孫也 北京航空航天大學(xué)化學(xué)與環(huán)境學(xué)院 100191

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校行政秘書素質(zhì)培養(yǎng)新探

孫也 北京航空航天大學(xué)化學(xué)與環(huán)境學(xué)院 100191

高校行政秘書在高校行政管理體系中最能體現(xiàn)高校行政管理體系崗位性質(zhì)，其工作任務(wù)繁重，頭緒眾多。在網(wǎng)絡(luò)信息化社會(huì)的大背景下，高校行政秘書如何更有效地做好行政秘書工作越來(lái)越重要，本文通過(guò)分析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校行政秘書所面臨的挑戰(zhàn)，提出從思想觀念、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平、信息處理能力和制度規(guī)范等方面著手，提高秘書的信息化素質(zhì)。并通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)同儕互助平臺(tái)為提高工作效率提供新視角。

高校行政秘書；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；信息素質(zhì)；同儕互助

高校行政秘書是高校日常行政事務(wù)的主要承擔(dān)者，高校行政秘書既要貫徹學(xué)校層面的精神，還要高效地執(zhí)行好院系行政管理層的各項(xiàng)決策指令，溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)絡(luò)內(nèi)外，處理日常行政事務(wù)[1]。隨著高度信息化社會(huì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已成為任何一個(gè)組織及其成員生存與發(fā)展的重要資源。20世紀(jì)90年代末期以來(lái)，網(wǎng)絡(luò)在高校逐步得到普遍應(yīng)用，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)已成為廣大師生生活中不可缺少的一部分，網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用給高校行政秘書工作也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也給高校行政秘書素質(zhì)提高帶來(lái)了新的契機(jī)。

一、高校行政秘書崗位的角色定位

高校是人才培養(yǎng)和知識(shí)創(chuàng)新的基地，具有智力資源豐富、思想活躍、技術(shù)水平先進(jìn)等特點(diǎn)，高校行政秘書是高校日常行政事務(wù)的主要承擔(dān)者，不僅要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好日常行政事務(wù)的組織與管理工作，而且要協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與教師之間的關(guān)系，高校行政秘書是維持高校工作良性運(yùn)作和協(xié)調(diào)各種關(guān)系的角色。從工作功能職責(zé)上來(lái)說(shuō)，高校行政秘書是行政管理層的助手和參謀，是上傳下達(dá)的紐帶和窗口。

高校行政秘書的工作主要包括以下幾個(gè)方面：（1）文書工作。年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、通知文件、申請(qǐng)報(bào)告等的草擬、審校；會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的整理；公文傳送和信息資料的保存；文件的歸檔，檔案資料的登記和保管等；（2）協(xié)調(diào)溝通工作。聯(lián)系行政管理層與教職工，學(xué)校各職能部門，承擔(dān)公關(guān)、接待和外聯(lián)事務(wù)等，督促各項(xiàng)工作計(jì)劃、制度實(shí)施落實(shí)；（3）人事工作。協(xié)助組織考核、職稱評(píng)定、引進(jìn)人才等，根據(jù)行政管理層要求，協(xié)助編制崗位設(shè)置、人才招聘、員工培訓(xùn)等計(jì)劃；（4）日常工作，協(xié)助院系行政管理層督促各項(xiàng)工作計(jì)劃、制度實(shí)施落實(shí)；管理辦公設(shè)施、辦公用品；函電文件處理；信息資料的收發(fā)、整理及利用；會(huì)議安排，會(huì)務(wù)籌備；處理突發(fā)事件、緊急事件等。

行政秘書面臨的工作繁雜、信息量大，信息時(shí)代的到來(lái)，使得秘書人員工作時(shí)選擇與查詢信息的渠道大大增加，篩選信息的困難也加大了，工作變得空前復(fù)雜，這就要求行政秘書結(jié)合實(shí)際，努力提高自身的素質(zhì)[2]。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校行政秘書工作面臨的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的秘書工作特點(diǎn)是以處理書面信息為主要內(nèi)容，以書面操作為主要方式。隨著電腦、網(wǎng)絡(luò)的普及，各高校正努力地實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、現(xiàn)代化，信息收集、利用、反饋的過(guò)程運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來(lái)執(zhí)行，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手，行政秘書所面對(duì)的信息工作內(nèi)容更豐富，秘書信息工作的地位日益突出，文秘人員原有的工作、生活、思維方式及教育、管理、決策等活動(dòng)都面臨重大挑戰(zhàn)。

