó)土資源圖書(shū)館檔案既包括圖書(shū)館館藏圖書(shū)、資料、藏品等基礎(chǔ)資料，也包括圖書(shū)館為讀者提供圖書(shū)的歷史記錄、工作總結(jié)、計(jì)劃制定、服務(wù)評(píng)估等服務(wù)檔案，還包括文獻(xiàn)采購(gòu)檔案、讀者檔案、借閱檔案、文獻(xiàn)典藏檔案、情報(bào)交流檔案和課題跟蹤檔案等管理檔案。這類(lèi)檔案是其工作全面、系統(tǒng)、真實(shí)的記錄，對(duì)于國(guó)土資源圖書(shū)館的良性運(yùn)作及讀者工作的正常開(kāi)展等，都具有十分重要的參考價(jià)值，是國(guó)土資源圖書(shū)館建設(shè)的核心。

2 信息化時(shí)代對(duì)國(guó)土資源圖書(shū)館檔案管理的挑戰(zhàn)

所謂信息化是指充分利用信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)利用信息資源，促進(jìn)信息交流和知識(shí)共享，提高經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)質(zhì)量，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程。日本學(xué)者梅棹忠夫指出“信息化是指通訊現(xiàn)代化、計(jì)算機(jī)化和行為合理化的總稱(chēng)。”通訊現(xiàn)代化和計(jì)算機(jī)化構(gòu)成信息化的基礎(chǔ)和核心，社會(huì)計(jì)算機(jī)化的程度是衡量社會(huì)是否進(jìn)入信息化時(shí)代的一個(gè)重要標(biāo)志。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的爆炸性發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越習(xí)慣于利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)所需的服務(wù)，網(wǎng)絡(luò)已深深影響到人們生活的各個(gè)方面。傳統(tǒng)的國(guó)土資源圖書(shū)館不能滿(mǎn)足現(xiàn)代人的需要，信息化時(shí)代為圖書(shū)檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

一是信息共享挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的圖書(shū)館成為沒(méi)有圍墻的圖書(shū)館，不再是存放書(shū)籍和資料的地方，無(wú)論大小都被墻圈在一個(gè)固定的地方。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，使信息存儲(chǔ)、傳輸、讀取過(guò)程可以由傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)而通過(guò)電子虛擬方式實(shí)現(xiàn)，國(guó)土資源圖書(shū)館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息化發(fā)展已成為現(xiàn)代國(guó)土資源圖書(shū)館的特征，傳統(tǒng)格局下的國(guó)土資源圖書(shū)館只是未來(lái)沒(méi)有圍墻國(guó)土資源圖書(shū)館的信息源核心和信息集散地，信息資源共享成為國(guó)土資源圖書(shū)館的重要特點(diǎn)。圖書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展要以傳統(tǒng)的圖書(shū)檔案為基礎(chǔ)，現(xiàn)存國(guó)土資源圖書(shū)館檔案館中的圖書(shū)檔案，是一筆可觀的財(cái)富。然而，當(dāng)前許多國(guó)土資源圖書(shū)館仍是以手工檢索方式利用圖書(shū)檔案，許多珍貴圖書(shū)檔案無(wú)法再利用和產(chǎn)生大價(jià)值，淪為一灘流不動(dòng)的“死水”。大量的圖書(shū)檔案堆積如山，有限的圖書(shū)檔案庫(kù)房因而爆滿(mǎn)，有效地保存、管理和利用這些寶貴的圖書(shū)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源圖書(shū)檔案的有效共享，成為國(guó)土資源圖書(shū)館管理的重中之重。

