會展業(yè)是現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的核心和引擎，也是現(xiàn)代國際性中心城市必須承載的產(chǎn)業(yè)任務(wù)。我國會展業(yè)已成為刺激經(jīng)濟(jì)增長的強(qiáng)勁引擎，成為中國國民經(jīng)濟(jì)中增長最快、發(fā)展?jié)摿^大的行業(yè)之一。會展是人們進(jìn)行信息交流、洽談商業(yè)合作和進(jìn)行市場營銷的一個平臺，會展信息技術(shù)的使用能夠使會展活動中復(fù)雜的資金、商品和信息流動更加順暢合理，降低運營成本，增強(qiáng)行業(yè)綜合競爭力，并推動城市會展業(yè)與國際接軌。隨著信息技術(shù)在各個領(lǐng)域越來越廣泛地應(yīng)用，而會展企業(yè)不得不通過信息化建設(shè)來求得長久發(fā)展。因此，一套設(shè)計詳盡、功能完善、操作方便的會展管理信息系統(tǒng)以及電子商務(wù)系統(tǒng)，就成為提升廣東會展業(yè)技術(shù)水平的重要手段。

一、會展管理信息系統(tǒng)建設(shè)

會展管理信息系統(tǒng)是指利用信息技術(shù)管理會議和展覽會的各個環(huán)節(jié)，為會展信息化的實施，為主辦方、參展商和專業(yè)觀眾提供信息交換和互動的系統(tǒng)。一個會展管理信息系統(tǒng)針對它所服務(wù)的展館、展會、主辦商、參展商和用戶，具有不同的功能結(jié)構(gòu)(如下圖所示)。但該系統(tǒng)最基本的功能應(yīng)全面涉及和管理會展服務(wù)企業(yè)的日常業(yè)務(wù)，有效地實現(xiàn)會展集團(tuán)多辦事處共同應(yīng)用、多展會同時管理，分類管理展商及觀眾等方面的數(shù)據(jù)，全面管理客戶關(guān)系，使得大量的重復(fù)工作可以實現(xiàn)自動處理，防止客戶數(shù)據(jù)因業(yè)務(wù)人員流動而流失，并能夠直觀地對展會過程進(jìn)行有效管理，應(yīng)用精確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)輔助公司決策。

1、會展企業(yè)的信息化管理

會展企業(yè)利用信息技術(shù)在于實現(xiàn)其內(nèi)部辦公和管理上的信息化，實現(xiàn)其會展活動的高效運作、營銷和功能拓展。會展企業(yè)管理信息系統(tǒng)在于構(gòu)建一個以會展服務(wù)為核心業(yè)務(wù)、為主導(dǎo)的企業(yè)管理平臺，其中涉及CRM(客戶關(guān)系管理)、ERP(企業(yè)資源計劃)、OA(協(xié)作辦公自動化)、SCM(服務(wù)供應(yīng)鏈管理)、WORKFLOW(工作流管理)等子系統(tǒng)。

會展企業(yè)實行信息化時應(yīng)首先明確目標(biāo)，即會展企業(yè)通過實行信息化工程應(yīng)能為企業(yè)提供全面、可靠的信息化管理平臺，協(xié)助提升企業(yè)競爭力。其次要圍繞“客戶服務(wù)”，構(gòu)建CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，建立以企業(yè)業(yè)務(wù)流、信息流、資金流管理為代表的資源管理創(chuàng)新系統(tǒng)(ERP)，把CRM與ERP兩種現(xiàn)今最流行的系統(tǒng)開發(fā)理念有機(jī)融合。最后，會展企業(yè)的信息化要統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施。企業(yè)應(yīng)在基礎(chǔ)信息化的基礎(chǔ)上，以實現(xiàn)管理信息化為核心，以實現(xiàn)電子商務(wù)化為目標(biāo)，分階段遞進(jìn)實施。

2、會展中心(會展場館)的信息化建設(shè)

廣東會展中心的信息化建設(shè)已有一定的成效，如廣州國際會議展覽中心于2003年選定了美國網(wǎng)捷網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備解決方案，并由JBM全球服務(wù)部提供整體的信息技術(shù)服務(wù)和咨詢服務(wù)。但除此之外，廣東其它的會展中心的信息化建設(shè)并不是十分完備，需要進(jìn)一步的完善。

首先，廣東的會展中心信息化的建設(shè)要實行高標(biāo)準(zhǔn)組網(wǎng)，建立安全性高、先進(jìn)、完善的信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)。在網(wǎng)絡(luò)協(xié)議方面，要能支持多種網(wǎng)絡(luò)通訊協(xié)議，支持多種傳輸介質(zhì)；在局域網(wǎng)方面，不僅要在會展中心內(nèi)部建立起計算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而且還要建立起內(nèi)部的辦公局域網(wǎng)，要具有支持虛擬局域網(wǎng)(VLAN)技術(shù)及VLAN組網(wǎng)功能；在組網(wǎng)技術(shù)上，以千兆以太網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)骨干，并具有升級到萬兆以太網(wǎng)的能力。同時，在網(wǎng)絡(luò)管理上，需要設(shè)立一個網(wǎng)管中心，建立一龔中心數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。總之，會展中心應(yīng)能夠為會展活動提供一個高效、安全、便利的建筑環(huán)境。

其次，建立會展中心的智能信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。會展中心應(yīng)為與會者提供高水平的信息化和智能化服務(wù)，如智能卡管理系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息服務(wù)系統(tǒng)、會議系統(tǒng)等。