（一）信息工作復(fù)雜化。傳統(tǒng)的信息工作以文件、書籍、報(bào)刊、記錄、簡(jiǎn)報(bào)等書面形式的資料為主。隨著計(jì)算機(jī)的普及，新興電子信息如各種電子圖書、電子期刊、光盤文獻(xiàn)、磁盤和光盤數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體資料，也成為現(xiàn)代秘書搜集信息的重要來(lái)源。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)使得信息源由傳統(tǒng)的印刷型向網(wǎng)絡(luò)型過(guò)渡，現(xiàn)代信息無(wú)論從時(shí)間到空間，從質(zhì)量到數(shù)量，從搜索到傳遞，規(guī)模都是空前巨大的。

（二）縱向信息傳遞存在障礙。高校行政管理中，傳統(tǒng)的金字塔形的行政管理機(jī)構(gòu)依然存在，層級(jí)制的限制依然存在，行政秘書“越級(jí)匯報(bào)”仍舊被視為違反了學(xué)校的規(guī)章制度，但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息的自由傳播，因此出現(xiàn)兩種類型的并存的現(xiàn)象，因而也無(wú)法減少或阻止領(lǐng)導(dǎo)向行政秘書下行傳播在工作指示和決策上的失效[3]。

（三）媒介使用不均衡，缺乏有效的規(guī)范。在上傳下達(dá)的過(guò)程中，有的喜歡通過(guò)電話、有的喜歡通過(guò)手機(jī)短信、有的喜歡通過(guò)電子郵件、有的喜歡通過(guò)QQ或MSN，群體傳播有時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布通知、有時(shí)通過(guò)下達(dá)紅頭文件、有時(shí)通過(guò)電話傳達(dá)等等，紛繁復(fù)雜，不同的領(lǐng)導(dǎo)、不同的單位有不同的媒介使用習(xí)慣，傳播媒介的隨意使用不利于行政秘書對(duì)信息的理解，傳達(dá)效果不一，不利于提高行政秘書的工作效率。

三、高校行政秘書信息化素質(zhì)的提升

信息技術(shù)日新月異，行政秘書只有不斷學(xué)習(xí)信息科學(xué)知識(shí)，不斷提高計(jì)算機(jī)操作水平和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力，才能跟上時(shí)代的步伐，使秘書工作卓有成效。

（一）轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新思想。高校的行政秘書必須用科學(xué)發(fā)展觀來(lái)武裝自己的頭腦，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，主動(dòng)掌握運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段和方法，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下自己在組織中的角色以及自己在組織中所發(fā)揮的作用進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)。培養(yǎng)對(duì)信息敏銳的感受力、持久的注意力和對(duì)信息價(jià)值的洞察力、判斷力，具有強(qiáng)烈的網(wǎng)絡(luò)信息化意識(shí)，積極主動(dòng)地挖掘、搜集、利用有利于領(lǐng)導(dǎo)決策和秘書工作開展的各種信息，有效利用網(wǎng)絡(luò)是秘書人員提高工作效率的重要保證。

（二）營(yíng)造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高運(yùn)用信息工具的技能。應(yīng)努力改善高校行政秘書的網(wǎng)絡(luò)硬件條件，通過(guò)信息技能的教育和訓(xùn)練，使其能夠不斷獲取新知識(shí)、新信息，結(jié)合行政手段和刺激機(jī)制，鼓勵(lì)秘書自身信息化素質(zhì)的提升。高校行政秘書一方面要全面掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。另一方面要熟練運(yùn)用基本的軟件，如熟練操作Office辦公自動(dòng)化軟件，包括文字處理工具、多媒體工具、網(wǎng)頁(yè)制作工具等；習(xí)慣運(yùn)用E-mail的傳送管理，遠(yuǎn)程信息查詢，上傳與下載等。只有熟練掌握這些技能，才可能迅速抓住所需要的信息，更好地做好本職工作。

（三）強(qiáng)化準(zhǔn)確處理信息的能力?？茖W(xué)化決策要求信息質(zhì)量更優(yōu)化，高校行政秘書要具有能夠根據(jù)工作任務(wù)發(fā)現(xiàn)和捕捉信息，搜集、整理信息的能力。從大量零散的看上去帶有偶然性、苗頭性、動(dòng)態(tài)性的信息中，捕捉到必然性、傾向性、規(guī)律性的東西。努力培養(yǎng)高校行政秘書的篩選、鑒別、綜合利用和輸出信息的能力，使得能夠從豐富的信息中選擇和鑒別自己所需要的信息，將有效傳遞有用信息給他人。