二是服務(wù)效率挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下國(guó)土資源圖書(shū)館管理的對(duì)象是虛擬化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息資源。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境在國(guó)土資源圖書(shū)館本地采用局域網(wǎng)，國(guó)土資源圖書(shū)館之間采用廣域網(wǎng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使各國(guó)土資源圖書(shū)館之間互連互通，信息資源得到充分傳播和共享。在這樣的情況下，電子閱覽室，由于其不受時(shí)間與空間的限制同時(shí)又具有傳統(tǒng)國(guó)土資源圖書(shū)館的大部分功能，能夠滿(mǎn)足各類(lèi)用戶(hù)的常規(guī)與特殊需求，而且其方便快捷，實(shí)現(xiàn)技術(shù)又比較成熟，因此受到當(dāng)代人的喜愛(ài)。這就為圖書(shū)檔案管理提出了信息化發(fā)展的要求。在這樣的背景下，顯然出路之一就是國(guó)土資源圖書(shū)館檔案館采用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開(kāi)發(fā)圖書(shū)檔案信息潛力，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案信息資源共享，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供高效率、高質(zhì)量的服務(wù)。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為特征的圖書(shū)檔案信息現(xiàn)代化管理建設(shè)，已經(jīng)到了迫在眉睫、刻不容緩的地步。

3 國(guó)土資源圖書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)及方法

3.1 國(guó)土資源圖書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)

以實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源圖書(shū)檔案的管理信息化、服務(wù)高效化為目標(biāo)，國(guó)土資源圖書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)是以圖書(shū)檔案的電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)搭建起系統(tǒng)性的國(guó)土資源圖書(shū)館信息化管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)的基礎(chǔ)是圖書(shū)檔案的電子化、數(shù)字化，核心是圖書(shū)自動(dòng)化管理系統(tǒng)和電子閱覽系統(tǒng)。

圖書(shū)檔案的電子化、數(shù)字化工作借助于專(zhuān)用的設(shè)備，只要投入必要的人工，工作相對(duì)比較簡(jiǎn)單，容易實(shí)現(xiàn)。圖書(shū)自動(dòng)化管理系統(tǒng)提供圖書(shū)的微機(jī)自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)日常讀者網(wǎng)上進(jìn)行查詢(xún)、預(yù)約、預(yù)借等，圖書(shū)管理員則在聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)工作站上進(jìn)行圖書(shū)編目和圖書(shū)流通及相關(guān)統(tǒng)計(jì)等工作。電子閱覽系統(tǒng)主要提供網(wǎng)上的電子圖書(shū)閱覽平臺(tái)，讀者可以通過(guò)該系統(tǒng)閱覽豐富的電子資源。在圖書(shū)管理系統(tǒng)中，讀者可以方便地對(duì)書(shū)目進(jìn)行檢索和閱覽，足不出戶(hù)便可盡覽群書(shū)。圖書(shū)管理系統(tǒng)主要提供網(wǎng)上的圖書(shū)閱覽平臺(tái)，讀者可以通過(guò)該系統(tǒng)閱讀豐富的電子圖書(shū)資源。它既具有傳統(tǒng)國(guó)土資源圖書(shū)館的大部分功能，像圖書(shū)的查閱及閱覽，又新增了基于現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的許多實(shí)用的功能，像用戶(hù)注冊(cè)、書(shū)簽、書(shū)評(píng)等。

圖書(shū)自動(dòng)化管理系統(tǒng)和電子閱覽室可提供24小時(shí)的在線服務(wù)，最大限度地利用了當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的各種優(yōu)勢(shì)，讀者只要能接入互聯(lián)網(wǎng)就可以享受到它所提供的方便、快捷的服務(wù)。

3.2 國(guó)土資源圖書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的方法

在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書(shū)檔案向電子化、虛擬化方向的發(fā)展，需要進(jìn)行下列工作。

（1）改變傳統(tǒng)的館藏建設(shè)思想，開(kāi)發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)信息資源。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，國(guó)土資源信息管理部門(mén)要加強(qiáng)規(guī)劃，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。涉及到國(guó)土資源的各大專(zhuān)院校、情報(bào)單位及文獻(xiàn)中心的圖書(shū)檔案必須打破“大而全”的傳統(tǒng)館藏思想，要根據(jù)本館的特點(diǎn)，積極開(kāi)發(fā)利用網(wǎng)上豐富的信息資源，加強(qiáng)虛擬圖書(shū)檔案的建設(shè)，以此來(lái)不斷延伸自己的館藏資源。這樣，既可為用戶(hù)提供廣而全的國(guó)土資源信息資源，提供便捷高效的服務(wù)，又可節(jié)省大量的工作經(jīng)費(fèi)。