最后，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。會展中心應(yīng)建立專業(yè)客商數(shù)據(jù)庫(如參展商數(shù)據(jù)庫、采購商數(shù)據(jù)庫)，將收集的客戶信息進(jìn)行分類整理，重點突出如企業(yè)名稱、產(chǎn)品性能、生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式、結(jié)算方式、聯(lián)系方式等信息，并可制作光盤或軟盤提供給有關(guān)企業(yè)或觀眾，還可在會展網(wǎng)站上發(fā)布數(shù)據(jù)庫信息，供國內(nèi)外客商利用計算機(jī)上網(wǎng)查詢，有針對性選擇各自所需的項目，與相關(guān)企業(yè)進(jìn)行貿(mào)易洽談。這樣可以延續(xù)展覽會的功能效果，以提高社會經(jīng)濟(jì)效益。

二、“虛擬會展”的發(fā)展

隨著虛擬技術(shù)的發(fā)展，“虛擬會展”這種新型的會展模式應(yīng)運而生。虛擬會展是對傳統(tǒng)會展的創(chuàng)新與突破，給傳統(tǒng)會展展覽模式帶來了新的生機(jī)和壓力。目前國內(nèi)的虛擬會展主要是通過一些二維的、結(jié)構(gòu)簡單的會展網(wǎng)站來實現(xiàn)。內(nèi)容大部分是由平面靜態(tài)的網(wǎng)頁拼湊而成，以文字?jǐn)⑹鰹橹鳎瑐€別輔以圖片，動態(tài)的圖像和聲音展示都非常簡陋，而且整體建設(shè)信息相對貧乏、缺少互動、不夠直觀。而國外的虛擬會展業(yè)如今已經(jīng)十分發(fā)達(dá)，如德國的漢諾威展，它運用虛擬計算機(jī)技術(shù)，在網(wǎng)上建立了三維立體的展示系統(tǒng)，并且增加了互動環(huán)節(jié)，給參展商帶來了一種全新的體驗，效果非常好。虛擬會展發(fā)展的趨勢是“現(xiàn)場贏播式”，即大量的使用三維、四維或背錄像等計算機(jī)技術(shù)，設(shè)計出一種類似于網(wǎng)絡(luò)體驗式游戲的會展模式。

一般地，虛擬會展系統(tǒng)應(yīng)主要有以下幾大架構(gòu)組成；一是信息處理部分：包括展會信息的發(fā)布，智能信息搜索等。系統(tǒng)可以發(fā)布展會的最新動態(tài)、新聞等各方面的信息，信息發(fā)布以后，還可以進(jìn)行再交流和再溝通。系統(tǒng)還可根據(jù)不同的用戶，自動提供用戶感興趣的參展項目，也可以鍵入關(guān)鍵詞通過全文檢索直接查找目標(biāo)項目。

二是網(wǎng)絡(luò)展覽及交易部分：包括虛擬招商、虛擬展現(xiàn)、網(wǎng)上拍賣、市場營銷、商務(wù)交易等內(nèi)容。虛擬招商即通過網(wǎng)上報名、資料遞交等手段進(jìn)行長期招商。運用網(wǎng)上廣告功能宣傳主辦方的各類會展信息，并為參展商提供廣告宣傳的平臺。虛擬展現(xiàn)即系統(tǒng)提供三維仿真的展城、展廳、展臺、展品等展示內(nèi)容，對于產(chǎn)品、服務(wù)、項目除提供圖片、文字等傳統(tǒng)的展示形式，還提供了更多的媒體形式來表現(xiàn)新產(chǎn)品、新技術(shù)，給參觀者一種直觀的、全新的體驗。

三是其他部分：如虛擬會展系統(tǒng)還可包括企業(yè)品牌宣傳部分、情報調(diào)查部分、特色服務(wù)部分等。企業(yè)品牌宣傳部分即可以通過網(wǎng)站間的友情鏈接、廣告等方式進(jìn)行。虛擬會展推動和促進(jìn)企業(yè)品牌的拓展和擴(kuò)散，提升企業(yè)品牌的核心競爭力，打造企業(yè)品牌資產(chǎn)。情報調(diào)查部分即可以通過在線調(diào)查或者電子詢問調(diào)查表等方式，在進(jìn)行全面情報調(diào)查的同時，還可以大量節(jié)省人力、財力和物力。

總起來說，虛擬會展是傳統(tǒng)會展的一次革命，是未來必然的趨勢，但是虛擬會展的形式還需要人們通過一段時間來了解和接受。而目前廣東會展業(yè)所要解決的問題則是如何將傳統(tǒng)會展與網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)技術(shù)等信息技術(shù)相融合，最大限度地減少傳統(tǒng)會展和網(wǎng)絡(luò)帶來的弊端，最大程度地利用傳統(tǒng)會展、網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)拓展虛擬會展，使虛擬會展為會展行業(yè)的發(fā)展做出最大的貢獻(xiàn)。

隨著廣東會展業(yè)的快速發(fā)展，廣東會展業(yè)信息化建設(shè)迫在眉睫。目前廣東大部分的會展企業(yè)、場館等其信息技術(shù)的使作情況比較樂觀，正積極向國際會展的高水平努力，但是，不可否認(rèn)的是廣東會展業(yè)信息化與國際發(fā)達(dá)國家的會展業(yè)息化還是不可同日而語。因此廣東會展業(yè)的各方要借助網(wǎng)絡(luò)、電子商務(wù)、虛擬技術(shù)等信息技術(shù)對傳統(tǒng)會展業(yè)進(jìn)行改造，只有這樣，才能使廣東會展業(yè)始終走在信息時代的前沿，創(chuàng)造其更加輝煌的未來。