（四）建立適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校行政管理的規(guī)章制度。有必要在保留傳統(tǒng)媒介的基礎(chǔ)上，建立有關(guān)制度以要求、指導(dǎo)高校行政秘書更多地使用基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的各種媒介開展管理工作[4]。例如辦公信息網(wǎng)絡(luò)、電子政務(wù)(OA)系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、校園卡管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)使用的規(guī)章制度，使得網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校行政管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及程序化。

四、探索構(gòu)建高校行政秘書網(wǎng)絡(luò)同儕互助平臺(tái)

同儕互助是指具有相等或類似身份和等級(jí)，來(lái)自于相同或相似背景并追求相同或相似目標(biāo)的社會(huì)群體間通過(guò)多種多樣的手段和方法進(jìn)行對(duì)話、互動(dòng)和合作，以促進(jìn)個(gè)人、組織共同進(jìn)步和發(fā)展的途徑[5]。創(chuàng)設(shè)高校行政管理人員專業(yè)化發(fā)展的新的環(huán)境，探索構(gòu)建高校行政秘書網(wǎng)絡(luò)同儕互助平臺(tái)為提高工作效率提供一些新的視角。

網(wǎng)絡(luò)互助學(xué)習(xí)群體在運(yùn)作時(shí)主要包含：一是在完成相關(guān)職能部門分配的工作任務(wù)或平時(shí)工作中遇到問題時(shí)，通過(guò)實(shí)時(shí)和非實(shí)時(shí)的交流與互動(dòng)進(jìn)行現(xiàn)實(shí)或虛擬人際網(wǎng)絡(luò)求助，或者就某一管理領(lǐng)域的問題自發(fā)組織研討活動(dòng)；二是據(jù)不同的工作內(nèi)容、興趣等形成數(shù)個(gè)互助社群，通過(guò)分享觀點(diǎn)和共同討論，并通過(guò)與求助者的交流，通過(guò)選擇不同的傳遞形式提供適當(dāng)?shù)墓芾碣Y源與實(shí)施策略、進(jìn)行協(xié)作；三是根據(jù)幫助建議或評(píng)價(jià)意見解決實(shí)際的工作問題，改進(jìn)工作方式，進(jìn)行自我反思，并將收獲共享。通過(guò)促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的同儕互助活動(dòng)，有效挖掘人際交往和非正式學(xué)習(xí)的作用。

目前，在高校行政管理人員中應(yīng)用比較明顯的QQ群便是一個(gè)明顯的例證，如高校內(nèi)行政秘書或職能部門群，開展一些通知發(fā)布、就某一問題進(jìn)行討論、網(wǎng)上咨詢等等，這些都是利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行合作互助的方式，但這些較分散的、自發(fā)，可以通過(guò)一定的組織形式，制度規(guī)范，使這些合作互助形式得以有效運(yùn)用、使之功能最大化。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，高校行政秘書的工作面臨著挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎來(lái)了提高工作效率和素質(zhì)提升的新機(jī)遇。高校行政秘書應(yīng)正視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的新問題，增加知識(shí)面、創(chuàng)新思想觀念，熟練掌握運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。保持對(duì)新事物特殊的感受力和濃厚的興趣，以追求卓越的良好精神狀態(tài)，爭(zhēng)取成為高效率復(fù)合型的行政秘書人才。

[1]饒舒, 劉睿, 饒良輝.高校行政秘書崗位之體析[J]. 科技信息.2009, (12) .

[2]宋立. 關(guān)于轉(zhuǎn)型發(fā)展期高校行政秘書工作的思考[J]. 秘書工作.2009, (04) .

[3]朱潤(rùn)曄.提高二級(jí)學(xué)院辦公室工作水平的思考[J].高教與經(jīng)濟(jì).2009, (01) .

[4]楊帆. 提高高校行政秘書人員信息素質(zhì)的對(duì)策[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì). 2009, (08)

[5]阮高峰, 林葉郁.同儕輔助學(xué)習(xí)模式及網(wǎng)絡(luò)互助學(xué)習(xí)群體構(gòu)建實(shí)踐[J].中國(guó)電化教育, 2006, (11)

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.16.094

孫也（1985-），女，吉林省柳河縣人，實(shí)習(xí)研究員，北京航空航天大學(xué)化學(xué)與環(huán)境學(xué)院黨務(wù)秘書。