（2）開(kāi)展國(guó)土資源網(wǎng)絡(luò)信息資源的有序加工和整理，深化信息服務(wù)內(nèi)容。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，國(guó)土資源圖書(shū)館要根據(jù)圖書(shū)檔案的特征，結(jié)合用戶(hù)的需求，對(duì)網(wǎng)上特定領(lǐng)域內(nèi)的信息資源進(jìn)行系統(tǒng)挖掘，并進(jìn)行有序加工和整理，為用戶(hù)提供有效利用。這樣既可深化國(guó)土資源信息服務(wù)的內(nèi)容，又可發(fā)揮國(guó)土資源圖書(shū)館的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)。

(3) 加快信息資源電子化進(jìn)程，開(kāi)發(fā)有特色的數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著涉及國(guó)土資源的各大專(zhuān)院校、情報(bào)單位及文獻(xiàn)中心圖書(shū)檔案自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的快速發(fā)展，充分利用自己的資源優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)有特色的數(shù)據(jù)庫(kù)并將其送上網(wǎng)，把館藏推向世界，不僅提高自己在網(wǎng)絡(luò)中的影響，同時(shí)又可實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)社會(huì)化、全球化。

(4) 開(kāi)展圖書(shū)檔案間的橫向交流與協(xié)作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源的共建共享。信息網(wǎng)絡(luò)為打破涉及國(guó)土資源的各大專(zhuān)院校、情報(bào)單位及文獻(xiàn)中心圖書(shū)檔案的自我封閉、開(kāi)展館際交流與協(xié)作提供了有利條件。國(guó)土資源系統(tǒng)相關(guān)院校圖書(shū)檔案作為國(guó)家重要的信息資源基地，在網(wǎng)絡(luò)信息資源和館藏信息資源的開(kāi)發(fā)利用和建設(shè)中應(yīng)積極主動(dòng)，切實(shí)推動(dòng)橫向交流與協(xié)作，發(fā)揮圖書(shū)檔案界的整體優(yōu)勢(shì)，走“分散建庫(kù)、集中聯(lián)庫(kù)、分散服務(wù)、資源共享”的聯(lián)合建庫(kù)道路。這樣，既可節(jié)省人力，降低成本，避免重復(fù)勞動(dòng)，又可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源的共建共享。

(5) 加強(qiáng)用戶(hù)電子信息資源檢索能力的培養(yǎng)，開(kāi)展用戶(hù)教育工作。目前，涉及國(guó)土資源的大專(zhuān)院校、情報(bào)單位及文獻(xiàn)中心的圖書(shū)檔案多數(shù)已經(jīng)擁有現(xiàn)代化的信息檢索設(shè)施，因此，圖書(shū)檔案館對(duì)用戶(hù)信息資源檢索能力的培養(yǎng)是責(zé)無(wú)旁貸的。學(xué)校圖書(shū)檔案館信息用戶(hù)教育的主要措施是開(kāi)設(shè)“現(xiàn)代信息資源檢索與利用”課，舉辦“網(wǎng)絡(luò)信息資源檢索”培訓(xùn)班或“電子信息資源檢索”專(zhuān)題講座。

(6)加速信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，營(yíng)造信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息氛圍。加快現(xiàn)代化的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是使用戶(hù)充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源、開(kāi)展網(wǎng)上教學(xué)和網(wǎng)上科研的前提條件。

4 國(guó)土資源圖書(shū)檔案管理信息化建設(shè)中需要注意的問(wèn)題

4.1 在技術(shù)建設(shè)的同時(shí)注重人員的培訓(xùn)

圖書(shū)檔案的信息化建設(shè)需要以技術(shù)為基礎(chǔ)，但是，單方面的技術(shù)改進(jìn)并不就意味著信息化建設(shè)的達(dá)成?，F(xiàn)實(shí)中，很多國(guó)土資源圖書(shū)館的人員素質(zhì)偏低，有的國(guó)土資源圖書(shū)館至今沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)職檔案員崗位，或雖已設(shè)置，但由于一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，把檔案工作看成是一項(xiàng)可有可無(wú)、可急可緩的工作，使得檔案管理人員在工作分配上往往兼職過(guò)多，很難集中精力做檔案工作。圖書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)需要專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才，更需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的技術(shù)和技能培訓(xùn)。通過(guò)將技術(shù)手段和人才隊(duì)伍建設(shè)相結(jié)合，才能實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)。

4.2 注重管理制度和管理模式的更新

國(guó)土資源圖書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，要求管理技術(shù)、管理模式、管理制度的一體化和規(guī)范化。目前，許多國(guó)土資源圖書(shū)館還沒(méi)有建立統(tǒng)一管理檔案和檔案工作的綜合檔案室，沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案干部。有的館將文書(shū)檔案劃歸人事部門(mén)管理，有的將業(yè)務(wù)檔案劃歸業(yè)務(wù)辦公室管理，有的檔案材料沒(méi)有收集整理，仍存放在各部門(mén)及有關(guān)人員手中。這種分散的管理模式存在許多弊端，致使許多有價(jià)值的檔案材料嚴(yán)重?fù)p失，未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。同時(shí)，在管理制度方面也存在欠缺：一方面，各項(xiàng)規(guī)章制度不完善，缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度，一人一個(gè)干法，缺少規(guī)范化管理，使檔案建設(shè)受阻；另一方面，隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設(shè)備的劇增，而這些設(shè)備的使用管理、操作規(guī)程、基本技術(shù)等缺少技術(shù)檔案的建立，檔案業(yè)務(wù)建設(shè)基礎(chǔ)薄弱。圖書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)要求對(duì)這些管理模式和管理制度進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)。

4.3 注重國(guó)土資源圖書(shū)館管理與讀者的互動(dòng)

圖書(shū)檔案的信息化建設(shè)并不是單方面的以國(guó)土資源圖書(shū)館為主體的工作，而是國(guó)土資源圖書(shū)館與讀者之間的互動(dòng)過(guò)程，這種互動(dòng)過(guò)程意味著，國(guó)土資源圖書(shū)館需要積極、及時(shí)聽(tīng)取讀者的意見(jiàn)和建議，以使讀者滿(mǎn)意為目的，來(lái)推動(dòng)圖書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)，以此為讀者提供高水平、高質(zhì)量的服務(wù)。這就要求國(guó)土資源圖書(shū)館方面將圖書(shū)檔案管理信息化建設(shè)視作一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程，而非一勞永逸的工程。

[1]丁海鷹.努力開(kāi)發(fā)圖書(shū)檔案信息資源檔案[J].檔案,2002(5):18-21.

[2]蔡德民.圖書(shū)與檔案信息資源共建共享探析[J].河南國(guó)土資源圖書(shū)館學(xué)刊,2006(10):42-44.

[3]張建國(guó).網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的國(guó)土資源圖書(shū)館管理與建設(shè)[J].山東科技大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2001(3):32-38.

[4]徐建華.現(xiàn)代國(guó)土資源圖書(shū)館管理[M].天津:南開(kāi)大學(xué)出版社,2003.

On the Utilization of Information Technology in Library and Archives Management of Land Resources

MA Hua
(China Nuclear Power Engineering Co., Ltd. Beijing 100840)

The paper introduces the methods about using information technology in library and archives management of land resources. As we know, information technology is a computer-based electronic, digital and network, therefore, the library automation management, electronic reading systems and electronic service system must be built up for land resource library and archives management. The paper goes on to argues that this information system is a continuous systems engineering; and several aspects,such as mental, technical, personnel, need adjustment.

land resources;library and archives;information;network

G258.89

C

1672-6995(2010)07-0051-03

2010-06-27

馬華（1963-），女，北京市人，圖書(shū)館館員，大學(xué)本科學(xué)歷，主要從事圖書(shū)資料管理研究。